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        加強(qiáng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的路徑分析

        2021-03-27 13:06:03
        中文信息 2021年1期
        關(guān)鍵詞:檔案管理軟件院校

        (四川航天職業(yè)技術(shù)學(xué)院,四川 成都 610100)

        作為高職院校開(kāi)展各項(xiàng)工作與活動(dòng)的原始記錄,檔案具有重要的意義與價(jià)值。其中會(huì)涉及學(xué)校的方方面面,涉及學(xué)校開(kāi)展的全部工作與活動(dòng)。伴隨時(shí)代的發(fā)展,人類已經(jīng)進(jìn)入到信息時(shí)代,在此時(shí)代背景下,高職院校的信息資料數(shù)量日益增多,假如仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理模式是無(wú)法充分滿足實(shí)際需求的,所以就需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè),充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用,全面提升檔案管理的整體水平,在此基礎(chǔ)上,充分保障檔案的安全性與可靠性。

        一、優(yōu)化檔案管理理念

        高職院校的檔案管理理念會(huì)直接關(guān)系到檔案管理工作的效率與效果。所以,高職院校要樹(shù)立科學(xué)的檔案管理理念,要充分重視該項(xiàng)工作,認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重要價(jià)值,并且要采用科學(xué)的措施認(rèn)真做好此項(xiàng)工作。要樹(shù)立“互聯(lián)網(wǎng)+思維”,利用信息技術(shù)全面地提升檔案管理的整體水平。學(xué)校要營(yíng)造良好的工作氛圍,加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的宣傳,從而使相關(guān)的工作人員樹(shù)立良好的思想認(rèn)識(shí),切實(shí)做好檔案管理的信息化建設(shè)工作,全面提升學(xué)校的檔案管理水平。

        二、加大資金的投入力度

        高職院校要樹(shù)立較強(qiáng)的發(fā)展意識(shí),要充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重要性,要投入專項(xiàng)資金,做到??顚S茫诖嘶A(chǔ)上為建設(shè)工作提供有力的資金保障。要配備完備的硬件設(shè)備,不僅要配備基礎(chǔ)的辦公設(shè)施,其中包括掃描儀與計(jì)算機(jī)等,另外,要配備網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)施,如交換器與防火墻等[1],在此基礎(chǔ)上充分保障檔案信息的安全性與可靠性,使檔案管理工作得到高效地完成,全面提升該項(xiàng)工作的信息化水平。此外,要配備先進(jìn)的軟件設(shè)施,制定完善的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),配備常用的軟件,其中包含檔案管理系統(tǒng)與信息處理系統(tǒng)等。在購(gòu)買軟件時(shí),學(xué)校要根據(jù)自身的檔案管理需求,向軟件公司提出相應(yīng)的要求,確保購(gòu)買的軟件可以充分地滿足學(xué)校的應(yīng)用需求,有著良好的實(shí)用性以及可操作性,從而有效地防止軟件閑置情況的發(fā)生,避免資金的浪費(fèi)。通過(guò)對(duì)先進(jìn)、科學(xué)軟件的應(yīng)用能夠全面地提升檔案管理水平,而且學(xué)校要構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò),進(jìn)一步地拓展網(wǎng)絡(luò),獲得豐富的網(wǎng)絡(luò)資源,實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)資源的共享,進(jìn)而充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)資源的作用。

        三、制定完善的檔案管理信息化體系

        為了做好檔案信息化管理工作,高職院??梢越⑾鄬?duì)獨(dú)立的管理機(jī)構(gòu),由其負(fù)責(zé)完成信息化管理檔案工作。不僅如此,還要制定科學(xué)健全的管理機(jī)制,要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求制定完善的管理制度,從而為信息軟件與硬件的配置與應(yīng)用提供有力的保障。而且高職院校也可以建立電子檔案以及電子文件,并要充分重視電子檔案的安全性與可靠性。高職院校要制定科學(xué)完善的網(wǎng)絡(luò)檔案平臺(tái),建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù),要成立電子檔案管理網(wǎng)站,從而通過(guò)科學(xué)的電子形式對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行存儲(chǔ),例如,光盤與優(yōu)盤等。另外,高職院校也要將“具象檔案館”轉(zhuǎn)變成虛擬的“電子檔案館”,這樣一來(lái)才可以更加高效地完成檔案管理工作,更好地存儲(chǔ)、管理與應(yīng)用檔案。

        四、加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

        在高職院校的檔案管理信息化建設(shè)中,學(xué)校要積極地建設(shè)優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍。首先,要聘請(qǐng)專業(yè)能力較強(qiáng)、信息處理水平較高的綜合性人才,由其負(fù)責(zé)完成檔案管理工作,要保證其有較強(qiáng)的檔案管理能力,可以熟練地操作各種軟件系統(tǒng),有較強(qiáng)的信息素養(yǎng)。在此基礎(chǔ)上,可以全面地提升檔案管理的信息化建設(shè)水平。其次,要充分重視對(duì)原工作人員的教育與培訓(xùn)。學(xué)校要選擇使用線上和線下有機(jī)結(jié)合的方法,實(shí)現(xiàn)理論以及實(shí)操的有機(jī)結(jié)合,加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的全面培訓(xùn)[2]。在此基礎(chǔ)上,使其能夠具備更強(qiáng)的檔案信息化管理能力,能夠樹(shù)立較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí),能夠盡職盡責(zé)地完成本職工作。

        五、樹(shù)立較強(qiáng)的安全防范意識(shí)

        對(duì)于檔案信息化管理而言,盡管其有許多優(yōu)點(diǎn),然而假如忽視對(duì)信息的安全保護(hù),那么也會(huì)泄露信息資料,會(huì)帶來(lái)一定的損失。所以,必須要充分重視檔案信息的安全問(wèn)題,要樹(shù)立較強(qiáng)的安全防范意識(shí)。高職院校要根據(jù)自身的發(fā)展?fàn)顩r與實(shí)際需求,制定科學(xué)完善的安全等級(jí)檔案系統(tǒng),要使檔案信息安全機(jī)密得到充分的保障。除此以外,學(xué)校也要針對(duì)不同的檔案信息公開(kāi)程度設(shè)立對(duì)應(yīng)的權(quán)限,例如,哪些信息是屬于機(jī)密性質(zhì)、不能進(jìn)行外漏的;哪些信息是公開(kāi)的、是全體師生都可以進(jìn)行瀏覽的等,要做好科學(xué)的安全防護(hù)措施。此外,也要制定相關(guān)的制度與機(jī)制,采取有效的防范與控制措施,例如,數(shù)字證書(shū)以及防火墻等[3]。要采取有效的措施,進(jìn)而防范黑客與病毒的入侵,從技術(shù)的層面上充分確保檔案信息的安全性。

        總之,在高職院校的管理工作中,檔案管理有關(guān)鍵性的作用與地位。其檔案管理工作可以全面提升學(xué)校的管理水平,可以促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。所以,信息化時(shí)代背景下,高職院校要樹(shù)立“互聯(lián)網(wǎng)+思維”,要充分重視檔案管理的信息化建設(shè),進(jìn)而提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案的內(nèi)在價(jià)值,推動(dòng)高職院校的可持續(xù)發(fā)展。

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