（江蘇省中醫(yī)院，江蘇 南京 210029）

作為現(xiàn)代化醫(yī)院行政管理工作的重要構(gòu)成，醫(yī)院檔案門(mén)類(lèi)眾多，包含病案、文書(shū)、財(cái)務(wù)、科研課題、基建、醫(yī)療器械、人事管理等。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，不斷完善信息化建設(shè)，用信息手段武裝自己，實(shí)現(xiàn)管理方式的現(xiàn)代化和多元化。紙質(zhì)檔案、原始的人工管理是長(zhǎng)期以來(lái)醫(yī)院檔案管理的兩大要素，近年來(lái)逐漸過(guò)渡到利用計(jì)算機(jī)管理。大數(shù)據(jù)的時(shí)代，改變了數(shù)據(jù)信息的載體、顛覆了傳統(tǒng)的管理方式。各醫(yī)院要想提升工作效率就要不斷改進(jìn)現(xiàn)有工作，通過(guò)提升工作質(zhì)量確保信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。

一、大數(shù)據(jù)對(duì)醫(yī)院檔案管理傳統(tǒng)理念的沖擊

大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院檔案管理工作理念較以往發(fā)生了很大改變，傳統(tǒng)工作方式不再適應(yīng)信息化時(shí)代的管理模式。在以往的醫(yī)院檔案管理工作中，工作人員需要對(duì)實(shí)體的檔案按類(lèi)別進(jìn)行收集，之后整理、裝訂、編頁(yè)、裝盒上架、編寫(xiě)檢索工具等等，各個(gè)環(huán)節(jié)依賴(lài)手工處理。大數(shù)據(jù)背景下，各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)成了海量信息中的一分子，管理者需要依賴(lài)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，只有具備極高的信息發(fā)現(xiàn)能力、分析能力、判定能力才能物盡其用，提升管理效率。當(dāng)前，醫(yī)院檔案信息的增長(zhǎng)速度呈現(xiàn)出爆發(fā)態(tài)勢(shì)，一些大型醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)系統(tǒng)，配備專(zhuān)門(mén)服務(wù)器能達(dá)到100臺(tái)以上、數(shù)據(jù)1600T以上，檔案管理工作的重心由以往的保管存儲(chǔ)轉(zhuǎn)移為專(zhuān)業(yè)化的發(fā)掘處理。而醫(yī)院數(shù)據(jù)信息構(gòu)成復(fù)雜，如何加強(qiáng)檔案信息管理的科學(xué)性是現(xiàn)階段檔案管理工作的重點(diǎn)，同時(shí)還要保證醫(yī)療業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件真實(shí)性、完整性和有效性，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和格式要符合衛(wèi)計(jì)委頒發(fā)的《電子病歷基本架構(gòu)與數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》。因此，舊式的管理方式難以勝任，檔案管理工作在大數(shù)據(jù)背景下應(yīng)不斷向多元化、專(zhuān)業(yè)化、開(kāi)放化的層面發(fā)展，與云計(jì)算不斷融合。舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，大數(shù)據(jù)技術(shù)在處理數(shù)據(jù)信息時(shí)主要采用分布式架構(gòu)，需要操作者具有較高的專(zhuān)業(yè)水平，傳統(tǒng)的收集、管理、使用檔案的環(huán)節(jié)都要調(diào)整變化，無(wú)形中加大了工作人員壓力。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)給醫(yī)院檔案管理帶來(lái)前所未有的發(fā)展機(jī)遇

1.檔案信息儲(chǔ)存容量不斷增加

目前，國(guó)家衛(wèi)生主管部門(mén)大力政策支持各個(gè)醫(yī)院開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)。政府對(duì)深化醫(yī)藥衛(wèi)體制改革的要求一個(gè)重要的方向是健全醫(yī)療服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，讓優(yōu)質(zhì)醫(yī)療通過(guò)信息化手段縱向流動(dòng)。這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要依賴(lài)患者病歷信息在多家醫(yī)療機(jī)構(gòu)間的實(shí)時(shí)共享，這是對(duì)醫(yī)院信息化構(gòu)建的基本要求。隨著醫(yī)療體系的不斷完善，患者人數(shù)逐漸增加，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)容量有限難以承載不斷增加的檔案數(shù)量。新檔案信息的加入常常會(huì)將重要的舊檔案清理掉，給日后使用造成不便。大數(shù)據(jù)、云技術(shù)的使用能有效增大信息存儲(chǔ)容量，科學(xué)解決儲(chǔ)存和備份問(wèn)題，避免發(fā)生數(shù)據(jù)丟失，確保檔案完整。

2.抓住機(jī)遇結(jié)合自身情況推進(jìn)檔案信息化

檔案信息化建設(shè)初期是從數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、建立現(xiàn)代化信息檢索入手。近年來(lái)較發(fā)達(dá)城市持續(xù)推進(jìn)電子病歷的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案檢索現(xiàn)代化、聯(lián)網(wǎng)化，以南京市為例，2019年為止共有6家醫(yī)院達(dá)到國(guó)家電子病歷系統(tǒng)功能應(yīng)用水平分級(jí)評(píng)價(jià)五級(jí)水平，四級(jí)水平的有22家醫(yī)院。但多數(shù)三、四線(xiàn)及以下城鎮(zhèn)醫(yī)院還在沿用手動(dòng)式檢索。雖已普及計(jì)算機(jī)管理，但管理內(nèi)容不具備流動(dòng)性，檢索范圍、速度、數(shù)量都與現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)和衛(wèi)生事業(yè)的要求相距甚遠(yuǎn)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們對(duì)健康的重視程度遠(yuǎn)超以往，醫(yī)院檔案信息管理工作亟待加強(qiáng)。現(xiàn)階段，醫(yī)療體系改革要求對(duì)醫(yī)院檔案內(nèi)容進(jìn)行深加工，這就要求醫(yī)院檔案信息化建設(shè)不能是簡(jiǎn)單的重組業(yè)務(wù)流程，而是醫(yī)院管理工作的整體優(yōu)化。大數(shù)據(jù)技術(shù)能整合分析累計(jì)數(shù)據(jù)，大城市的醫(yī)療專(zhuān)家可通過(guò)遠(yuǎn)程預(yù)測(cè)、監(jiān)控三、四線(xiàn)城市或欠發(fā)達(dá)地區(qū)疾病發(fā)生的可能并提前制定應(yīng)對(duì)措施，使醫(yī)療水平更加均衡。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的若干建議

1.加強(qiáng)軟硬件建設(shè)、完善配套設(shè)施

各醫(yī)院應(yīng)加大信息化建設(shè)的配套投入，軟硬性設(shè)施采購(gòu)前，充分做好市場(chǎng)調(diào)研工作，選取具有前瞻性的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)。重視醫(yī)院的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，包括電子病案系統(tǒng)（EMR）、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）、檢驗(yàn)信息系統(tǒng)（LIS）、醫(yī)學(xué)影像檢查系統(tǒng)（PACS）、手術(shù)室信息系統(tǒng)（CAIS）、健康檢查管理系統(tǒng)、藥事管理系統(tǒng)、健康教育平臺(tái)等信息化管理系統(tǒng)，這些都是信息傳遞的重要媒介?；A(chǔ)設(shè)施完成后信息軟件還需要經(jīng)常升級(jí)、更新，以適應(yīng)不斷變化的業(yè)務(wù)內(nèi)容，確保快速完成信息的采集、整理，為信息化建設(shè)的有效開(kāi)展做好鋪墊，只有通過(guò)不斷完善的基礎(chǔ)設(shè)施，才能提升處理海量信息資料的能力。

2.提升檔案管理工作人員的綜合水平

人才的重要性在現(xiàn)代信息社會(huì)更是不言而喻，是一個(gè)單位的立足之本和核心競(jìng)爭(zhēng)力。據(jù)對(duì)江蘇省衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理的一個(gè)調(diào)查，檔案管理工作人員總體受教育程度較高，學(xué)歷在專(zhuān)科及以上的占94%，但專(zhuān)業(yè)教育程度欠缺，62%未受過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)全日制教育，本專(zhuān)業(yè)本科及以上畢業(yè)的只有18人。要想提高檔案管理水平，各醫(yī)院必須結(jié)合自身情況不斷優(yōu)化內(nèi)部管理人員結(jié)構(gòu)，通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)幫助檔案管理人員掌握最先進(jìn)的管理理念和管理辦法，不斷提升管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。相比傳統(tǒng)的人工管理，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)范圍和技術(shù)水平有了更高的要求。因此，培訓(xùn)學(xué)習(xí)應(yīng)從理念革新入手，讓管理人員擺脫傳統(tǒng)理念的束縛，全身心投入信息化建設(shè)。同時(shí)專(zhuān)業(yè)技能的提升能讓檔案管理工作變得得心應(yīng)手，工作效率成倍提高，工作快捷便利的同時(shí)能有效提升工作業(yè)績(jī)，進(jìn)而提高工作人員的積極性。除后期培養(yǎng)外，各醫(yī)院還要注重人才引進(jìn)，用新鮮血液帶動(dòng)整體管理隊(duì)伍能力的提升，帶動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)的創(chuàng)新管理，為迎接大數(shù)據(jù)時(shí)代給醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)積蓄力量、做好準(zhǔn)備。

3.順應(yīng)潮流發(fā)展電子健康檔案

近年來(lái)，國(guó)家衛(wèi)生部門(mén)分批逐步推廣“健康信息惠民”政策，各地著手建立電子健康檔案系統(tǒng)。電子健康檔案系統(tǒng)借助大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算以及最新的物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，整合各種醫(yī)療資源，提供健康管理咨詢(xún)、就診、互聯(lián)網(wǎng)診療等服務(wù)。江蘇是首批大數(shù)據(jù)中心試點(diǎn)，連接了省內(nèi)2.8萬(wàn)家醫(yī)療機(jī)構(gòu)，省級(jí)全民健康信息平臺(tái)已收錄300多億條門(mén)診、住院、基本公共衛(wèi)生服務(wù)等數(shù)據(jù)，大約5400多萬(wàn)份電子健康檔案。作為醫(yī)院的檔案信息建設(shè)，應(yīng)順應(yīng)潮流，積極執(zhí)行國(guó)家政策，著重加強(qiáng)電子病歷檔案應(yīng)用工作，迅速提升軟硬件水平，全面歸集城鄉(xiāng)居民在各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的就診數(shù)據(jù)，通過(guò)電子檔案實(shí)現(xiàn)居民健康管理和健康信息共享的作用，實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、跨機(jī)構(gòu)的調(diào)閱共享，在系統(tǒng)內(nèi)互認(rèn)檢查檢驗(yàn)結(jié)果，減輕居民不必要的開(kāi)支，減少交通往返及時(shí)間成本，滿(mǎn)足他們自我管理和醫(yī)療服務(wù)的需求。并且要不斷提升醫(yī)院信息化水平，探索檔案的更新機(jī)制，逐步實(shí)現(xiàn)以手機(jī)為主要載體向全民提供就診信息、檢驗(yàn)報(bào)告等電子健康檔案，通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)＋醫(yī)療健康”服務(wù)，提升城鄉(xiāng)居民的就醫(yī)便捷度和滿(mǎn)意度，醫(yī)院也借此提高管理的現(xiàn)代化水平。

4.加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制

受人力、財(cái)力限制，不同地區(qū)、不同等級(jí)的醫(yī)院對(duì)信息化建設(shè)的投入差異巨大，常常因基礎(chǔ)設(shè)施不完善或管理不當(dāng)造成醫(yī)院檔案信息泄露、丟失。從以往的案例看，醫(yī)療信息泄露不僅會(huì)給醫(yī)院造成經(jīng)濟(jì)損失，在信息傳播極快的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代還會(huì)給醫(yī)院帶來(lái)極大的負(fù)面效應(yīng)，如果發(fā)生泄密的是公立大醫(yī)院甚至關(guān)乎政府形象、影響政府決策。因此，各醫(yī)院在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，一定要建立規(guī)范可行的管理辦法，嚴(yán)格執(zhí)行制度化管理，注重建立安全保護(hù)機(jī)制。信息安全等級(jí)保護(hù)2.0版剛剛實(shí)施，醫(yī)院要以信息部門(mén)為首認(rèn)真學(xué)習(xí)、實(shí)施。從技術(shù)層面看，計(jì)算機(jī)和醫(yī)療信息系統(tǒng)必須安裝殺毒軟件，服務(wù)器網(wǎng)段設(shè)置防火墻，進(jìn)行權(quán)限設(shè)定，數(shù)據(jù)庫(kù)具有審計(jì)功能，對(duì)患者信息等重要文件進(jìn)行加密保護(hù)，從通信網(wǎng)絡(luò)、物理環(huán)境、計(jì)算環(huán)境等全方面構(gòu)建防御體系，確保醫(yī)院檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性。從防御時(shí)機(jī)上看，要重視預(yù)判、識(shí)別、控制、恢復(fù)等的各個(gè)時(shí)間段的安全控制。總之，要組織建立涵蓋管理和專(zhuān)業(yè)技術(shù)的綜合防御體系，保障患者個(gè)人信息等重要數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和使用過(guò)程中的安全、有效和完整，可以大幅提升醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的效率，不斷地縱向推進(jìn)的檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，充分發(fā)揮醫(yī)院的社會(huì)效益，達(dá)到提高人民健康水平的目的，同時(shí)為醫(yī)院管理層提供決策依據(jù)、做好參謀助手。

結(jié)語(yǔ)

綜合所述，醫(yī)院檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)院行政管理工作中的重要一環(huán)。各醫(yī)院在信息化建設(shè)的過(guò)程中難免遇到各種問(wèn)題，醫(yī)院管理者在迎接挑戰(zhàn)的同時(shí)也要注意找尋其中隱藏的機(jī)遇，不斷提升管理人員的綜合素質(zhì)和完善軟硬件條件，讓檔案管理工作向可持續(xù)發(fā)展方向不斷前行。