（湘潭市中心醫(yī)院科教科，湖南 湘潭 411100）

前言

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)學(xué)科研工作的檔案管理方式逐漸表現(xiàn)出難以滿(mǎn)足信息化需求的問(wèn)題。而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的引入，不但可以很好地提高工作效率，同時(shí)還可以更好地滿(mǎn)足人們的需求。因而，在信息化時(shí)代，緊跟時(shí)代的發(fā)展需求，在傳統(tǒng)的檔案管理的基礎(chǔ)上引入數(shù)字化技術(shù)，對(duì)醫(yī)學(xué)科研的檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而提高醫(yī)學(xué)科研檔案管理的水平，是值得我們研究與探討的重要話題。

一、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

目前，隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化成了傳統(tǒng)檔案管理工作的轉(zhuǎn)變的技術(shù)支撐，與此同時(shí)，也很好地促進(jìn)了自身系統(tǒng)的革新與發(fā)展。這對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，不但是一種挑戰(zhàn)，也是一種進(jìn)步。一直以來(lái)，與發(fā)達(dá)國(guó)家地區(qū)進(jìn)行比較，中國(guó)檔案管理工作的開(kāi)展表現(xiàn)得相對(duì)地滯后[1]。

數(shù)字化檔案管理可以說(shuō)是對(duì)一直以來(lái)科研檔案管理工作的一種創(chuàng)新，能夠更好地對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、鑒別、保管以及統(tǒng)計(jì)等，還能夠利用系統(tǒng)專(zhuān)網(wǎng)對(duì)檔案開(kāi)展網(wǎng)上查閱，進(jìn)而為科研部門(mén)的檔案資料的保存和檢索帶來(lái)了很大的便利。

目前，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)主要分為以下的幾個(gè)方面：一是日常業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，二是檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)，三是數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)。

而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)對(duì)比傳統(tǒng)的檔案管理方式有著可以更有效地對(duì)珍貴的檔案原件進(jìn)行保存、更快捷地優(yōu)化文件的歸檔方式、更方便地對(duì)檔案資源進(jìn)行整合以及貢獻(xiàn)等的優(yōu)勢(shì)，這不僅是今后檔案管理的重要方向之一，同時(shí)也是當(dāng)前檔案管理研究的重要課題之一。

二、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)學(xué)科研工作中的作用

1.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)學(xué)科研檔案資料管理中的應(yīng)用

目前，依然會(huì)有很多的醫(yī)學(xué)科研機(jī)構(gòu)在科研檔案管理方面使用紙質(zhì)檔案文件保存的模式，這樣的模式其最大的特點(diǎn)便是查找檔案資料效率低，文件容易丟失。醫(yī)學(xué)科研管理部門(mén)會(huì)保存醫(yī)院的科研立項(xiàng)文件、科研實(shí)驗(yàn)記錄、科研結(jié)題資料、科研獲獎(jiǎng)資料等相關(guān)的科研檔案資料，這是醫(yī)院科研人員開(kāi)展科研工作的重要基礎(chǔ)。在過(guò)去醫(yī)學(xué)科研機(jī)構(gòu)的科研檔案管理工作中，普遍會(huì)使用到紙質(zhì)檔案資料保存的方式，醫(yī)學(xué)科研機(jī)構(gòu)里的所有工作人員，均是采用這種方式保存檔案資料，查找相關(guān)檔案資料的效率比較低，文件資料容易丟失。一旦丟失，事后要也找回是十分困難的，對(duì)于人力、時(shí)間均會(huì)帶來(lái)很大的挑戰(zhàn)與浪費(fèi)。

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)學(xué)科研工作中的運(yùn)用，可以很好地避免了上述問(wèn)題的出現(xiàn)，顯著地提高了醫(yī)學(xué)科研機(jī)構(gòu)檔案管理的準(zhǔn)確率與效率，為醫(yī)學(xué)科研管理工作水平的提高奠定了良好的基礎(chǔ)。雖然現(xiàn)在也有部分醫(yī)學(xué)科研機(jī)構(gòu)也在開(kāi)始使用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)保存和管理檔案資料，但是系統(tǒng)的應(yīng)用程度還不高。所以，如果要想讓數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以更有效地運(yùn)用至醫(yī)學(xué)科研管理工作中，還需要做很多的工作[2]。

首先，醫(yī)學(xué)科研機(jī)構(gòu)的管理者必須提高對(duì)于數(shù)字化科研檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用意識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)科研檔案管理工作的重視。加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，讓員工均可以認(rèn)識(shí)到數(shù)字化科研檔案管理系統(tǒng)的重要性，并且提高員工科研檔案管理的能力，形成健全的管理體系。只有從意識(shí)上形成統(tǒng)一才可以進(jìn)一步地促進(jìn)各項(xiàng)工作的推進(jìn)和開(kāi)展。

第二，醫(yī)學(xué)科研機(jī)構(gòu)要提倡所有員工主動(dòng)、積極地參加科研檔案管理工作，更好地發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作中的作用，對(duì)于一些不屬于保密領(lǐng)域的檔案資料可以進(jìn)行公開(kāi)化管理。

第三，構(gòu)建起良好的科研檔案管理團(tuán)隊(duì)，增強(qiáng)檔案管理者本身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，進(jìn)而可以培養(yǎng)有著更為專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的檔案管理工作人員，推動(dòng)醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作向著規(guī)范化的方向發(fā)展。

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)學(xué)科研工作中的運(yùn)用，能夠顯著地提高工作效率，為檔案查找工作帶來(lái)很大的便利。同時(shí)，還能夠有效地預(yù)防過(guò)去管理方式容易導(dǎo)致的管理漏洞，保證科研檔案信息儲(chǔ)存的完整性。經(jīng)過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)的引入，科研檔案資料所占的保存空間將會(huì)顯著縮小，計(jì)算機(jī)本身便蘊(yùn)含著大量的空間，可以對(duì)相關(guān)的信息時(shí)行海量的存儲(chǔ)。

2.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)學(xué)科研重要數(shù)據(jù)安全管理中的作用

為可以更有效地保障醫(yī)學(xué)科研工作中的重要檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，醫(yī)學(xué)科研機(jī)構(gòu)檔案管理部門(mén)需要使用更為有效的檔案管理方式。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用，則可以很好地實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)上的紙質(zhì)檔案和錄像、照片等資料開(kāi)展數(shù)字化的處理，對(duì)一些重要的科研檔案資料安全防護(hù)的重點(diǎn)是對(duì)實(shí)體的檔案資料做好保護(hù)工作，同時(shí)預(yù)防數(shù)字化檔案資料的丟失、破壞或者是被非法下載。針對(duì)醫(yī)學(xué)科研機(jī)構(gòu)檔案重要數(shù)據(jù)信息的管理，必須要在穩(wěn)定運(yùn)行和備份兩個(gè)層面上作為切入點(diǎn)，進(jìn)而更好地保障醫(yī)學(xué)科研檔案信息數(shù)據(jù)的安全。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用在促進(jìn)科研檔案管理質(zhì)量水平提升的過(guò)程中，一定要做好檔案資料的安全管理工作，要對(duì)重要的科研數(shù)據(jù)等資料進(jìn)行及時(shí)的保存和備份，必要時(shí)還要做相應(yīng)的加密處理。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢(shì)下，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用到醫(yī)學(xué)科研工作中，將可以很好地提高科研檔案管理工作的效率，提高科研檔案管理工作的安全性，實(shí)現(xiàn)科研檔案價(jià)值的最大化，進(jìn)而提升了醫(yī)學(xué)科研工作的經(jīng)濟(jì)價(jià)值及社會(huì)效益。因此，在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用中，我們應(yīng)該要增強(qiáng)意識(shí)，加強(qiáng)培訓(xùn)，讓數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)更好地在醫(yī)學(xué)科研工作中發(fā)揮作用。但是對(duì)于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)還需要多方的共同努力和支持，希望通過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，新時(shí)期的醫(yī)學(xué)科研工作可以得到進(jìn)一步的提升。