侯寧霞

（衡東縣農(nóng)業(yè)農(nóng)村教育培訓中心，湖南 衡陽 412400）

一、智慧檔案建設(shè)的基本概述

1.含義

簡單來說，“智慧檔案建設(shè)”即依托互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)對現(xiàn)有的檔案資料和檔案管理模式進行整合，以革新檔案管理服務(wù)模式并且提高各環(huán)節(jié)工作智能化程度的過程[1]。以事業(yè)單位為例，智慧檔案建設(shè)能夠?qū)⑵鋬?nèi)部的檔案管理信息化改革引導向更高層次，進而提高這部分工作的服務(wù)質(zhì)量。其關(guān)鍵在于對檔案資料和其中潛藏的有價值的信息進行深層次的感知，進而借助于相應的技術(shù)和管理措施提高整體檔案管理工作的智慧性和便捷性。其實紙質(zhì)檔案向電子檔案的過渡只是檔案管理改革的起點，今后應當通過智慧檔案建設(shè)改革努力實現(xiàn)檔案管理和宏觀社會發(fā)展的有機融合，以引導事業(yè)單位履行好自己的服務(wù)職能，推動社會進步。

2.特點

首先，是“深度感知”的特點?！吧疃雀兄逼鋵嵤侵腔蹤n案建設(shè)改革中最值得關(guān)注的特點。它能夠?qū)⑹聵I(yè)單位內(nèi)部積累下的有價值的信息用一種“擬人化”的方式呈現(xiàn)出來，進而引導我們了解其中的內(nèi)容和價值內(nèi)涵[2]。需要強調(diào)的是，這里所指的“深度感知”并不單指信息感知，也涵蓋了相關(guān)檔案資料的應用價值。在現(xiàn)代信息技術(shù)的輔助下，我們能夠利用各個方面的先進技術(shù)勾勒出檔案資料的應用價值，而這也將為事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作注入新內(nèi)涵。

其次，是“無線聯(lián)通”特點。智慧檔案視角下，相關(guān)方面的檔案資料能夠在事業(yè)單位內(nèi)部實現(xiàn)高效流通，之后能夠為相關(guān)決策和管理制度的優(yōu)化調(diào)整提供強有力的參考。從宏觀角度來說，這方面的改革還消除了長久以來一直存在的“信息孤島”問題，在事業(yè)單位內(nèi)部實現(xiàn)了全方位互聯(lián)互通。借助于預先編寫的檔案管理和查詢系統(tǒng)，用戶還能夠利用手邊的互聯(lián)網(wǎng)終端查找到自己需要的檔案資料，極大提高了檔案管理工作的實際效率。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”視角下事業(yè)單位建設(shè)智慧檔案的具體策略

1.借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)智慧檔案的深度感知

近幾年，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)進入了轉(zhuǎn)型發(fā)展的新階段，之后還誕生了很多功能各異的數(shù)據(jù)采集終端，所以可以利用物聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)智慧檔案的深度感知功能。第一步，要借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)完成現(xiàn)有檔案資料的標簽化加工，要對檔案資料的內(nèi)容進行全方位覆蓋并且從中提煉出有價值的信息。期間，要注意做好相關(guān)碎片化信息的整理工作，以引導管理人員全面了解檔案資料中涉及的價值內(nèi)涵，為后續(xù)的智慧互聯(lián)打好基礎(chǔ)并且提高對于檔案資料的利用效率[3]。第二步，事業(yè)單位還可以借助無線射頻技術(shù)對舊有的檔案資料室進行加工改造，讓其成為具有生命力的動態(tài)演播系統(tǒng)，進而讓相關(guān)人員了解到檔案資料的內(nèi)涵。第三步，其實可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來完成檔案資料的收集整理工作，以確保能夠?qū)崿F(xiàn)對于有價值的檔案資料的實時把控，提高檔案資料的整合利用效率。

2.借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)加強相關(guān)檔案資料的資源整合

其實大數(shù)據(jù)技術(shù)涉及了數(shù)據(jù)采集、分析匯總以及安全管理等多個方面的內(nèi)容，其龐大的數(shù)據(jù)量能夠帶給需求方多重選擇，而且它具備的數(shù)據(jù)海量性、種類多樣性以及處理效率高等特點也決定了它將成為相關(guān)工作創(chuàng)新改革的新方向。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應用實踐同樣為這部分工作的優(yōu)化改革注入了新動力。實際工作中，事業(yè)單位可以立足于各個業(yè)務(wù)部門對于檔案資料的實際需求組建數(shù)據(jù)庫，進而將與之需求相關(guān)的檔案資料整合到數(shù)據(jù)庫之中，以提高各崗位工作人員對于檔案資料的開發(fā)利用效率。在組建數(shù)據(jù)庫之余，還可以通過搭建線上查詢平臺的方式減少檔案資料的管理和檢索難度，提高管理效率。

3.借助于云計算技術(shù)實現(xiàn)對于檔案資料的智慧管理

云計算是一種較為常用的分布式計算模式，其核心技術(shù)原理在于通過預先編寫好的程序與網(wǎng)絡(luò)云臺將原有的計算過程劃分成無數(shù)個細小的計算過程，之后再將多個服務(wù)器搭建在一起，便能夠為用戶完成特定的計算操作，不僅能夠提高運算效率，而且可以節(jié)省運算成本。對事業(yè)單位而言，其實可以在智慧檔案的建設(shè)改革中利用云計算技術(shù)實現(xiàn)對于檔案資料的智慧化管理，進而強化檔案管理工作的職能，推進事業(yè)單位的良性發(fā)展。具體來說，需要借助于云計算技術(shù)搭建網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理平臺，并且將事業(yè)單位的各項管理服務(wù)職能接入至平臺內(nèi)部[4]。待完成上述操作之后，單位內(nèi)各部門的工作人員可以根據(jù)自己的需求對分布在管理平臺中的檔案資料進行檢索，進而在短時間內(nèi)獲得自己需要的信息。因此，這方面的改革不僅能夠提高檔案管理效率，而且可以降低檔案管理成本，對此應擺正認識。