郭翠月

（湖北省枝江市疾病預防控制中心，湖北 宜昌 443200）

檔案資源管理對疾控中心的各項工作發(fā)揮著重要的參考價值，能夠有效地提升檔案資源的使用效率和利用價值，而怎樣更好地管理檔案資源成為現(xiàn)代檔案管理工作中的重點問題。隨著科學技術的不斷發(fā)展，我國邁進了信息化時代，傳統(tǒng)的紙質辦公方式逐漸被線上辦公替代，越來越多的單位開始利用計算機來進行資料的收集與整理，充分地發(fā)揮出計算機的數(shù)據(jù)處理能力，傳輸能力以及儲存能力，很大程度上提高了檔案管理的效率和質量。因此，加強電子檔案管理的建設工作，可以實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，還可以有效地推動檔案管理工作的開展。

一、疾控中心檔案管理工作的現(xiàn)狀以及存在的問題

1.檔案管理觀念缺乏創(chuàng)新

疾控檔案資料為疾控中心的各項研究工作提供基礎條件，所以疾控中心的各項研究工作需要參考疾控檔案資料。但是目前，我國疾控檔案管理工作中還存在著許多的不足，主要的限制原因是受傳統(tǒng)管觀念的影響，許多檔案管理人員缺乏對于檔案管理重要作用的認知，沒有樹立正確的檔案管理意識，對于檔案管理工作的內(nèi)容認知不清晰，重視程度不夠。檔案管理由于長時間沒有進行規(guī)劃性地整理和收集，呈現(xiàn)出復雜混亂的特點。另外，檔案管理人員缺乏專業(yè)性，缺少檔案管理技能和經(jīng)驗，不能科學合理地運用計算機技術進行檔案管理，影響管理工作的高效性和完整性，同時也會影響疾控中心的各項研究工作[1]。

2.檔案資料質量達不到標準

疾控中心以往的檔案管理都是采用紙質材料，工作量較大，內(nèi)容也具有分散性，不整潔且紙張規(guī)格不統(tǒng)一，管理質量一直得不到有效的提升，需要花費大量的人力資源進行檔案管理工作，這種方式嚴重限制了管理效率的提升，同時資料無規(guī)劃地存儲，無法發(fā)揮檔案資料的使用價值。除此之外，紙質資料長時間存儲，會發(fā)生腐爛、破損、泛黃的現(xiàn)象，縮短了檔案使用壽命，給后續(xù)的查閱工作帶來困難。

二、疾控中心加強電子檔案管理建設工作的重要性

1.提高疾病檔案資料保存的便捷性

疾控中心收集的檔案主要是包括各種傳染病疾病、慢性非傳染病、計劃免疫、衛(wèi)生檢驗等各類公共衛(wèi)生的檔案信息，能夠為疾病預防和控制工作提供寶貴的參考價值。因此，需要完善檔案資料的保存，紙質資料會隨著時間發(fā)霉變質，并且在保存的過程中，避免不了使用現(xiàn)象，導致檔案資料的破損或丟失，影響疾控中心工作人員的研究，縮短檔案資料的使用年限。過去的檔案管理工作，都是由工作人員進行收集和整理的，在整理的過程中，避免不了會出現(xiàn)各種錯漏，給日后的檔案查詢工作留下隱患。同時，紙質資料的增加，對于儲存空間的要求也逐漸提高，需要投入許多的人力和物力對檔案資料進行管理。而電子檔案管理的建設可以通過計算機對檔案資料進行收集和管理，將各種資料內(nèi)容保存在電腦硬盤中，并通過信息化的記錄和計算，有效地防止信息的差錯，節(jié)約儲存空間，在對檔案進行查閱時，直接利用計算機系統(tǒng)，提高查詢工作的便捷性，很大程度上防止資料的破損和丟失，保證檔案資料的完整性。并且，通過信息技術對檔案資料進行收集和整理，可以減少檔案管理工作人員的工作量，提高工作效率。

2.降低檔案管理的風險和成本

加強電子檔案管理建設工作，通過計算機技術對檔案管理進行收集，整理和查閱，提高了檔案管理的安全性和便捷性，避免數(shù)據(jù)資料的丟失和損壞，減少了紙張的應用，節(jié)約環(huán)保，降低成本，減少對檔案管理的投入。

三、加強疾控中心電子檔案管理建設工作的相關措施

1.創(chuàng)新檔案管理理念

疾控中心要加強電子檔案管理建設，首先就要創(chuàng)新檔案管理的觀念，摒棄傳統(tǒng)觀念，深刻認識到加強檔案管理工作的重要意義，不斷地提升檔案管理水平。同時，要結合實際情況，完善檔案管理制度，明確檔案管理的具體方法。同時，要加強對于檔案管理人員的培訓工作，學習先進的檔案管理手段，溝通和交流檔案管理的經(jīng)驗，提高檔案管理人員的職業(yè)素質和專業(yè)水平，加大力度建設電子檔案，保證檔案資料的完整性和有效性[2]。

2.加強檔案管理的信息反饋

在實施電子檔案建設工作中，需要高度重視檔案資料的使用率，并對檔案資料管理工作的開展情況以及成果進行驗收和總結，這樣才能發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問題，并針對問題采取有效措施解決。首先，檔案管理人員要對檔案資料的查詢使用做好記錄工作，并統(tǒng)計使用后的積極效果。其次，檔案資料使用人員可以對使用感受進行總結，并對于電子檔案管理工作提出意見和建議，促使管理人員改善管理工作中存在的問題，提高檔案管理水平。

3.加強構建信息化管理系統(tǒng)

在電子檔案管理工作中，應逐漸加大軟硬件設施的投資力度，構建完善的信息化系統(tǒng)，針對一些重要的檔案資料，要進行備份處理，同時，要加強自動化辦公建設工作，使信息傳輸共享真正發(fā)揮作用，充分利用疾控檔案資料，并且挖掘檔案管理資料的潛在價值，為疾控中心的研究工作提供準確有效的參考信息。

結語

總的來說，疾控檔案資料的管理對于我國疾控中心的研究工作發(fā)揮著重要的作用，可以為疾控研究中心提供重要的研究價值。因此，疾控中心要創(chuàng)新管理觀念，加強信息化建設，加強電子檔案管理的建設力度，提高檔案管理的水平和效率，推動我國疾控檔案管理工作更好地發(fā)展。