史 婧

（云南省昆明醫(yī)科大學(xué)第二附屬醫(yī)院，云南 昆明 650000）

引言

我們都知道，檔案管理工作是我國每一所高校教育管理中必不可缺的一項工作內(nèi)容，在過去的幾年時間里，高校已經(jīng)掌握了比較豐富的檔案管理經(jīng)驗，也逐漸形成了配套的工作機(jī)制，這為數(shù)字化時代進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作提供了必要的基礎(chǔ)。在當(dāng)前的大背景下，高校要加強(qiáng)對現(xiàn)代信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和利用，將以往傳統(tǒng)的檔案管理變得更加便捷、更信息化，從而提升檔案管理的整體水平。在以往的檔案管理工作中普遍存在著這樣那樣的問題，比如管理的手段極其落后、管理的效率比較低、難以適應(yīng)時代的發(fā)展以及服務(wù)體驗差等等。因此，為了擺脫傳統(tǒng)檔案管理的弊端，筆者立足于高校的實際情況，在本文對數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了分析與探討，希望可以為其他高校的檔案管理工作提供相應(yīng)的借鑒和參考[1]。

一、數(shù)字化時代推動高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實意義分析

1.有利于順應(yīng)社會發(fā)展的需求

高校的檔案信息化建設(shè)其實就是把現(xiàn)代化的管理軟件當(dāng)作是一個重要的依托，同時，還要借助最先進(jìn)的科技手段，從而對檔案中各方面的資源展開有序的整理，這樣一來就可以讓檔案管理變得更加系統(tǒng)化、現(xiàn)代化。尤其是在近幾年，數(shù)字化時代的發(fā)展非常迅速，而要想保障高校日常教育和管理各方面工作的有效開展，就必須加強(qiáng)對檔案的信息化建設(shè)，不僅僅要改革傳統(tǒng)的檔案管理方法和模式，還要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變檔案管理的載體，這是因為以往對檔案的人工整理和操作已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會發(fā)展的實際需求，在一定程度上還抑制了高校檔案管理水平的進(jìn)一步提升。所以說，數(shù)字化時代推動高校檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前的大勢所趨，有利于順應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的總體需求。

2.是逐步優(yōu)化高校檔案管理模式的必經(jīng)之路

高校檔案管理的改革最重要的一點就是將以往的紙質(zhì)檔案逐步變成數(shù)字化檔案。在當(dāng)前的高校校園里面正在如火如荼地推廣數(shù)字化，這樣一來就實現(xiàn)了在檔案管理中運用互聯(lián)網(wǎng)軟件，將檔案中的文件歸檔之后，可以把與之有關(guān)的材料都上傳至對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，并讓專門的管理人員來對這些網(wǎng)絡(luò)上的檔案文件展開一系列的檢查、驗收以及整理工作?？傊?，高校檔案的信息化管理擺脫了以往人工操作的局限性，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案文件的全程化、系統(tǒng)化的控制與管理，它是逐步優(yōu)化高校檔案管理模式的必經(jīng)之路[2]。

3.是實現(xiàn)檔案資源充分共享的基本條件

如果能夠充分地發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢和特點，那么高校檔案的信息化建設(shè)就可以更加完善，進(jìn)一步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的程度，從而有利于對檔案中的信息資源展開科學(xué)化與系統(tǒng)化的管理。在建設(shè)信息化檔案的過程中，我們可以對相關(guān)文件展開快速、便捷的查找，甚至不用親自到檔案室，通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查找和搜索想要的檔案資料，這樣一來就可以實現(xiàn)檔案資源的共享。除了高校之外，社會上的各行各業(yè)都加大了對檔案的信息化建設(shè)，旨在最大限度發(fā)揮資源共享的特點，從而滿足更多人的需求。

二、數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)需要遵循的四個原則

1.可行性原則

一般而言，我們在對傳統(tǒng)的檔案資源進(jìn)行改革時，應(yīng)該立足于具體的情況，充分考慮數(shù)字化檔案館建設(shè)過程中可能會用到的人力、財力以及物力等各方面的投入，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步探討一個最優(yōu)的方案，從而對檔案管理展開數(shù)字化、信息化的建設(shè)。需要注意的是，高校應(yīng)該加強(qiáng)對全面、深入分析檔案資源情況的重視，必須準(zhǔn)確地掌握檔案數(shù)據(jù)庫所擁有的資源，這樣做的目的是為了提高檔案內(nèi)容的完善性和系統(tǒng)性，才能為數(shù)字化的經(jīng)費提供最大的保障。由此可見，我們在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中必須遵循可行性的原則[3]。

2.科學(xué)性原則

在推動檔案管理信息化的實際過程中，如果可以把所有信息資源數(shù)字化，那么就會促進(jìn)對相關(guān)文化資源的繼承和管理。但目前對檔案資源的鑒定工作還處于比較落后的狀態(tài)，這在一定程度上會造成高校檔案管理室出現(xiàn)大量未經(jīng)鑒定的檔案，或者是在鑒定之后沒有及時的銷毀。如果想要把這些檔案全部數(shù)字化管理，就會讓管理和維護(hù)的工作量變得更大、更復(fù)雜，從而會造成對資金的浪費。因此，管理人員必須從具體情況出發(fā)，首先要做的是對檔案管理室的全部檔案資料進(jìn)行全面、深入的篩選，從而進(jìn)一步明確信息化的范圍，對于具有明顯特色的檔案優(yōu)先進(jìn)行信息化的處理。

3.安全性原則

在數(shù)字化的時代中，高校的檔案信息管理不再是以往由人工處理和操作，而是需要在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳播、查閱和利用，這就從側(cè)面說明會出現(xiàn)一些信息泄露等問題，所以對檔案的保密工作有著較大的難度。因此，高校需要針對檔案中所包含的信息資源進(jìn)行一系列安全性的工作，這就需要遵循安全性的原則，做好防泄、防丟、防系統(tǒng)遭受破壞這幾個方面的工作，并運用科學(xué)、有效、并且安全的技術(shù)手段，比如可以通過數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)備份或者是制作相應(yīng)的光盤等多種途徑，來保證檔案資源的安全性[4]。

4.用戶至上的原則

一切檔案信息的管理工作和活動都是為了滿足用戶的總體需求，可以說這些工作都是以人的出發(fā)點來開展的，最終目的就是可以為社會、為各種各樣的人群提供更好的服務(wù)。所以，在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，必須充分根據(jù)用戶的實際需求，從他們的角度出發(fā)，并對用戶利用檔案的需求和真實心理展開客觀、深入的分析，進(jìn)一步明確檔案資源信息化建設(shè)中的優(yōu)先處理內(nèi)容，從而更好地為用戶提供服務(wù)，滿足他們的基礎(chǔ)需求。這就說明需要遵循用戶至上的原則。

三、數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

1.適當(dāng)?shù)卦黾咏?jīng)費投入，進(jìn)一步完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

作為高校，必須要設(shè)立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，同時，還要增添一些圖文影像的掃描設(shè)備，而這些設(shè)備的建設(shè)需要對檔案管理適當(dāng)?shù)卦黾咏?jīng)費方面的投入，除了上述這些，還可以增添數(shù)碼攝像機(jī)等其他的一些系統(tǒng)軟件設(shè)施，這樣才能為檔案的信息化管理提供必備軟件基礎(chǔ)，從而才能更好地開展檔案信息管理。需要了解的是，這些檔案管理軟件必須要具備多種服務(wù)功能，具體來說，這些功能必須包含以下幾點，如收集、存儲、歸檔、整理、編目、檢索等等，與此同時，必須能夠主動適應(yīng)多種操作系統(tǒng)的順利運行，當(dāng)然還要有具有安全的控制能力和交換數(shù)據(jù)的能力。所以，必須通過增加投入來增加信息管理系統(tǒng)的軟件和硬件設(shè)施，這樣才能進(jìn)一步優(yōu)化高校的檔案信息化管理水平[5]。

2.加強(qiáng)檔案網(wǎng)站的建立，積極開展館藏檔案數(shù)字化工作

推動檔案信息化建設(shè)的一個重要基礎(chǔ)，就是館藏檔案數(shù)字化，這在一定程度上會對檔案信息資源整體的共享程度和利用性起著非常直接的影響。所以，館藏檔案數(shù)字化這項工作非常重要，而且其中的工作內(nèi)容比較豐富，對于技術(shù)的要求也很高，必須增加人、物、財?shù)雀鞣矫娴耐度肱c保障，同時，還要運用先進(jìn)的、科學(xué)的信息技術(shù)手段，對其中的紙質(zhì)、磁帶以及照片等多種類型的檔案進(jìn)行數(shù)字化梳理，最終形成一份可以共享的電子檔案將它們存儲到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，進(jìn)一步增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)[6]。

3.加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化體系的建設(shè)

檔案收集、整理、歸檔、利用的科學(xué)與技術(shù)性都需要標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理作支持。而電子文件形成后，需要集中保管，并建立一個實用性強(qiáng)、大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲、交換格式標(biāo)準(zhǔn)，保證校園網(wǎng)、校際網(wǎng)、檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)之間檔案信息存儲、交換的順利進(jìn)行，這是檔案信息化建設(shè)的重點工程[7]。

4.有針對性地培養(yǎng)檔案管理工作復(fù)合型人才

檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理需要一大批具有高素質(zhì)的人才，為適應(yīng)信息化的需要，檔案管理部門要培養(yǎng)既懂信息技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才?？梢圆扇《喾N方式加強(qiáng)對在職檔案人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)知識、計算機(jī)技術(shù)的教育和培訓(xùn)，優(yōu)化他們的知識結(jié)構(gòu)，提高他們的業(yè)務(wù)水平。引進(jìn)計算機(jī)專業(yè)人才，并對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)。通過培養(yǎng)人才優(yōu)化檔案隊伍整體結(jié)構(gòu)[8]。

綜上所述，通過本文的分析可以得知，在現(xiàn)代的數(shù)字化背景下對高校的檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)是一項非常緊迫的事情，我們必須對此高度重視，讓檔案管理由以往傳統(tǒng)的方式向信息化的方向進(jìn)行有效轉(zhuǎn)變。高校必須結(jié)合自身的管理現(xiàn)狀，汲取傳統(tǒng)檔案紙質(zhì)管理的優(yōu)勢，并融入信息化管理。一方面是為了彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理中的不足，促進(jìn)檔案管理水平的整體提升。另一方面是為了更好地為學(xué)生提供服務(wù)，讓檔案信息管理變得更加便利、更加高效、更加系統(tǒng)化，最終促進(jìn)檔案管理整體工作水平的提升。