楊卜爾

（朝陽(yáng)市中心醫(yī)院，遼寧 朝陽(yáng) 122000）

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.人檔分離現(xiàn)象比較嚴(yán)重，制約工作效率

在相關(guān)的人才流動(dòng)的這一過(guò)程中，有部分單位為了防止人才外流，會(huì)對(duì)相關(guān)人員的檔案進(jìn)行扣押。這樣做其實(shí)按照實(shí)際情況來(lái)講，是不能達(dá)到留住人才這一目的的，同時(shí)，還可能會(huì)使得人才與原單位之間的關(guān)系比較僵，這樣就會(huì)使得大多數(shù)的人才會(huì)放棄檔案也要離開(kāi)原來(lái)的工作單位，這樣的結(jié)果往往是兩敗俱傷，醫(yī)院沒(méi)有使人才留下來(lái)，人才也沒(méi)有拿到檔案，造成人檔分離的現(xiàn)象[1]。

一些人事代理人員的檔案一般都是會(huì)放在人事代理處，這樣也會(huì)使得人檔分離。在目前醫(yī)院中使用越來(lái)越多的編外人員，用人單位也會(huì)出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，這樣的人員數(shù)量越來(lái)越多，這種情況也是會(huì)給現(xiàn)在的醫(yī)院的管理帶來(lái)很多不方便的地方，這樣也會(huì)使得工作效率受到一些影響。

一些員工被原單位解聘，或者是員工自行離職，雙方?jīng)]有進(jìn)行及時(shí)的相關(guān)轉(zhuǎn)移手續(xù)的辦理，這樣也會(huì)造成人檔分離的現(xiàn)象。

2.醫(yī)院人事檔案管理不規(guī)范

在進(jìn)行相關(guān)工作管理時(shí)，因?yàn)闆](méi)有進(jìn)行及時(shí)的規(guī)范，使得一些零散材料沒(méi)有被及時(shí)地整理收集起來(lái)。這其中包括很多中不規(guī)范，比如相關(guān)的單位歸檔不及時(shí)管檔的單位沒(méi)有進(jìn)行催要對(duì)于那些沒(méi)有送交歸檔材料的部門(mén)沒(méi)有完善的管理制度，不能有效地對(duì)其進(jìn)行約束、管檔單位與應(yīng)檔單位之間沒(méi)有進(jìn)行很好的溝通或者是缺少相應(yīng)的管理制度，這些因素都會(huì)使得那些比較零散的資料不能被及時(shí)的歸檔。

在進(jìn)行檔案?jìng)鬟f時(shí)期，缺乏齊全的手續(xù)或者是比較完整的資料，這樣的現(xiàn)象經(jīng)常存在。在進(jìn)行轉(zhuǎn)遞時(shí)期沒(méi)有填寫(xiě)相關(guān)的調(diào)檔函，沒(méi)有通過(guò)必要的機(jī)要通道或者是沒(méi)有專人進(jìn)行送遞，甚至有一些單位會(huì)出現(xiàn)由本人遞交人事檔案，這是嚴(yán)重違反轉(zhuǎn)遞制度的行為。在進(jìn)行轉(zhuǎn)遞工作之前，其零散的資料也沒(méi)有被及時(shí)歸檔，相關(guān)的人事檔案未進(jìn)行及時(shí)的整理，這就使得相關(guān)檔案是內(nèi)容不夠全面也不夠完整，這樣的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，且沒(méi)有相應(yīng)的管理制度，使得在進(jìn)行管理的時(shí)候感覺(jué)這個(gè)工作特別雜亂[2]。

針對(duì)于那些工作性質(zhì)和工作類型不同的工作人員來(lái)說(shuō)，在進(jìn)行平時(shí)或者是進(jìn)行檢查時(shí)對(duì)其人事檔案管理的程度的不一樣的，有的比較嚴(yán)格，而有的就比較松散。比如對(duì)于編外人員和編內(nèi)人員來(lái)說(shuō)，他們的檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)就是不一樣的，這樣就會(huì)出現(xiàn)檔案質(zhì)量之間有所差異，好壞都有，魚(yú)龍混雜。對(duì)于臨時(shí)工或者退職退養(yǎng)或者是已經(jīng)死亡的員工的檔案管理就比較松懈。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，比如平時(shí)的檢查結(jié)果與年底的檢查標(biāo)準(zhǔn)不一樣，這就使得在進(jìn)行給管理的過(guò)程中，不能夠很好地實(shí)現(xiàn)高標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)要求的這一目標(biāo)。目前。很多醫(yī)院?jiǎn)挝欢际窃谶M(jìn)行檢查工作之前才開(kāi)始突擊整理，在平時(shí)的時(shí)候基本上是不對(duì)這些進(jìn)行好好管理的。

3.對(duì)于應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案管理比較混亂

醫(yī)院?jiǎn)挝幻磕甓紩?huì)招收一批應(yīng)屆畢業(yè)生，在對(duì)這些學(xué)生的人事資源管理時(shí)，就出現(xiàn)了比較混亂的情況，這也會(huì)對(duì)檔案的規(guī)范化管理的深入推行產(chǎn)生很?chē)?yán)重的影響，隨著人事代理制度的不斷推行，用人結(jié)構(gòu)也發(fā)生了一定的變化，與其初衷相比，醫(yī)院人事在其進(jìn)行代理的過(guò)程中存在著一些問(wèn)題。面對(duì)新畢業(yè)生的檔案管理，代理中心與每一個(gè)基層單位在進(jìn)行處理的時(shí)候意見(jiàn)不一致，對(duì)于研究生來(lái)說(shuō)，他們的檔案是分兩部分，一部分在用人單位，另一部分在代理中心，這在對(duì)其進(jìn)行工資確定、工齡以及預(yù)備黨員的轉(zhuǎn)正等幾方面相關(guān)工作辦理時(shí)就會(huì)出現(xiàn)不方便的現(xiàn)象，這一定會(huì)對(duì)工作效率產(chǎn)生一定的影響。根據(jù)近些年醫(yī)院在對(duì)新員工錄用情況的統(tǒng)計(jì)情況來(lái)看，醫(yī)院相關(guān)的人事檔案管理在對(duì)新員工的檔案進(jìn)行管理時(shí)出現(xiàn)了比較混亂的情況，這對(duì)于工作效率來(lái)說(shuō)就產(chǎn)生了很大的影響，同時(shí)，對(duì)于檔案的統(tǒng)一管理來(lái)說(shuō)也沒(méi)有提供方便有效的方法。如果想在這方面對(duì)工作效率有所提高，就需要要對(duì)不同的工作性質(zhì)的人員的檔案在管理時(shí)的相關(guān)要求要統(tǒng)一，同時(shí)，還需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)[3]。

4.缺乏信息化管理

目前，有部分領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有對(duì)檔案工作進(jìn)行重視，其思想觀念還沒(méi)有進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的轉(zhuǎn)變。雖然目前大多數(shù)單位都是引進(jìn)了比較先進(jìn)的設(shè)備，但是這些設(shè)備并沒(méi)有被好好利用，經(jīng)常是變成了擺設(shè)，這樣就使得相關(guān)的設(shè)備在實(shí)際的工作中沒(méi)有發(fā)揮其真正的價(jià)值，這也對(duì)于管理工作來(lái)說(shuō)沒(méi)有起到幫助作用。有些單位引進(jìn)這些設(shè)備的根本目的其實(shí)就是為了應(yīng)付上一級(jí)的檢查，等到相關(guān)的檢查過(guò)去之后，設(shè)備就逐漸地變成了擺設(shè)，還有些是因?yàn)槿鄙賹?duì)相關(guān)的人員進(jìn)行設(shè)備的使用管理培訓(xùn)，在進(jìn)行使用的時(shí)候也只是使用設(shè)備表面上有操作簡(jiǎn)單的功能，對(duì)于那些比較強(qiáng)大比較有效的功能沒(méi)有進(jìn)行完全的開(kāi)發(fā)利用，這也使得在進(jìn)行相關(guān)的檔案管理時(shí)沒(méi)有更好地進(jìn)行信息化管理，現(xiàn)在的科學(xué)技術(shù)已經(jīng)日漸發(fā)達(dá)了，信息化的手段能夠幫助相關(guān)的檔案管理工作收入大部分的人員信息，且在使用的時(shí)候是可以進(jìn)行快速查找的，代替了傳統(tǒng)的手寫(xiě)或者是紙質(zhì)檔案。但是因?yàn)槿鄙傧嚓P(guān)專業(yè)人員進(jìn)行更好的操作，其就不能發(fā)揮其中比較有價(jià)值的作用[4]。

二、對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行加強(qiáng)并提出對(duì)策

1.加強(qiáng)宣傳力度，提高檔案意識(shí)

提高檔案意識(shí)這對(duì)于檔案工作來(lái)說(shuō)是有著比較重要的推動(dòng)作用的。檔案意識(shí)與檔案工作之間存在著比較密切的關(guān)系，二者之間相輔相成并且存在著制約關(guān)系。擁有良好的檔案意識(shí)，才能在進(jìn)行相關(guān)的工作時(shí)可以更好的完成，比如檔案的資料的收集工作，及時(shí)地對(duì)這些資料進(jìn)行收集才會(huì)使檔案變得更加完整和準(zhǔn)確，目前想提高檔案意識(shí)的主要的有效手段就是進(jìn)行宣傳。這對(duì)于醫(yī)院的人事檔案工作來(lái)說(shuō)也不例外。相關(guān)的工作人員對(duì)于醫(yī)院所擁有的資源和機(jī)會(huì)要進(jìn)行充分利用，比如向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)工作或者是普及相關(guān)知識(shí)，及時(shí)地向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效的匯報(bào)，經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行交流，這樣可以盡最大地努力去爭(zhēng)取到領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持。

領(lǐng)導(dǎo)重視到檔案管理的重要性，這也是做好這一項(xiàng)工作的有效保障，這也是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的前提條件。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把人事檔案管理這一項(xiàng)工作作為重要內(nèi)容進(jìn)行切實(shí)執(zhí)行，與醫(yī)院的建設(shè)進(jìn)行同步發(fā)展。同時(shí)，醫(yī)院還需要積極宣傳人事檔案管理的意義，并且加強(qiáng)對(duì)相關(guān)法律的學(xué)習(xí)，這樣可以使得醫(yī)院職工都可以認(rèn)識(shí)到其重要性，了解到檔案是與醫(yī)院的日常工作之間的聯(lián)系是非常密切的，這樣就可以更好地讓大家對(duì)這一工作進(jìn)行支持。

2.制定相關(guān)的管理制度

在這項(xiàng)工作的日常管理中，醫(yī)院要制定相關(guān)的制度，這樣可以使這一項(xiàng)工作得到更好的發(fā)展，在開(kāi)展工作的時(shí)候按照制度辦事。同時(shí)，還需要對(duì)此進(jìn)行監(jiān)督，這樣可以使得相關(guān)的制度能夠更好地被落實(shí)，并且取得一定的效果。在制定和完善一系列的相關(guān)的制度的同時(shí)，還需要對(duì)此進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行，在制度下做到公平公正，維護(hù)制度可以更好地發(fā)揮其效力。還需要對(duì)人事檔案進(jìn)行保密工作，同時(shí)，還需要對(duì)這些檔案進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)和利用。要對(duì)工作人員的崗位職責(zé)進(jìn)行進(jìn)一步的明確，并且還需要制定相關(guān)的工作規(guī)范，嚴(yán)格按照工作規(guī)范開(kāi)展工作，進(jìn)一步地規(guī)范自己的工作行為，這樣可以做到從制度上解決漏洞。檔案的管理部門(mén)要與材料部門(mén)之間加強(qiáng)溝通和聯(lián)系。根據(jù)科室的實(shí)際情況，建立與其匹配的檔案收集網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這樣可以使得收集工作變得更加程序化以及制度化[5]。

三、加強(qiáng)人事檔案管理的業(yè)務(wù)建設(shè)

1.收集資料要做到全面細(xì)致及時(shí)

在進(jìn)行檔案材料的收集工作時(shí)，相關(guān)工作工作人員要注重平時(shí)的工作。在開(kāi)展工作時(shí)，要做到及時(shí)收集，同時(shí)，還要注意的是在進(jìn)行收集工作時(shí)候一定要全面細(xì)致。對(duì)此還要提出相關(guān)要求，在一個(gè)月之內(nèi)及時(shí)把相關(guān)材料歸檔，這樣可以不斷地使干部的檔案內(nèi)容能夠進(jìn)一步的充實(shí)，同時(shí)，也對(duì)其信息量進(jìn)行了擴(kuò)展。

2.認(rèn)真審查歸檔材料

為了確保所收集的資料是真實(shí)準(zhǔn)確的，在進(jìn)行材料的歸檔時(shí)，相關(guān)的管理人員要按照相關(guān)的規(guī)定嚴(yán)格辦事，堅(jiān)持真理原則。對(duì)材料的內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)的審查和篩選。

3.嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行

在對(duì)材料進(jìn)行整理的過(guò)程中，要學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案整理的新方法。每隔一段時(shí)間，相關(guān)部門(mén)都要抽出時(shí)間按照相關(guān)的原則對(duì)人事檔案進(jìn)行整理，這樣可以使得檔案能夠更加清晰有序。

四、建立專業(yè)化人事檔案管理團(tuán)隊(duì)

檔案工作者的綜合素質(zhì)在某種程度上決定著這項(xiàng)工作的管理水平。因此，必須要對(duì)相關(guān)的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們更加具有專業(yè)化的素質(zhì)，并且用科學(xué)的思維和積極的態(tài)度來(lái)更好地開(kāi)展這項(xiàng)工作。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)使得其具有現(xiàn)代化檔案管理的能力有所提升。

檔案管理工作者要具備良好的從業(yè)態(tài)度以及敬業(yè)精神，積極地掌握相關(guān)工作的新知識(shí)和技術(shù)，對(duì)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化所包含的具體內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)深刻的了解。醫(yī)院舉辦必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)會(huì)，對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行更加全面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣可以使得從事這項(xiàng)工作的工作人員能夠掌握基本技能。

結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，醫(yī)院人事檔案管理工作在整個(gè)醫(yī)院的發(fā)展中都處于比較重要的地位，其作用也會(huì)跟隨著醫(yī)院的發(fā)展有所體現(xiàn)。重視和加強(qiáng)這一項(xiàng)工作都是符合現(xiàn)在的時(shí)代發(fā)展需求的，人事檔案管理工作也推動(dòng)著醫(yī)院的全方位的發(fā)展