程慶萍

（山東服裝職業(yè)學(xué)院，山東 泰安 271000）

一、概述檔案管理數(shù)據(jù)化的本質(zhì)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代中將傳統(tǒng)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)化，保存網(wǎng)絡(luò)等有關(guān)媒介中并利用有關(guān)軟件和程序進(jìn)行統(tǒng)一管理、調(diào)用以及轉(zhuǎn)移，便是數(shù)字化的本質(zhì)。在整個(gè)數(shù)字化的流程中一般使用掃描儀或者人工輸入的方式將紙質(zhì)文字轉(zhuǎn)換為字節(jié)，傳輸于網(wǎng)絡(luò)之上，再利用rar、zip和7z等方式將數(shù)據(jù)壓縮后存儲(chǔ)于云盤之中，又或者轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫，從引導(dǎo)到協(xié)調(diào)統(tǒng)一管理后再儲(chǔ)存于有關(guān)系統(tǒng)中，前者的使用頻率大于后者。而學(xué)生的學(xué)籍檔案在傳統(tǒng)中是由牛皮紙進(jìn)行包封，利用快遞等運(yùn)輸方法進(jìn)行傳遞，由一個(gè)學(xué)校運(yùn)往另一個(gè)學(xué)校。這種傳統(tǒng)的方法耗時(shí)耗力并且及時(shí)性不強(qiáng)，調(diào)動(dòng)周期極長，因此，將學(xué)生的學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)儲(chǔ)存于網(wǎng)絡(luò)等媒介中，利用程序等方式進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理的方式便是學(xué)生學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化發(fā)展[1]。

二、檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題

1.傳統(tǒng)數(shù)據(jù)依舊盛行，數(shù)字化發(fā)展程度不高

因?yàn)闅v史的原因科技的普及程度并不算太高，先進(jìn)的科技造價(jià)高昂，并沒有大幅度適用。只是在近幾年科技發(fā)展迅速，半導(dǎo)體、晶圓和工藝流程等有關(guān)流程的造價(jià)伴隨著科技的提高而下降，從而具備了數(shù)字化發(fā)展的前提。但這些情況都是近幾年的情況，若想在朝夕之間便完成數(shù)字化的普及還不太現(xiàn)實(shí)。近幾年是傳統(tǒng)與創(chuàng)新接軌的時(shí)間段，位于傳統(tǒng)信息大量殘留而新興科技暫未崛起的潮流中。因此，大量學(xué)生學(xué)籍的檔案依舊由牛皮紙進(jìn)行包封，需要龐大的人手進(jìn)行掃描或者手工輸入，將數(shù)據(jù)傳輸于網(wǎng)絡(luò)之中。就目前而言學(xué)生的檔案數(shù)量依舊龐大，并無法輕易地傳輸于網(wǎng)絡(luò)之上，需要時(shí)間進(jìn)行接軌延候[2]。

2.檔案管理系統(tǒng)未完善

近觀幾年可以發(fā)現(xiàn)大部分學(xué)校開始實(shí)行學(xué)生學(xué)籍的數(shù)字化，并開始適用有關(guān)的電子學(xué)籍。但就目前而言，學(xué)校只是簡單地將學(xué)生學(xué)籍進(jìn)行數(shù)字化，并沒有一套科學(xué)有效的管理系統(tǒng)。雖然部分學(xué)校已經(jīng)著手有關(guān)的管理系統(tǒng)，但并未取得太大的作用。檔案管理系統(tǒng)所作用的范圍極其廣闊，并不僅僅是簡單的轉(zhuǎn)移、收納和提取學(xué)生學(xué)籍，更需要對(duì)學(xué)生學(xué)籍進(jìn)行有效性檢查，檢查學(xué)生學(xué)籍是否真實(shí)或者是否出錯(cuò)，具體至調(diào)用學(xué)籍中的每一條信息，還需要對(duì)接至網(wǎng)絡(luò)的總站，方便學(xué)校觀察和有關(guān)人員進(jìn)行調(diào)動(dòng)，起到實(shí)質(zhì)性的便利作用。但這是一個(gè)龐大的工程對(duì)目前學(xué)校而言并不輕松，學(xué)校在現(xiàn)階段也只能建立簡單的操作系統(tǒng)，需要一定的時(shí)間伴隨科技成長而完善，最后在管理中起到?jīng)Q定性的作用，而非目前的輔助性作用。

3.專業(yè)人員不足，普及程度不高

因?yàn)榭萍季哂袑I(yè)性，所以在學(xué)生學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化發(fā)展過程中若專業(yè)人員不足，就很可能導(dǎo)致出現(xiàn)不必要的麻煩，例如掃描儀的使用，若無專業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)，很可能導(dǎo)致掃描上傳的數(shù)據(jù)不清晰，不符合規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，迫不得已進(jìn)行反駁重拍。還有半導(dǎo)體固態(tài)硬盤等存儲(chǔ)的物件，若無專業(yè)指導(dǎo)且普及程度不高的情況下很可能導(dǎo)致工作人員不知如何對(duì)接插口，無法讀取固態(tài)硬盤中的數(shù)據(jù)，又或者工作人員調(diào)動(dòng)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)時(shí)不知如何操作，遲遲無法讀取，最后影響到工作效率。一個(gè)數(shù)據(jù)庫極為龐大而學(xué)校方面的缺陷在于專業(yè)人員稀少，有關(guān)數(shù)據(jù)庫的專業(yè)知識(shí)普及程度不高，導(dǎo)致很大部分的工作量只能積壓于工作人員身上，如此反復(fù)之下便導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化發(fā)展遲遲沒有進(jìn)展[3]。

4.學(xué)生學(xué)籍的保護(hù)安全系數(shù)不高

因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境的問題，現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)盛行著黑客和駭客等網(wǎng)絡(luò)專業(yè)有關(guān)人員，而在數(shù)據(jù)庫的前期建立中數(shù)據(jù)庫的安全防護(hù)措施并不強(qiáng)，也就意味著數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)有可能被直接查看或者丟失，造成安全性問題，還有工作人員的安全意識(shí)很可能存在不足，并不從頭至尾認(rèn)真防護(hù)好數(shù)據(jù)庫，無法確保數(shù)據(jù)的安全。

三、檔案管理數(shù)字化發(fā)展采取的措施

有安全問題自然就需做出有關(guān)保護(hù)措施，對(duì)癥下藥從而建立完善檔案管理系統(tǒng)，完成學(xué)生學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，從大方向出發(fā)，目前所能采取的促進(jìn)措施主要分為以下幾個(gè)方面。

1.促進(jìn)學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化

相較傳統(tǒng)學(xué)生學(xué)籍的檔案管理，在信息化的現(xiàn)代必須推進(jìn)掃描儀的使用，促進(jìn)信息化有關(guān)的資料進(jìn)行普及，確保傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案能加速轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)能技術(shù)流通且有專屬空間進(jìn)行儲(chǔ)存。對(duì)于檔案管理內(nèi)部也需要進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的科普，讓每一個(gè)工作人員都能了解一定的專業(yè)知識(shí)，確保面對(duì)突發(fā)情況能有一定的操作能力和日常情況下有一定的協(xié)調(diào)能力，并制定原則讓原則在工作人員中流傳，讓每一個(gè)員工都清楚底線、框架和管理方案，讓學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化的腳步加快[4]。

2.增大檔案管理研究的投入資金

一切的設(shè)備、程序和軟件都是建立于研究資金的基礎(chǔ)上，只有研究資金充足學(xué)生學(xué)籍的檔案管理數(shù)字化發(fā)展才有可能。單從設(shè)備出發(fā)，現(xiàn)在的電子化設(shè)備基本都是建立于半導(dǎo)體之上，一個(gè)好的半導(dǎo)體可以用于硬盤建設(shè)，提供大額的存儲(chǔ)空間，還能用于設(shè)備打造來提供視頻現(xiàn)實(shí)和核心運(yùn)轉(zhuǎn)，可以說半導(dǎo)體在設(shè)備中占據(jù)半壁江山。但是半導(dǎo)體的開發(fā)極其艱難，從而導(dǎo)致半導(dǎo)體設(shè)備造價(jià)高昂，還有各種技術(shù)瓶頸的原因?qū)е聰?shù)字化發(fā)展有關(guān)設(shè)備的售價(jià)極高，若學(xué)校對(duì)檔案管理研究的投入資金不足，有關(guān)設(shè)備無法購買，那么建立有關(guān)的檔案管理系統(tǒng)無異于癡人說夢(mèng)，完全無法實(shí)現(xiàn)。因此，需要大幅度增加資金投入才能使學(xué)校從容地應(yīng)對(duì)以上問題。

3.加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的安全保障

對(duì)于學(xué)校而言，建立檔案管理系統(tǒng)的第一步便是加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫的保護(hù)。數(shù)據(jù)庫是檔案管理系統(tǒng)的核心，若保護(hù)措施不足導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫被技術(shù)人員攻破，對(duì)其中所蘊(yùn)含的數(shù)據(jù)進(jìn)行篡改，那么如此行為所造成的后果完全無法想象，極有可能給學(xué)生個(gè)人甚至學(xué)校帶來巨大的危害。因此，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的安全保障第一件事就是聘請(qǐng)有關(guān)的專業(yè)人員，對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行巡查和建立更加強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫防火墻，但單單只是應(yīng)對(duì)外來攻擊并不足夠，也需對(duì)數(shù)據(jù)庫內(nèi)部進(jìn)行安全防護(hù)避免工作人員泄密等問題，通過增大薪資等辦法增強(qiáng)工作人員的內(nèi)心歸屬感，還需增大法律知識(shí)的普及，宣傳泄露學(xué)生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的后果從而讓工作人員建立有關(guān)的危險(xiǎn)意識(shí)，雙重方案確保數(shù)據(jù)庫的安全。

4.全力培養(yǎng)檔案管理工作人員

工作人員是建立檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵，只有具備專業(yè)知識(shí)的工作人員才能從根部出發(fā)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)度，也只有具備專業(yè)知識(shí)的工作人員才能最大限度地完成日常任務(wù)。對(duì)學(xué)校而言，需要聯(lián)合一定的企業(yè)或者開設(shè)一定的專業(yè)對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)，從他們的認(rèn)知觀念到知識(shí)細(xì)節(jié)再到整體的原則和框架進(jìn)行優(yōu)化，讓他們對(duì)于檔案管理系統(tǒng)有更深層次的研究，從學(xué)校的角度出發(fā)對(duì)學(xué)生學(xué)籍的檔案管理進(jìn)行數(shù)字化發(fā)展，以便利學(xué)校為目的進(jìn)行調(diào)度，最后完成學(xué)校寄托的厚望。學(xué)校不僅僅需要完善相關(guān)的培養(yǎng)制度，還需從外引進(jìn)一批成熟的技術(shù)人才，應(yīng)對(duì)現(xiàn)在和未來的技術(shù)要求。

5.制定數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，加速資料提取效率

學(xué)生學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化發(fā)展中最重要的是建立標(biāo)準(zhǔn)體系，例如設(shè)立嚴(yán)格的格式，從學(xué)生的姓名開始建立標(biāo)準(zhǔn)填入格式并建立有關(guān)的標(biāo)識(shí)碼，方便數(shù)據(jù)提取的同時(shí)優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的讀取程序，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)格式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。建立有關(guān)的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的根本目的在于優(yōu)化工作效率，讓檔案的嚴(yán)格性上升，不至于導(dǎo)致工作人員調(diào)動(dòng)數(shù)據(jù)時(shí)產(chǎn)生混亂，最后導(dǎo)致工作效率大大下降。不僅如此，檔案管理系統(tǒng)也需優(yōu)化技術(shù)服務(wù)，利用數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，讓有關(guān)學(xué)籍不斷輸入學(xué)校檔案管理系統(tǒng)中，還能不斷輸出學(xué)生學(xué)籍對(duì)接企業(yè)服務(wù)中心，中間也需建立體系進(jìn)行資料讀取，避免出現(xiàn)因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)錯(cuò)誤而導(dǎo)致學(xué)籍無效的情況，降低學(xué)校和學(xué)生個(gè)人所需要面對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)，增大資料移動(dòng)及時(shí)性，確保不會(huì)耽擱延誤重要事物。

6.更改檔案管理體系，優(yōu)化服務(wù)體驗(yàn)

因?yàn)閿?shù)字化的檔案管理系統(tǒng)相較于傳統(tǒng)的牛皮紙學(xué)籍人工管理，數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)不再經(jīng)受材質(zhì)的限制，不會(huì)因?yàn)榄h(huán)境的原因而導(dǎo)致紙質(zhì)資料變質(zhì)，方便數(shù)據(jù)儲(chǔ)存，同時(shí)，更方便數(shù)據(jù)外展，不再局限于學(xué)校的檔案管理而起不到真正的數(shù)據(jù)作用，具備一定的向外延伸性，數(shù)據(jù)的體系也從局限性變?yōu)槿秶?，更加方便學(xué)生學(xué)籍的調(diào)動(dòng)從而更加順利對(duì)接第三方數(shù)據(jù)庫，大大更改檔案管理體系達(dá)到服務(wù)體驗(yàn)優(yōu)化的目的。相較之以往檔案管理體系的更改促使學(xué)生的學(xué)籍調(diào)用不再被動(dòng)，需要學(xué)生經(jīng)常性帶領(lǐng)有關(guān)工作人員進(jìn)入學(xué)校調(diào)取學(xué)籍，只需通過特定的設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)庫探查即可。大大改進(jìn)學(xué)生的使用體驗(yàn)，同時(shí)，還能收集學(xué)生的建議進(jìn)行數(shù)據(jù)庫改進(jìn)，達(dá)到雙方優(yōu)化的作用，既方便服務(wù)學(xué)生也方便服務(wù)學(xué)校。

結(jié)語

綜上所述，在如今信息化時(shí)代下，學(xué)校不應(yīng)該局限于傳統(tǒng)的檔案管理，應(yīng)該利用現(xiàn)代科技幫助數(shù)字化發(fā)展學(xué)生學(xué)籍檔案管理，用現(xiàn)代科技優(yōu)化使用體驗(yàn)，但這些前提都需要保障資金的投入充足，有足夠的專業(yè)人員投入確保數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)度，更需要保障檔案管理系統(tǒng)的安全性。做到從學(xué)校出發(fā)、從學(xué)生出發(fā)和從現(xiàn)在出發(fā)的目標(biāo)進(jìn)行服務(wù)優(yōu)化。因此，完全有理由相信數(shù)字化的學(xué)校檔案管理系統(tǒng)對(duì)學(xué)生學(xué)籍管理會(huì)起到巨大的促進(jìn)作用，甚至對(duì)全社會(huì)都會(huì)起到一定的推動(dòng)作用。