朱宜辛

摘要：本文從實(shí)施財(cái)務(wù)共享模式后，為企業(yè)帶來的優(yōu)勢(shì)和變化講起，重點(diǎn)分析了會(huì)計(jì)核算質(zhì)量管控的應(yīng)對(duì)措施，主要包括采取更嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)核算人員質(zhì)量意識(shí)、做好檔案資料掃描質(zhì)檢、及時(shí)處理線上節(jié)點(diǎn)業(yè)務(wù)、準(zhǔn)確采用業(yè)務(wù)處理依據(jù)、提升系統(tǒng)增加人工排查等六個(gè)方面。其中以人員管理最為關(guān)鍵，又細(xì)分為提升業(yè)務(wù)素質(zhì)、合理安排工作、增強(qiáng)質(zhì)量意識(shí)、正向激勵(lì)、系統(tǒng)排查五個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);人員素質(zhì);影像質(zhì)檢;系統(tǒng)排查

伴隨著信息化、數(shù)字化、智能化等新技術(shù)新應(yīng)用變革浪潮，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心（Financial Shared Service Center，簡(jiǎn)稱FSSC）作為一種新的財(cái)務(wù)管理模式正在許多跨國(guó)公司和國(guó)內(nèi)大型集團(tuán)公司中興起與推廣。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心成立初期是以顧客需求為導(dǎo)向，以財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程管理為基礎(chǔ)、信息技術(shù)為依托，達(dá)到優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提高效率、降低運(yùn)營(yíng)成本目的的一種創(chuàng)新型集團(tuán)財(cái)務(wù)管理模式。作為一種先進(jìn)的管理模式，在廣泛應(yīng)用取得令人矚目成就的同時(shí) ，也因?yàn)楣芾砟Ｊ胶凸ぷ鞣绞降霓D(zhuǎn)變，引起了財(cái)務(wù)核算質(zhì)量管控工作的相應(yīng)變化。本文試以中石化集團(tuán)財(cái)務(wù)共享工作為實(shí)例，結(jié)合自身實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)此變化做出原因分析，并提出應(yīng)對(duì)舉措。

1 財(cái)務(wù)共享實(shí)施后帶來的優(yōu)勢(shì)

1.1 有力實(shí)現(xiàn)集團(tuán)的資源節(jié)約

財(cái)務(wù)共享實(shí)施以后，以前的分散業(yè)務(wù)處理變?yōu)榧刑幚?，從人員、設(shè)備等各項(xiàng)資源利用程度來看，節(jié)省了系統(tǒng)和人工成本。同時(shí)由于業(yè)務(wù)處理的集中，可對(duì)集團(tuán)內(nèi)部企業(yè)間的具體業(yè)務(wù)進(jìn)行量化對(duì)比和分析，對(duì)處理流程進(jìn)行分析和優(yōu)化，以實(shí)現(xiàn)最大程度的資源節(jié)約。

1.2 有效支撐集團(tuán)的發(fā)展戰(zhàn)略

成立共享中心以后，具體的事務(wù)性工作逐漸從企業(yè)剝離，使企業(yè)從日常性事務(wù)工作中解脫出來，專注于經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)的管理與決策。中石化的共享工作開展至今，集團(tuán)層面已提出要構(gòu)建戰(zhàn)略型集約化財(cái)務(wù)管控體系，進(jìn)一步提高公司財(cái)務(wù)集中管控的深度和廣度，有效支撐集團(tuán)的發(fā)展戰(zhàn)略。如果沒有財(cái)務(wù)共享提供的強(qiáng)力支撐，這一目標(biāo)是很難實(shí)現(xiàn)的[1]。

1.3 提升財(cái)務(wù)管理的效率水平

共享中心通過對(duì)集團(tuán)內(nèi)部所服務(wù)企業(yè)的業(yè)務(wù)，通過采用相同的處理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)流程、步驟、附件、科目應(yīng)用等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，使集團(tuán)內(nèi)的同類業(yè)務(wù)更加準(zhǔn)確，更有效率，更具可比性。因?yàn)閿?shù)據(jù)和人員做到了集中，對(duì)數(shù)據(jù)的定期匯總、分析也變得更加容易，更為便捷;人員素質(zhì)、專業(yè)技能都得到了提升，也更易發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)使用中存在的問題，糾錯(cuò)、更新變得更加迅速、高效。

1.4 強(qiáng)化集團(tuán)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管控

顯而易見，共享工作推廣后，集團(tuán)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管控力度大為提高。共享中心可以按照集團(tuán)最新會(huì)計(jì)政策和管理意圖，直接應(yīng)用于日常業(yè)務(wù)處理，從而減少管理層級(jí)延伸帶來的管理效果流失，確保各項(xiàng)措施的落地。因?yàn)楣蚕碇行牡慕巧鄬?duì)獨(dú)立，可以更客觀、準(zhǔn)確地執(zhí)行各項(xiàng)會(huì)計(jì)管理規(guī)定、內(nèi)部政策等規(guī)范，一定程度上起到財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)監(jiān)管的作用。

1.5 開拓外部同類的商業(yè)市場(chǎng)

集團(tuán)內(nèi)部財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)成熟以后，一般都會(huì)考慮向外輸出產(chǎn)品和服務(wù)。這樣做可以帶來兩個(gè)好處：一是為集團(tuán)創(chuàng)效，更加凸顯共享中心作為集團(tuán)成員企業(yè)的價(jià)值;二是可以接觸、引進(jìn)和借鑒外部市場(chǎng)上的先進(jìn)管理理念和方法，以促進(jìn)自身工作的改進(jìn)和業(yè)務(wù)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2 財(cái)務(wù)共享上線后業(yè)務(wù)處理方式的變化，以及對(duì)質(zhì)量管控帶來的影響

2.1 業(yè)務(wù)處理地點(diǎn)由分散變?yōu)榧?/p>

財(cái)務(wù)共享將原有的分散在集團(tuán)內(nèi)各個(gè)地區(qū)的業(yè)務(wù)處理集中了起來，使得核算質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)更容易統(tǒng)一，質(zhì)量控制更易于貫徹推行。同時(shí)如果引用標(biāo)準(zhǔn)有誤，或者質(zhì)量控制點(diǎn)有疏漏，因?yàn)榧袔淼姆糯笮?yīng)，影響和后果也會(huì)更加嚴(yán)重[2]。

2.2 業(yè)務(wù)處理人員由全面變?yōu)閷Ｒ?/p>

核算業(yè)務(wù)人員分工比以前更為具體，這樣的改變帶來了效率的提升，同時(shí)也造成了業(yè)務(wù)處理上的割裂，缺少對(duì)所服務(wù)企業(yè)全流程業(yè)務(wù)整體上的關(guān)注與思考。

2.3 業(yè)務(wù)處理對(duì)象由實(shí)物變?yōu)橛跋?/p>

實(shí)物單據(jù)轉(zhuǎn)換為影像，同時(shí)可以使用OCR等影像識(shí)別技術(shù)，給自動(dòng)化處理帶來了一定便利。也會(huì)造成圖像不清、單據(jù)漏掃、OCR識(shí)別錯(cuò)誤、郵寄丟失等潛在風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)給核算質(zhì)量管控帶來新的挑戰(zhàn)。

2.4 業(yè)務(wù)處理流程由線下變?yōu)榫€上

共享業(yè)務(wù)上線后，業(yè)務(wù)發(fā)起、審批、處理、完成審核等業(yè)務(wù)流程從線下遷移到了線上，這種轉(zhuǎn)變的優(yōu)勢(shì)是流程更加規(guī)范，增加了可查度。不利影響為線上審批可能會(huì)因工作繁忙等各種原因而被忽略，時(shí)間節(jié)點(diǎn)會(huì)很長(zhǎng)，不如實(shí)物處理更容易把控。

2.5 業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)由個(gè)性變?yōu)榻y(tǒng)一

會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)雖然有會(huì)計(jì)法規(guī)、準(zhǔn)則、企業(yè)會(huì)計(jì)手冊(cè)、集團(tuán)會(huì)計(jì)政策等各項(xiàng)規(guī)范，但具體的業(yè)務(wù)形式多樣，考慮問題的出發(fā)點(diǎn)和角度會(huì)有偏差，理解起來也不盡相同。財(cái)務(wù)共享以后，因?yàn)闃I(yè)務(wù)處理人員相對(duì)固定集中，可以通過詳細(xì)劃分業(yè)務(wù)場(chǎng)景，統(tǒng)一科目、輔助核算、所需附件等工作，逐步改變?cè)械奶幚順?biāo)準(zhǔn)，便于實(shí)行統(tǒng)一的質(zhì)量管控。

2.6 業(yè)務(wù)處理由人工向智能化過渡

業(yè)務(wù)處理由人工向自動(dòng)化、智能化過渡，是共享帶來的一大顯著優(yōu)勢(shì)。自動(dòng)制證比重提升，可以避免人工處理帶來的一些失誤，但是因?yàn)樽詣?dòng)處理的自身局限，比如邏輯設(shè)定相對(duì)固定，不能對(duì)外部條件的變化及時(shí)做出應(yīng)對(duì);對(duì)企業(yè)提報(bào)的原始單據(jù)等資料無法進(jìn)行靈活思考，獨(dú)立判斷等，表現(xiàn)在質(zhì)量管控方面就存在一定的缺陷和風(fēng)險(xiǎn)。

3 如何進(jìn)行有效的質(zhì)量管控

3.1 采取更嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)共享集中以后，具備了統(tǒng)一進(jìn)行更嚴(yán)格質(zhì)量管控的條件。目前共享的質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)主要有：業(yè)務(wù)核算準(zhǔn)確率、業(yè)務(wù)處理及時(shí)率、服務(wù)滿意度評(píng)分、報(bào)表上報(bào)準(zhǔn)確率等指標(biāo)。有了嚴(yán)格的質(zhì)量控制指標(biāo)，質(zhì)量管控工作才能有章可循，才能有效落地。

3.2 加強(qiáng)核算人員質(zhì)量意識(shí)

質(zhì)量管控工作貫穿于業(yè)務(wù)全流程，主要責(zé)任主體和落腳點(diǎn)還是具體的業(yè)務(wù)處理人員，可分為以下幾個(gè)方面：

3.2.1 注重人員培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

一方面注意新晉和輪崗員工的培訓(xùn)，另一方面因?yàn)闀?huì)計(jì)準(zhǔn)則、政策、企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍等變化引起的業(yè)務(wù)處理調(diào)整，也要及時(shí)跟進(jìn)培訓(xùn)，進(jìn)行知識(shí)更新。

3.2.2 注意“質(zhì)”與“量”的平衡關(guān)系，合理安排工作

因?yàn)槊總€(gè)人的精力、能力有限，業(yè)務(wù)負(fù)荷過重可能出錯(cuò)的機(jī)率就會(huì)增大，工作量過少又會(huì)造成勞動(dòng)效率降低，勞動(dòng)力資源浪費(fèi)。在現(xiàn)有的工作條件下，按照實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，以總賬業(yè)務(wù)為例，平均月處理憑證量保持在300-500筆為宜，其他業(yè)務(wù)視復(fù)雜程度可適當(dāng)增減。

3.2.3 合理調(diào)配、輪換各業(yè)務(wù)部員工，以熟悉各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)處理的質(zhì)量意識(shí)

如前所述，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)共享以后，業(yè)務(wù)分工更為詳盡，好處是工作效率更高，弊端就是各業(yè)務(wù)部員工互相缺少了解，影響業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確。這就要求我們的業(yè)務(wù)處理在明確分工的基礎(chǔ)上，還要有一定的橫向聯(lián)系，或部分輪換，或交流培訓(xùn)，以達(dá)到相互溝通促進(jìn)，共同減少錯(cuò)誤，提高核算質(zhì)量的目的。

3.2.4 以正向激勵(lì)為主，考核鼓勵(lì)員工改進(jìn)工作，提高質(zhì)量控制指標(biāo)。

3.2.5 增加一些簡(jiǎn)單的自動(dòng)檢查程序，輔助進(jìn)行糾錯(cuò)處理

通過設(shè)置檢查程序，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人為疏忽，并提醒改正，也能減少一些日常錯(cuò)誤。

3.3 做好檔案資料掃描質(zhì)檢

共享模式下，影像資料質(zhì)量好壞直接關(guān)系到會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量。這方面工作要時(shí)刻關(guān)注掃描設(shè)備的技術(shù)狀態(tài)，對(duì)數(shù)據(jù)成像要及時(shí)復(fù)檢，以確保影像質(zhì)量。對(duì)OCR識(shí)別等成熟技術(shù)，加緊推廣應(yīng)用，提高自動(dòng)化處理水平。

3.4 及時(shí)處理線上節(jié)點(diǎn)業(yè)務(wù)

業(yè)務(wù)處理轉(zhuǎn)移為線上以后，能否高效處理是質(zhì)量管控的一個(gè)重要方面。影響處理效率的因素主要有：

3.4.1 員工的業(yè)務(wù)熟練程度

可以通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、勞動(dòng)競(jìng)賽、加強(qiáng)責(zé)任心、獎(jiǎng)懲激勵(lì)等方式，逐步提高。

3.4.2 系統(tǒng)的易用程度

常用的IT系統(tǒng)對(duì)工作效率也具關(guān)鍵作用，日常使用簡(jiǎn)捷高效，使用高峰時(shí)能保持穩(wěn)定狀態(tài)，未及時(shí)處理時(shí)能對(duì)相關(guān)責(zé)任人發(fā)出提醒，這是整個(gè)業(yè)務(wù)處理流程高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。要達(dá)到這一目標(biāo)，需要IT技術(shù)人員不斷根據(jù)應(yīng)用人員的需求和問題反饋，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，升級(jí)完善，提供強(qiáng)有力的運(yùn)維服務(wù);同時(shí)積極應(yīng)用新技術(shù)，提升自動(dòng)化處理水平。

3.4.3 企業(yè)業(yè)務(wù)提報(bào)的均衡度

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作習(xí)慣于月底集中處理大量業(yè)務(wù)，轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上模式后，其消極影響也顯而易見，平時(shí)工作量不飽和，集中提報(bào)后又無法及時(shí)完成。這方面需要共享與企業(yè)加強(qiáng)溝通，盡量爭(zhēng)取企業(yè)能夠均衡提報(bào)業(yè)務(wù)。

3.4.4 其他不可控因素的影響

如本輪新冠疫情帶來的集中辦公風(fēng)險(xiǎn)，就對(duì)及時(shí)處理業(yè)務(wù)造成了困擾。針對(duì)這些不可控因素，共享方應(yīng)做好緊急情況預(yù)案，備好移動(dòng)辦公設(shè)備，做好人員接替準(zhǔn)備，與企業(yè)加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，以共同應(yīng)對(duì)緊急突發(fā)事件，做到業(yè)務(wù)處理不中斷，日常運(yùn)營(yíng)平穩(wěn)有序。

3.5 準(zhǔn)確采用業(yè)務(wù)處理依據(jù)

因?yàn)楣蚕砗怂闳藛T脫離了原有的企業(yè)身份，處于一個(gè)相對(duì)獨(dú)立，與業(yè)務(wù)核算單位沒有太多利益糾葛的超然地位。所以處理業(yè)務(wù)時(shí)可以更客觀公正地去思考，獨(dú)立判斷業(yè)務(wù)適用標(biāo)準(zhǔn)，力求更準(zhǔn)確地反映業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)。因?yàn)闀?huì)計(jì)工作不像純粹的自然科學(xué)，有一定的社會(huì)屬性，其出發(fā)點(diǎn)和思考方向都會(huì)受到現(xiàn)實(shí)環(huán)境的制約。比如會(huì)計(jì)估計(jì)和變更，壞賬的判斷和計(jì)提，費(fèi)用和資本化處理的劃分等等，能否正確處理，關(guān)系到是否能夠正確反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果，從而也是衡量會(huì)計(jì)核算質(zhì)量好壞的重要因素。這些因素從共享公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來看，都是今后需要加強(qiáng)思考和規(guī)范的，對(duì)于將來業(yè)務(wù)質(zhì)量的提升，也會(huì)大有助益。

3.6 增加人工排查堵塞漏洞

自動(dòng)化和智能化程度提升以后，為防止由此帶來的質(zhì)量隱患，也應(yīng)增加一些人工排查手段。如轉(zhuǎn)移部分富余人員專門做日?；斯ぷ?，排查各項(xiàng)差錯(cuò)。對(duì)重大金額、非日常業(yè)務(wù)，重點(diǎn)復(fù)查，確保把差錯(cuò)影響降到最低。

4 對(duì)未來質(zhì)量管控工作的幾點(diǎn)建議

（1）將六西格瑪優(yōu)化提升、PDCA循環(huán)等質(zhì)量控制手段納入質(zhì)量管控體系，扎實(shí)做好業(yè)務(wù)質(zhì)量分析、監(jiān)控、規(guī)范化運(yùn)行及質(zhì)量考核。

（2）結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)控制工作，優(yōu)化流程設(shè)計(jì)，將質(zhì)量管控點(diǎn)前移。以“一矩陣兩清單”框架為基礎(chǔ)，構(gòu)建并持續(xù)完善風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估、控制和處理的全流程管控體系，爭(zhēng)取事前識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并做好規(guī)避措施，變“事后稽核”為“事前控制”。

（3）積極跟進(jìn)技術(shù)發(fā)展和內(nèi)外部業(yè)務(wù)環(huán)境變化，并相應(yīng)改進(jìn)系統(tǒng)和工作流程[3]。比如電子票據(jù)將來很可能會(huì)大規(guī)模應(yīng)用，我們就需要考慮條件成熟后，在提報(bào)系統(tǒng)中進(jìn)行嵌入，以提高自動(dòng)化處理水平，減少人為處理的錯(cuò)誤和不及時(shí)率。

5 結(jié)束語

共享上線后的質(zhì)量管控工作是一項(xiàng)新課題，涉及的方方面面比較多。該項(xiàng)工作也不是一朝一夕，一計(jì)一策就能做好的。本文限于篇幅和作者水平，只是對(duì)這一問題做了初步的粗淺探討。隨著財(cái)務(wù)共享工作的深入發(fā)展，此項(xiàng)工作必然也會(huì)隨之變化，其應(yīng)對(duì)策略也要跟進(jìn)研究完善。愿本文能夠拋磚引玉，舉一反三，引來更多的思考與討論，與廣大財(cái)務(wù)共享工作者一道，把共享模式下的會(huì)計(jì)核算質(zhì)量管控工作做好。

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