徐國(guó)洪

摘要： 隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息時(shí)代檔案管理越來(lái)越受到人們的重視。因此，在新時(shí)期，信息時(shí)代檔案管理工作者要掌握信息技術(shù)，做好信息時(shí)代檔案的系統(tǒng)收集、管理、查詢(xún)、分類(lèi)、整合工作，形成信息時(shí)代檔案管理鏈條，簡(jiǎn)單有序。同時(shí)，信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備綜合素質(zhì)，分析傳統(tǒng)信息時(shí)代檔案管理的弊端，補(bǔ)充管理中的不足和漏洞，創(chuàng)新信息時(shí)代的信息時(shí)代檔案管理，以推進(jìn)本單位信息時(shí)代檔案管理改革。

關(guān)鍵詞： 信息時(shí)代;信息時(shí)代檔案管理;工作者;素質(zhì);能力

1 前言

一般文件管理非常復(fù)雜，內(nèi)部容量很大。傳統(tǒng)的信息時(shí)代檔案管理只能依靠管理者的手工調(diào)整，管理空間有限，難以真正實(shí)現(xiàn)有序管理。在當(dāng)下信息化模式進(jìn)入各行各業(yè)的同時(shí)，信息時(shí)代檔案管理也抓住新機(jī)遇，開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)化管理，充分發(fā)揮信息時(shí)代檔案的價(jià)值。對(duì)此，只有提高信息時(shí)代檔案管理工作者的素質(zhì)和能力，信息時(shí)代檔案管理才能在信息時(shí)代凸顯其潛在價(jià)值。

信息時(shí)代檔案工作要求細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，工作步驟多、環(huán)節(jié)多、程序多、耗時(shí)多，致使完成任務(wù)的時(shí)間彈性比較大。信息時(shí)代檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的責(zé)任心，一絲不茍的、一步步的地做好信息時(shí)代檔案工作，保持歸信息時(shí)代檔案卷的齊全完整和質(zhì)量，以確保其作為歷史證據(jù)的可靠性。信息時(shí)代檔案管理人員還要具備健康的心理素質(zhì)，適時(shí)調(diào)整心理狀態(tài)，有較強(qiáng)的自制力和自控力。要耐得住寂寞

必須具備專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)隨著計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在信息時(shí)代檔案工作中的應(yīng)用和發(fā)展，對(duì)于信息時(shí)代檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。

2 信息時(shí)代檔案管理工作者面臨的新要求和新情況

2.1 信息時(shí)代檔案管理工作者面臨的新標(biāo)準(zhǔn)和要求

就信息時(shí)代檔案管理工作的實(shí)質(zhì)而言，其構(gòu)成要素為三個(gè)，分別是信息時(shí)代檔案管理的目標(biāo)對(duì)象、物質(zhì)基礎(chǔ)和主體，也就是信息時(shí)代檔案資源、條件和管理者，這些都是缺一不可的。要對(duì)三個(gè)要素進(jìn)行正確有效的處理，加強(qiáng)統(tǒng)一性以及一致性，才能夠?yàn)樾畔r(shí)代檔案管理工作的有效開(kāi)展提供保障。在這些要素中，管理者有易變性的特點(diǎn)，和時(shí)代發(fā)展和行業(yè)形勢(shì)之間具有緊密的聯(lián)系。所以，在信息時(shí)代背景下，就需要提升管理人員的能力和素質(zhì)，為信息時(shí)代檔案管理工作有效性的提升提供保障。

2.2 信息時(shí)代檔案管理工作者面臨的新情況

首先，信息技術(shù)在很多領(lǐng)域中都得到了廣泛的運(yùn)用，在信息時(shí)代檔案管理中也得到了有效的運(yùn)用，為信息時(shí)代檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)提供基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段，社會(huì)發(fā)展速度較快，進(jìn)而對(duì)信息時(shí)代檔案管理提出了新的要求，也就是除了發(fā)揮記錄功能之外，還要注重在社會(huì)實(shí)踐中的運(yùn)用和效果的發(fā)揮。對(duì)此，要全面提升管理的有效性，進(jìn)而提升管理的便利性，為信息時(shí)代檔案的查找以及利用提供便利，減少管理工作中的問(wèn)題以及不足。信息化具有便捷的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)管理信息化平臺(tái)的建設(shè)，能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)，快速地收集信息并進(jìn)行整理。這也要求信息時(shí)代檔案管理人員要提升自已的技能水平，進(jìn)而滿足新時(shí)代下信息時(shí)代檔案管理工作發(fā)展的需要，促進(jìn)信息時(shí)代檔案管理工作的發(fā)展，提升科學(xué)性以及系統(tǒng)性。其次，信息技術(shù)的運(yùn)用，改變了傳統(tǒng)的信息時(shí)代檔案管理方式和手段，雖然當(dāng)前還是有紙質(zhì)信息時(shí)代檔案存在，然而電子信息時(shí)代檔案才是趨勢(shì)，是將管理和信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行結(jié)合。這就要求信息時(shí)代檔案管理工作者具有綜合素質(zhì)能力。再次，在信息時(shí)代檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)，要充分發(fā)揮出技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，就需要管理人員具有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作水平，可以有效地運(yùn)用各種信息技術(shù)。最后，信息時(shí)代檔案管理工作者還要結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代，學(xué)會(huì)升級(jí)更新等技術(shù)的操作，確保信息時(shí)代檔案資源安全，這也是信息時(shí)代檔案管理中的重要組成部分。

3 信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力

3.1 堅(jiān)定的政治素養(yǎng)是首要的關(guān)鍵素質(zhì)

信息時(shí)代檔案管理看似簡(jiǎn)單，但實(shí)際上要求高標(biāo)準(zhǔn)。它需要信息時(shí)代檔案工作者的責(zé)任感和社會(huì)服務(wù)意識(shí)。然而，這些責(zé)任和服務(wù)意識(shí)很難評(píng)估，均在很大程度上取決于信息時(shí)代檔案管理員的意識(shí)。在單位中，信息時(shí)代檔案管理員可以訪問(wèn)單位的核心數(shù)據(jù)，而一旦這些內(nèi)容被泄露和出售，將產(chǎn)生不可預(yù)測(cè)的影響。由于缺乏政治素養(yǎng)和法律觀念，信息時(shí)代檔案管理工作者的保密、安全維護(hù)、驗(yàn)收和檢查意識(shí)自然會(huì)降低。所以從根本上說(shuō)，信息時(shí)代檔案管理是存在泄露信息漏洞的。尤其是在信息代背景下，在信息時(shí)代檔案信息處理方面，信息時(shí)代檔案平臺(tái)還建立了共享模式，信息泄露危險(xiǎn)性加大。信息時(shí)代檔案管理工作者一旦失去對(duì)單位的忠誠(chéng)和正確的政治認(rèn)知，不僅信息時(shí)代檔案信息更新緩慢，而且更容易產(chǎn)生內(nèi)部問(wèn)題——信息泄露，使單位的活動(dòng)不可持續(xù)。此外，當(dāng)收集的信息時(shí)代檔案存在欺詐行為，或者收集的文件被隨意篡改，那么相應(yīng)的信息時(shí)代檔案管理工作就毫無(wú)意義? [1]?；诖?，信息時(shí)代檔案管理工作者需首先具備堅(jiān)定的政治素養(yǎng)。

3.2 良好的道德素養(yǎng)是必備的基本素質(zhì)

信息時(shí)代檔案管理人員應(yīng)在信息化模式下形成職業(yè)化。目前，一些信息時(shí)代檔案工作者存在量入為出的心態(tài)，或者根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，老一輩可以照搬，但不能積極創(chuàng)新，使信息時(shí)代檔案工作停留在原來(lái)的模式，問(wèn)題逐漸積累，無(wú)法消化。高素質(zhì)的信息時(shí)代檔案工作者應(yīng)具備信息理論。首先，在接觸本單位相關(guān)數(shù)據(jù)和信息時(shí)，不應(yīng)流言蜚語(yǔ)，而應(yīng)保持沉默，客觀審核數(shù)據(jù)，做好數(shù)據(jù)歸檔工作，需要具備一定的信息處理能力，尤其是紙質(zhì)、電子版的交叉處理的能力。它應(yīng)規(guī)定數(shù)據(jù)的哪些部分需要在兩個(gè)不同的方向上進(jìn)行保留，哪些部分的數(shù)據(jù)只能以電子方式存儲(chǔ)，哪些部分的數(shù)據(jù)不適合在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)。信息時(shí)代檔案人員應(yīng)具有信息敏感性，能夠結(jié)合單位活動(dòng)和對(duì)人員的了解，進(jìn)行審查和改進(jìn)數(shù)據(jù)，能夠在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)多部門(mén)聯(lián)動(dòng)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.3 敏銳的信息素養(yǎng)是時(shí)代要求的必備能力

信息時(shí)代檔案人員應(yīng)具備信息收集、信息篩選和信息評(píng)價(jià)的能力，能夠獨(dú)立、系統(tǒng)地收集信息，能夠在幾秒鐘內(nèi)自由區(qū)分信息的類(lèi)型和完整性，進(jìn)行總結(jié)和統(tǒng)計(jì)，能夠從多個(gè)客觀角度審視信息時(shí)代檔案工作，而不是建立一個(gè)只限于自身主觀思維的信息系統(tǒng)，畢竟信息時(shí)代檔案管理工作還是要方便單位或企業(yè)獲取和使用信息，使信息在時(shí)限內(nèi)發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。同時(shí)，信息時(shí)代檔案人員應(yīng)挖掘信息時(shí)代檔案信息中蘊(yùn)含的潛力，根據(jù)現(xiàn)有單位活動(dòng)收集相關(guān)數(shù)據(jù)，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考，跟蹤信息時(shí)代檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生的效益，評(píng)估數(shù)據(jù)的價(jià)值? [2]。

3.4 扎實(shí)的職業(yè)素養(yǎng)是核心的能力與素質(zhì)

目前，各單位的信息時(shí)代檔案管理仍處于邊緣地位，但這種職業(yè)又離不開(kāi)企業(yè)。信息時(shí)代檔案工作和信息時(shí)代檔案工作者容易被邊緣化，只有扎實(shí)的工作技能和良好的工作意識(shí)，才能做好這份信息時(shí)代檔案工作。信息時(shí)代檔案工作比較枯燥，需要細(xì)心和耐心。同時(shí)，員工應(yīng)該能夠承受這些枯燥，并具有不屈不撓的精神。信息時(shí)代檔案崗位需要專(zhuān)人維護(hù)和操作。在信息化模式下，信息時(shí)代檔案工作者不僅要被動(dòng)地處理自己的工作，還要積極地開(kāi)展歸檔、資料整理、編目、鑒定、著錄、信息時(shí)代檔案保護(hù)等活動(dòng)，建立信息時(shí)代檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，熟悉網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代檔案工作流程。目前，為了逐步加快信息時(shí)代檔案工作的信息化進(jìn)程，信息時(shí)代檔案信息功能正在逐步完善。員工應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷與同行交流經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合中國(guó)相應(yīng)的政策和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行階段性創(chuàng)新? [3]。

4 提高人事信息時(shí)代檔案管理人員素質(zhì)的途徑

4.1 不斷加強(qiáng)思想作風(fēng)和工作作風(fēng)建設(shè)

思想修養(yǎng)是信息時(shí)代檔案工作的第一要素。既要精通信息業(yè)務(wù)，又要清正廉潔，有公平感，注重理論與實(shí)踐的結(jié)合，根據(jù)本單位信息時(shí)代檔案管理的特點(diǎn)，對(duì)信息時(shí)代檔案管理進(jìn)行分析。信息時(shí)代檔案管理不應(yīng)局限于崗位，而應(yīng)了解本單位的業(yè)務(wù)模式和本單位財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)狀況，明確本單位未來(lái)發(fā)展的指標(biāo)和方向，然后通過(guò)綜合數(shù)據(jù)為本單位提供具體依據(jù)。在企業(yè)內(nèi)部開(kāi)展文化建設(shè)，獎(jiǎng)勵(lì)信息時(shí)代檔案人員，鼓勵(lì)信息時(shí)代檔案人員主動(dòng)創(chuàng)新? [4]。

4.2 繼續(xù)加強(qiáng)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和教育

對(duì)于信息時(shí)代檔案管理，可以建立一個(gè)評(píng)估系統(tǒng)，在學(xué)習(xí)和培訓(xùn)后進(jìn)行評(píng)估。要從黨的針尖出發(fā)，研究黨的政策制度，落實(shí)信息時(shí)代檔案信息工作干部培訓(xùn)機(jī)制，構(gòu)建內(nèi)部勞動(dòng)競(jìng)爭(zhēng)模式，相互追趕，學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)。我們可以將國(guó)家信息時(shí)代檔案局的信息展示和信息論壇結(jié)合起來(lái)，開(kāi)展互聯(lián)網(wǎng)智能信息時(shí)代檔案成果學(xué)習(xí)，逐步從信息時(shí)代檔案的碎片化模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧苫Ｊ?，盡可能在信息時(shí)代檔案平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)完整的集成交互，減少信息操作的重復(fù)性。在學(xué)習(xí)過(guò)程中，通過(guò)階段分?jǐn)?shù)和績(jī)效分?jǐn)?shù)進(jìn)行相關(guān)績(jī)效評(píng)估。我們應(yīng)該在內(nèi)部為信息時(shí)代檔案管理員提供學(xué)習(xí)空間，并擴(kuò)大外部交流機(jī)會(huì)? [5]。

4.3 更新服務(wù)理念，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)

信息時(shí)代檔案不僅僅是一項(xiàng)保存工作，信息時(shí)代檔案也不僅僅是一個(gè)保存空間。合理利用信息時(shí)代檔案，充分發(fā)揮信息時(shí)代檔案應(yīng)有的價(jià)值，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，結(jié)合歷史信息時(shí)代檔案管理中存在的問(wèn)題和漏洞進(jìn)行補(bǔ)充，制定管理流程和參考方法，積極向部門(mén)傳遞重要文件，并注意建立信息管理的安全保密制度。應(yīng)設(shè)計(jì)文件訪問(wèn)和使用權(quán)。借助信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代檔案部門(mén)的聯(lián)動(dòng)，及時(shí)為部門(mén)活動(dòng)傳遞配套信息時(shí)代檔案內(nèi)容。

5 結(jié)語(yǔ)

在信息化模式下，信息時(shí)代檔案管理逐步取代傳統(tǒng)的管理模式，實(shí)現(xiàn)了全面、科學(xué)、智能的管理模式。由于信息時(shí)代檔案管理工作的復(fù)雜性和瑣碎性，在工作中應(yīng)充分結(jié)合傳統(tǒng)管理和信息管理，不應(yīng)過(guò)分依賴(lài)單獨(dú)的管理形式。信息時(shí)代檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的政治意識(shí)、道德素質(zhì)和信息素養(yǎng)。通過(guò)本單位提供的學(xué)習(xí)條件和網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)空間，不斷學(xué)習(xí)精神和專(zhuān)業(yè)知識(shí)。了解時(shí)代對(duì)信息時(shí)代檔案管理的要求，能夠圍繞單位、企業(yè)信息時(shí)代檔案管理的重點(diǎn)進(jìn)行創(chuàng)造性思考。

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