王曉祥 王亞飛 田云峰 董鍵

摘要： 檔案管理是醫(yī)院一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，科學(xué)高效的檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生工作的正常開展以及醫(yī)院改革發(fā)展都具有積極重要的作用。

關(guān)鍵詞： 檔案工作;管理;醫(yī)療;服務(wù)

隨著現(xiàn)代高科技信息時(shí)代的快速發(fā)展，對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)也日益提高，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的發(fā)展需求，檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化已是必然趨勢(shì)，醫(yī)院檔案規(guī)范化管理是醫(yī)院發(fā)展的重要組成部分，是新時(shí)代醫(yī)院管理發(fā)展的基礎(chǔ)性關(guān)鍵，如何適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展需求，掌握運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段和信息技術(shù)，充分利用檔案信息資源，提高管理效率和管理水平，更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，為醫(yī)院改革與發(fā)展服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，突顯醫(yī)院檔案管理在醫(yī)療服務(wù)工作中的作用。

1 健全制度是檔案工作的首要前提

建立健全完善的檔案管理工作制度，是醫(yī)院檔案管理工作的首要前提。前一個(gè)時(shí)期多數(shù)醫(yī)院沒有相應(yīng)完善的檔案管理制度，導(dǎo)致一些檔案資料管理的不規(guī)范、不統(tǒng)一，分散收集，分散管理，有的檔案資料嚴(yán)重丟失，很多資料收集整理不完整，有些信息資料不健全，使得檔案資料殘缺不齊、雜亂無章，利用效率不高，開發(fā)信息利用率低，這種現(xiàn)象很難與信息化時(shí)代相適應(yīng)，跟不上醫(yī)院快速發(fā)展?fàn)顩r需求，只有建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，才能徹底轉(zhuǎn)變重業(yè)務(wù)輕服務(wù)的管理模式，牢固樹立歸檔用檔意識(shí)，落實(shí)檔案工作責(zé)任制，強(qiáng)化制度的嚴(yán)肅性和操作性，把工作重心轉(zhuǎn)移到檔案管理與利用服務(wù)上來，以建立健全檔案規(guī)章制度為目標(biāo)，以歷史記錄為載體，更好地服務(wù)醫(yī)院、服務(wù)臨床、服務(wù)患者，以此來促進(jìn)醫(yī)院檔案管理服務(wù)工作進(jìn)一步提高。

2 提高素質(zhì)是檔案工作的發(fā)展需求

提高檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院管理工作具有十分重要的意義，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理整體素質(zhì)建設(shè)，全面提高從事檔案管理人員素質(zhì)將會(huì)對(duì)整個(gè)醫(yī)院的工作具有一定的影響作用，檔案管理工作者在具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，還必須具備堅(jiān)定的政治立場和良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)與工作能力，做到政策性、原則性和服務(wù)性的有機(jī)結(jié)合，才能適應(yīng)醫(yī)院檔案發(fā)展的需求。檔案管理工作是一個(gè)不斷收集新的檔案資料、合法利用檔案歷史資源的過程，由于長期歷史遺留等方面的因素，檔案專業(yè)管理人員缺乏，不具備專業(yè)醫(yī)學(xué)知識(shí)和檔案管理知識(shí)的檔案管理人員，檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)知識(shí)老化，其專業(yè)知識(shí)面淡薄，難以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的需求，極大地影響著檔案管理人員自身素質(zhì)的提高，作為檔案管理工作者必須熱愛檔案工作，具有創(chuàng)新思維，理論知識(shí)全面，依靠科技進(jìn)步追求，強(qiáng)化檔案工作人員的信息素養(yǎng)，切實(shí)增強(qiáng)緊迫感、使命感和服務(wù)意識(shí)，提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和綜合素質(zhì)，深化檔案管理工作者理論知識(shí)的管理學(xué)習(xí)培訓(xùn)，拓展視野范圍，充實(shí)理論內(nèi)涵，營造注重學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)的濃厚氛圍，以學(xué)習(xí)促進(jìn)步，以培訓(xùn)促成長，做到學(xué)以致用，落到實(shí)處，將理論知識(shí)運(yùn)用于檔案管理實(shí)際工作中，推進(jìn)檔案管理工作逐步提升到一個(gè)新的臺(tái)階。

3 人才建設(shè)是檔案工作的培養(yǎng)途徑

檔案管理工作的特殊性質(zhì)特點(diǎn)與發(fā)展方向，要求檔案管理工作者要具有相對(duì)的工作穩(wěn)定性和連續(xù)性，目前檔案工作者普遍存在兼職人員及工作調(diào)整頻繁的情況，不僅影響著檔案管理工作的提高和對(duì)工作情況的熟悉延續(xù)性，同時(shí)也給檔案工作帶來相應(yīng)的負(fù)面損失，面對(duì)新時(shí)期醫(yī)院檔案工作需求，思想認(rèn)識(shí)、長遠(yuǎn)規(guī)劃還有欠缺的地方，檔案人才隊(duì)伍建設(shè)缺乏總體性和目標(biāo)性，不能從全面培養(yǎng)管理者綜合素質(zhì)和檔案事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的高度來認(rèn)識(shí)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的重要性，為加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的途徑，要想辦法為檔案工作者創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，搭建更好的學(xué)習(xí)平臺(tái)，提供更多的鍛煉機(jī)會(huì)，立足目前檔案人才隊(duì)伍缺乏，要對(duì)現(xiàn)有人員狀況進(jìn)行科學(xué)分析，制定長期檔案人才管理使用計(jì)劃，激發(fā)檔案工作者的工作熱情，切實(shí)為檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)創(chuàng)造積極條件，加大崗位學(xué)習(xí)培訓(xùn)教育力度，建立行之有效、科學(xué)規(guī)范的教育培訓(xùn)成長體系，做到有規(guī)劃、有步驟、有方向地引進(jìn)檔案專業(yè)技術(shù)人才，將有文化基礎(chǔ)、有專業(yè)技能、有自身素質(zhì)的檔案管理人才充實(shí)到檔案隊(duì)伍中來，合理配置、大膽使用具有創(chuàng)新意識(shí)、專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)特長的檔案管理工作者，鼓勵(lì)他們強(qiáng)化檔案專業(yè)理論研究和實(shí)踐探索，增強(qiáng)檔案管理工作者的自豪感、成就感和責(zé)任感，以此來促進(jìn)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)培養(yǎng)體系的有力落實(shí)。

4 基礎(chǔ)設(shè)施是檔案工作的重要保障

隨著檔案信息化建設(shè)的迅速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，過去簡單化的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)期醫(yī)院規(guī)范管理的需要，一些醫(yī)院由于多方面的原因限制，在硬件基礎(chǔ)設(shè)施上還投入不夠，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備落后，工作效率不高，信息共享成為困難，檔案管理工作發(fā)展緩慢，已經(jīng)不能夠滿足檔案的發(fā)展需求，隨著高科技時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，檔案管理工作呈現(xiàn)出新常態(tài)，注重檔案管理工作的發(fā)展，加大對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)資金投入，檔案工作需要建立科學(xué)、規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的老式庫房管理現(xiàn)狀，滿足檔案工作技術(shù)融合，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，借助利用現(xiàn)代化高科技技術(shù)來提高檔案的工作效率與質(zhì)量，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化和智慧化檔案管理平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案庫房網(wǎng)絡(luò)化、智能化、人性化、科學(xué)化，創(chuàng)新整個(gè)檔案產(chǎn)業(yè)日常管理模式，建立適宜保管檔案資料的專用庫房，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，采用專用的醫(yī)院數(shù)字化、信息化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，實(shí)施電子檔案技術(shù)平臺(tái)，提高檔案管理的工作效率，切實(shí)將在檔案信息管理應(yīng)用上實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、系統(tǒng)化與便捷化，只有完善檔案管理基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)，才能更好地為檔案管理工作提供安全有效保障作用。

5 信息共享是檔案工作的中心任務(wù)

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，正確理解認(rèn)識(shí)檔案信息資源共享做好檔案信息開發(fā)利用的前提，只有規(guī)范醫(yī)院信息資源的管理、使用和服務(wù)，重視檔案信息的開發(fā)利用，才能更好地發(fā)揮檔案的信息共享作用，也就是對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、分類、整理、排序、編目、檢索以及歸檔保存、查詢、開發(fā)、利用等信息服務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)，通過運(yùn)用先進(jìn)性的高科技信息化技術(shù)手段，將原紙質(zhì)檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮庸芾砟Ｊ?，檔案管理工作要緊緊圍繞醫(yī)院中心工作任務(wù)來開展，重視檔案基礎(chǔ)性工作與信息化建設(shè)，擴(kuò)大檔案的收集范圍與檔案歸檔質(zhì)量，引用檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，建立專門的檔案資源信息數(shù)據(jù)庫，有效地保證檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化、數(shù)字化，詳細(xì)整理、分析各種形式的檔案數(shù)據(jù)，進(jìn)而為檔案資料的高效儲(chǔ)存、集成整合、信息利用提供保障，合法實(shí)現(xiàn)信息共享提供檔案資料相關(guān)服務(wù)職能，切實(shí)將檔案信息資源互聯(lián)互通，檔案工作者要樹立必要的信息化服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，堅(jiān)持以人為本，建檔用檔，體現(xiàn)檔案資料的價(jià)值和作用，歷史檔案信息已經(jīng)成為醫(yī)院建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)決策、科研教學(xué)和行政事務(wù)管理等工作的重要依據(jù)，在醫(yī)院整體工作中發(fā)揮著越來越重要的作用。

6 開發(fā)利用是檔案工作的價(jià)值體現(xiàn)

檔案作為一種載體，是一種珍貴的歷史資源，在當(dāng)前信息社會(huì)、大數(shù)據(jù)時(shí)代，其價(jià)值和作用日益顯現(xiàn)，要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，理解做好檔案開發(fā)利用的要義，有助于提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理工作的整體發(fā)展，采取有效的方式方法，挖掘檔案的潛力價(jià)值，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理地開發(fā)利用，是醫(yī)院改革發(fā)展的需要，是有益于服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，是順應(yīng)于檔案開發(fā)利用的需要，是有助于推進(jìn)檔案工作深入開展的需要，傳統(tǒng)的檔案管理模式與管理手段，僅僅側(cè)重于檔案的收集分類、歸檔立卷等事務(wù)性和安全保管性工作，對(duì)檔案的應(yīng)用也多是提供查閱、檢索等簡單服務(wù)過程，對(duì)檔案信息的應(yīng)用也多限于管理工作方面，利用檔案信息資源的開發(fā)利用的標(biāo)準(zhǔn)仍然偏低，推進(jìn)檔案開發(fā)利用信息技術(shù)手段，只有充分認(rèn)識(shí)檔案作為信息資源的價(jià)值，就要研究檔案開發(fā)利用工作中存在的問題和做好檔案開發(fā)利用的方法措施，通過檔案工作者的開拓創(chuàng)新，采取多種方式，深入開發(fā)檔案信息資源，拓展信息應(yīng)用領(lǐng)域，檔案工作者只有以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得需求者的滿意，才能充分體現(xiàn)檔案管理的開發(fā)利用價(jià)值。

7 依法依規(guī)是檔案工作的制度體系

檔案管理是醫(yī)院管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標(biāo)志，無論從醫(yī)學(xué)方面的學(xué)術(shù)研究、科技交流，還是到醫(yī)院的行政管理、法律糾紛、事務(wù)性工作，無不依賴于醫(yī)院的檔案管理服務(wù)工作，醫(yī)院作為特殊公益性服務(wù)行業(yè)，依法管理、依法行醫(yī)已經(jīng)成為從醫(yī)行業(yè)的行為準(zhǔn)則和服務(wù)規(guī)范，必須高度重視醫(yī)院檔案的依法管理性，檔案部門在促進(jìn)檔案管理發(fā)展過程中，要適應(yīng)衛(wèi)生體制改革的發(fā)展，認(rèn)真抓好落實(shí)《檔案法》及實(shí)施辦法以及相關(guān)配套的有關(guān)檔案工作的行政法規(guī)、條例的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和組織實(shí)施，醫(yī)院檔案管理工作要在認(rèn)真執(zhí)行國家《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》、《醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》等的前提下，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，緊密聯(lián)系醫(yī)院改革發(fā)展實(shí)際制訂本單位的檔案規(guī)章制度體系，將檔案工作諸個(gè)環(huán)節(jié)通過科學(xué)的規(guī)章制度來達(dá)到制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理要求，確保檔案管理信息能夠更好地、有效地為醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)，促使醫(yī)院檔案管理工作有法可依、有章可循。

8 強(qiáng)化宣傳是檔案工作的觀念轉(zhuǎn)變

重視和加強(qiáng)宣傳檔案管理非常必要，即是一項(xiàng)長期性的工作任務(wù)，也是醫(yī)院必須加強(qiáng)的基礎(chǔ)性工作，強(qiáng)化宣傳檔案管理意識(shí)，首先要充分認(rèn)識(shí)檔案宣傳工作的重要意義，拓展宣傳檔案意識(shí)和途徑，明確歸檔收集的范圍，是宣傳檔案工作的依據(jù)，以此來推進(jìn)檔案宣傳內(nèi)容的豐富;其次，宣傳工作引導(dǎo)力不足，大家對(duì)檔案工作的認(rèn)知度不高，對(duì)于可利用檔案來獲取信息資源的意識(shí)不強(qiáng)，可獲取的檔案資料信息內(nèi)容以及獲取的途徑和方法都不慎了解，檔案資源利用率不高，可利用的領(lǐng)域也比較狹窄，只有宣傳檔案歸檔的重要性，增強(qiáng)歸檔意識(shí)，檔案的信息利用價(jià)值才能得以最大限度的實(shí)現(xiàn)。確保檔案資料的收集、完整與安全，醫(yī)院宣傳檔案要針對(duì)醫(yī)院開展的重要事件、時(shí)間節(jié)點(diǎn)來進(jìn)行真實(shí)記錄，能夠?yàn)榭蒲薪虒W(xué)、編寫院史等提供詳細(xì)、真實(shí)的歷史實(shí)材，豐富多彩、形式多樣的檔案宣傳工作將醫(yī)院發(fā)展歷程和所取得的成績更直觀地展現(xiàn)出來，即對(duì)職工具有較好的歸檔教育意識(shí)，也能夠?yàn)獒t(yī)院宣傳提供重要的信息支持，更好地發(fā)揮出宣傳檔案在醫(yī)療服務(wù)工作中的作用。

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