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        淺談科研單位固定資產(chǎn)投資項目檔案的管理

        2021-03-15 09:31:03陳欣
        錦繡·上旬刊 2021年7期
        關(guān)鍵詞:收集電子檔案完整性

        摘要:近幾年來固定資產(chǎn)投資項目逐年增多,本文針對我院固定資產(chǎn)投資項目新基地建設(shè)項目為例,該項目建設(shè)周期長、投入資金多、涉及建設(shè)部門較多等特點,本人在實踐的工作中結(jié)合項目實際情況,發(fā)現(xiàn)存在的問題,如:在工程文件的收集、整理和歸檔的工作中,一些單位(部門)還存在著工程文件完整性欠缺、歸檔不及時等問題,針對存在問題總結(jié)出適合該項目的檔號編制規(guī)則和分類方法,采取事前控制、納入考核等管控方式,以及如何完善電子檔案的完整性等方法,有效的保證了該項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性、安全性等方面的歸檔要求。從而為后續(xù)的檔案利用、檢索提供了有力的支持保障。

        關(guān)鍵詞:固定資產(chǎn)投資項目、收集、完整性、電子檔案

        前言:

        固定資產(chǎn)投資項目檔案(1)(以下簡稱項目檔案)一般界定為項目由論證、立項、建設(shè)直至驗收的全部過程中生成的文字、圖表、聲像等不同表現(xiàn)形式并具有查考保存價值的原始記錄。未經(jīng)項目檔案驗收亦或驗收不合格的,不得進行或通過項目竣工驗收。由此足見國家對項目檔案的重視程度,所以做好項目檔案的管理工作尤為重要。怎樣運用科學(xué)的檔案管理方法,確保該項目產(chǎn)生的各類文件收集完整、分類準確,便于日后利用是當今檔案管理人員思考的問題。

        一、我院固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的現(xiàn)狀

        1、本院該項目檔案管理及信息化概況

        該項目位于天津市津南區(qū),項目建設(shè)周期47個月。該項目在2017年項目開工之初,進行了項目文件管理和歸檔交底,明確了規(guī)范、標準和相關(guān)制度。在主管院長全面負責項目檔案的同時,由院檔案室的檔案工作人員具體負責,配備了專職項目檔案管理人員。院項目管理部門、相關(guān)職能部門、實施部門和項目總承包單位、項目監(jiān)理單位均配備檔案工作負責人,并配備了專、兼職資料員,形成了以檔案室為核心的項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案工作人員負責對項目相關(guān)部門和總承包、監(jiān)理等單位項目文件材料的收集、整理和歸檔工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,同時還負責全部項目檔案的審核、接收、匯總整理。目前該項目可以利用檔案管理系統(tǒng)進行立卷整理,部門資料員通過錄入案卷和卷內(nèi)文件信息,系統(tǒng)自動打印封面、卷內(nèi)目錄、備考表、歸檔移交單、案卷目錄等格式,實現(xiàn)了一次輸入、多次輸出和在線移交、提高了項目檔案的整理歸檔工作效率。檔案入庫后,全部項目檔案目錄可以進行在線查詢,大大提高了檢索效率。該項目實現(xiàn)了數(shù)碼照片和重要檔案的數(shù)字化掃描進行了備份存檔,豐富了竣工圖及合同協(xié)議文件的電子版,為今后查詢利用提供了便利。

        2、我院固定資產(chǎn)投資項目—新基地建設(shè)項目檔案檔號編制規(guī)則:

        根據(jù)《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》(DA/T28-2018),結(jié)合我院檔案分類大綱和項目實際情況,制定了項目檔案分類情況(2),主要分為:立項文件,招投標、合同協(xié)議文件,勘察、設(shè)計文件,項目管理文件,施工文件,監(jiān)理文件,設(shè)備文件,電子文,照片竣工驗收文件等十大類。

        二、根據(jù)該項目特點各類別檔案包括的主要內(nèi)容:

        1、立項文件包括:項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計及相關(guān)批復(fù)文件、項目選址、規(guī)劃許可、職業(yè)安全、職業(yè)衛(wèi)生、環(huán)境影響及“三同時”等文件

        2、招投標、合同協(xié)議文件包括:總承包合同、監(jiān)理合同、工程咨詢合同、設(shè)備合同及相關(guān)招投標文件

        3、勘察、設(shè)計文件包括:勘察報告及施工圖等

        4、項目管理文件包括:項目管理制度和質(zhì)量保證文件、項目機構(gòu)成立文件、安全質(zhì)量檢查文件、投資計劃、進度計劃、工程結(jié)算審核、會議紀要文件等

        5、施工文件包括:建筑施工文件、設(shè)備及管線安裝施工文件、電氣、儀表安裝施工文件等

        6、監(jiān)理文件包括:施工監(jiān)理文件、監(jiān)理大綱、監(jiān)理通知單、監(jiān)理日志等

        7、設(shè)備文件包括:設(shè)備開箱驗收資料、操作規(guī)程等

        8、電子文件包括:設(shè)備隨機光盤、數(shù)碼照片資料、系統(tǒng)軟件、竣工圖電子版、招投標及合同文件的掃描版等

        9、照片包括:原始地形地貌、隱蔽工程、領(lǐng)導(dǎo)視察、重要會議、施工過程等

        10、竣工驗收文件包括:項目管理工作總結(jié)、質(zhì)量監(jiān)督報告、規(guī)劃驗收資料、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生、職業(yè)安全等“三同時”驗收文件、財務(wù)審計報告、檔案驗收文件(3)、竣工驗收文件等

        三、該項目檔案存在的問題:

        1、收集完整性需加強

        由于固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)周期往往是一年、兩年、甚至幾年,項目建設(shè)周期長,而且在此期間難免會發(fā)生人員變動,導(dǎo)致文件資料的交接不完整的情況比比皆是。所以就給檔案的收集工作帶來了困難。

        2、部分項目文件為復(fù)印件,缺乏有效性

        個別文件需多個部門存檔,故存在歸檔時為了保證其相互關(guān)聯(lián),會有復(fù)印件存檔的現(xiàn)象。

        3、個別原材料檢驗報告未歸檔

        四、解決措施

        1、開工交底、組織培訓(xùn)

        自項目開工之初,進行項目文件管理和歸檔交底,并明確標準、規(guī)范和相關(guān)制度,項目參建各方統(tǒng)一標準、達成一致。結(jié)合項目實際,在院內(nèi)組織開展項目檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn),為項目檔案的規(guī)范化管理奠定了堅實的基礎(chǔ)。

        2、領(lǐng)導(dǎo)重視、監(jiān)管落實

        根據(jù)項目竣工驗收計劃,檔案部門制定歸檔驗收工作計劃,明確了院相關(guān)部門和總承包、監(jiān)理、各施工黨委的歸檔內(nèi)容、工作任務(wù)和時間節(jié)點。主管院長多次召開項目檔案工作協(xié)調(diào)會,親自督促工作計劃的完成情況,有效地推進了項目文件的歸檔進度。

        3、日常監(jiān)督、納入考核

        檔案部門積極開展日常監(jiān)督,建立了項目檔案微信工作群,形成管理網(wǎng)格,指定專人對院相關(guān)部門、總承包、監(jiān)理單位進行對接,經(jīng)常深入現(xiàn)場進行一對一指導(dǎo),及時溝通解決項目文件收集、整理、歸檔工作中的具體問題,確保項目檔案的收集、整理等工作符合國家標準要求。檔案部門人員參與項目全過程關(guān)鍵節(jié)點,現(xiàn)場檢查文件收集和歸檔情況,初步提出整改要求,確保問題及時歸零。

        我院把項目文件的收集、整理及歸檔工作納入對總承包、監(jiān)理單位的合同履約考核以及對相關(guān)部門月度JYK考核工作中,確保項目文件收集(4)歸檔的及時性。

        參考文獻

        [1]國家國防科技工業(yè)局、國家檔案局.國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理辦法 [S].北京:國防科工局,2015.

        [2]賀宇晨.淺談固定資產(chǎn)投資項目檔案的管理[J].機電兵船檔案, 2019(4):68-70.

        [3]固定資產(chǎn)投資項目檔案管理探析 [J].機電兵船檔案,2017(4):72-74.

        [4] 郝紀維 . 來源原則與檔案管理[ J ] . 檔案學(xué)通訊, 2000 ( 2 ): 7-9.

        作者簡介:陳欣(1981-)女,漢族,天津人 ,本科,館員,研究方向:檔案管理。

        (天津市核工業(yè)理化研究院 檔案情報中心?天津?300000)

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