摘要：全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃明確提出，要實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。隨著信息化快速發(fā)展，電子發(fā)票等電子會計憑證的普及、財務共享中心的發(fā)展等，電子檔案在會計檔案的分量越來越重。目前很多企業(yè)對電子檔案仍未引起足夠的重視，甚至對這種電子化保存檔案的方式尚未接納。文章將從會計電子檔案的特點出發(fā)，探討目前仍存在的問題，提出信息化時代下會計電子檔案體系完善化的一些對策，期待為會計檔案的管理更加高效便捷。

關鍵詞：信息化時代;會計電子檔案;管理與使用

引言

隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，電子發(fā)票、電子行程單等電子會計憑證的逐漸普及，使得電子會計檔案保管扮演了越來越重要的角色。電子會計憑證作為會計檔案的新生形式，檔案保存的安全性、檔案數(shù)據(jù)的真實性以及檔案數(shù)據(jù)的保密性等一系列問題需要未能引起足夠的重視，并采取完善的措施。

一、實行電子會計檔案管理的重要意義

一是有利于單位各項事業(yè)的開展。傳統(tǒng)的會計檔案管理模式相對落后，已經(jīng)對會計檔案管理工作產(chǎn)生不利影響。而實行電子會計檔案管理，則可以通過對電子會計檔案的分析研究，為單位提供更加準確、真實、詳細的數(shù)據(jù)信息，從而為單位決策提供重要參考標準和依據(jù)，進而為單位的各項事業(yè)發(fā)展提供有力支撐，促進單位的快速健康發(fā)展。二是有利于節(jié)約資源，節(jié)省財政支出。會計工作本身涉及大量的財務報表、報銷憑證之類的內(nèi)容，部分工作會有月報、季報、半年報、年報之類的，會產(chǎn)生大量的會計檔案，打印各類會計檔案不僅僅需要浪費大量的紙張，還需要消耗大量的打印機耗材、電等，浪費大量的資源和經(jīng)費開支，同時還會造成環(huán)境污染。實行電子會計檔案管理，則可以有效避免打印過量的紙質(zhì)會計檔案，既環(huán)保，還能有效地為單位節(jié)約各種資源，節(jié)省財政開支。

二、信息化時代下會計電子檔案的管理與使用

2.1 完善賬務系統(tǒng)

隨著信息化時代的快速發(fā)展，電子商務不斷推進，各單位應加強自身信息化建設，根據(jù)當前電子會計憑證入賬需要，完善賬務系統(tǒng)。對于電子發(fā)票真?zhèn)?，可與國稅局發(fā)票驗真平臺進行系統(tǒng)對接，并通過發(fā)票要素對比進行驗真，確保發(fā)票的真實性，同時系統(tǒng)要對發(fā)票編碼等關鍵要素進行記錄儲存對比，便于對重復報銷電子會計憑證進行預警。

2.2 建立并完善電子檔案系統(tǒng)

各單位應建立電子檔案系統(tǒng)，便于電子檔案的歸檔與保管。應構建安全體系，通過權限控制機制，對不同數(shù)據(jù)設立不同權限等級，提高監(jiān)督和核實效用;電子檔案數(shù)據(jù)由專人保管，專人負責，會計電子檔案生成的檔案數(shù)據(jù)存儲及借閱設為只可讀不可修改格式，只有管理員才有權限進行管理。會計檔案電子化管理，還需要注意檔案數(shù)據(jù)的保密性，對于需要保密的檔案資料，要注意與互聯(lián)網(wǎng)隔斷，防止互聯(lián)網(wǎng)黑客入侵以及互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡病毒侵害，以免造成檔案數(shù)據(jù)被盜取。對接入互聯(lián)網(wǎng)的電子會計檔案，要安裝防火墻、網(wǎng)絡防護設備等方式提升會計檔案安全，防止網(wǎng)絡攻擊，以保障電子會計檔案正常管理與使用。電子會計檔案因有兼容性、通用性、易識別性，保證在不同時期數(shù)據(jù)兼容性以及使用的便捷性。同時應做好電子檔案的備份工作，防止檔案因介質(zhì)消磁數(shù)據(jù)無法讀取或人為破壞等情況。

2.3 加強領導重視，增加在電子會計檔案管理經(jīng)費投入

會計檔案的重要性決定了會計檔案工作理應受到單位領導的重視，各單位領導要提高對電子會計檔案管理工作的重視程度，不斷強化檔案意識，認識到會計檔案電子化管理的重要性，從而加大對電子會計檔案管理的資金投入，為電子會計檔案管理提供必要的設施設備，加大在電子會計檔案技術方面的經(jīng)費支持。

2.4 健全管理制度，加強安全防范

在云會計環(huán)境下，電子會計檔案管理的基礎和關鍵在于建立健全管理制度。首先，相關單位需要努力健全會計檔案電子化管理的內(nèi)控制度，做好電子會計資料的保管、借閱、接收、備案等工作。同時，還要周期性地對管理系統(tǒng)內(nèi)的會計檔案進行備份，防止資料丟失，提高企業(yè)財務風險防控能力。其次，相關單位需要周期性地對財務系統(tǒng)進行維護和病毒檢測，警惕惡意攻擊。例如，檢查電子會計憑證中電子簽名的準確性。最后，相關單位要完善安全監(jiān)察機制，定期核查和監(jiān)管，必要時提前制定應急措施，確保突發(fā)情況下公司有所準備，加強電子會計檔案管理過程中的風險應對能力。

2.5 強化責任意識，加大宣傳力度

在云會計背景下，針對管理層和檔案管理專職人員職責缺失問題，需要從以下兩方面抓起。一方面，通過獎懲方式強化管理者和電子會計檔案管理人員的責任意識，使其主動改善原有管理理念和管理方式，不拘泥于紙質(zhì)會計檔案的管理模式，通過互相監(jiān)督有效落實電子會計檔案管理工作。另一方面，通過新媒體平臺推廣相關信息，同時加強電子會計檔案管理人員的專項職業(yè)技能培訓，加大宣傳力度，提高管理層和檔案管理人員對會計檔案電子化管理工作的關注度，確保檔案管理人員切實做好電子文件歸檔、存儲和后續(xù)管理工作，提高會計檔案電子化管理的效率和質(zhì)量。

結束語

社會的迅速發(fā)展、科技的不斷更新，大數(shù)據(jù)時代會計行業(yè)步入信息化進程，會計電子檔案的管理也應該向更好更快方向發(fā)展。發(fā)展會計檔案電子化進程中，也應重視會計檔案管理中存在的問題，完善管理制度，從而使會計檔案在確保質(zhì)量的基礎上，利用現(xiàn)代化電子手段來提升檔案利用率，為企業(yè)決策提供科學依據(jù)，減少企業(yè)對會計檔案管理的開支，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供強有力支撐。

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[3]王萍，宋雪雁.電子檔案管理基礎[M].北京：清華大學出版社，2006：10-12.

作者簡介：

袁升凱（1973—），現(xiàn)任南沙國際金融島（廣州）有限公司財務經(jīng)理，注冊會計師、注冊資產(chǎn)評估師。

葛洲壩集團南沙國際金融島工作組南沙國際金融島（廣州）有限公司? 袁升凱