杜勇

一、智慧校園和智慧檔案館的內(nèi)涵

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、智能設(shè)備等的發(fā)展， 2009年 IBM 提出”智慧城市“的理念后，智慧校園是在智慧城市的背景下提出的。宣繼濤認(rèn)為智慧校園是通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，使高校管理人員通過(guò)更加精準(zhǔn)的技術(shù)進(jìn)行智慧判斷，從中篩選出有用的數(shù)據(jù)信息，開展教、學(xué)一體化的基本理念，在高校中逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化教學(xué)模式，包括利用 SOA 技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)。[1]教育部2012年印發(fā)的《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃》中提出“以數(shù)字化校園建設(shè)為基礎(chǔ)的智慧校園建設(shè)是高等教育信息化建設(shè)核心任務(wù)之一”。2016年“智慧校園”被寫進(jìn)全國(guó)教育信息化工作要點(diǎn)，智慧校園建設(shè)已經(jīng)成為一種時(shí)代潮流，眾多的高校都在積極投入智慧校園的建設(shè)之中。浙江大學(xué)的智慧校園網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)就將其網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)細(xì)分為：接入網(wǎng)，方便師生上互聯(lián)網(wǎng);教學(xué)網(wǎng)，支撐教學(xué)活動(dòng);科研網(wǎng)，支撐科研活動(dòng);資源網(wǎng)，支撐資源沉淀和傳播活動(dòng);智能網(wǎng)，支撐和諧、生態(tài)校園建設(shè)。[2]智慧校園是一種將人的因素、設(shè)備的因素、環(huán)境及資源的因素以及社會(huì)性因素，在信息化背景下有機(jī)整合的一種獨(dú)特的校園系統(tǒng)。

由于”智慧“一詞具有抽象性，對(duì)于智慧檔案館的涵義，眾說(shuō)紛紜，不同的學(xué)者給出了不同的理解。楊智勇把智慧檔案館概括為：綜合檔案數(shù)據(jù)、信息、情報(bào)、知識(shí)來(lái)解決檔案收集、管理、保存、利用等問(wèn)題的智慧化系統(tǒng)和平臺(tái)。[3]楊來(lái)青認(rèn)為智慧檔案館是應(yīng)用智慧管理技術(shù)的，智慧檔案館是數(shù)字檔案館的發(fā)展與提升，是基于智慧管理技術(shù)的新型信息化形態(tài)檔案館，應(yīng)在數(shù)字檔案館已有功能的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)工作管理模式和檔案信息資源開發(fā)方式。[4]為了使研究具有一定的實(shí)踐價(jià)值，智慧檔案館的落實(shí)還是需要從實(shí)踐層面來(lái)操作，筆者認(rèn)為，智慧檔案館是檔案信息化建設(shè)的一個(gè)新階段，以數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)，建構(gòu)部門間系統(tǒng)協(xié)調(diào)、資源共享，實(shí)現(xiàn)檔檔相聯(lián)、人檔相聯(lián)、人人相聯(lián)，提供智能化服務(wù)的信息平臺(tái)。

二、智慧校園和高校智慧檔案館的關(guān)系

（一）整體與部分的關(guān)系

智慧校園最終的目標(biāo)是通過(guò)智能化的技術(shù)，提供更為便捷的信息服務(wù)，檔案館不僅作為儲(chǔ)存保管學(xué)校信息數(shù)據(jù)的重要部門，同時(shí)也是提供信息服務(wù)的部門，是智慧校園建設(shè)的重要組成部分，兩者是整體與部分的關(guān)系。

（二）宏觀和微觀的關(guān)系

智慧校園建設(shè)是一個(gè)頂層設(shè)計(jì)，對(duì)于一個(gè)學(xué)校而言，它是以信息管理中心為依托，推動(dòng)學(xué)校各個(gè)層面智能化建設(shè)，它的實(shí)現(xiàn)依賴于學(xué)校各個(gè)微觀層面的推動(dòng)和支持。檔案館就是其中的一個(gè)微觀層面，智能檔案館的實(shí)現(xiàn)能更好的推動(dòng)宏觀層面的智慧校園的實(shí)現(xiàn)。

（三）兩者皆是信息化發(fā)展的產(chǎn)物

智慧校園是教育產(chǎn)業(yè)信息化發(fā)展的產(chǎn)物，智慧檔案館是檔案信息化發(fā)展的產(chǎn)物。高校檔案作為記錄學(xué)校發(fā)展活動(dòng)的信息載體，不僅在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的過(guò)程中具有資政啟迪作用，而且還持續(xù)承擔(dān)記錄學(xué)校發(fā)展變化的重要使命，這使得智慧校園背景下的檔案館不能不緊隨學(xué)校發(fā)展的腳步，啟動(dòng)智慧檔案館建設(shè)。

三、智慧校園建設(shè)給檔案部門帶來(lái)的機(jī)遇

（一）經(jīng)費(fèi)的資助

智慧檔案館的建設(shè)需要一定的資金支持，應(yīng)用系統(tǒng)的引進(jìn)、硬件的購(gòu)置、物流系統(tǒng)介入等都需要資金的投入。檔案部門在學(xué)校發(fā)展中，一直處于邊緣化的狀態(tài)，它的發(fā)展跟學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視程度與否有極大的關(guān)系。檔案部門的工作性質(zhì)往往不能直接產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和價(jià)值，工作的價(jià)值很難被發(fā)現(xiàn)和認(rèn)可，因此在申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)建設(shè)項(xiàng)目時(shí)，學(xué)校一般會(huì)考慮其他部門，忽視檔案部門。檔案館作為學(xué)校儲(chǔ)存、保管學(xué)校信息的重要部門，智慧校園建設(shè)將不可或缺的把檔案館納入建設(shè)之中，檔案部門應(yīng)抓住這個(gè)機(jī)遇，提出合理有效的建設(shè)方案，將其納入智慧校園建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃中。

（二）技術(shù)的支持

高校檔案部門一般很少配有專業(yè)的信息技術(shù)人員，檔案信息化建設(shè)大多要依托于學(xué)校信息中心。以數(shù)字檔案館為核心的檔案信息化建設(shè)距今已有十幾年，數(shù)字檔案館從以檔案數(shù)字化為標(biāo)志的1.0版發(fā)展到以電子檔案管理和資源共享為標(biāo)志的2.0版，其技術(shù)基礎(chǔ)是數(shù)字化技術(shù)。[5]而智慧校園所依托技術(shù)則是以大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、智能感應(yīng)等先進(jìn)技術(shù)，這些先進(jìn)技術(shù)正是智慧檔案館建設(shè)所必備的。同時(shí)，檔案館可以依托智慧校園建設(shè)的專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)在應(yīng)用系統(tǒng)、感知系統(tǒng)、系統(tǒng)安全、技術(shù)參數(shù)等方面獲得技術(shù)支持，給智慧檔案館的建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。

（三）統(tǒng)籌多方資源

沒(méi)有智慧校園引領(lǐng)，學(xué)校信息化建設(shè)缺乏整體規(guī)劃，各部門應(yīng)用系統(tǒng)多是隨需而建。一個(gè)學(xué)校會(huì)有十幾個(gè)系統(tǒng)，每個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)又是獨(dú)立的，數(shù)據(jù)異構(gòu)、關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，各部門系統(tǒng)管理員能力參差不齊，在應(yīng)用系統(tǒng)的維護(hù)和安全管理上存在一定的隱患。由于這些系統(tǒng)與檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)不匹配，數(shù)據(jù)的格式、信息條目的需求、數(shù)據(jù)端口的對(duì)接等都存在諸多問(wèn)題，電子資源不能獲得有效的利用，同時(shí)，應(yīng)用系統(tǒng)之間存在數(shù)據(jù)的重復(fù)采集，耗費(fèi)很多人力、物力和財(cái)力。在智慧校園的建設(shè)下，可以合理規(guī)劃統(tǒng)籌各部門的應(yīng)用系統(tǒng)，減少不必要的浪費(fèi)，從而提高工作的質(zhì)量和效率。

四、智慧檔案館建設(shè)的路徑

為了滿足高校檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范化、信息一體化、資源集約化、服務(wù)優(yōu)質(zhì)化的智慧檔案館建設(shè)，把檔案資源、集成平臺(tái)、安全監(jiān)控、智能服務(wù)等作為建設(shè)的重要路徑。

（一）依托學(xué)校信息集成服務(wù)平臺(tái)，拓寬數(shù)字檔案資源

智慧校園的終極目標(biāo)是追求學(xué)校信息資源的智慧化處理和利用，而檔案館作為集學(xué)校教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)等各方面歷史數(shù)據(jù)保管的重要信息資源部門之一，在智慧校園建設(shè)的過(guò)程中必定發(fā)揮著重要的作用，數(shù)字檔案資源建設(shè)是智慧檔案館建設(shè)的一個(gè)重要基礎(chǔ)。目前高校檔案信息資源來(lái)源主要有兩類，一類是館藏檔案資源，另一類是學(xué)校各類數(shù)據(jù)庫(kù)中的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字信息資源。

首先，加大館藏檔案的數(shù)字化。在檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，高校檔案館基本完成了對(duì)館藏檔案的數(shù)字化加工處理，這部分檔案信息資源是學(xué)校辦學(xué)歷史記錄的重要組成部分。

其次，實(shí)現(xiàn)學(xué)校信息集成服務(wù)平臺(tái)的對(duì)接。學(xué)校產(chǎn)生的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字信息資源主要是指學(xué)?？蒲小㈦娮诱?wù)、教務(wù)、人事、學(xué)生管理等各類系統(tǒng)產(chǎn)生的信息資源。如各類的文本報(bào)表、網(wǎng)頁(yè)信息、信息服務(wù)、網(wǎng)課等大量數(shù)據(jù)信息。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公方式發(fā)生巨大變化，電子化辦公越來(lái)越普及，檔案信息的量呈爆炸式增長(zhǎng)。高校檔案館大多實(shí)現(xiàn)了和學(xué)校政務(wù)系統(tǒng)的OA對(duì)接，但很難做到所有系統(tǒng)的對(duì)接，系統(tǒng)的異構(gòu)性增加了對(duì)接的困難。信息集成服務(wù)平臺(tái)是智慧校園建設(shè)的基礎(chǔ)項(xiàng)目之一，也是智慧校園建設(shè)的重要基礎(chǔ)，信息集成平臺(tái)可以整合校內(nèi)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，從而解決系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的交互難題。檔案系統(tǒng)可以直接與信息集成平臺(tái)對(duì)接，將網(wǎng)絡(luò)數(shù)字信息資源納入檔案信息資源中，為智慧檔案館服務(wù)利用提供豐富的信息資源體系。

（二）借助學(xué)校智能平臺(tái)的搭建，加強(qiáng)設(shè)施設(shè)備智能化建設(shè)

智慧檔案館的設(shè)備設(shè)施主要包括物聯(lián)網(wǎng)設(shè)施、管理服務(wù)器、云存儲(chǔ)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)配置四個(gè)部分。物聯(lián)網(wǎng)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)物物相連的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，它是通過(guò)射頻識(shí)別（RFID）裝置、二維碼、GPS、激光掃描器等裝置與互聯(lián)網(wǎng)或無(wú)線網(wǎng)絡(luò)相連而形成的一個(gè)巨大網(wǎng)絡(luò)。[6]物流網(wǎng)設(shè)施是為了實(shí)現(xiàn)智能庫(kù)房管理的一個(gè)最基礎(chǔ)的設(shè)備。檔案館的服務(wù)器一般依托學(xué)校的信息管理中心，智慧校園的服務(wù)器在處理器、內(nèi)存、IO槽、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)空間等方面做了充分的準(zhǔn)備，檔案館可以搭乘上這趟快車，因地制宜的依托學(xué)校服務(wù)器。云存儲(chǔ)設(shè)備是指將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在第三方服務(wù)器上，這樣可以減少存儲(chǔ)的空間，隨著5G時(shí)代的到來(lái)，數(shù)據(jù)量越來(lái)越大，云儲(chǔ)存設(shè)備的功能要求就越來(lái)越高了，在性能和安全保障方面需要更高的要求。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)配置是基于智慧校園建設(shè)中的高速、快捷、共享、安全的網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)施。智慧校園建設(shè)，必然會(huì)構(gòu)建或者更新以上四個(gè)部分的配置和平臺(tái)，檔案館可以依托這些先進(jìn)的設(shè)備和平臺(tái)，推動(dòng)智慧檔案館的建設(shè)。

（三）引進(jìn)專業(yè)人才，打造檔案信息技術(shù)專業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)

高校檔案館長(zhǎng)期以來(lái)處于邊緣位置，很多工作人員并不是檔案專業(yè)出身，大多數(shù)工作人員都是在實(shí)踐中摸索、學(xué)習(xí)，專業(yè)理論知識(shí)略顯不足。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程不斷加快，檔案部門又急需信息技術(shù)人才。因此，信息技術(shù)知識(shí)與檔案知識(shí)相結(jié)合的復(fù)合型人才是智慧檔案館發(fā)展的支柱，然而，這種復(fù)合型人才是少之又少，檔案部門由于待遇低、邊緣化等原因很難引進(jìn)到這些人才。在現(xiàn)有的條件下，檔案部門通過(guò)培養(yǎng)自己的隊(duì)伍來(lái)改善專業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。智慧校園建設(shè)的過(guò)程中，可以派出一到兩名工作人員去學(xué)習(xí)信息技術(shù)，緊跟智慧校園的步伐，推動(dòng)智慧檔案館建設(shè)。

（四）遵循檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，因地制宜的建立一整套政策法規(guī)和規(guī)章制度

高校智慧檔案館的建設(shè)需要一系列的政策法規(guī)和規(guī)章制度的支撐。當(dāng)前，智慧檔案館建設(shè)以“星星之火可以燎原”之勢(shì)不斷增多，館與館之間在技術(shù)層面不斷學(xué)習(xí)效仿，存在一定相通性。國(guó)家在智慧檔案館制度建設(shè)方面，還未制定出相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，很多都是在《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的基礎(chǔ)上來(lái)建設(shè)智慧檔案館。在制度保障這一塊，各館還屬于各自摸索的階段。高校應(yīng)依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》以及各省市制定的地方規(guī)章，結(jié)合本校智慧檔案館建設(shè)的實(shí)際制定一系列政策法規(guī)和規(guī)章制度，來(lái)保障智慧檔案館的順利實(shí)施。

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基金項(xiàng)目：2021年安徽省高校檔案工作協(xié)會(huì)基金一般研究項(xiàng)目（2021yb08）

作者單位：安徽師范大學(xué)檔案館