王金露 王威 寇魏

摘 要：辦公高效、便民，杜絕浪費(fèi)、節(jié)約成本，打造透明可視陽(yáng)光服務(wù)型單位，推行無(wú)紙化辦公已成為當(dāng)前必然趨勢(shì)。辦公系統(tǒng)智慧化是以日常辦公設(shè)備載體，以移動(dòng)便捷、過(guò)程可溯的優(yōu)點(diǎn)成為當(dāng)下辦公重要渠道之一，其通過(guò)便攜設(shè)備載體，已實(shí)現(xiàn)電子文檔跨越部門(mén)有序流轉(zhuǎn)，各部門(mén)、人員認(rèn)領(lǐng)記錄、時(shí)間也確保任務(wù)的及時(shí)落實(shí)。本文以蚌埠市博物館建設(shè)智慧化辦公系統(tǒng)為例，深入分析智慧化系統(tǒng)的運(yùn)行建設(shè)情況、運(yùn)行中的問(wèn)題，以及未來(lái)的建議。以期為博物館建設(shè)智慧化辦公系統(tǒng)提供方向。

關(guān)鍵字：辦公自動(dòng)化;透明可視;移動(dòng)便捷

一、辦公系統(tǒng)智慧化使用背景

1.當(dāng)下，一座博物館就是一個(gè)成熟的景點(diǎn)，一座博物館就是一個(gè)教培的基地。獨(dú)具特色的展廳，陳列的展品，可穿越時(shí)間，亦可跨越空間，在展廳可觀萬(wàn)卷書(shū)，在文物前可行萬(wàn)里路，極富有地域文化特色的傳承，孕育著歷史的厚重，傾訴著文化的底蘊(yùn)，博物館應(yīng)被廣為人知。如果游客欲了解一座城時(shí)，第一反應(yīng)就是這個(gè)城市的博物館，那么可以說(shuō)這個(gè)博物館是成功的，這個(gè)博物館是充滿生機(jī)的。博物館的服務(wù)屬性注定著要推陳出新，提及博物館，我們不應(yīng)只想到文物，維護(hù)博物館有序運(yùn)轉(zhuǎn)的館員們也應(yīng)該是博物館的重要組成部分。

2.館員們應(yīng)視博物館為一個(gè)地域性特色“名片”將其推介出去，高效、便民應(yīng)當(dāng)是每個(gè)館員的追求。杜絕浪費(fèi)、節(jié)約成本，打造一支一流水平服務(wù)型人才隊(duì)伍，做好群眾滿意的博物館事業(yè)，就必須要深挖效能潛力，搶抓機(jī)遇、迎難而上。2015年我國(guó)出臺(tái)的《博物館條例》中強(qiáng)調(diào)“博物館應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身特點(diǎn)、條件、運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)……增強(qiáng)博物館發(fā)展能力”這表明我國(guó)通過(guò)進(jìn)一步立法來(lái)推進(jìn)博物館向現(xiàn)代化演進(jìn)。因此博物館在加強(qiáng)應(yīng)用智慧技術(shù)的同時(shí)，應(yīng)不斷推進(jìn)管理升級(jí)，有效加強(qiáng)各部門(mén)管理水平及協(xié)作水平，切實(shí)提高博物館的運(yùn)行效率，更好的實(shí)現(xiàn)為觀眾服務(wù)的目的。[1]

3.蚌埠市博物館智慧辦公系統(tǒng)是基于無(wú)紙化辦公建設(shè)，整合資源，提高辦公效率等要求[2]，采用BS模式，建設(shè)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。該系統(tǒng)以SOA框架、應(yīng)用集成技術(shù)、Web Service技術(shù)為主要路線進(jìn)行交互，形成4層10模塊總體框架。系統(tǒng)構(gòu)架以數(shù)據(jù)資源層、應(yīng)用支撐層、業(yè)務(wù)應(yīng)用層、表現(xiàn)層為主框架，輔以館內(nèi)資訊、公文管理、個(gè)性化辦公、專項(xiàng)管理、決策支持、系統(tǒng)管理模塊構(gòu)建，將每個(gè)館員都融入到智慧辦公環(huán)節(jié)，在一個(gè)動(dòng)態(tài)的協(xié)同工作網(wǎng)內(nèi)，整合館內(nèi)外人、財(cái)、物、信息資源，創(chuàng)最優(yōu)發(fā)展環(huán)境，發(fā)揮更大效能優(yōu)勢(shì)。

二、辦公系統(tǒng)智慧化使用優(yōu)勢(shì)

蚌埠市博物館于2020年9月正式引進(jìn)該智慧辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行有效的整合，極大地提升了辦公效率。經(jīng)過(guò)一年來(lái)的試驗(yàn)，共有以下幾個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)：

（一）移動(dòng)便捷。該系統(tǒng)最主要的優(yōu)勢(shì)即將現(xiàn)實(shí)中部室在內(nèi)部虛擬平臺(tái)整合再現(xiàn)，明確了AB崗交接事項(xiàng)，全面實(shí)現(xiàn)在線公文流轉(zhuǎn)和批復(fù)請(qǐng)示，極大的提升了辦公效率。其用戶登入方式分為“電腦端”和“手機(jī)端”，主要有添加、修改、刪除功能，其中用戶崗位可自由定義，特殊權(quán)限用戶可對(duì)直屬人員進(jìn)行授權(quán)。登錄方式的多樣，可使館員隨時(shí)隨地基于電子辦公設(shè)備獲取及時(shí)、完整、權(quán)威的館內(nèi)資訊，包括通知公告、熱點(diǎn)新聞和學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)等方面信息。特殊用戶的直接授權(quán)，可對(duì)館員不同工作任務(wù)中承擔(dān)職能及時(shí)定位，實(shí)現(xiàn)靈活性和多變性。

（二）過(guò)程可溯。該系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)上辦公主要分為三個(gè)模塊，分別為“我的已辦”“我的待辦”“審核信息”，同時(shí)平臺(tái)還另增數(shù)據(jù)庫(kù)，可完成操作日志記錄恢復(fù)?！拔业囊艳k”主要顯示已瀏覽過(guò)辦理過(guò)的信息內(nèi)容，如文件流轉(zhuǎn)、活動(dòng)通知等，為事后記錄顯示;“我的待辦”是流轉(zhuǎn)到個(gè)人，未處理階段，為事先記錄顯示;“審核信息”是正在處理階段，是事中記錄顯示。同時(shí)平臺(tái)備份數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)操作日志進(jìn)行記錄，全程記錄館員使用情況。

（三）效能優(yōu)化。辦公系統(tǒng)以館員崗位劃分為基礎(chǔ)，以定崗定責(zé)的方式設(shè)置辦公節(jié)點(diǎn)，促使“參觀管理”“公文管理”功能的實(shí)現(xiàn)。以館員為中心，可將各個(gè)辦公節(jié)點(diǎn)直接連接，能及時(shí)接收與個(gè)人工作相關(guān)的信息和資源，并以信息為血液，以傳送為橋梁，實(shí)現(xiàn)集通訊發(fā)布、協(xié)同工作、輔助辦公為一體的協(xié)同辦公體系?！皡⒂^管理”可實(shí)現(xiàn)一個(gè)申請(qǐng)多個(gè)端口受理，可有效記錄預(yù)約參觀時(shí)間、參觀展區(qū)、講解人員等，“公文管理”系統(tǒng)可對(duì)流轉(zhuǎn)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，從來(lái)文登記、批辦、傳閱、歸檔和發(fā)文擬稿、批示、核發(fā)階段多次確認(rèn)，確保任務(wù)落實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)高效，將全館效能建設(shè)落在實(shí)處。

（四）節(jié)約成本。智慧辦公系統(tǒng)自運(yùn)行以來(lái)，辦公室用品損耗率明顯下降。在智慧化系統(tǒng)未使用前，辦公室文件流轉(zhuǎn)、任務(wù)交辦等工作，使用了大量的紙張，對(duì)于辦公室后勤來(lái)說(shuō)，增加了工作運(yùn)行成本，另辦件檔案也需整理歸檔，并配置相應(yīng)的文件夾、文件柜和檔案室，且保存還存在著紙張老化缺損風(fēng)險(xiǎn)。然而辦公系統(tǒng)使用以來(lái)，即可通過(guò)電子數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，全程實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)任務(wù)的落實(shí)歸檔，因個(gè)人賬號(hào)的唯一性和安全性，可將檔案以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行備案，有效的降低了辦公器材的耗損，節(jié)約了辦公成本。

三、辦公系統(tǒng)智慧化存在問(wèn)題

蚌埠市博物館智慧辦公系統(tǒng)自上線以來(lái)，雖加快了內(nèi)部信息流通與信息的有效利用，但因權(quán)限控制、單向性匯報(bào)等問(wèn)題過(guò)于突出，出現(xiàn)以下幾個(gè)缺陷：

（一）系統(tǒng)功能板塊有待優(yōu)化。智慧系統(tǒng)雖設(shè)立管理賬號(hào)，但該定義更傾向于角色崗位分配管理，授權(quán)相應(yīng)賬號(hào)公文處理權(quán)限和系統(tǒng)功能類權(quán)限，沒(méi)有融入實(shí)際工作辦理中，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的把控存在脫節(jié)現(xiàn)象。如使用者錄入文件信息或者任務(wù)要求，上傳領(lǐng)導(dǎo)閱示后，錄入者無(wú)法查看具體負(fù)責(zé)人，且文件辦理情況無(wú)從得知。

（二）使用人員需系統(tǒng)性培訓(xùn)。智慧化系統(tǒng)業(yè)務(wù)應(yīng)用層分21項(xiàng)，涉及博物館各項(xiàng)工作，從信息資料交流到工作報(bào)送，從參觀預(yù)約到游覽人數(shù)核定，涉及到專業(yè)知識(shí)較強(qiáng)，對(duì)于未經(jīng)引導(dǎo)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)使用的館員們來(lái)說(shuō)，存在一定使用難度。就館員們來(lái)說(shuō)，各部室職工年齡存在差異，導(dǎo)致各位館員的學(xué)習(xí)接受新鮮事物的能力存在一定程度上的偏差，同時(shí)為有效維護(hù)智慧系統(tǒng)的運(yùn)行，也需要對(duì)其內(nèi)部邏輯結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，放大了使用者的畏難情緒，影響了智慧系統(tǒng)的有序運(yùn)行。

（三）任務(wù)辦結(jié)時(shí)限沒(méi)有提示。智慧系統(tǒng)可將來(lái)文、任務(wù)進(jìn)行內(nèi)部流轉(zhuǎn)，但對(duì)于工作任務(wù)本身時(shí)限，該系統(tǒng)無(wú)法自動(dòng)識(shí)別并標(biāo)注。辦公室負(fù)責(zé)來(lái)文接收和工作分解、報(bào)送，各部室具體落實(shí)工作任務(wù)，因存在辦結(jié)期限，系統(tǒng)內(nèi)會(huì)存在大量的任務(wù)列表，無(wú)法直觀顯示上報(bào)時(shí)間或者完成時(shí)間。各節(jié)點(diǎn)人員難以有效梳理列表信息，易造成工作超時(shí)超期，且缺乏直接記錄端口和臨期任務(wù)提示，節(jié)點(diǎn)人員不能全面掌握任務(wù)期限，無(wú)法及時(shí)完成各項(xiàng)工作任務(wù)，如遇突發(fā)情況，難以及時(shí)有效化解。

四、辦公系統(tǒng)智慧化改進(jìn)方向

現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)滲透到單位的日常辦公中，蚌埠市博物館智慧辦公系統(tǒng)以館員為中心，以信息為血液，以工作為橋梁，打破時(shí)間、空間的限制，形成一個(gè)電子化協(xié)同工作和知識(shí)管理平臺(tái)，極大地提升了博物館的競(jìng)爭(zhēng)力和管理能力。但因?yàn)檫^(guò)于強(qiáng)調(diào)權(quán)限、單向任務(wù)分配等也忽視了工作過(guò)程中的靈活性與透明性。為更好地服務(wù)于博物館內(nèi)部職工，滿足博物館發(fā)展需要，特提出以下幾個(gè)建議，以期完善該系統(tǒng)，為博物館智慧化辦公系統(tǒng)的提升提供改進(jìn)方向：

（一）時(shí)限提醒，可視化流程圖。一年來(lái)，該系統(tǒng)在館內(nèi)運(yùn)行情況良好，但仍存在需要改進(jìn)的地方。日常工作、游客來(lái)訪預(yù)約缺乏系統(tǒng)明顯提示，辦件流程尚不能直觀反映，應(yīng)在每個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)置任務(wù)辦理期限，由館員在處理環(huán)節(jié)錄入辦結(jié)時(shí)限，對(duì)于臨期任務(wù)數(shù)據(jù)標(biāo)紅，并提至系統(tǒng)首頁(yè)。同時(shí)，需將來(lái)文、任務(wù)辦理情況以可視圖的形式直觀表現(xiàn)出來(lái)，各環(huán)節(jié)辦理情況可點(diǎn)擊瀏覽，便于管理人員對(duì)異常環(huán)節(jié)進(jìn)行直接鎖定，及時(shí)消除阻礙，推進(jìn)工作全面開(kāi)展并及時(shí)報(bào)送。

（二）配套使用手冊(cè)，及時(shí)培訓(xùn)。現(xiàn)使用的智慧系統(tǒng)內(nèi)尚無(wú)使用手冊(cè)，各使用者自行摸索使用，不能完全了解系統(tǒng)內(nèi)功能模塊，運(yùn)用水平存在極大差異，應(yīng)于系統(tǒng)內(nèi)置有圖文使用手冊(cè)，著重對(duì)應(yīng)用板塊進(jìn)行講解，幫助使用者全面掌握各流程環(huán)節(jié)。同時(shí)，系統(tǒng)維護(hù)方應(yīng)定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)演示、功能講解，指導(dǎo)使用者合理運(yùn)用功能板塊，并設(shè)立對(duì)接聯(lián)系人，對(duì)日常使用中存在的問(wèn)題及時(shí)反饋解決，在系統(tǒng)進(jìn)行更新維護(hù)后，將相應(yīng)情況告知對(duì)接聯(lián)系人，由其將更新內(nèi)容通知使用者，便于工作推進(jìn)。

（三）辦結(jié)反饋，情況反向報(bào)批。現(xiàn)階段智慧系統(tǒng)對(duì)工作任務(wù)落實(shí)情況不能進(jìn)行有效跟蹤，且對(duì)于工作實(shí)際辦理結(jié)果不能有效預(yù)知，管理人員也不能直觀看見(jiàn)辦結(jié)情況。應(yīng)設(shè)立辦結(jié)情況反饋機(jī)制，增設(shè)附件上報(bào)端口，由實(shí)際辦理人將辦結(jié)情況進(jìn)行上報(bào)，設(shè)置反向推送提示功能，各環(huán)節(jié)可進(jìn)行推送置頂。終端管理人員對(duì)辦結(jié)情況進(jìn)行評(píng)議，如符合工作要求則確認(rèn)其通過(guò);如需要繼續(xù)改進(jìn)，則予以退辦，在工作任務(wù)辦結(jié)完成后，由實(shí)際辦理人員點(diǎn)擊確認(rèn)流程完結(jié)并備案存檔。

結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前智慧化辦公的發(fā)展已進(jìn)入高速發(fā)展期，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)各界對(duì)于建設(shè)陽(yáng)光服務(wù)型單位的要求越來(lái)越高，文博行業(yè)更應(yīng)該根據(jù)新的形勢(shì)，充分整合單位內(nèi)部資源，實(shí)現(xiàn)高效辦公，促進(jìn)行業(yè)健康全面可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]李賓.淺談信息化建設(shè)——辦公自動(dòng)化[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2011（07）.