曹丹

摘 要：如今，隨著各行業(yè)的快速發(fā)展和經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，提高人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的有效性已成為相關(guān)工作人員必須思考的重要問題。但是，發(fā)展得越好，暴露出的問題就越來越多。如何提高檔案管理的效率和水平，為群眾提供高效、優(yōu)質(zhì)、便捷的一站式服務(wù)，是新時(shí)期人力資源和社會(huì)保障檔案工作發(fā)展的新理念和新目標(biāo)。人力資源和社會(huì)保障局需要正視具體運(yùn)作中的共性問題，采取有針對(duì)性的改進(jìn)策略，提高檔案管理信息化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;人社局;檔案管理

檔案是人們社會(huì)經(jīng)歷和行為的記錄，其功能是總結(jié)和記錄人生歷程。檔案管理影響著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作主要包括數(shù)據(jù)收集、整理、保管、編目、檢索、編輯、統(tǒng)計(jì)匯總、研究、使用等功能服務(wù)。隨著信息時(shí)代的到來，社會(huì)保障局最重要的職責(zé)之一就是對(duì)其眾多檔案進(jìn)行匯總和整理。只有在分類的基礎(chǔ)上，才能認(rèn)清問題，更好地為人民群眾解決問題。從人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，闡述了做好檔案管理的必要性，提出了做好人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的對(duì)策。以促進(jìn)我國人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的進(jìn)一步完善。

一、人社局檔案管理的必要性

人社局，全稱為人力資源和社會(huì)保障局，它是我國社會(huì)治理和服務(wù)體系中最重要的單位之一。它與社會(huì)人才的培養(yǎng)、規(guī)劃和使用以及社會(huì)保障體系的推廣和實(shí)施密切相關(guān)。直接關(guān)系到社會(huì)的建設(shè)和發(fā)展，關(guān)系到人民的生活。從實(shí)踐角度來看，人力資源和社會(huì)保障體系中各種社會(huì)治理和社會(huì)服務(wù)的發(fā)展都是基于檔案管理的，如社會(huì)人才的教育、培訓(xùn)和職業(yè)技能數(shù)據(jù)檔案、個(gè)人工作履歷、勞動(dòng)關(guān)系、社會(huì)保障、社會(huì)福利數(shù)據(jù)檔案，總之，人力資源和社會(huì)保障系統(tǒng)的所有工作內(nèi)容都圍繞這些數(shù)據(jù)文件運(yùn)行。當(dāng)前，隨著社會(huì)人口的增加和社會(huì)各方面管理的日益嚴(yán)格，人力資源和社會(huì)保障系統(tǒng)的檔案管理需要處理的檔案信息越來越多，信息內(nèi)容也越來越瑣碎和復(fù)雜，在檔案的收集、整理、編纂、儲(chǔ)存、開發(fā)利用過程中容易出現(xiàn)各種疏漏，如檔案信息不規(guī)范、不完整、不清晰，甚至完全缺失。這將給人力資源和社會(huì)保障體系的社會(huì)治理和社會(huì)服務(wù)的發(fā)展帶來巨大障礙。最重要的是它會(huì)給群眾帶來很多麻煩和不便，甚至影響社會(huì)的公平。因此，我們需要采取更加科學(xué)合理的工作策略，切實(shí)提高人力資源和社會(huì)保障體系中檔案管理的質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化水平，確保檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化、完整性和清晰性，更好地發(fā)揮檔案管理的作用價(jià)值，推進(jìn)人力資源和社會(huì)保障體系的社會(huì)治理和服務(wù)工作，對(duì)社會(huì)建設(shè)和發(fā)展發(fā)揮強(qiáng)大的推動(dòng)作用。

二、干部人事檔案管理存在的問題

1、檔案管理相對(duì)分散

因?yàn)槿肆Y源和社會(huì)保障局有很多檔案要保存，檔案數(shù)量非常大，分散在不同的地方。因此，出現(xiàn)了第一個(gè)問題：人力資源和社會(huì)保障局的檔案無法集中統(tǒng)一管理。當(dāng)查詢數(shù)據(jù)時(shí)，它會(huì)顯得非常混亂，沒有任何線索，以至于檔案管理員無法啟動(dòng)。同時(shí)，每個(gè)檔案室都配備了計(jì)算機(jī)、除濕器、檔案用具等設(shè)備，也存在重復(fù)管理、重復(fù)投資、重復(fù)建設(shè)等問題，造成了資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。此外，檔案館所需的房間數(shù)量特別多，導(dǎo)致辦公空間有些緊張。有時(shí)，人力資源和社會(huì)保障局甚至需要將檔案租出去。

2、文檔管理尚未進(jìn)入數(shù)字化階段

隨著我國計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的不斷發(fā)展，各種軟件管理系統(tǒng)的引入大大提高了工作效率，節(jié)省了辦公時(shí)間和成本。我局在檔案管理領(lǐng)域也積極順應(yīng)這一趨勢(shì)。從傳統(tǒng)的手工檢索到今天的計(jì)算機(jī)輔助檢索，極大地方便了我們的檔案管理，減少了管理過程中人為錯(cuò)誤的發(fā)生。但從人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作來看，檔案目錄建設(shè)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化和指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)。在通過計(jì)算機(jī)查找了大量檔案和相關(guān)目錄后，我們不得不到檔案室查找相關(guān)檔案，這無疑增加了查找檔案的難度，不利于檔案的利用，雖然一些人力資源和社會(huì)保障局通過內(nèi)部研究開發(fā)了數(shù)字軟件，但還沒有真正開始全面進(jìn)入數(shù)字階段。

3、檔案問題處理效率低

檔案管理中相關(guān)人員工作效率低的主要原因有兩個(gè)：一是內(nèi)部管理不規(guī)范，二是管檔人員缺乏專業(yè)性。由于缺乏創(chuàng)新的管理理念和方法，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)檔案管理人員在開展工作時(shí)，管理方法相對(duì)落后，跟不上時(shí)代潮流，影響了工作效率。在管理理念上，檔案管理人員墨守成規(guī)，管理意識(shí)差，影響了檔案管理的本質(zhì)目的。

4、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理是一項(xiàng)政策性、技術(shù)性和專業(yè)性的工作。因此，要求檔案管理人員具備良好的職業(yè)素質(zhì)。其人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理專職人員較少，員工多為兼職人員，缺乏專業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，制度建設(shè)和人才培養(yǎng)明顯滯后。一般來說，人力資源和社會(huì)保障局將配備專職檔案管理人員和兼職檔案管理人員，其中兼職檔案管理人員占很大比例。然而，兼職檔案管理員的數(shù)量有限，他們無法處理其他日常事務(wù)。他們沒有足夠的時(shí)間和精力認(rèn)真完成文件分揀工作。因此，在檔案管理過程中容易出現(xiàn)問題。在大多數(shù)情況下，要整理的材料通常都是被突然拿走的。另外，兼職檔案管理員都是實(shí)習(xí)生，檔案管理工作枯燥，工作量巨大。因此，檔案工作一般比較倉促，不能保證檔案管理的質(zhì)量。

5、檔案的信息不同步

當(dāng)前人社局處理檔案時(shí)，現(xiàn)代化技術(shù)的利用程度較低，從而影響了部門之間的信息傳達(dá)，同步效果無法實(shí)現(xiàn)。這也是由于人社局不夠重視現(xiàn)代化管理技術(shù)，沒有投入大量資金，而缺乏資金支持，就會(huì)降低檔案管理工作質(zhì)量，因此，人社局內(nèi)部有關(guān)部門的信息化程度比較低，信息交互不同步現(xiàn)象頻現(xiàn)，甚至發(fā)生相關(guān)單位調(diào)取檔案時(shí)出現(xiàn)信息錯(cuò)誤的問題。

三、改進(jìn)干部人事檔案管理工作的有效對(duì)策

1、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

人事檔案管理工作的時(shí)間效果與人事檔案管理工作的認(rèn)知存在密切聯(lián)系，也就是說要想整體提高檔案管理工作的質(zhì)量，各單位的相關(guān)管理人員就需要給予檔案管理工作足夠的重視，在思想和行動(dòng)上都投入大量的精力。思想上重視檔案管理工作的內(nèi)容，就可以優(yōu)先考慮人事檔案管理工作的安排，通過工資調(diào)整，人事調(diào)動(dòng)的方式，讓更多的人了解到人事檔案信息的重要性。其次，加大人事檔案管理工作的投入力度不斷的進(jìn)行，也是檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化以及更新，才可以整體提高管理的水平和管理的效率。同時(shí)，還要重視檔案管理工作，加大投入，適當(dāng)?shù)母纳茩n案室里面的基礎(chǔ)設(shè)施情況，改善檔案的保存條件，這是做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，如此同時(shí)我們也需要根據(jù)現(xiàn)實(shí)的情況需要，適當(dāng)?shù)脑鲈O(shè)檔案室的檔案柜，對(duì)于同一機(jī)構(gòu)的檔案要實(shí)行集中統(tǒng)一管理，并在每一個(gè)檔案柜上標(biāo)明每一個(gè)業(yè)務(wù)單位的名稱，檔案編號(hào)以及檔案所包含的內(nèi)容，這樣查找起來就會(huì)變得相當(dāng)?shù)姆奖?，此外，?duì)于不同業(yè)務(wù)單位性質(zhì)檔案的，我們要及時(shí)做好檔案的隔離工作，防止混淆。

2、加快人事檔案管理的信息化建設(shè)

隨著時(shí)代的發(fā)展以及科技的進(jìn)步，干部人事檔案的管理工作同樣也需要不斷的擁有新型的技術(shù)，保證其管理的效率得到整體提升。目前各個(gè)行業(yè)以及領(lǐng)域的發(fā)展都已經(jīng)逐漸的涌入信息化的元素，這也意味著國家人社單位檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)必然與數(shù)字化相關(guān)。完善檔案管理工作的制度，并且建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)錄入的效率和動(dòng)態(tài)信息的采集是加快也是檔案管理信息化建設(shè)的主要措施。除此之外，根據(jù)信息化建設(shè)的實(shí)際情況，引入專業(yè)化并具有較強(qiáng)綜合素質(zhì)能力的檔案管理人才，要求他們?cè)诹私鈾n案管理注意事項(xiàng)以及專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)管理能力。當(dāng)然信息化建設(shè)工作不需要同時(shí)與安全保密工作開展。因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)的使用難免會(huì)存在信息泄露的問題，但是干部人事檔案管理的工作卻存在一定的保密性，因此，信息泄露的管控需要與信息化建設(shè)的工作同步進(jìn)行，這就需要引進(jìn)先進(jìn)的信息保護(hù)技術(shù)。

3、建立科學(xué)高效的人事檔案管理體制

在時(shí)代快速發(fā)展的背景之下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐，同時(shí)也不能滿足企業(yè)日常管理期間的各項(xiàng)需求。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理模式屬于封閉式管理模式，所以很難對(duì)不斷變化的干部人事管理內(nèi)容進(jìn)行有效約束。不同地區(qū)不同層級(jí)，根據(jù)自身的實(shí)際情況開展檔案管理工作，并且建立統(tǒng)一的流動(dòng)式的管理模式，將不同層級(jí)的干部人事信息進(jìn)行集中管理。將信息以及資料集中在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，可以整體提高信息的利用率，并達(dá)到信息共享的目的，最大限度的節(jié)約社會(huì)資源。

4、加強(qiáng)人社局檔案管理人員培養(yǎng)

檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)及每一個(gè)步驟都需要有關(guān)的管理人員來實(shí)施，為此，想要推動(dòng)我國人社局的檔案管理工作科學(xué)化發(fā)展，在實(shí)際檔案管理工作當(dāng)中，最核心的內(nèi)容是檔案管理人員素質(zhì)的提升。亟待開展實(shí)際管理操作是需要根據(jù)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際情況，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行針對(duì)性的考核以及培訓(xùn)。可以先開展初步的考核工作，了解檔案管理人員在實(shí)際工作當(dāng)中存在的不足之處，從而開展針對(duì)性的培訓(xùn)工作，在培訓(xùn)結(jié)束之后，同樣也需要通過考核對(duì)檔案管理人員的考核結(jié)果進(jìn)行了解，在考核合格之后才可以上崗工作。加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)需要從以下幾個(gè)方面入手：

4.1加強(qiáng)檔案管理員的專業(yè)知識(shí)修養(yǎng)

人社局的檔案管理工作人員，不僅要具備豐富的專業(yè)知識(shí)，還要具備廣泛的自然科學(xué)與社會(huì)科學(xué)知識(shí)，可通過網(wǎng)絡(luò)教育、法 規(guī)培訓(xùn)、自學(xué)等方式來提高相關(guān)專業(yè)知識(shí)，并積極學(xué)習(xí)新技術(shù)，提升知識(shí)修養(yǎng)，豐富知識(shí)、開拓視野，從而為處理檔案提供更 加精準(zhǔn)的資料，使所處理的文檔具有較高的利用價(jià)值。

4.2加強(qiáng)檔案管理技能修養(yǎng)

檔案處理工作專業(yè)性較強(qiáng)，其主要流程包括整理、收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用與編研，這一系列工作都需要系統(tǒng)性的處理方法與理論知識(shí)，工作人員必須提升自我，并掌握實(shí)踐 操作技能與信息處理理論知識(shí)，能夠嫻熟的運(yùn)用現(xiàn)代化信息工 具，為檔案處理工作奠定基礎(chǔ)。另外，相關(guān)人員的信息獲取能 力要非常強(qiáng)，能夠快速把檔案提供給利用者，并引導(dǎo)他們獲得 更多檔案信息讓服務(wù)質(zhì)量得以提高。

4.3加強(qiáng)員工的職業(yè)修養(yǎng)

檔案管理工作者掌握著重要的檔案，檔案的機(jī)密性需要他 們的職業(yè)素養(yǎng)比較好，事業(yè)心與責(zé)任心非常強(qiáng)、保密意識(shí)非常 高。認(rèn)真工作，有足夠的耐心，能夠做到有始有終、手續(xù)清楚、注重保密、檔案齊全。

4.4加強(qiáng)檔案管理員的思想修養(yǎng)

人社局檔案管理工作復(fù)雜而細(xì)致，檔案管理包括收集、保管、記錄、統(tǒng)計(jì)等等，是一項(xiàng)既平凡又單調(diào)、乏味、枯燥的工作，需要人社局的檔案管理人員付出艱辛的勞動(dòng)。為此，要做好檔案工作，文檔人員就必須具備忠于職守、任勞任怨、不辭辛苦、一絲不茍、無私奉獻(xiàn)的品德修養(yǎng)和過硬的政治素質(zhì)，要甘于寂寞，樂于平凡，甘當(dāng)無名英雄。

5、對(duì)檔案管理中的信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)做出統(tǒng)一

為了促進(jìn)人社系統(tǒng)檔案的共享、利用，最大化的發(fā)揮出檔案管理的作用價(jià)值，為群眾提供便利。當(dāng)前我們還應(yīng)當(dāng)對(duì)人社系統(tǒng)及相關(guān)單位的信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)做出統(tǒng)一，以《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》為基本依據(jù)，結(jié)合單位自身的實(shí)際情況，制定符合自身發(fā)展的檔案信息化建設(shè)制度，明確檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，注明檔案工作人員的工作職責(zé)，明確信息化建設(shè)工作流程，確定與其相匹配的獎(jiǎng)勵(lì)懲罰和監(jiān)督機(jī)制，使檔案信息化建設(shè)的制度建設(shè)趨于完善，才能更好地保障其標(biāo)準(zhǔn)化管理。對(duì)于檔案管理的信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)如檔案的存儲(chǔ)格式、傳輸格式等等，都需要保持統(tǒng)一，這樣才能防止"異構(gòu)問題"的出現(xiàn)，確保電子檔案信息的規(guī)范性，使其能夠得到更高效的傳輸、應(yīng)用和管理。再者，在檔案信息化管理的急性、安全性制度方面，我們也需要做出統(tǒng)一。電子檔案依賴信息技術(shù)生成，因此必須采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)對(duì)電子檔案全過程加強(qiáng)監(jiān)控，為電子檔案管理筑牢安全屏障。如可在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)增設(shè)管理監(jiān)視子系統(tǒng)，對(duì)電子檔案的存取過程進(jìn)行全程監(jiān)管。在保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全運(yùn)行方面，可采取安全檢測(cè)和監(jiān)控監(jiān)測(cè)、防火墻技術(shù)、訪問控制技術(shù)等手段。在保證數(shù)據(jù)安全方面，可采取加密技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、文件備份與災(zāi)難恢復(fù)技術(shù)、防病毒技術(shù)等手段。

結(jié)語

在干部人事檔案管理的工作中，我們必須要引起高度的關(guān)注與重視，因?yàn)檫@間接決定著人社系統(tǒng)的工作質(zhì)量、工作成效，影響著社會(huì)治理、社會(huì)服務(wù)及群眾民生水平。目前來說，檔案數(shù)量不斷增加，促使檔案收集和整理等工作量增加，提高檔案管理水平，增強(qiáng)此項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，加大制度化管理，有著重要的意義?；趶?qiáng)化服務(wù)、不斷創(chuàng)新的目標(biāo)，創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理工作方式方法，全面提高管理的水平，創(chuàng)造更多的價(jià)值和效益，推動(dòng)社會(huì)的建設(shè)、發(fā)展。

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