劉倩伊

【摘? 要】伴隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及社會(huì)的不斷進(jìn)步，信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用在各行各業(yè)中，促進(jìn)了各行各業(yè)的發(fā)展。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案管理是十分重要的一環(huán)，文書(shū)檔案更是組成醫(yī)療系統(tǒng)的有效資料，而現(xiàn)階段的醫(yī)院文書(shū)檔案管理模式較為落后，已經(jīng)無(wú)法滿足日新月異的醫(yī)療系統(tǒng)需求，所以說(shuō)，將信息化管理引進(jìn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作是十分有必要的，需要結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)進(jìn)行變革。

【Abstract】With the rapid development of China's economy and social progress， informatization technology has been widely used in all walks of life， promoting the development of all walks of life. For hospitals， the management of documents and archives is a very important part. The documents and archives are the effective materials that make up the medical system. However， the current management mode of hospital documents and archives is relatively backward， which can no longer meet the ever-changing needs of the medical system. Therefore， it is very necessary to introduce informatization management into hospital documents and archives management， which needs to be reformed in combination with modern informatization technology.

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;文書(shū)檔案;信息化管理;構(gòu)建

【Keywords】hospital; documents and archives; informatization management; construction

【中圖分類(lèi)號(hào)】R197.32? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2021）01-0017-02

1 引言

文書(shū)檔案是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中重要信息的累積，它承載著一系列的重要信息，同時(shí)是黨建、科研創(chuàng)新、醫(yī)療產(chǎn)業(yè)發(fā)展以及行政管理的依據(jù)，更是每個(gè)醫(yī)院治病救人的重要基礎(chǔ)，可以為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層作出正確決策和指導(dǎo)提供依據(jù)。由此可見(jiàn)，切實(shí)落實(shí)好醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作，提供檔案管理效率與利用效率是重中之重。就現(xiàn)在而言，在各大醫(yī)院進(jìn)行的一系列改革工作中，受到?jīng)_擊最大的往往是醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作，現(xiàn)階段仍有許多醫(yī)院尚未建立起完善的文書(shū)檔案管理體制，所以說(shuō)，研究并構(gòu)建出符合醫(yī)院實(shí)際情況的現(xiàn)代信息化文書(shū)檔案管理模式是十分重要的，通過(guò)構(gòu)建信息化文書(shū)檔案管理模式，可以極大提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理效率和質(zhì)量，降低出錯(cuò)率，減輕工作量，促進(jìn)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。

2 現(xiàn)階段醫(yī)院文書(shū)檔案信息化構(gòu)建與應(yīng)用中存在的問(wèn)題

2.1 信息化建設(shè)仍較為落后

文書(shū)檔案管理工作對(duì)信息化要求較高，需要其與現(xiàn)代社會(huì)的智能化、多元化發(fā)展相適應(yīng)，但實(shí)際情況是，目前各醫(yī)院普遍存在著檔案管理的數(shù)字化建設(shè)滯后的現(xiàn)象，無(wú)法滿足及支持現(xiàn)代化的檔案管理需求。具體來(lái)說(shuō)，由于文書(shū)檔案管理模式的數(shù)字化程度較低，會(huì)對(duì)檔案的管理和利用范圍產(chǎn)生直接影響，縮小應(yīng)用范圍，嚴(yán)重限制傳輸速率。現(xiàn)階段大部分醫(yī)院所使用的文書(shū)檔案管理模式基本是應(yīng)用雙軌保管，也就是將實(shí)體檔案與數(shù)字檔案結(jié)合起來(lái)進(jìn)行整理與管理，然而針對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理力度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，總的來(lái)看，指導(dǎo)性、業(yè)務(wù)性文件數(shù)字化運(yùn)用程度較高，而病例、醫(yī)療糾紛檔案等則仍多采用實(shí)體形式，不利于長(zhǎng)期保留、調(diào)用與管理。

2.2 文書(shū)檔案信息化管理缺少基礎(chǔ)設(shè)施

要想構(gòu)建出完善的文書(shū)檔案信息化管理模式，需要有健全的軟件及硬件支持，雖然醫(yī)院工作對(duì)于數(shù)字化和信息技術(shù)的要求不高，尚且能夠滿足日常管理需要，但隨著時(shí)代的快速發(fā)展，對(duì)于醫(yī)院檔案管理的存儲(chǔ)與運(yùn)用要求逐漸增加，原有的舊設(shè)備已經(jīng)無(wú)法再支撐數(shù)字化檔案管理模式的發(fā)展，急需引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，如云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等，進(jìn)一步完善基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)硬件軟件配置。

2.3 醫(yī)院文書(shū)檔案管理模式較為傳統(tǒng)

由于醫(yī)院對(duì)于信息化和數(shù)字化的要求較低且工作簡(jiǎn)單重復(fù)性高，因此，一般沿用傳統(tǒng)的檔案文書(shū)管理模式，以人工管理為主，整體工作效率相對(duì)低下，對(duì)于人力、物力、財(cái)力消耗較多。并且醫(yī)院的工作人員大部分已經(jīng)適應(yīng)了傳統(tǒng)的人力管理模式，在融入信息化以及進(jìn)行檔案數(shù)字化改革時(shí)往往容易產(chǎn)生不適應(yīng)的現(xiàn)象，一時(shí)間無(wú)法消化，再加上工作人員的信息化水平較低，給文書(shū)檔案信息化構(gòu)建帶來(lái)了很大阻礙。

2.4 信息技術(shù)的融入為醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)了新的風(fēng)險(xiǎn)

大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)的融入除了給醫(yī)院文書(shū)檔案管理帶來(lái)便利之外，還給醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息的管理增加了泄露風(fēng)險(xiǎn)。以往醫(yī)院所采用的實(shí)體檔案管理模式雖然存在著工作效率低下以及人力消耗大的問(wèn)題，但對(duì)于文書(shū)、檔案的保存較為安全，相關(guān)文件僅用于醫(yī)院內(nèi)部，大大降低了安全風(fēng)險(xiǎn)。而通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)以及普及信息化辦公力度，醫(yī)院的文書(shū)檔案管理會(huì)直接接入各個(gè)科室的辦公體系，信息更加開(kāi)放。即使部分醫(yī)院采用了設(shè)置VPN阻止外部用戶接入的措施，但開(kāi)放、多元、個(gè)性辦公理念的滲透推動(dòng)著醫(yī)院局域網(wǎng)發(fā)展為全域網(wǎng)，提高醫(yī)院文書(shū)、檔案利用的便利化程度，降低文書(shū)、檔案的私密性，這在一定程度上為醫(yī)院文書(shū)檔案的管理和使用帶來(lái)了更多風(fēng)險(xiǎn)，增加了信息泄露的可能。

3 研究并構(gòu)建信息化文書(shū)檔案管理模式的必要性

3.1 可以進(jìn)一步提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的效率

促進(jìn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的信息化發(fā)展是必然趨勢(shì)，數(shù)字化、信息化的管理模式能給文書(shū)檔案管理效率帶來(lái)質(zhì)的提升。傳統(tǒng)的檔案文書(shū)管理模式常常采用紙質(zhì)記錄和保存，不論是收集整理還是管理利用的效率均不高，一般是規(guī)定好間隔一段時(shí)間對(duì)之前的相關(guān)文書(shū)、檔案進(jìn)行集中收集與整理，大大影響了文書(shū)檔案的時(shí)效性。而通過(guò)應(yīng)用信息技術(shù)促進(jìn)文書(shū)檔案的數(shù)字化處理，可以進(jìn)一步促進(jìn)檔案收集、整理、管理、利用工作的拓展。例如，常規(guī)的行政檔案管理通常采用定期收集與儲(chǔ)存實(shí)體檔案的方式進(jìn)行，分類(lèi)方式大多使用文件名或是時(shí)間排序。而融入信息化之后，醫(yī)院就可以利用內(nèi)容檢索或是可視化軟件進(jìn)行整理、分類(lèi)和管理工作，這樣能夠極大提高工作的效率。與此同時(shí)，信息化所特有的將承載載體與其中內(nèi)容分開(kāi)的功能可以為使用者提供更加個(gè)性化的針對(duì)性服務(wù)，提高文書(shū)檔案的利用效率，促進(jìn)檔案管理向縱深發(fā)展。

3.2 能夠進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院文書(shū)檔案的扁平化發(fā)展

傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理模式與現(xiàn)代信息化管理模式相比較而言，傳統(tǒng)模式更具有高度中心化的特性，呈現(xiàn)為文書(shū)、檔案的高度集中狀態(tài)，由相關(guān)檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度。而信息化的文書(shū)檔案管理模式則更傾向于促進(jìn)文書(shū)檔案文件的扁平化發(fā)展，打消傳統(tǒng)實(shí)體檔案高度集中化的特征。盡管傳統(tǒng)檔案管理具備更易儲(chǔ)存的優(yōu)勢(shì)，但是伴隨著紙質(zhì)文件的日愈增多，傳統(tǒng)管理模式勢(shì)必要投入更多的人力物力才能夠完成工作。

4 構(gòu)建醫(yī)院文書(shū)檔案信息化的有效措施

4.1 加強(qiáng)投入支持、完善數(shù)據(jù)庫(kù)

首先，對(duì)于現(xiàn)階段各醫(yī)院的文字檔案信息化程度普遍較低的情況，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員應(yīng)該切實(shí)轉(zhuǎn)變思維，加強(qiáng)建設(shè)理念，堅(jiān)持以問(wèn)題為導(dǎo)向，通過(guò)設(shè)定小目標(biāo)的方式一步步解決現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)中存在的一系列問(wèn)題，落實(shí)好規(guī)劃藍(lán)圖，促進(jìn)信息化的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。與此同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)該在全力推動(dòng)傳統(tǒng)文書(shū)檔案數(shù)字化的同時(shí)優(yōu)化數(shù)據(jù)信息采集體制，將原本的雙軌收集變成更高效率的單軌收集，進(jìn)一步完善檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為之后的文書(shū)檔案管理和利用提供便利。同時(shí)應(yīng)該根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況以及用戶需求，合理優(yōu)化相關(guān)軟件、硬件設(shè)施。此外，醫(yī)院應(yīng)該重視與檔案信息化相關(guān)的理論研究與教學(xué)，進(jìn)一步提高人員素養(yǎng)，從而為之后的信息化建設(shè)以及數(shù)字化建設(shè)提供有力支撐。醫(yī)院同時(shí)應(yīng)該多多借鑒其他醫(yī)院的先進(jìn)建設(shè)，積極應(yīng)用云計(jì)算等技術(shù)為檔案信息化服務(wù)，完善文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)。

4.2 評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，落實(shí)好數(shù)據(jù)備份

對(duì)于文書(shū)檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，最突出的問(wèn)題就是如何保障好數(shù)字化檔案信息的安全性，規(guī)避可能發(fā)生的潛在風(fēng)險(xiǎn)。為了切實(shí)保證好文書(shū)檔案的安全性，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：①首先要對(duì)檔案信息化建設(shè)所涉及的一系列潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，同時(shí)確定好安全標(biāo)準(zhǔn)，具體包括數(shù)據(jù)信息的管理、文書(shū)檔案的數(shù)字化處理以及檔案信息的安全保管、使用與備份等，著重對(duì)信息化文書(shū)檔案開(kāi)放共享之后所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行合理評(píng)估。②落實(shí)好備份工作。鑒于信息化的文書(shū)檔案管理模式擁有著高密度的特征，所以需要建立并完善好備份機(jī)制，明確備份責(zé)任，切實(shí)落實(shí)好數(shù)字化檔案文書(shū)的備份工作。③進(jìn)一步提高安全保護(hù)力度，完善保護(hù)措施。具體來(lái)說(shuō)，各醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)所處網(wǎng)絡(luò)環(huán)境選擇與之相適應(yīng)的安全管理模式，重點(diǎn)推進(jìn)安全防護(hù)教育，盡量避免因工作人員疏忽產(chǎn)生的不必要錯(cuò)誤發(fā)生，其中對(duì)于全域網(wǎng)模式，醫(yī)院應(yīng)該設(shè)置人臉識(shí)別或指紋識(shí)別等先進(jìn)技術(shù)，為信息安全提供保證。

4.3 進(jìn)一步健全醫(yī)院文書(shū)檔案管理模式

文書(shū)檔案信息化建設(shè)要求醫(yī)院根據(jù)管理模式特性進(jìn)行針對(duì)性提高，促進(jìn)智能化、人性化發(fā)展。具體來(lái)說(shuō)，首先應(yīng)該實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案資料的自主收集整理系統(tǒng)，將資料收集任務(wù)放權(quán)給各個(gè)科室，促進(jìn)縱深發(fā)展;其次應(yīng)該切實(shí)考慮使用者需求，建設(shè)統(tǒng)一的信息查詢(xún)端口，促進(jìn)文書(shū)檔案信息的可視化呈現(xiàn)，加強(qiáng)個(gè)性化服務(wù)，提高使用效率。

5 結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，在社會(huì)高速發(fā)展的今天，促進(jìn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)是必然發(fā)展趨勢(shì)，醫(yī)院應(yīng)該切實(shí)認(rèn)識(shí)到落實(shí)信息化的重要性，解決現(xiàn)存問(wèn)題，切實(shí)落實(shí)好文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)。

【參考文獻(xiàn)】

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