□付 偉
(作者單位:臨沂市蘭陵縣教育和體育局。)
隨著政務(wù)信息的全面發(fā)展,事業(yè)單位更加重視人事檔案信息資源的有效管理和建設(shè)。在建設(shè)和管理中,投入的資金和人力是比較大的,所以事業(yè)單位應(yīng)該基于自身的實際情況,建設(shè)一個高效的人事檔案管理及信息資源建設(shè)的平臺,實現(xiàn)人事檔案信息的共享與有效應(yīng)用,全面提高事業(yè)單位的工作效率和質(zhì)量,簡化工作流程?;诖?,文章對加強事業(yè)單位人事檔案管理信息資源建設(shè)的策略進行探究。
其一,事業(yè)單位應(yīng)該提升人事檔案管理的水平,要在管理過程中積極應(yīng)用一些先進、科學的知識,要能夠有足夠的理論知識作基礎(chǔ)支撐,為整個人事檔案管理及信息資源建設(shè)提供新思路和新方法,能夠創(chuàng)新人事檔案管理及信息資源建設(shè),提高整個工作效率。
其二,事業(yè)單位應(yīng)該注重本單位相關(guān)人員的信息技術(shù)使用技能培訓,要切實提高人事檔案管理人員的信息技術(shù)使用水平,保證人事檔案管理的各項工作都能夠在信息技術(shù)下得以順利的開展,整體提升人事檔案管理的水平。
其一,事業(yè)單位應(yīng)該基于人事檔案管理的實際情況,對人事檔案的分類、整理,電子人事檔案的錄入、格式、標簽設(shè)定、借閱、收納等程序都應(yīng)該有一個明確的方向,讓人事檔案管理人員能夠結(jié)合這些標準實施有效的人事檔案管理,以此保證整個人事檔案管理工作的有效進行。
其二,事業(yè)單位還應(yīng)該根據(jù)具體的人事檔案管理工作,保證每一個環(huán)節(jié)落實到每一個人,保證人事檔案管理及信息資源建設(shè)能夠標準化、安全化、規(guī)范化,這樣才能夠整體提高人事檔案管理人員的管理和建設(shè)意識,能夠保證整個人事檔案管理工作得以順利、高效進行。
各個事業(yè)單位人事檔案部門所使用的計算機型號是不一樣的,它們規(guī)格不一,所以開發(fā)出來的人事檔案管理軟件是不兼容不能互相使用的。所以,事業(yè)單位各部門之間就不能實現(xiàn)有效的人事檔案檢索,這樣就不利于信息資源的有效建設(shè),影響整個人事檔案的有效管理。
在人事檔案管理及信息資源的建設(shè)中,一些基礎(chǔ)的人事檔案管理工作缺乏規(guī)范性和標準性,一些人事檔案的整理和收集并不完整,特別是各類型人事檔案之間的細則都沒有兼容,這就使得人事檔案的管理較為混亂。另外,很多人事檔案管理工作并沒有實現(xiàn)自動化,有些人事檔案的信息資源建設(shè)只是停留于內(nèi)部,無法實現(xiàn)單位之間的共享和使用,這樣就無法得到全面的推廣和利用,進而制約了電子人事檔案的建設(shè)進程。
要想實現(xiàn)人事檔案的有效管理及信息資源的有效建設(shè),事業(yè)單位就一定要引入具有較高知識層次及先進技術(shù)水平的現(xiàn)代管理人員。從目前的事業(yè)單位人事檔案管理情況來看,很多人事檔案管理單位都缺乏管理人才,大多管理人員的知識儲備和技術(shù)水平都普遍較低。即使引進了先進的技術(shù),也無法發(fā)揮其作用,這就不利于人事檔案工作的有效升級和優(yōu)化。
1.加強電子人事檔案的應(yīng)用。要想讓人事檔案數(shù)據(jù)得以高效分析,就一定要充分借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù),將這些人事檔案以電子形式進行展現(xiàn),實現(xiàn)信息化的管理與控制,這樣才能夠保證人事檔案的合理使用,實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效建設(shè),為其提供一個更加精準的建設(shè)方向。同時,在應(yīng)用電子人事檔案的過程中,事業(yè)單位應(yīng)該創(chuàng)新人事檔案檢索的方法及儲存模式。在建設(shè)信息資源的過程中,事業(yè)單位應(yīng)該充分借助互聯(lián)網(wǎng)平臺,大力開發(fā)合適的人事檔案檢索和儲存平臺,從技術(shù)和管理兩個方面著手,確保電子人事檔案的安全性與可檢索性。在電子人事檔案傳輸?shù)倪^程中,還應(yīng)該確保網(wǎng)絡(luò)運輸?shù)陌踩耘c人事檔案數(shù)據(jù)的完整性。在這個過程中,事業(yè)單位也不能忽視紙質(zhì)人事檔案的儲存,要將紙質(zhì)人事檔案儲存與電子人事檔案儲存雙結(jié)合,提高安全性。另外,事業(yè)單位還應(yīng)該將電子人事檔案的編碼與紙質(zhì)人事檔案的編碼保持一致,這樣更有利于人事檔案的查閱與管理。
2.加強信息化人事檔案管理人員的培養(yǎng)。要注重提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力,對此,事業(yè)單位可以從兩個方面著手:其一,要引進一些優(yōu)秀的管理技術(shù)人員,為整個人事檔案部門注入新鮮的血液,整體提高人事檔案管理的效率和水平;其二,要加強對本部門人事檔案管理人員的培訓,讓他們能夠基于自身的人事檔案管理知識基礎(chǔ),提高業(yè)務(wù)能力。這樣才能夠建立一支掌握人事檔案管理及信息資源建設(shè)的高素質(zhì)人才隊伍,能夠適應(yīng)事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展需求,實現(xiàn)人事檔案的有效管理及信息資源的有效建設(shè)。
3.健全人事檔案管理安全保密制度。安全和保密是兩個不同的方向,也是整個人事檔案管理的核心。一方面,事業(yè)單位應(yīng)該注重人事檔案管理系統(tǒng)軟件和硬件的優(yōu)化和完善,要使用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)等,讓整個人事檔案的上傳與分享能夠在安全的信息環(huán)境中進行,確保人事檔案的安全。
其一,事業(yè)單位應(yīng)該明白哪些人事檔案是可以進行共享的,要將這些人事檔案資源上傳至一個平臺,用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)搜尋相關(guān)的人事檔案信息,這些人事檔案信息只能被查閱,不能被修改和刪除。因此,在創(chuàng)建共享平臺的時候,事業(yè)單位就應(yīng)該對這些人事檔案進行合理分類,做好共享準備。
其二,事業(yè)單位應(yīng)該設(shè)置一個專門的傳輸路線,保證事業(yè)單位內(nèi)部人員能夠?qū)蚕砥脚_有操作的權(quán)限,做好人事檔案的上傳、查閱、修改及更新工作,這樣才能夠更好地服務(wù)于社會大眾,實現(xiàn)人事檔案信息的高效運用。在這個過程中,事業(yè)單位也應(yīng)該注重保護人事檔案信息的安全性,要完善共享模式,加大網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)力度,避免出現(xiàn)一些人事檔案資源信息流失的情況,這樣就會對整個人事檔案的管理工作造成阻礙。
事業(yè)單位應(yīng)該注重先進技術(shù)的使用,比如大數(shù)據(jù)、云計算、云共享、數(shù)字加密等技術(shù),有效提升整個人事檔案管理的效果。首先,事業(yè)單位應(yīng)該充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù),對整個人事檔案進行編研和檢索,讓人事檔案的查找更加精準,以此提高整個工作的效率;其次,事業(yè)單位之間應(yīng)該進行積極的合作與交流,比如上下級之間、相關(guān)單位部門之間,都應(yīng)該互通有無,要通過云計算、云共享等技術(shù)實現(xiàn)對人事檔案資源信息的共享和使用,盡可能地減少人事檔案使用的成本,提高人事檔案資源利用的效率;最后,事業(yè)單位應(yīng)該充分利用云儲存技術(shù),讓人事檔案資源能夠進行自動化備份,避免因為計算機系統(tǒng)出現(xiàn)故障而導致人事檔案信息資源流失的情況。在此基礎(chǔ)上,事業(yè)單位還應(yīng)該注重數(shù)字加密、數(shù)字水印等技術(shù)的使用,整體提高人事檔案的安全性,提高其使用價值,這樣才能實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效管理。
綜上所述,事業(yè)單位人事檔案管理及信息資源的建設(shè)工作是十分重要的,所以事業(yè)單位應(yīng)該明確人事檔案管理及信息資源建設(shè)的原則、存在的問題,在此基礎(chǔ)上采取有效的管理和建設(shè)策略,讓整個人事檔案實現(xiàn)信息化的共享和交流。以此,才能夠創(chuàng)新人事檔案的管理工作,優(yōu)化資源建設(shè),能夠?qū)⑵渑c信息技術(shù)進行有機結(jié)合,更好地服務(wù)于社會、服務(wù)于人民群眾,讓其順應(yīng)時代的發(fā)展。