倪亞欣

（天風(fēng)期貨股份有限公司，上海 200020）

一、電子化憑證概述

電子化憑證主要是指以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)為介質(zhì)的，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中為反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生及相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)的責(zé)任而形成和流轉(zhuǎn)的具有法定效用和規(guī)范形式的信息記錄。

電子化憑證從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)憑證沒(méi)有差異，但是由于載體的差異性，電子化憑證主要呈現(xiàn)出以下五個(gè)特點(diǎn)：一是無(wú)形性，即電子化憑證以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)為載體，屬于無(wú)形物；二是內(nèi)容與載體的相互分離性，即能夠存放電子化憑證的載體具有多樣化的方式，并且可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、電子硬盤(pán)以及光盤(pán)等進(jìn)行復(fù)制傳遞；三是不穩(wěn)定性，即電子化憑證易受存儲(chǔ)環(huán)境以及技術(shù)條件等因素的影響而具有不穩(wěn)定性；四是易篡改性，即電子化憑證以磁或光為介質(zhì)作為載體的特性使得其更容易被修改而不留下痕跡；五是技術(shù)性，即電子化憑證的形成以及傳遞都需要依賴一定的技術(shù)條件才能實(shí)現(xiàn)。

二、研究電子化憑證在財(cái)務(wù)管理流程中運(yùn)用的積極意義

隨著大數(shù)據(jù)、信息共享、區(qū)塊鏈技術(shù)以及電子發(fā)票的快速推廣應(yīng)用，進(jìn)入企業(yè)財(cái)務(wù)管理流程的各種原始憑據(jù)以及核算所形成的憑證和財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)等無(wú)紙化的趨勢(shì)和需求十分突出，從而使企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作受到了較大影響，因此研究電子化憑證在財(cái)務(wù)管理流程中的運(yùn)用更具積極意義。一是可以大幅提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理效率，即通過(guò)提高電子化憑證在財(cái)務(wù)管理流程中的運(yùn)用，壓縮財(cái)務(wù)管理層級(jí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)管理流程的優(yōu)化，從而加快財(cái)務(wù)信息在企業(yè)內(nèi)部的傳遞速度，加快業(yè)務(wù)處理速度，提升財(cái)務(wù)管理效率，降低財(cái)務(wù)管理成本費(fèi)用支出。二是可以提高財(cái)務(wù)信息的共享度，消除信息孤島，降低財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)信息不對(duì)稱是財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的主要誘因，在財(cái)務(wù)管理過(guò)程中，電子化憑證的運(yùn)用可以加速信息流轉(zhuǎn)，從而有效解決財(cái)務(wù)信息不對(duì)稱的問(wèn)題，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。三是電子化憑證可以攜帶多維度信息，有利于后續(xù)的管理報(bào)表編制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，從而為精細(xì)化管理提供數(shù)據(jù)支撐，提升財(cái)務(wù)管理水平。

三、電子化憑證在財(cái)務(wù)管理流程中的運(yùn)用方案探討

企業(yè)在財(cái)務(wù)管理流程中引入電子化憑證，可以從多角度對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理產(chǎn)生促進(jìn)作用，那么在實(shí)務(wù)中企業(yè)該如何實(shí)現(xiàn)電子化憑證在財(cái)務(wù)管理流程中的運(yùn)用呢？在此，本文結(jié)合財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)信息化的相關(guān)理論加以探討。

（一）對(duì)電子化憑證在財(cái)務(wù)管理流程中運(yùn)用的目標(biāo)和原則加以明確

總體上來(lái)說(shuō)，企業(yè)之所以要實(shí)現(xiàn)電子化憑證在財(cái)務(wù)管理流程中的運(yùn)用，其主要目的是提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量和財(cái)務(wù)管理效率，為管理層提供高質(zhì)量的決策有用信息，發(fā)揮財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的主要職能，因此，在電子化憑證運(yùn)用過(guò)程中要始終圍繞這個(gè)核心目標(biāo)來(lái)開(kāi)展工作。要科學(xué)合理地推動(dòng)電子化憑證在財(cái)務(wù)管理流程中的運(yùn)用，必須打破業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)之間的信息壁壘，因此要遵循集中化、效率提升、信息共享以及統(tǒng)一性四個(gè)基本原則。

（二）以大數(shù)據(jù)和信息共享技術(shù)為核心建立電子化憑證的傳遞平臺(tái)

在明確了電子化憑證在財(cái)務(wù)管理流程中運(yùn)用的目標(biāo)和基本原則之后，首要工作就是在企業(yè)內(nèi)部搭建電子化憑證的流轉(zhuǎn)平臺(tái)，而要建立這個(gè)平臺(tái)，大數(shù)據(jù)和信息共享技術(shù)是核心要素。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以為電子化憑證的快速處理和分析提供強(qiáng)大的工具，而信息共享技術(shù)則能為電子化憑證的快速傳遞以及信息的準(zhǔn)確性創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境。具體來(lái)說(shuō)，這個(gè)平臺(tái)要承擔(dān)兩個(gè)方面的工作內(nèi)容：一方面是業(yè)務(wù)端基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集，即業(yè)務(wù)端的各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)要通過(guò)一定的途徑轉(zhuǎn)變成電子化的信息傳遞至該平臺(tái)；另一方面要由該平臺(tái)經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)審核和核算形成電子化的財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)等信息，為管理層進(jìn)行財(cái)務(wù)決策提供依據(jù)。平臺(tái)可用下列示意圖表示。

（三）電子化憑證在財(cái)務(wù)管理流程中的具體運(yùn)用范圍

在搭建了以大數(shù)據(jù)和信息共享技術(shù)為核心的電子化憑證傳遞平臺(tái)之后，緊接著就要結(jié)合企業(yè)財(cái)務(wù)管理的主要內(nèi)容對(duì)其具體運(yùn)用內(nèi)容進(jìn)行明確。在實(shí)務(wù)中廣義的企業(yè)財(cái)務(wù)管理涉及內(nèi)容較多，因此在此僅結(jié)合常用內(nèi)容加以分析。

1.原始單據(jù)審核、提交、付款業(yè)務(wù)的運(yùn)用。企業(yè)的日常費(fèi)用報(bào)銷屬于企業(yè)廣義財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容之一，也是企業(yè)最為常見(jiàn)的業(yè)務(wù)內(nèi)容之一。在日常費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)中，具體報(bào)銷人通過(guò)平臺(tái)終端填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)化的電子報(bào)銷審批單據(jù)，并上傳相關(guān)的電子發(fā)票或者發(fā)票的掃描影像資料，然后分別進(jìn)入費(fèi)用報(bào)銷處理流程和財(cái)務(wù)核算處理流程。在費(fèi)用報(bào)銷處理流程由相應(yīng)的審批崗位對(duì)平臺(tái)掃描上傳上來(lái)的電子發(fā)票通過(guò)二維碼、發(fā)票號(hào)碼等信息實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的核對(duì)審核，由于增值稅電子普通發(fā)票可自行打印，因此在實(shí)務(wù)中易出現(xiàn)重復(fù)入賬的問(wèn)題，而自動(dòng)核對(duì)審核功能可以大幅降低重復(fù)入賬概率。進(jìn)行審批之后的數(shù)據(jù)同時(shí)還要傳遞至銀行端口和財(cái)務(wù)核算處理模塊，由銀行端口進(jìn)行付款，財(cái)務(wù)核算處理模塊進(jìn)行賬務(wù)核算處理，然后形成電子化的資金流信息和核算信息，最終匯總到報(bào)表模塊形成相應(yīng)的財(cái)務(wù)報(bào)表信息。

2.財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)的運(yùn)用。財(cái)務(wù)核算處理模塊電子化憑證的運(yùn)用途徑主要有：將電子化憑證的相關(guān)信息直接通過(guò)影像掃描的形式上傳至電子化憑證的傳遞平臺(tái)，然后由負(fù)責(zé)審核的財(cái)務(wù)人員對(duì)其進(jìn)行審核，在審核無(wú)誤且入賬手續(xù)齊全的情況下進(jìn)行賬務(wù)核算處理，完成相關(guān)成本費(fèi)用、收入的歸集工作；涉及稅務(wù)和付款的可通過(guò)相關(guān)模塊進(jìn)行數(shù)據(jù)共享完成相應(yīng)操作，最終形成清晰、完整、準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)；在會(huì)計(jì)期末，在事前統(tǒng)一了格式的報(bào)表模板中，根據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)表的填報(bào)要求設(shè)置相應(yīng)的賬務(wù)取數(shù)公式，實(shí)現(xiàn)一鍵自動(dòng)取數(shù)功能，盡量減少人為操作，在增強(qiáng)財(cái)務(wù)報(bào)表及時(shí)性和準(zhǔn)確可靠性的同時(shí)，大幅提高財(cái)務(wù)報(bào)表業(yè)務(wù)的處理效率。

3.財(cái)務(wù)報(bào)表、管理報(bào)表、財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)的運(yùn)用。在財(cái)務(wù)報(bào)表、管理報(bào)表和財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)模塊，要在實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化編制財(cái)務(wù)報(bào)表的基礎(chǔ)上，將財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)等都與管理報(bào)表和財(cái)務(wù)分析模塊建立端口對(duì)接，實(shí)現(xiàn)管理報(bào)表和財(cái)務(wù)分析模塊對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集；然后根據(jù)預(yù)算設(shè)定的管理報(bào)表格式完成對(duì)產(chǎn)品種類、單價(jià)、成本總額、單位成本等數(shù)據(jù)信息的分析匯總；財(cái)務(wù)分析模塊結(jié)合財(cái)務(wù)報(bào)表、管理報(bào)表以及其他業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)，通過(guò)一定的分析方法和工具實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況的分析，最終形成對(duì)管理層決策的有效支撐。

四、電子化憑證在財(cái)務(wù)管理流程中的運(yùn)用保障條件

電子化憑證在財(cái)務(wù)管理流程中的運(yùn)用涉及業(yè)務(wù)流程的轉(zhuǎn)變優(yōu)化，財(cái)務(wù)人員的工作內(nèi)容發(fā)生變化以及對(duì)信息化環(huán)境的要求更高，因此在實(shí)務(wù)中，要想推動(dòng)電子化憑證在財(cái)務(wù)管理流程中的科學(xué)有效運(yùn)用，企業(yè)一方面要針對(duì)業(yè)務(wù)流程的轉(zhuǎn)變優(yōu)化以及財(cái)務(wù)人員工作內(nèi)容發(fā)生變化可能產(chǎn)生的潛在風(fēng)險(xiǎn)因素采取一定的措施加以引導(dǎo)和防控，另一方面則要根據(jù)對(duì)信息化環(huán)境的高要求，在計(jì)算機(jī)硬件、影像傳輸系統(tǒng)以及電子化憑證的存儲(chǔ)安全防護(hù)軟件等方面予以保障，為電子化憑證在財(cái)務(wù)管理流程中的運(yùn)用創(chuàng)造一個(gè)良好安全的環(huán)境。另外，還需要促進(jìn)財(cái)務(wù)人員不斷學(xué)習(xí)，深入了解業(yè)務(wù)背后的邏輯，根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)不斷優(yōu)化財(cái)務(wù)流程，保證電子數(shù)據(jù)傳遞整合的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。

五、結(jié)語(yǔ)

本文以企業(yè)的財(cái)務(wù)管理為研究對(duì)象，結(jié)合當(dāng)前的大數(shù)據(jù)和信息共享等技術(shù)，重點(diǎn)探討了電子化憑證在企業(yè)財(cái)務(wù)管理流程中運(yùn)用的具體實(shí)施方案，并提出了一些保障條件，希望能夠?qū)ζ髽I(yè)加快推進(jìn)電子化憑證在財(cái)務(wù)管理流程中的運(yùn)用提供幫助。