廖文佳

一、RPA技術(shù)概述

數(shù)字化時(shí)代，以計(jì)算機(jī)為代表的新興科技正在向人類生產(chǎn)生活等各個(gè)領(lǐng)域全面推進(jìn)，并對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)模式的技術(shù)創(chuàng)新起到了主導(dǎo)作用，同時(shí)也在加速企業(yè)事務(wù)流程與員工工作模式的蛻變。這一變革趨勢(shì)下企業(yè)財(cái)務(wù)人員與審計(jì)師均面臨諸多挑戰(zhàn)：其一，企業(yè)數(shù)據(jù)每年以幾何倍數(shù)增長(zhǎng)，人工處理數(shù)據(jù)的工作模式難以為繼；其二，在過去 20年中與財(cái)務(wù)報(bào)告和審計(jì)相關(guān)的法規(guī)日漸增加并日趨復(fù)雜，這要求財(cái)務(wù)人員與審計(jì)師需要將有限的時(shí)間和精力集中于財(cái)務(wù)的專業(yè)判斷領(lǐng)域。這些難題迫切需要一種自動(dòng)化技術(shù)來進(jìn)行有效解決。近年來機(jī)器人流程自動(dòng)化技術(shù)（RPA）的出現(xiàn)突破了上述技術(shù)瓶頸。RPA（Robotic Process Automation）的概念可簡(jiǎn)單定義為“一種模擬人類執(zhí)行任務(wù)過程的軟件，它可以快速地完成重復(fù)的事情”。RPA適用于高重復(fù)性并且具有既定邏輯的處理流程。RPA的實(shí)施基于現(xiàn)有IT架構(gòu)且企業(yè)無需為其對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行修改。同時(shí)，RPA的運(yùn)行過程將可以被嚴(yán)格記錄和監(jiān)控，無需擔(dān)心信息安全的相關(guān)問題。這些顯著特點(diǎn)為財(cái)務(wù)領(lǐng)域的創(chuàng)新提供了強(qiáng)有力的支持，極大地提高了工作效率并有效降低相關(guān)成本。

二、RPA在企業(yè)財(cái)務(wù)流程中的應(yīng)用

企業(yè)實(shí)施了各類系統(tǒng)用以支持日常經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)，在處理數(shù)據(jù)過程中，如果將大量重復(fù)操作與耗時(shí)的流程仍依賴人工處理，特別對(duì)于業(yè)務(wù)量龐大的企業(yè)，這種傳統(tǒng)的手工處理不僅將增加出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)，無形中還會(huì)增加人工成本的損耗導(dǎo)致工作效率低下。以下以某國內(nèi)航空業(yè)A企業(yè)為例加以介紹。

1.RPA實(shí)施背景。A企業(yè)是國內(nèi)規(guī)模體量龐大的航空公司,同時(shí)擁有數(shù)量繁多的分公司與子公司，財(cái)務(wù)上存在著大量成本明細(xì)核算工作，財(cái)務(wù)人員的日常工作量繁重。伴隨著近年來國際燃油市場(chǎng)的價(jià)格波動(dòng)、國家與地區(qū)政策的變化以及消費(fèi)市場(chǎng)的轉(zhuǎn)變等因素給航空業(yè)的發(fā)展帶來多重沖擊，A企業(yè)在積極應(yīng)對(duì)這些外部挑戰(zhàn)的同時(shí)也致力于尋求集團(tuán)內(nèi)部財(cái)務(wù)體系的創(chuàng)新發(fā)展，管理層希望通過對(duì)既有財(cái)務(wù)系統(tǒng)的技術(shù)并為公司發(fā)展及應(yīng)對(duì)外部挑戰(zhàn)提供強(qiáng)有力支撐。

2.RPA實(shí)施流程。第一階段，首先對(duì)該企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的現(xiàn)狀進(jìn)行梳理，從業(yè)務(wù)的復(fù)雜度、重要度及擴(kuò)展性等角度共識(shí)別出多個(gè)財(cái)務(wù)流程。經(jīng)過梳理與評(píng)估后，從實(shí)施投入、商業(yè)價(jià)值及流程操作評(píng)估三個(gè)維度對(duì)所有流程進(jìn)行考量，通過對(duì)集團(tuán)業(yè)務(wù)流程這一系列維度對(duì)業(yè)務(wù)價(jià)值的綜合量化，最終確定對(duì)國內(nèi)起降費(fèi)核算、銀企系統(tǒng)資金支付、成本系統(tǒng)月報(bào)三個(gè)流程進(jìn)行財(cái)務(wù)機(jī)器人的試點(diǎn)實(shí)施開發(fā)。同時(shí)在綜合評(píng)估后選取了餐食系統(tǒng)核算這一業(yè)務(wù)流程，指導(dǎo)該企業(yè)項(xiàng)目組進(jìn)行機(jī)器人流程的自行開發(fā)實(shí)施。第二階段，根據(jù)第一階段的開發(fā)實(shí)施情況與經(jīng)驗(yàn)，與該企業(yè)項(xiàng)目組計(jì)劃根據(jù)第一階段的多個(gè)流程量化評(píng)估結(jié)果，進(jìn)一步開發(fā)其余的財(cái)務(wù)流程；同時(shí)評(píng)估實(shí)施RPA和流程風(fēng)險(xiǎn)，為該企業(yè)建立完整的自動(dòng)化監(jiān)督控制體系。在后續(xù)的發(fā)展階段中，為企業(yè)的財(cái)務(wù)體系技術(shù)創(chuàng)新可持續(xù)性建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃，建議設(shè)立自動(dòng)化CoE（Center of Excellence,卓越中心），持續(xù)識(shí)別可實(shí)施RPA的機(jī)會(huì)流程，并引導(dǎo)企業(yè)未來能夠自主開發(fā)實(shí)施，持續(xù)升級(jí)機(jī)器人的管理模式。

3.RPA實(shí)施結(jié)果。經(jīng)過開發(fā)、調(diào)試及穩(wěn)定性測(cè)試，第一階段4個(gè)RPA自動(dòng)化實(shí)施取得了明顯的成效，將RPA與人工的工作效率分別計(jì)算并對(duì)比，RPA流程自動(dòng)化優(yōu)勢(shì)十分明顯，如表1所示。

RPA在企業(yè)財(cái)務(wù)上的創(chuàng)新應(yīng)用，為企業(yè)提升效率并有效降低成本，也降低了人工失誤的風(fēng)險(xiǎn)，可加速企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化財(cái)務(wù)與管理的戰(zhàn)略目標(biāo)；同時(shí)也在無形中幫助財(cái)務(wù)人員節(jié)省更多精力與人力資源去洞察財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)背后更富有價(jià)值的趨勢(shì)，促進(jìn)財(cái)務(wù)人員以合規(guī)為導(dǎo)向的回顧式職能向更具戰(zhàn)略性與前瞻性的角色演變。

三、RPA在審計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用

表1 RPA與人工效率對(duì)比

雖然RPA已廣泛用于企業(yè)的各業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)流程，但由于審計(jì)服務(wù)需要遵循準(zhǔn)則的要求并且受到的監(jiān)管性比較強(qiáng)，目前用于審計(jì)服務(wù)的RPA仍處于早期階段，部分事務(wù)所已應(yīng)用RPA為審計(jì)團(tuán)隊(duì)生成工作底稿、函證流程、附注與報(bào)告生成和校對(duì)等。這不僅可以將人力操作成本減少25%到40%或以上，同時(shí)還可優(yōu)化審計(jì)質(zhì)量和合規(guī)性。將繁瑣又必不可少的過程轉(zhuǎn)變?yōu)楦恿魉€的審計(jì)過程。由此可見將RPA應(yīng)用于審計(jì)服務(wù)非常重要。

將企業(yè)紛繁復(fù)雜且龐大的各類數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成為審計(jì)工作需要的數(shù)據(jù)，是審計(jì)師一直面臨的挑戰(zhàn)。因此某事務(wù)所通過RPA執(zhí)行基于規(guī)則的功能來執(zhí)行抓取被審計(jì)客戶的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)（科目余額表、序時(shí)賬、明細(xì)賬等）。該RPA軟件經(jīng)客戶授權(quán)后，可通過用戶界面與一個(gè)或多個(gè)系統(tǒng)對(duì)接，可遠(yuǎn)程通過后臺(tái)抓取審計(jì)所需的完整數(shù)據(jù)，且其數(shù)據(jù)運(yùn)作可支持高流量、一周7天、每天24小時(shí)的運(yùn)作，或者預(yù)設(shè)運(yùn)作時(shí)間抓取數(shù)據(jù)。此外RPA可用于總賬分析，例如發(fā)現(xiàn)分類賬不平、重復(fù)或賬面價(jià)值異常高等，會(huì)提出警報(bào)；對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域，例如收入分析，RPA可計(jì)算當(dāng)年和上年度清單中的總收入金額是否有重大差異，并在差額超過可容忍誤差時(shí)生成警報(bào)。事實(shí)上，某些審計(jì)項(xiàng)目年度銀行函證流程都是由RPA處理。生成函證、管理函證收發(fā)流程（包括某些例外情況）、追蹤并收集函證的回復(fù)，同時(shí)為審計(jì)團(tuán)隊(duì)生成函證工作底稿等等，整個(gè)過程利用RPA技術(shù)統(tǒng)一、高效完成。審計(jì)團(tuán)隊(duì)可以將更多的精力放在判斷領(lǐng)域，加速并提早發(fā)現(xiàn)問題，減少意外事件發(fā)生的可能性，提升客戶服務(wù)。

不管從短期還是長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，RPA技術(shù)都有廣闊的運(yùn)用空間。盡管人工智能善于進(jìn)行分析、檢測(cè)、思考、預(yù)測(cè)和解決問題，但它卻不擅長(zhǎng)處理重復(fù)性的日常工作。如果將RPA和人工智能兩個(gè)引擎相連接，那么RPA就將成為智能流程自動(dòng)化（IPA），從而根據(jù)經(jīng)驗(yàn)而非二進(jìn)制規(guī)則來做出機(jī)器人決策。目前某些所正在開發(fā)結(jié)合人工智能的RPA在審計(jì)中的解決方案，例如：在客戶對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行只讀性授權(quán)的情況下，審計(jì)工具直接在客戶的系統(tǒng)中分析數(shù)據(jù)以及識(shí)別新的變化，包括序時(shí)賬、用戶活動(dòng)、IT系統(tǒng)的更改等等，從而識(shí)別出高風(fēng)險(xiǎn)的領(lǐng)域，這種工作可以每月、每天甚至實(shí)時(shí)進(jìn)行；審計(jì)師直接從客戶的系統(tǒng)中提取或者復(fù)核交易的支持性文件，然后跟客戶進(jìn)行討論，于此同時(shí)，審計(jì)工具將這些步驟或者工作日志直接抓取形成相應(yīng)的審計(jì)底稿或文檔。未來的審計(jì)作業(yè)模式在這些創(chuàng)新技術(shù)的支持下，將變?yōu)榉乔秩胄缘倪^程審計(jì)。

四、RPA流程中的IT審計(jì)考慮

當(dāng)客戶實(shí)施RPA時(shí)，審計(jì)師應(yīng)對(duì)RPA流程進(jìn)行充分且必要的審計(jì)考慮，特別是是否與重大交易事項(xiàng)相關(guān)。以下是在客戶的RPA流程中IT審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)與控制會(huì)著重考慮的因素：

1.依賴于不準(zhǔn)確地處理數(shù)據(jù)，處理不準(zhǔn)確數(shù)據(jù)或兩者兼有的系統(tǒng)或程序。風(fēng)險(xiǎn)可能類似于與EUC工具相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)：非IT部門用戶能夠更改指令、管理RPA技術(shù)工作流程或有權(quán)限登錄RPA用于登錄其他IT應(yīng)用程序的ID。

2.未經(jīng)授權(quán)訪問可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)被破壞或?qū)?shù)據(jù)的不正確修改，包括修改未經(jīng)授權(quán)或不存在的交易記錄或不準(zhǔn)確的交易記錄。如果適用，需要了解RPA IT應(yīng)用程序訪問時(shí)，對(duì)IT應(yīng)用程序中數(shù)據(jù)的銷毀，更改和記錄的現(xiàn)有控制是否會(huì)被執(zhí)行。

3.未經(jīng)授權(quán)更改系統(tǒng)或程序，風(fēng)險(xiǎn)可能類似于與EUC工具相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)：非IT部門用戶能夠更改指令、管理RPA技術(shù)工作流程或有權(quán)限登錄RPA用于登錄其他IT應(yīng)用程序的ID。

總之，不管在企業(yè)財(cái)務(wù)還是審計(jì)領(lǐng)域，都需要我們首先做好流程的設(shè)計(jì)和優(yōu)化，再引入RPA有效整合，在實(shí)施中配合良好的培訓(xùn)、溝通、變更管理、企業(yè)文化等使RPA效用發(fā)揮到最大。信息技術(shù)所帶來的變革深刻地影響著商業(yè)世界的固有模式的瓦解與轉(zhuǎn)型，它既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，只有不懈地去學(xué)習(xí)并掌握核心技術(shù)去創(chuàng)新、適應(yīng)，才能在未來的競(jìng)爭(zhēng)中拔得頭籌，贏得先機(jī)。