蘇鈺堯 劉波峰

隨著社會(huì)水平與信息技術(shù)水平的不斷提升，會(huì)計(jì)行業(yè)在時(shí)代發(fā)展中呈現(xiàn)新的態(tài)勢(shì)，即電算化的普及與更新，其相關(guān)工具應(yīng)用技巧也成為會(huì)計(jì)工作者的重點(diǎn)研究?jī)?nèi)容。文章以EXCEL為切入點(diǎn)，探究其在會(huì)計(jì)工作的應(yīng)用途徑與相關(guān)技巧，為相關(guān)工作者提供一定的參考依據(jù)。

一、引言

隨著計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備的更新?lián)Q代以及信息技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化在近年來呈現(xiàn)高速穩(wěn)定發(fā)展態(tài)勢(shì)，這是時(shí)代進(jìn)步與行業(yè)工作需求的雙重影響下的必然發(fā)展趨勢(shì)。然而，在眾多財(cái)務(wù)軟件不斷涌現(xiàn)的情況下，EXCEL仍然在財(cái)務(wù)工作中起到不可替代的作用。因此，EXCEL的應(yīng)用水平仍然是財(cái)務(wù)工作者必備的專業(yè)素養(yǎng)，其相關(guān)技巧也是相關(guān)從業(yè)者重點(diǎn)探究開發(fā)的內(nèi)容。

二、EXCEL基本效用及特征

（一）表格制作簡(jiǎn)單快捷

EXCEL在經(jīng)歷數(shù)代的發(fā)展更新后，其在表格制作方面已經(jīng)擁有較高的靈活性，使得相關(guān)工作者可以在較短的時(shí)間內(nèi)制作相應(yīng)的表格，并且擁有多種表格形式可以選擇。同時(shí)，針對(duì)各行各業(yè)業(yè)務(wù)內(nèi)容，EXCEL擁有充足的表格模板，減輕了工作者不必要的工作負(fù)擔(dān)，綜合提升了工作效率，在此基礎(chǔ)上，EXCEL為工作者提供自身模板儲(chǔ)存的空間，使其可以將工作者自身制作的模板進(jìn)行長(zhǎng)期利用。除此之外，EXCEL表格中的“填充柄”工具可以幫助工作者將較多的數(shù)據(jù)或者公式進(jìn)行快速填充，避免無意義的重復(fù)工作為其帶來工作負(fù)擔(dān)。

（二）數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)

在EXCEL中，數(shù)據(jù)的計(jì)算與處理都可以通過公式工具，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理，在數(shù)據(jù)處理工作中呈現(xiàn)出極大的便捷性。除此之外，若計(jì)算數(shù)據(jù)出現(xiàn)變化，公式結(jié)果會(huì)根據(jù)數(shù)據(jù)具體變化自動(dòng)進(jìn)行更改，工作者并不需要再次進(jìn)行計(jì)算。

（三）計(jì)算函數(shù)充足

在EXCEL中，工作者可選擇不同的函數(shù)幫助自己快速完成工作，針對(duì)財(cái)務(wù)工作者而言，EXCEL提供專門的財(cái)務(wù)函數(shù)，使其可以將統(tǒng)計(jì)函數(shù)與財(cái)務(wù)函數(shù)結(jié)合起來開展財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)計(jì)算等工作。例如，財(cái)務(wù)工作者在制作月度報(bào)表時(shí)，可以運(yùn)用MONTH函數(shù)，MONTH函數(shù)的參數(shù)只有一個(gè)，即工作者輸入的日期，通過在函數(shù)中輸入對(duì)應(yīng)的行列數(shù)，即可將對(duì)應(yīng)月份提取出來。

而針對(duì)特殊情況，財(cái)務(wù)工作者同樣可以利用自定義的方式添加工作需要的函數(shù)公式，EXCEL的公式自定義法則與數(shù)學(xué)的計(jì)算法則是相同的?；诖?，指標(biāo)分析法、類比分析法、統(tǒng)計(jì)分析法都可以在EXCEL中利用函數(shù)完成。針對(duì)自定義需要各個(gè)工作表數(shù)據(jù)的情況，可將各個(gè)工作表的數(shù)據(jù)進(jìn)行鏈接，在EXCEL中，財(cái)務(wù)工作者可以根據(jù)實(shí)際情況，選擇鏈接的具體方式，如同一工作簿中工作表的鏈接或不同工作簿中的工作表鏈接。

同時(shí)，EXCEL中的數(shù)據(jù)更新功能同樣重要，其主要作用于分析表數(shù)據(jù)的更新，既通過將待分析的工作表與財(cái)務(wù)分析模型的數(shù)據(jù)源工作表進(jìn)行鏈接，使財(cái)務(wù)工作者在數(shù)據(jù)源工作表中的數(shù)據(jù)變化時(shí)，可以直接得到EXCEL自行更新的結(jié)果，而非手動(dòng)調(diào)整改動(dòng)。

（四）圖表兼容

EXCEL不僅可以通過表格形式，幫助財(cái)務(wù)工作者進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)處理或工作匯報(bào)，還可以通過生成圖表的形式，幫助其將數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)以較為直觀的形式呈現(xiàn)出來，使其工作成果成為相關(guān)管理者的重要決策依據(jù)。同時(shí)，財(cái)務(wù)工作者也可適當(dāng)在圖表中增添文字或數(shù)據(jù)說明，強(qiáng)化工作成果的全面性。

（五）數(shù)據(jù)讀取

在會(huì)計(jì)電算化飛速發(fā)展的情況下，財(cái)務(wù)工作者根據(jù)公司企業(yè)情況，要選擇不同的會(huì)計(jì)軟件。而EXCEL自身具有一定的外部數(shù)據(jù)功能，可以幫助財(cái)務(wù)工作者完成數(shù)據(jù)文件的讀取與輸出工作，并將會(huì)計(jì)軟件中的數(shù)據(jù)引入到EXCEL中，提升了數(shù)據(jù)讀取工作的效率并確保讀取數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

三、EXCEL在會(huì)計(jì)報(bào)表編制中的應(yīng)用技巧

在會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)工作中，會(huì)計(jì)報(bào)表的編制占據(jù)較大的工作比重，而相關(guān)工作者在會(huì)計(jì)報(bào)表編制過程中經(jīng)常面臨編制種類繁多、工作量大、錯(cuò)誤頻繁等問題。針對(duì)類似情況，會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)工作者應(yīng)利用EXCEL工具，解決相關(guān)問題，提升工作效率與質(zhì)量。

（一）新工作表的建立

在新工作表命名完成后，為有效區(qū)分工作表標(biāo)簽，可通過單擊鼠標(biāo)右鍵，在顯示出的快捷菜單中選中“更改工作表標(biāo)簽顏色”，將工作表標(biāo)簽設(shè)置成不同的顏色。

（二）文字填寫

在填寫表格內(nèi)容時(shí)，首先在表格第一行填寫標(biāo)題內(nèi)容，如“資產(chǎn)負(fù)債表”。隨后將報(bào)表文字內(nèi)容按照順序進(jìn)行填充，同時(shí)注意保持文字內(nèi)容之間的間距，在此基礎(chǔ)上完成項(xiàng)目名單的輸入。其次，在設(shè)定報(bào)表內(nèi)容中的數(shù)字、字體格式、文本對(duì)齊方式以及邊框底紋等內(nèi)容時(shí)，均在“單元格格式”的菜單對(duì)話框中完成。最后，根據(jù)報(bào)表的實(shí)際需要，適當(dāng)?shù)貙卧襁M(jìn)行合并，并根據(jù)報(bào)表內(nèi)容將表格行高列寬等格式進(jìn)行調(diào)整，初步完成報(bào)表的編制工作。

（三）數(shù)據(jù)函數(shù)設(shè)定

財(cái)務(wù)工作者在進(jìn)行計(jì)算時(shí)，應(yīng)注意將公式與函數(shù)在對(duì)應(yīng)內(nèi)容的單元格內(nèi)完成輸入，若出現(xiàn)同列單元格運(yùn)用相同公式的情況，可直接運(yùn)用填充柄工具完成復(fù)制。為避免報(bào)表中出現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)在單元格中對(duì)條件格式進(jìn)行設(shè)置。例如，內(nèi)容為反映資產(chǎn)、關(guān)系權(quán)益、負(fù)債情況的報(bào)表，其左右兩方應(yīng)保持平等關(guān)系，應(yīng)在“負(fù)債與關(guān)系權(quán)益”數(shù)據(jù)單元格中選中“條件格式”，選擇條件公式：“資產(chǎn)總計(jì)數(shù)據(jù)單元格”并將顏色設(shè)置為橙色，便于呈現(xiàn)出“負(fù)債和關(guān)系權(quán)益總計(jì)”與“資產(chǎn)總計(jì)”的差異情況。

（四）保護(hù)數(shù)據(jù)

在完成報(bào)表內(nèi)容的編制后，為保證數(shù)據(jù)安全，應(yīng)及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行防護(hù)。為此，針對(duì)需要保護(hù)的數(shù)據(jù)單元格，可在“單元格格式”中的選項(xiàng)中選擇“保護(hù)”，此時(shí)有兩種選擇。其一，點(diǎn)擊“保護(hù)”選項(xiàng)，直接保護(hù)單元格內(nèi)容，確保其具備真實(shí)性。其二，點(diǎn)擊“隱藏”復(fù)選框，可以令單元格內(nèi)容的計(jì)算公式在編輯欄中消失，達(dá)到算法隱蔽的目的。完成后，點(diǎn)開“工具”菜單欄，選中“保護(hù)”，點(diǎn)擊“保護(hù)工作表”，并將設(shè)定的密碼輸入其中，完成報(bào)表單元格防護(hù)工作。除此之外，同樣可以對(duì)工作簿進(jìn)行防護(hù)，可在“工作簿保護(hù)”選項(xiàng)中完成設(shè)置。

四、EXCEL圖表應(yīng)用技巧

在EXCE的實(shí)際效用中，除數(shù)字表達(dá)形式外，圖表同樣是財(cái)務(wù)工作者可以利用的表現(xiàn)方式，相較于文字說明，圖表形式更能將數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系展示出來。在制作圖表前，財(cái)務(wù)工作者應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)展示目的，在柱形圖、折線圖、餅圖等圖表形式當(dāng)中選擇一種。

圖表制作首先要選中想要以圖表形式展示的數(shù)據(jù)區(qū)域，隨后點(diǎn)擊“插入”選項(xiàng)，選擇“圖表”即可自由選擇各圖表樣式，根據(jù)圖表實(shí)際需求選擇對(duì)應(yīng)的樣式。確認(rèn)完成后，選擇“下一項(xiàng)”即可生成想要的圖表，最后為圖表填入對(duì)應(yīng)的圖表標(biāo)題即完成圖表制作。

在制作圖表時(shí)應(yīng)注意，若圖表對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)發(fā)生變化，則圖表當(dāng)中的數(shù)據(jù)也會(huì)隨之變化。同時(shí)，如需要對(duì)圖標(biāo)類型以及其他內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，可直接在圖表上方單擊右鍵，在彈出的菜單選項(xiàng)中選擇對(duì)應(yīng)選項(xiàng)即可完成調(diào)整。

五、報(bào)表打印

（一）頁面設(shè)置

在完成報(bào)表編制的基礎(chǔ)上，為針對(duì)報(bào)表資料進(jìn)行匯報(bào)或提供給其他部門，應(yīng)將報(bào)表進(jìn)行打印，此時(shí)要注意EXCEL報(bào)表打印的相關(guān)事項(xiàng)。首先，針對(duì)頁面打印設(shè)置，選中頁面中設(shè)置選項(xiàng)，根據(jù)要求對(duì)打印紙張的方向、頁邊距、縮放比例進(jìn)行設(shè)置。如有需要，也可通過在“頁眉/頁腳”選項(xiàng)中完成對(duì)應(yīng)設(shè)置。除此之外，可通過點(diǎn)擊“工作表”選擇“打印區(qū)域”選項(xiàng)，即可將選中的內(nèi)容單獨(dú)打印出來，若需要為打印內(nèi)容設(shè)置標(biāo)題，只需在“打印標(biāo)題”選項(xiàng)中完成設(shè)置即可，在設(shè)置后即便是多張打印，在打印紙張上也有設(shè)置好的標(biāo)題內(nèi)容。

（二）分頁符

在財(cái)務(wù)工作過程中，經(jīng)常需要工作者打印多頁報(bào)表內(nèi)容，為此可利用EXCEL中的分頁符功能，將分頁符插入多頁報(bào)表內(nèi)容中實(shí)現(xiàn)分頁。EXCEL的分頁符既可以由其自身參照?qǐng)?bào)表打印紙張大小以及打印紙張類型情況，自行插分頁符，也可由打印者通過人工設(shè)置完成插入。打印者可根據(jù)需要，選擇分頁符插入的行，點(diǎn)擊行號(hào)或者右側(cè)的列標(biāo)，選中“插入”選項(xiàng)，點(diǎn)擊其中的“分頁符”。完成設(shè)置后，EXCEL則會(huì)根據(jù)以頁面打印布局設(shè)置進(jìn)行相關(guān)調(diào)整，并以打印者的分頁符設(shè)置內(nèi)容進(jìn)行分頁，完成“分頁預(yù)覽”的視圖轉(zhuǎn)換。

六、 EXCEL在會(huì)計(jì)現(xiàn)代化中的應(yīng)用

（一）賬簿建立

財(cái)務(wù)工作者在對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行歸檔整理時(shí)，應(yīng)注意到EXCEL在其中的作用，由于EXCEL自身擁有一定的適應(yīng)性，針對(duì)財(cái)務(wù)處理內(nèi)容?？衫闷浣?duì)應(yīng)的處理系統(tǒng)，令其可以通過自動(dòng)生成的數(shù)據(jù)處理方法，完善報(bào)表的處理系統(tǒng)設(shè)計(jì)。在財(cái)務(wù)工作當(dāng)中，EXCEL可處理的內(nèi)容包括財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)明細(xì)、財(cái)務(wù)報(bào)表等。相較于目前的財(cái)務(wù)軟件，EXCEL在通過數(shù)據(jù)處理反映企業(yè)單位實(shí)際經(jīng)濟(jì)情況的能力同樣不弱，并且其在表達(dá)方式上擁有更多的選擇。在會(huì)計(jì)行業(yè)的發(fā)展中，EXCEL的使用無疑是相關(guān)工作者的發(fā)展基石，不僅在于其為會(huì)計(jì)工作內(nèi)容提供了更高效快捷的選擇方式，其兼容性以及多樣性同樣令財(cái)務(wù)工作者能夠在實(shí)際工作中可以滿足各種工作情景的需求，令其在工作中具有較高的應(yīng)對(duì)能力。

（二）財(cái)務(wù)決策

財(cái)務(wù)工作內(nèi)容對(duì)于企業(yè)單位的整體規(guī)劃以及運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)展都起到?jīng)Q定性作用，是管理者決策的主要依據(jù)。EXCEL不僅可以成為財(cái)務(wù)工作者完成自身工作的主要工具，還可成為企業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要決策依據(jù)。由于EXCEL在數(shù)據(jù)處理與分析方面具有較大的優(yōu)勢(shì)，財(cái)務(wù)工作者可以根據(jù)實(shí)際情況，利用其將企業(yè)單位近期或者預(yù)期的相關(guān)經(jīng)濟(jì)信息進(jìn)行整合分析，并通過直觀的方式表現(xiàn)出來，為管理層提供清晰的決策參考依據(jù)，進(jìn)而結(jié)合企業(yè)單位實(shí)際情況制定有效的發(fā)展戰(zhàn)略或計(jì)劃，避免因財(cái)務(wù)信息模糊或直觀程度較低影響管理者對(duì)企業(yè)單位的判斷。同時(shí)，在企業(yè)融資投資方面，EXCEL同樣可以提供合理的方法對(duì)財(cái)務(wù)工作者提供的行業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理以及分析，如多元回歸分析法。通過EXCEL提供的數(shù)據(jù)結(jié)果，企業(yè)可結(jié)合各方面情況采取綜合效益最高的財(cái)務(wù)決策，為企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展保駕護(hù)航。

七、結(jié)語

綜上所述，在會(huì)計(jì)整體行業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的社會(huì)環(huán)境下，EXCEL的使用是每一名從業(yè)者必備的專業(yè)素質(zhì)。通過有效利用EXCEL，財(cái)務(wù)工作者既可以完成數(shù)據(jù)信息的錄入、分析、整合工作，還可以通過不同的表達(dá)形式將其呈現(xiàn)給各個(gè)部門或管理者，是其兼顧工作效率與質(zhì)量的良好工具。

（作者單位： 1.金陵科技學(xué)院;2.國網(wǎng)江蘇省電力有限公司徐州市銅山區(qū)供電分公司）