農彥

高校檔案是高校教育教學活動、高校管理、教科研工作和教育督導評估環(huán)節(jié)的重要參考資料，對高校的長遠發(fā)展至關重要。本文概述了大數(shù)據(jù)下的高校檔案管理工作現(xiàn)狀，進一步探尋了基于現(xiàn)狀的高校檔案管理工作創(chuàng)新路徑，最后就基于大數(shù)據(jù)技術的高校檔案管理工作體會進行了研究，為大數(shù)據(jù)技術的高校檔案管理工作提供可行性借鑒。

一、引言

高校檔案是高校教育教學活動、高校管理、教科研工作和教育督導評估環(huán)節(jié)的重要參考資料，對高校的長遠發(fā)展至關重要。隨著信息化技術時代的到來，高校在檔案管理工作中需更好地利用大數(shù)據(jù)技術，以達到提高教育管理水平、提升高校教學水平的效果。本文基于大數(shù)據(jù)技術，就高校檔案管理工作做如下分析。

二、大數(shù)據(jù)下的高校檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）信息化管理理念欠缺

當前，我國諸多高等院校在檔案管理信息化建設中，缺乏對大數(shù)據(jù)技術應用理念的掌控，且多數(shù)領導層未充分認識到重視信息化管理工作對于高校檔案管理工作的重要性。以往的檔案管理僅通過人工操作進行檔案管理檢索，耗費時間又浪費精力，不能很好地適應時代的發(fā)展。因此，基于大數(shù)據(jù)下的高校檔案管理工作在滿足快速、容量大的檔案影像，適應時代需求，在一些綜合類檔案的形成和整治中漸趨歸于正規(guī)化。

（二）基礎設施建設不完善

在高校檔案管理工作中，缺乏相關的配套設備投入，尤其是受到高校自身建設經(jīng)費欠缺，很難確保信息化建設資金充足和完善;同時，與之相配套的設備更新不及時等問題頻現(xiàn)。以教師檔案信息管理為例，多數(shù)高校僅留存一些教師業(yè)務和照片資料，檔案資料收集、整理不規(guī)范，加之在檔案管理上缺乏經(jīng)驗和標準要求，在類別保管期限上模糊不清，不分主次地一概收集、整理、組卷，無法辨識其保存價值，一律收集，永久保管，且按學年裝訂成冊。

（三）網(wǎng)絡安全成老大難

因檔案管理方式都是傳統(tǒng)的手工操作，先分類、再裝訂，然后手工著錄，整個過程繁瑣低效，導致較多檔案入館后被長期堆放、不能及時整理歸檔，且盤點的時候一般只清點檔案袋的數(shù)量，不能反映內部檔案真實的儲存信息。如果要拆開每個袋子進行盤點，那工作量十份龐大。在檔案利用過程中，人工操作上的會有失誤，檔案存放順序被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。一旦檔案沒有按規(guī)定存放，查找起來就好比海底撈針，要將所有檔案篩選一遍，而且管理人員對儲存時間掌握很不準確，很多過期的舊檔案和有效檔案一起保存，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負荷和成本。因而大數(shù)據(jù)下在高校檔案管理中，受其開放性因素影響，黑客入侵和電腦病毒等的侵襲，對高校檔案信息安全的風險影響極大。

三、基于大數(shù)據(jù)技術的高校檔案管理工作創(chuàng)新路徑

高校檔案管理信息化建設是大數(shù)據(jù)技術發(fā)展的產(chǎn)物，為推動高校檔案管理工作提供了質量保障。較之于傳統(tǒng)檔案管理，在縮短檔案管理時間、避免檔案管理錯漏和丟失，有效提升工作效率上，大數(shù)據(jù)技術使得高校檔案管理更科學、更便利、信息更透明、監(jiān)督等有力。

（一）重視大數(shù)據(jù)技術在高校檔案管理工作中的作用

高校明確認識和了解檔案管理信息化建設對于高校檔案管理工作的重要性，對發(fā)揮信息化建設功效，更好地在工作實踐中積極認真對待，善用大數(shù)據(jù)技術作為管理手段，對提升高校檔案管理信息化水平，更好地掌握檔案管理信息化建設的重要性對于高校長遠發(fā)展的意義。

為進一步搞好檔案管理工作，需重視學校管理層領導、協(xié)同教師、上級主管業(yè)務部門等，強調搞好檔案管理工作的必要性，更快更好地完成檔案歸檔工作。做好對相關檔案管理工作的書面總結，更好地在檔案材料文字書寫、文筆運用、格式規(guī)范中，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。具體實施環(huán)節(jié)，通過確定信息化標準，規(guī)范檔案管理基礎工作。提升檔案管理工作相關部門的基礎業(yè)務能力，提升儲存的卷宗質量，實現(xiàn)不同類檔案的著錄細則兼容性。檔案信息化的系統(tǒng)軟件中，確保其有較高的移植性，確?，F(xiàn)行的檔案分類與管理等規(guī)定很好地適應愈來愈多的歸檔資料。通過提高檔案信息化的工作標準，建立完善，統(tǒng)一的規(guī)范體系，對實現(xiàn)科學的檔案管理信息化至關重要。

（二）資金上大力扶持，專業(yè)素養(yǎng)上大幅度提高

高校要強化在檔案管理信息化建設上的軟件和硬件設備支持，才能更好地為檔案管理提供基礎設施支持。在電腦系統(tǒng)管理層面，強化對技術人員的專業(yè)知識培訓，樹立其終身學習、愛崗敬業(yè)的堅定信念。將培養(yǎng)檔案管理工作人員信息化管理工作意識、知識培訓活動、信息技術操作協(xié)同起來，為工作人員合理運用信息化手段管理高校檔案提供人才保障。分析檔案管理人員的專業(yè)素質要求，需堅持正確的政治方向，樹立正確的政治立場;檔案人員要嚴格遵守《保密法》、《檔案法》，避免將檔案隨意堆放;在檔案行政、檔案管理和利用服務等職能活動中，以積極主動，誠懇熱情的服務態(tài)度，樹立全心全意為人民服務的思想和良好的工作態(tài)度;樹立實事求是、兢兢業(yè)業(yè)的工作作風;具備較強的業(yè)務素質，不斷地努力學習，掌握新的管理技能和手段。這就要求檔案工作者必須具有良好的心理素質，全心全意做好檔案工作。大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案管理的信息化建設工作中，要求檔案管理人員必須熟悉檔案業(yè)務知識，確保現(xiàn)有檔案更加規(guī)范化、標準化。根據(jù)檔案類別，編寫目錄，分柜安放，改變以前封面標題的隨意性，注重作者、時間、內容、文體四要素完備。

（三）從網(wǎng)絡安全著手，提升檔案信息安全管理力度

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下進行信息化建設工作，要時刻保持檔案機密性特點;甚至安全防護等級及其訪問權限，以便用戶更好地查詢檔案信息。此外，將大數(shù)據(jù)的建設與高校檔案的規(guī)范化管理協(xié)同起來，預防網(wǎng)絡黑客對檔案信息的惡意攻擊，防止病毒侵害電腦信息等。其一，明確責任，加強網(wǎng)絡安全工作組織領導。成立網(wǎng)絡與信息安全領導小組和網(wǎng)絡安全應急聯(lián)絡小組，明確工作職責和分工，對日常網(wǎng)絡辦公、信息上傳審批、辦公電腦防護、存儲設備使用提出明確要求，以日常防控強化網(wǎng)絡安全管理。查漏補缺，完善并落實網(wǎng)絡安全管理制度。定期對全體人員進行網(wǎng)絡安全教育，對新調入、聘請人員及時進行專題網(wǎng)絡安全教育。重新修訂檔案網(wǎng)絡與信息安全應急處置預案，提高應對突發(fā)網(wǎng)絡與信息安全事件的能力，保障數(shù)字檔案館系統(tǒng)網(wǎng)絡與信息的安全。其二，結合網(wǎng)絡安全管理現(xiàn)狀，對本單位的相關制度進行檢測評估，制訂了管理辦法、安全事件報告及處置管理制度，由各科室嚴格執(zhí)行。針對因特網(wǎng)、政務網(wǎng)、局域網(wǎng)的網(wǎng)絡屬性及“三張網(wǎng)”上的信息系統(tǒng)的功能要求，進行防火墻、入侵防御系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫審計、日志審計等安全設置和網(wǎng)絡安全軟硬件設施排查，開展軟硬件專項維護，進行漏洞掃描、反病毒庫更新、系統(tǒng)補丁修補等安全防護工作，確保各信息系統(tǒng)運行的網(wǎng)絡安全。其三，密切關注網(wǎng)絡平臺，防止惡意攻擊。網(wǎng)站、微信、APP管理人員每天定時關注網(wǎng)站，積極主動排查安全漏洞，采取防范計算機病毒和網(wǎng)絡攻擊、網(wǎng)絡侵入等危害網(wǎng)絡安全行為的技術措施。其四，重視增加投入，加強防護建設。確保網(wǎng)絡行為管理和藍光光盤庫備份系統(tǒng)已正式投入運行。網(wǎng)絡行為管理系統(tǒng)對網(wǎng)絡設備運行狀況、網(wǎng)絡流量、用戶行為等進行日志記錄，并保存三個月等。

（四）加強意識形態(tài)領域檔案管理人員的素質及意識培養(yǎng)

重視在意識形態(tài)領域強化對檔案管理人員的專業(yè)素質和工作意識培養(yǎng)，將該項工作作為重要性資源信息獲取的渠道加以管理，從加大資金投入，提升人員責任意識等層面整體實現(xiàn)對檔案信息的科學化管理。在人才選聘環(huán)節(jié)，強化對人事檔案管理崗位相關人員的品德建設和準入要求，確保高校檔案管理人員具有高尚的品德，強烈的職業(yè)責任感、認同感和職業(yè)歸屬感，更能通過自身的專業(yè)素質和實踐操作技能水平更好地勝任檔案管理工作，全面提升檔案管理工作水平。

四、結語

基于大數(shù)據(jù)技術的高校檔案管理工作對高校而言至關重要，尤其需要高校強化高校檔案管理。全文概述了大數(shù)據(jù)下的高校檔案管理工作現(xiàn)狀，進一步探尋了基于現(xiàn)狀的高校檔案管理工作創(chuàng)新路徑，為后續(xù)高校的檔案信息化管理提供了研究依據(jù)。

（作者單位：百色學院）