□ 馮敏 FENG Min 高養(yǎng)利 Gao Yang-li

近年來，國家加快了對企事業(yè)單位財務(wù)電子化、智能化轉(zhuǎn)型。2015 年，財政部和國家檔案局發(fā)布了《會計檔案管理辦法》，明確企業(yè)可以通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲會計檔案。隨著電子發(fā)票應(yīng)用的逐漸普及，財政部和國家檔案局頒布實施《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬的通知》，明確了符合檔案管理要求的電子會計檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。新的會計檔案管理辦法，為檔案信息化的加速發(fā)展提供了政策支持。電子會計檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用契合信息時代財務(wù)智能化管理的發(fā)展趨勢[1]。

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.醫(yī)院財務(wù)部門在日常工作中比較重視會計業(yè)務(wù)相關(guān)的工作，而對會計檔案信息不能及時收集和完善，會計檔案管理工作效率低下。醫(yī)院會計紙質(zhì)檔案雖然能更直觀地展現(xiàn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)各個方面，但因醫(yī)院各科室票據(jù)使用量巨大，會計憑證、賬簿、報表等數(shù)量大，涉及材料眾多，整理復(fù)雜、錄入困難，應(yīng)當進行歸檔的會計資料沒有歸檔[2]。紙質(zhì)檔案保管還需要足夠大的空間保管原始票據(jù)，物理要求比較多，可能會遺失或毀損，不能夠避免自然災(zāi)害、意外事故以及人為破壞的影響，實體管理已不滿足國家要求。

2.醫(yī)院會計信息化管理專業(yè)人員匱乏，影響了會計檔案管理工作的發(fā)展，大多數(shù)醫(yī)院目前還沒有電子檔案專用管理系統(tǒng)和完善的電子會計檔案備份制度。有些醫(yī)院電子會計檔案專用管理系統(tǒng)雖已上線，但不符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定，不能防止電子會計記錄被篡改，不滿足安全性要求，無法保證其真實和安全。一旦發(fā)生技術(shù)變革、應(yīng)用軟件淘汰等情況導(dǎo)致數(shù)據(jù)壞死，并不符合電子檔案的長期保管要求[3-4]。而且內(nèi)外部借閱資料時尚未建立電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系，管理成本攀升。

3.當前的醫(yī)院會計信息管理機制依舊是根據(jù)“規(guī)定”來實施，并不具備強制性，一定程度上加劇了檔案管理的惰性[5]，加之醫(yī)院檔案資料管理的作業(yè)量和復(fù)雜性，與之配套的會計檔案管理機制并未有效建立與健全，導(dǎo)致會計檔案管理工作無法高效運行。

為規(guī)范會計電子檔案管理，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在打印工作量大、查閱不便、占用存儲空間大等弊端，引進會計電子檔案系統(tǒng)進行會計憑證、數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理，提高會計檔案的利用價值，減輕檔案財務(wù)工作負擔(dān)，是實現(xiàn)會計檔案電子化的重要保證。

醫(yī)院電子會計檔案智能管理系統(tǒng)搭建

1.電子會計檔案業(yè)務(wù)范圍。公立醫(yī)院需要留存大量會計檔案資料，會計電子檔案智能管理平臺可以有效管理醫(yī)院會計核算中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等各種形式的會計資料，系統(tǒng)應(yīng)涵蓋醫(yī)院會計憑證全口徑、全流程的電子化歸集、接收、入賬和歸檔（圖1）。

圖1 會計電子檔案業(yè)務(wù)內(nèi)容

2.平臺的實現(xiàn)目標

2.1 實現(xiàn)原始憑證的電子化和數(shù)字化。通過影像系統(tǒng)平臺的建設(shè)，實現(xiàn)支持對來自醫(yī)院內(nèi)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、外部系統(tǒng)、線下業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各類電子或紙質(zhì)的文檔等各類數(shù)據(jù)的采集和預(yù)處理。通過人工智能進行識別和語義理解，形成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，通過各種人工智能的技術(shù)手段真正實現(xiàn)全面的數(shù)字化

2.2 實現(xiàn)多應(yīng)用下的影像數(shù)據(jù)共享管理。建立統(tǒng)一的影像版本管理，實現(xiàn)影像數(shù)據(jù)存儲和關(guān)聯(lián)。通過數(shù)據(jù)的統(tǒng)一集中和處理，實現(xiàn)電子票據(jù)影像的查看、調(diào)用和共享，通過影像系統(tǒng)平臺建立清晰的協(xié)調(diào)機制和統(tǒng)一的票據(jù)影像數(shù)據(jù)管理流程與數(shù)據(jù)庫。

2.3 實現(xiàn)影像的標準業(yè)務(wù)流程對接。實現(xiàn)所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的標準化對接及應(yīng)用。協(xié)助實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范和標準，為共享中心服務(wù)的標準化及規(guī)范化建立基礎(chǔ)。

3.平臺業(yè)務(wù)處理設(shè)計。平臺通過與醫(yī)院多業(yè)務(wù)系統(tǒng)、會計系統(tǒng)的集成接口后獲取會計檔案，醫(yī)院內(nèi)財務(wù)人員、報銷人和各個往來單位只需完成電子發(fā)票的提交和接收，即可由系統(tǒng)自動完成票據(jù)的采集整理、歸檔保存、檔案利用、檔案移交環(huán)節(jié)的規(guī)范管理，實現(xiàn)了電子檔案采集、管理和利用等基礎(chǔ)功能應(yīng)用，大大減輕了人員工作量和管理成本（業(yè)務(wù)處理如圖2 所示）。

4.主要系統(tǒng)功能

4.1 影像采集功能。影像掃描是會計檔案無紙化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。該系統(tǒng)支持多場景下的影像采集及各種圖像格式。影像掃描系統(tǒng)支持紙式掃描儀、高拍儀、手機移動設(shè)備等多種采集設(shè)備，還支持PDF、BMP、JPG 等多種圖像格式。影像采集功能還具有多票切割采集技術(shù)，能智能分割理票。掃描客戶端票據(jù)時，對于票據(jù)的切割、歸類、識別可以全流程智能機器人一體化運行，快速掃描自動分組，無需人工干預(yù)或手動進行切割，實時高效。影像采集功能擁有強大的圖像優(yōu)化能力，全面提升影像憑證質(zhì)量。拍照采集票據(jù)時，利用四點定位、圖像轉(zhuǎn)正以及增強、黑白、銳化、灰度等圖像處理技術(shù)對拍照圖片進行處理。圖像預(yù)處理功能，則通過投影、邊緣檢測等圖像處理技術(shù)，自動判斷碎片位置，對于少切、多切的碎片能夠自動重定位，目前對于定位錯誤的碎片經(jīng)過重定位后識別正確率提高50%；通過膨脹、腐蝕等圖像形態(tài)學(xué)技術(shù)，剔除印章干擾、部分線條干擾、背景噪點干擾，以提高OCR 識別率；圖像歸一化，運用模板圖像與待處理圖片特征信息的匹配，把待處理的圖像與模板圖像能對應(yīng)起來（特征點對應(yīng)及大小對應(yīng)）；還能去除邊緣、黑邊，呈現(xiàn)完整的影像。此外，采集功能還支持發(fā)票驗真服務(wù)，支持對異常發(fā)票進行預(yù)警，例如發(fā)票重復(fù)報銷等現(xiàn)象。

4.2 圖像識別功能。全票種識別能力，奠定智能化財務(wù)共享中心基礎(chǔ)。系統(tǒng)基于深度學(xué)習(xí)和圖像處理的票據(jù)識別服務(wù)，具有強大的自動模版識別分類能力。采用人工智能技術(shù)，運用深度學(xué)習(xí)算法和全版面識別算法，集成版面識別、定位切割以及OCR 識別引擎技術(shù)。運用人工智能的深度學(xué)習(xí)算法自動進行切割，精準切割準確率高達100%。通過OCR 技術(shù)和定位信息將圖片信息轉(zhuǎn)化為文本信息。強大的二維碼識別能力，能針對針式打印機打印的二維碼進行優(yōu)化，采用快速定位、缺損重構(gòu)、模糊還原和畸變校正等圖像處理技術(shù)，能夠適應(yīng)大部分的二維碼缺損、污損、畸變、模糊等應(yīng)用場景。全票種識別能力，對文本、表格等各類文件均能支持（影像識別流程見圖3）。

圖3 影像存儲識別流程

4.3 影像檢索和管理功能。檢索功能支持快速檢索影像文檔，支持業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過API、單點登錄等方式進行調(diào)閱查詢，對關(guān)鍵字段信息精準查詢、模糊搜索和查詢，還支持影像相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)展示。影像管理功能支持針對影像的編輯功能，包括影像圖片的增、刪、改、批注等。支持業(yè)務(wù)信息索引，基于相關(guān)票據(jù)檔案的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)及歸檔信息，實現(xiàn)相關(guān)票據(jù)檔案的業(yè)務(wù)透視地圖。影像管理實行嚴格的會計信息系統(tǒng)準入授權(quán)，采用“用戶—角色—功能”的權(quán)限配置流程，可以更靈活方便地對用戶權(quán)限進行配置和管理；支持用戶組的管理，支持按菜單、數(shù)據(jù)、報表等權(quán)限來統(tǒng)一管控。依影像檔案功能或用戶類型設(shè)置支持用戶是否添加水印，用戶能自定義水印內(nèi)容，防止盜用，確保檔案借閱和打印安全；還支持依影像或檔案類型設(shè)置電子簽章，有效防止篡改。依影像檔案功能或用戶類型設(shè)置功能不僅實現(xiàn)是否添加水印，實行脫敏遮擋打印管理，還能對用戶敏感信息提供部分遮擋，以確保電子化會計信息的安全性、完整性。

4.4 影像歸檔功能。影像類型分為固定類型和自定義類型，檔案類型可設(shè)置為自定義檔案類型、多級檔案目錄和檔案自動分類規(guī)則。影像歸檔功能支持根據(jù)影像信息自動歸檔及分類。根據(jù)系統(tǒng)預(yù)先設(shè)置的歸檔規(guī)則，將影像文件自動歸檔到目標目錄里。在影像不滿足自動歸檔規(guī)則的情況下，用戶還可手動將該影像歸檔到指定檔案目錄。影像歸檔功能菜單下的日常操作日志欄目對影像檔案的新增、修改、刪除、查閱、功能配置等內(nèi)容進行記錄，而完整日志記錄欄目則可根據(jù)操作用戶、記錄時間、操作描述的內(nèi)容進行詳細記錄。

4.5 數(shù)據(jù)歸檔功能。對于電子會計憑證，數(shù)據(jù)歸檔功能使電子票據(jù)系統(tǒng)直接獲取，版式文件定時自動下載，電子發(fā)票自動查驗接收，實現(xiàn)專業(yè)歸檔存儲。對于賬簿數(shù)據(jù)，平臺內(nèi)的歸檔適配器，可以對任意賬務(wù)軟件采集，用戶無需二次開發(fā)軟件。

4.6 數(shù)據(jù)查詢功能。該功能可以跨系統(tǒng)、跨版本歷史財務(wù)數(shù)據(jù)查詢，不用維護老舊系統(tǒng)，不用登錄多系統(tǒng)查詢，提供檔案閱讀器和定制式摘錄電子賬本，可脫離實際業(yè)務(wù)系統(tǒng)，進行記賬憑證、賬簿、報表、合同等電子檔案管理，支持文件完整導(dǎo)出至移動存儲設(shè)備，使用戶打開即可查詢，有效解決財務(wù)軟件更新?lián)Q代后歷史財務(wù)查詢不便的問題，便捷高效。

4.7 借閱和移交功能。檔案借閱功能，可以按借閱申請人要求，精準提供查閱資料，提供授權(quán)查閱密碼和借閱期限限定，支持在線或離線電子文件查閱，免歸還，便捷、高效、留痕。不僅方便醫(yī)院內(nèi)外部借閱，還可為財務(wù)審計、檢查等提供資料。對于檔案移交，歸檔文件可以下載備份獨立存儲，文件可實現(xiàn)移交、備份，并自動保存移交接收處理記錄，便于檔案長期保存，節(jié)省空間。

小結(jié)

醫(yī)院會計電子檔案智能管理平臺的上線，提高了會計電子檔案流程效率和管理能級，適應(yīng)社會大數(shù)據(jù)時代的快速發(fā)展。原先需占據(jù)大量物理空間的會計檔案通過數(shù)字化呈現(xiàn)，通過加密功能保障信息安全，也可以隨時調(diào)閱，有利于信息共享，提高了在審計、紀檢、內(nèi)控工作中的利用率。電子會計檔案處理流程，引入醫(yī)院風(fēng)險控制制度，有利于醫(yī)院進行多層次、全方位的風(fēng)險管控。會計檔案電子化依托信息技術(shù)，將檔案信息存儲在專業(yè)設(shè)備中，降低了成本，提高了效率[6-7]。在檔案管理的有效性和規(guī)范性上顯著提質(zhì)增效。醫(yī)院電子會計檔案管理工作的上線，將更快地提升財務(wù)管理工作效率、更優(yōu)地提升患者就醫(yī)體驗、更好地提升院內(nèi)外財務(wù)信息相關(guān)使用者的感受度，同時也為公立醫(yī)院財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為有效提升醫(yī)院整體管理水平與質(zhì)量，提升醫(yī)院整體精細化管理能力，助力醫(yī)院持續(xù)健康的高質(zhì)量發(fā)展提供實踐探索借鑒。