摘要：人事檔案管理對(duì)于干部的選拔任用和人才的使用與培養(yǎng)具有特別重要的意義。對(duì)此，本文分析研究了人事檔案管理的特點(diǎn)及其收集，認(rèn)為人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、保密性和專指性的特點(diǎn)，對(duì)于人事檔案的收集則重點(diǎn)分析研究了其收集的范圍、收集的渠道以及收集的方法，以便于為檔案管理人員提供借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;人事檔案收集;人事檔案;檔案管理;檔案收集;檔案

人事檔案是組織、人事管理部門或其他有關(guān)部門在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、品德才學(xué)和工作表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，集中保存以備查考的文件材料。各行各業(yè)各級(jí)人事部門都會(huì)產(chǎn)生人事檔案，人事檔案的主體是干部（公務(wù)員）檔案、企事業(yè)職工檔案、教師檔案和學(xué)生檔案。此外，流動(dòng)人員的人事檔案管理也應(yīng)引起關(guān)注。

一、人事檔案的特點(diǎn)

檔案是社會(huì)發(fā)展和活動(dòng)的真實(shí)記錄，人事檔案對(duì)于干部的選拔任用意義十分重大，人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、保密性和專指性特點(diǎn)。

1、現(xiàn)實(shí)性。人事檔案是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的已經(jīng)處理完畢的具有保存價(jià)值的文件材料。這些材料雖然已經(jīng)完成了審閱批辦等文書處理程序，但所涉及的當(dāng)事人，絕大部分還在不同的崗位上工作、生產(chǎn)或?qū)W習(xí)，人事部門在工作活動(dòng)中為了考察和了解這些人員，需要經(jīng)常查閱有關(guān)人事材料，以便于用其所長(zhǎng)，避其所短。人事檔案是進(jìn)行人事管理活動(dòng)的重要依據(jù)，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)效用。

2、動(dòng)態(tài)性。一份人事檔案建立以后，并不意味著人事材料的完成和收集工作的結(jié)束，而是隨著它所記錄的個(gè)人情況的變化，連續(xù)不斷地增加新的內(nèi)容，補(bǔ)充新的材料，并隨著人員的流動(dòng)而流動(dòng)。人事檔案的動(dòng)態(tài)性表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，人事檔案的主體大多數(shù)仍然在各行各業(yè)的崗位上工作或?qū)W習(xí)，這就決定了人事檔案將隨著個(gè)人的成長(zhǎng)、工作或?qū)W習(xí)的延續(xù)不斷增加新的內(nèi)容;另一方面，人事檔案的主體是不斷流動(dòng)的，調(diào)動(dòng)、晉升、免職、辭職、下崗再就業(yè)等情況經(jīng)常發(fā)生，隨之而來的是當(dāng)事人工作單位和主管其人事檔案的單位的變動(dòng)。因此，人事檔案管理必須隨著人員的流動(dòng)經(jīng)常傳遞和流動(dòng)，只有等當(dāng)事人死亡，有保存價(jià)值的人事檔案移交給檔案館后，才能停止這種流動(dòng)。

3、保密性。人事檔案集中記述了一個(gè)人的自然狀況（姓名、別名、出生地、出生年月、家庭成員）、學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、德才表現(xiàn)、健康狀況、政治面貌、獎(jiǎng)懲情況、收入情況、職務(wù)職稱、技術(shù)專長(zhǎng)等各方面的信息。其中所涉及的個(gè)人隱私、與其有關(guān)的重大事件、工作失誤等內(nèi)容，在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)是保密的，不能對(duì)外開放，以維護(hù)其個(gè)人權(quán)益。人事檔案的解密與開放，必須在當(dāng)事人死亡后若干年才能實(shí)行。在此之前，只限于組織、人事部門因工作需要對(duì)其進(jìn)行查閱，并且要有嚴(yán)格的管理制度和審批手續(xù)。

4、專指性。人事檔案是以個(gè)人為單位組成的專卷，其內(nèi)容集中反映了一個(gè)人的經(jīng)歷、政治狀況、品德才學(xué)、業(yè)務(wù)狀況等全貌。卷內(nèi)的每一份文件，都必須反映特定個(gè)人的情況，不得夾雜或混入別人的材料，也不能將一個(gè)人的材料分散割裂。因此，無論是從人事檔案的內(nèi)容還是形式上看，人事檔案都集中反映了某個(gè)人的歷史全貌，具有明顯的個(gè)人專指性。

二、人事檔案的收集

便于社會(huì)各方面的利用，是檔案收集的根本目的，也是檢驗(yàn)檔案工作效果的重要標(biāo)準(zhǔn)。便于社會(huì)各方面利用的原則，應(yīng)始終貫穿于檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之中，它是我們制定人事檔案規(guī)章制度和組織檔案業(yè)務(wù)工作的出發(fā)點(diǎn)，并以此作為主要標(biāo)準(zhǔn)去檢查和評(píng)價(jià)人事檔案工作的質(zhì)量。

1、人事檔案的收集范圍。人事檔案是集中反映個(gè)人經(jīng)歷、品質(zhì)才學(xué)、工作表現(xiàn)的歷史記錄，凡是記錄個(gè)人經(jīng)歷及其社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，反映個(gè)人政治面貌、思想品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)、技術(shù)專長(zhǎng)、學(xué)術(shù)水平、獎(jiǎng)懲情況等方面的人事材料，都屬于人事檔案的收集范圍。主要包括：各種履歷材料、自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、種類鑒定考察考核材料、學(xué)歷學(xué)位學(xué)績(jī)培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料、政審材料、參加黨團(tuán)組織及其他社會(huì)組織的材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、錄用任免等材料。

2、人事檔案的收集渠道。人事檔案材料的來源廣泛，須通過各種途徑盡可能收集齊全。不同類型的人事檔案材料有不同的收集渠道。

3、人事檔案的收集方法。人事檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)決定了人事檔案的收集與其他檔案有所不同。例如，人事檔案的收集工作主要是在個(gè)人所屬的主管人事部門進(jìn)行的人事材料的歸檔工作，而檔案館只接收已逝世的具有一定級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)、著名專家、學(xué)者、知名人士、英雄模范人物的具有永久或者長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案。與一個(gè)單位的文書檔案向檔案館源源不斷地移交不同，個(gè)人的人事檔案向檔案館的移交是一次性的。人事檔案沒有固定的歸檔時(shí)間，而是由個(gè)人活動(dòng)的具體情況而定的。（1）人事檔案應(yīng)連續(xù)不斷地進(jìn)行收集。在個(gè)人的生命里程中，一個(gè)人出生、成長(zhǎng)、讀書、就業(yè)會(huì)產(chǎn)生相關(guān)的關(guān)于其學(xué)歷、工作經(jīng)歷、職務(wù)職稱、考核、獎(jiǎng)勵(lì)或者懲罰等直接反映其個(gè)人自然狀況、個(gè)人專長(zhǎng)和社會(huì)地位、社會(huì)活動(dòng)情況、政治信仰等方面的材料。這些材料隨著個(gè)人的成長(zhǎng)和持續(xù)的社會(huì)活動(dòng)而不斷增加，因此，必須連續(xù)不斷地對(duì)其進(jìn)行收集、補(bǔ)充，才能保證人事檔案的完整、齊全，反映個(gè)人學(xué)習(xí)、工作、品質(zhì)和才學(xué)的全貌。比如說對(duì)個(gè)人新產(chǎn)生的考核材料、新成果、鑒定材料、獎(jiǎng)懲與晉升材料的收集和補(bǔ)充等等;（2）人事檔案應(yīng)根據(jù)其來源定向收集。人事檔案形成的材料比較復(fù)雜，有的是在個(gè)人活動(dòng)中形成的，有的是在各部門人事活動(dòng)中形成的，致使人事檔案資料分散在部門和個(gè)人手中。應(yīng)根據(jù)個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的實(shí)際情況，向經(jīng)常產(chǎn)生人事檔案資料的一定單位和部門實(shí)行定向收集;（3）人事檔案應(yīng)根據(jù)單位的工作活動(dòng)規(guī)律定時(shí)收集。各單位的工作活動(dòng)具有一定的時(shí)間規(guī)律性，比如說人事任免、職稱評(píng)定、表彰先進(jìn)等工作都有一定的規(guī)律，例如，每四年領(lǐng)導(dǎo)班子換屆調(diào)整，每年年底的職稱評(píng)定，在一年中的某些時(shí)段如年底、“三八”婦女節(jié)、“五一” 勞動(dòng)節(jié)、“十一”國(guó)慶節(jié)等，一般都有總結(jié)或表彰活動(dòng)，這些活動(dòng)都會(huì)產(chǎn)生大量的人事材料。這要求人事檔案管理部門掌握單位的工作活動(dòng)規(guī)律和人事檔案的產(chǎn)生特點(diǎn)，及時(shí)收集新產(chǎn)生的人事檔案材料，要經(jīng)常了解和掌握形成干部檔案材料源的信息，溝通渠道，建立聯(lián)系制度，不失時(shí)機(jī)地向形成材料的部門收集應(yīng)歸檔的材料;（4）人事檔案材料不是孤立形成的，一項(xiàng)活動(dòng)、一次事件，都會(huì)產(chǎn)生一系列互有聯(lián)系的人事檔案材料。例如，圍繞某次事故的處理，會(huì)形成事故調(diào)查、復(fù)查、取證、對(duì)當(dāng)事人的處分決定、當(dāng)事人檢討和申訴等一系列材料。應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有檔案或掌握的線索，將一次事件或一項(xiàng)活動(dòng)中形成的與當(dāng)事人有關(guān)的人事材料收集齊全。

參考文獻(xiàn)：

【1】肖秋惠：《檔案管理概論》，武漢大學(xué)出版社，湖北，武漢，2009。

【2】杜云波：《淺析檔案管理工作的原則》，《安徽文學(xué)（下半月）》，2011年08期。

作者簡(jiǎn)介：齊巖，女，漢族，1986年3月出生。吉林大安人，現(xiàn)任職于吉林省大安市人力資源和社會(huì)保障信息中心，研究方向?yàn)闄n案管理。