龔莉梅

摘 要：人力資源管理工作中的一項重要內(nèi)容就是人事檔案管理，對于機關(guān)事業(yè)單位來說，人事檔案管理工作非常重要。不斷發(fā)展的科學(xué)技術(shù)，讓我國開始進入信息化社會，由此不斷暴露了機關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理中存在的問題。所以，一定要對相應(yīng)完善措施予以積極采用，促進事業(yè)單位人事檔案管理水平的全面提升。為此，筆者結(jié)合自身工作實踐，就機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題展開了論述，并著重探討了新時期如何做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作，以供參考。

關(guān)鍵詞：如何做好;機關(guān)事業(yè)單位;人事;檔案管理

在新時期，機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。為此，文章淺要地闡述了目前機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的不足，并分別從樹立正確的認(rèn)識，提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、補充人事檔案內(nèi)容，保證工作效果、提升檔案管理意識以及注重人事檔案的信息化建設(shè)等方面，提出新時期做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的策略。

1機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

人事檔案管理作為機關(guān)事業(yè)單位的重要部分，人事檔案管理具有一定的重要性。機關(guān)事業(yè)單位在實際的發(fā)展過程中，通過人事檔案管理工作的有效開展，有助于改善人力資源結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)職能、崗位及人才的全面整合，對人力資源進行充分利用。隨著機關(guān)事業(yè)單位不斷快速成長，其內(nèi)部人員應(yīng)當(dāng)做出相應(yīng)的調(diào)整，在人員調(diào)動的過程中，需要參考人事檔案中的各項信息資料來對其做出全面和準(zhǔn)確的分析和評價，對工作人員的個人能力和實際工作表現(xiàn)進行綜合評定。通過當(dāng)前工作的開展，有助于實現(xiàn)人力資源合理優(yōu)化配置，為人事檔案管理工作的開展提供了重要保障，進而推動機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理水平的提高，實現(xiàn)人力資源的合理優(yōu)化配置，真正意義上實現(xiàn)人盡其才。機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案，是相關(guān)人才個人發(fā)展履歷的記錄，記錄著個人的事業(yè)發(fā)展軌跡、政治面貌變化及獎懲等，是人才評價和任用的依據(jù);同時，在這些記錄中，也見證著當(dāng)時機關(guān)事業(yè)單位的工作事項與內(nèi)容。機關(guān)事業(yè)單位是我國形式各項事務(wù)的重要組織結(jié)構(gòu)，其人才的管理和任用必須遵照履歷、有據(jù)可依。而對人才的培養(yǎng)、選拔、考核、晉升，都需要從人事檔案中獲取信息。傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的保管，從保管條件、信息更新速度、人員信息的調(diào)集查閱、范圍化信息查找等方面，都存在無法高效實現(xiàn)目標(biāo)的問題。

信息化人事檔案管理，利用專業(yè)的軟件進行數(shù)據(jù)錄入、統(tǒng)計，有利于提高檔案管理效率，快速更新資料信息、便于資料查找與分析、歸納。例如在同一個單位，本科以上學(xué)歷的人員統(tǒng)計，通過信息化系統(tǒng)條件查詢便一目了然。同時，信息化檔案管理也提高了檔案管理的安全性和穩(wěn)定性，防止了紙質(zhì)材料因長久保管導(dǎo)致的自然屬性被破壞或人為損壞。同時，對歷史資料的保管，信息化人事檔案處理也具有傳統(tǒng)檔案保管無法比擬的優(yōu)越性，占地小、保存時間長、無懼毀損、有利統(tǒng)計查詢，對于機關(guān)事業(yè)單位而言，很多人事檔案不僅記錄了個人履歷，也代表和證明了當(dāng)時的特定事項的發(fā)展，建立信息化人事管理，是保留歷史記錄的有益途徑。

2機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

2.1缺乏較強的重視程度

如今，很多機關(guān)事業(yè)單位都沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，根本未將人事檔案管理工作納入組織管理工作。由于人事檔案管理工作不同于其他工作，沒有直接牽涉到單位利益，且不容易出好成績，因此諸多職工干部便將人事檔案管理工作忽視，所以導(dǎo)致了人事檔案收集困難，且在管理方面也一片混亂，處于無監(jiān)督、監(jiān)察的狀態(tài)，甚至一些機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作根本無人關(guān)心，未發(fā)揮出人事檔案管理的實效。

2.2專業(yè)人才匱乏，管理的流程規(guī)范性較差

一些機關(guān)單位雖然開展積極各項人事檔案管理工作，但是負(fù)責(zé)的員工專業(yè)性較差，他們的檔案收集意識不高，沒有及時地收集檔案、整理檔案、管理并處理檔案，此種情況的存在，會對檔案資料后期的調(diào)動和使用帶來一定的困擾，不利于提高檔案的管理效率。雖然部分機關(guān)單位已經(jīng)意識到了人事檔案管理的重要性，但是在實際的操作中，管理的流程并不規(guī)范，在管理期間體現(xiàn)出一定的工作隨意性，比如沒有及時對檔案資料進行分類與整合等，這就會影響后期人事調(diào)動的效率，影響人事工作的順利開展，形成人力和物力方面的浪費。

2.3人事檔案管理管理制度不完善

人事檔案管理工作如果想更加規(guī)范，就必須制定相應(yīng)的章程與制度，以起到有效制約的作用。若缺少完善的制度，則管理員工便會根據(jù)自身的經(jīng)驗和習(xí)慣開展工作，而不同的員工有不同的工作方式與習(xí)慣，所以勢必會讓人事檔案管理陷入一片混亂。因此需有效細(xì)化人事檔案管理工作，給予其精準(zhǔn)的指導(dǎo)以及有效的約束，促進人事檔案管理精準(zhǔn)與規(guī)范性的提升。除此之外，如今一些機關(guān)事業(yè)單位還缺乏完善的人事檔案管理制度，管理過于隨意，雜亂無章，所以加強這一方面的改善迫在眉睫。

2.4人事檔案信息搜集渠道單一

搜集人事檔案數(shù)據(jù)是是實現(xiàn)人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)。目前，人事檔案主要分為“十大類”紙質(zhì)材料進行收集整理，信息搜集的渠道比較單一。但是，一方面，“十大類”檔案紙質(zhì)材料很難全面的掌握機關(guān)事業(yè)單位工作人員的整體情況，對其綜合素質(zhì)進行全面分析，導(dǎo)致個人評價體系不完整。另一方面，歸檔材料涵蓋的數(shù)據(jù)內(nèi)容受到約束。機關(guān)事業(yè)單位長期應(yīng)用傳統(tǒng)落后的管理技術(shù)就會導(dǎo)致人事檔案信息的搜集、整理以及規(guī)劃的效率低下，制約人事檔案管理水平的提高，極大的影響人事檔案信息化水平。

2.5無法實現(xiàn)信息集成及有效的分析、評價體系，信息價值發(fā)揮受到限制

如果不能將人事檔案信息充分利用起來，人事檔案中蘊含的信息數(shù)據(jù)價值就很難發(fā)揮出其真正的作用。

人事檔案的價值，不僅在于單獨的個人晉升發(fā)展提供意義，同時也為機關(guān)事業(yè)單位的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)評價、實現(xiàn)動態(tài)的人員管理和招聘、吸納、容留更多的人才擴充單位科學(xué)貢獻(xiàn)度做出了有益的參考。例如，測評一個機關(guān)單位的整體技術(shù)水平，為來年的高素質(zhì)人才的吸納做出預(yù)測，這些都需要對所屬單位人事檔案的綜合統(tǒng)計結(jié)果作為基礎(chǔ)。缺少信息化人事檔案管理，強大的計算機技術(shù)如果不能得以應(yīng)用，構(gòu)建高效的電子檔案管理，就很難將人事檔案的材料進行更完善的規(guī)整，以至于信息價值發(fā)揮受到限制，很難有所進步。經(jīng)常是出現(xiàn)一次統(tǒng)計，全員登記一次報表，這極大的降低了檔案管理效率，也很難實現(xiàn)檔案管理的動態(tài)準(zhǔn)確。

3新時期做好人事檔案管理工作的路徑

3.1提升重視程度，完善管理思維

人事制度的變遷對人事檔案的地位變化具有很大影響，在人事制度變遷的第一個階段，人事檔案在我國的地位非常高，是人們在社會環(huán)境中生存的重要證明之一。隨著社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案的地位和權(quán)威受到了極大的挑戰(zhàn)，所以新時期政府要求事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視人事檔案管理工作，針對人事檔案管理中產(chǎn)生的綜合效益堅持發(fā)展的思路。新經(jīng)濟常態(tài)背景下，人才是各機關(guān)組織之間競爭的實質(zhì)，而人事檔案管理有助于事業(yè)單位對人才進行發(fā)掘，并將其留住，同時讓事業(yè)單位更好地進行管理創(chuàng)新和經(jīng)營改革。因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需讓人事檔案管理部門和檔案人員之間的合作更加緊密，對之前與新時代背景不適應(yīng)的管理思維與管理措施予以不斷改革和完善。

3.2加快完善人事檔案管理制度

機關(guān)事業(yè)單位在實際的發(fā)展過程中，要想實現(xiàn)人事檔案管理工作效果，則需要注重創(chuàng)新人事檔案管理模式，同時注重信息技術(shù)的使用，實現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)，強化機關(guān)事業(yè)單位的組織建設(shè)職能。為了保證人事檔案管理工作的順利開展，結(jié)合當(dāng)前管理的需要及基本現(xiàn)狀，注重協(xié)調(diào)相關(guān)崗位職責(zé)，推動人事檔案管理制度的制定。實施統(tǒng)一的管理制度對檔案信息進行管理，機關(guān)事業(yè)單位要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并且要制定完善的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理工作的開展提供重要保障。要想實現(xiàn)當(dāng)前目標(biāo)，則需要將信息技術(shù)手段應(yīng)用到檔案信息化管理體系建設(shè)中，為檔案工作的開展提供重要的制度保障。

3.3注重人事檔案的信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在新時期，事業(yè)單位應(yīng)注重人事檔案的信息化建設(shè)，便于整合資料，設(shè)立電子檔案可以不斷完善事業(yè)單位的人事檔案數(shù)據(jù)庫，便于利用有關(guān)的數(shù)據(jù)展開綜合性分析，而且可以便于后期查詢并瀏覽有關(guān)數(shù)據(jù)，為考核工作提供參考。機關(guān)單位可以將人事檔案數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)，不斷豐富工作人員的個人信息，凸顯他們的特色，可以實現(xiàn)對檔案的動態(tài)化管理。

3.4加大投入，切實保障檔案管理安全有序發(fā)展

一要加大資金投入，建設(shè)符合國家規(guī)范要求的人事檔案室，配備服務(wù)器、交換機、打印機、空調(diào)機、除濕機、復(fù)印機、掃描儀等一系列硬件設(shè)施，同時要加強軟件設(shè)施建設(shè)，安裝專業(yè)的軟件系統(tǒng)，配備專業(yè)的管理人員，按照橫向打造硬件設(shè)施、縱向開展信息化管理的思路，全面整合人事檔案管理的有效資源，提高檔案管理的水平。二要在保存紙質(zhì)檔案的同時，將已經(jīng)形成的紙質(zhì)檔案資料進行電子化處理，采用雙重保障的方式，增強檔案的安全性，提高檔案利用率。三要加強制度建設(shè)，建立人事檔案信息化管理制度，使人事檔案的信息化管理工作有據(jù)可依、有章可循，成為人事檔案信息化、科學(xué)化、高效化發(fā)展的保障。用戶若需要查詢?nèi)耸聶n案的相關(guān)信息，在獲得信息獲取權(quán)限之后，可在相應(yīng)范圍內(nèi)進行查詢。四要保證人事檔案信息的安全，人事檔案涉及個人信息，關(guān)乎個人利益，一旦出現(xiàn)泄露，將會造成不可挽回的損失。通過先進的技術(shù)手段的運用，在嚴(yán)格的管理制度約束下開展工作，才能對人事檔案的信息進行有效的管理、合法的應(yīng)用。

3.5要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律

人事檔案記載了個人年齡、身份、工作經(jīng)歷等各方面的詳細(xì)信息，很多信息屬于個人隱私，檔案所屬者有維護個人隱私不對外泄露的權(quán)利。對此，《中華人民共和國檔案法》及其相關(guān)國家法律法規(guī)都作出了明確規(guī)定，對非向社會開放的個人檔案，除檔案所屬者，任何單位和個人都無權(quán)對外公布;對泄露、擅自提供、抄錄、復(fù)制、公布人事檔案信息的，將追究相關(guān)人員責(zé)任。因此，人事檔案管理工作者必須要有高度的組織性和紀(jì)律性，認(rèn)真履行檔案保密規(guī)定，不得以任何形式私自向無關(guān)人員透漏所管理人事檔案信息，不得在工作需要之外談?wù)撓嚓P(guān)人事檔案內(nèi)容，也不得以個人需求為導(dǎo)向泄露相關(guān)人事檔案信息，更不得以打擊報復(fù)或獲取私利為目的向非法組織或個人提供檔案材料。同時，人事檔案管理工作者還必須要以高度負(fù)責(zé)的精神，以嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，以科學(xué)有效的管理方法，保障人事檔案材料的安全。人事檔案管理工作場所要嚴(yán)禁無關(guān)人員進入，嚴(yán)禁將檔案私自帶至公共場所，嚴(yán)禁檔案所屬者接觸個人原始檔案，嚴(yán)禁用互聯(lián)網(wǎng)傳遞人事檔案的相關(guān)信息等。人事檔案管理工作者要做到時時謹(jǐn)慎，刻刻防范，有效預(yù)防人事檔案信息的失密、泄密。新時代為了更好地提升檔案工作質(zhì)量，要強化事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)水平，做到依托專業(yè)檔案管理隊伍開展具體的檔案管理業(yè)務(wù)。首先，優(yōu)化檔案管理人才配置方式，通過人才招聘、特殊人才引進、人才流轉(zhuǎn)調(diào)轉(zhuǎn)的方式充實一線檔案管理隊伍，擴充檔案管理人員的數(shù)量，滿足信息化時代檔案管理工作的人才需要。其次，加強檔案管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)工作，創(chuàng)新檔案管理人才的培訓(xùn)方式，豐富人才培訓(xùn)的渠道，建立長態(tài)化與多樣化的檔案人才培養(yǎng)機制，運用委托培養(yǎng)、技能培訓(xùn)、專家講座、課題研究等方式提高檔案管理人員的專業(yè)技能素養(yǎng)。第三，加強檔案管理人員的績效考核，評估工作績效，指出檔案管理人員在專業(yè)能力方面的短板，督促檔案管理人員基于本職崗位的需要不斷提高業(yè)務(wù)能力，達(dá)到提高檔案管理工作質(zhì)量目標(biāo)。

3.6要堅持原則，守得住底線

為有效避免人事檔案在管理過程中的非正常利用，《干部人事檔案工作條例》第十五條明確規(guī)定：干部人事檔案工作人員和與其檔案管理同在一個部門且有夫妻、直系血親、三代以內(nèi)旁系血親、近姻親關(guān)系人員的檔案，由干部人事檔案工作人員所在單位組織人事部門另行指定專人管理。各部門單位在安排人事檔案管理人員時，也刻意對此種情形進行了回避。但社會是個大家庭，同學(xué)、朋友、上司、同事、親戚、鄰居……各種關(guān)系錯綜復(fù)雜;一些人為一己私利不惜“托關(guān)系”“跑路子”，用請客送禮等非法手段，要求修改原始檔案信息、替換檔案內(nèi)容、增添假材料者不乏其人。人事檔案管理工作者面對的可能是強權(quán)，可能是至親，也可能是同事朋友，有外來的壓力，也有內(nèi)在的說辭，只有不畏強權(quán)，不徇私情，不受誘惑，堅持原則，守住底線，秉公辦事，才能確保所管理人事檔案的真實完整。

結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理作為機關(guān)事業(yè)單位重要內(nèi)容，對于機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展具有積極的推動作用。這種情況下，機關(guān)事業(yè)單位需要給予人事檔案管理足夠的重視，注重創(chuàng)新和發(fā)展其管理模式，積極轉(zhuǎn)變管理理念，同時根據(jù)時代的發(fā)展要求，注重創(chuàng)新和改進傳統(tǒng)檔案管理模式。此外，機關(guān)事業(yè)單位還需要注重完善相關(guān)制度，為人事檔案管理工作提供重要的制度保障，提高人事檔案管理的整體水平，促進機關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)全面發(fā)展。

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