徐輝

（大連楓葉職業(yè)技術學院，遼寧大連 116036）

0 引言

早在2005 年，國家檔案局實行的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)字化的技術規(guī)范》中提到，要采用數(shù)字化檔案進行在線和離線的備份，并且要注意進行異地備份，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由靜態(tài)的、固定的、消極的狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的、可變的、積極的信息，并且要在這種數(shù)字化形勢下不斷地優(yōu)化，不斷地調(diào)整管理模式。數(shù)字化檔案的建設過程中，要針對高職院校歷年來的所有檔案資源進行整理，不僅要擴大整理范圍，還要在整理過程中對信息進行收集、整理、歸納、提煉等，不斷提高高職檔案管理的智能化和數(shù)字化，這個不斷完善檔案管理的模式，能夠讓高職檔案建設更加的科學有序，也讓高職院校對于檔案的利用率不斷提高，為高職院校檔案建設出一份貢獻。

1 檔案信息數(shù)字化對高職檔案管理模式的重要性和當前存在的問題分析

1.1 檔案信息數(shù)字化對高職檔案管理模式的重要性

第一，這是高職院校檔案管理改變的必然。在21世紀初期，電子檔案剛剛興起，各大院校開始用網(wǎng)絡來進行學生資料的錄入和整理，學生也通過網(wǎng)絡開始完善個人和家庭情況的相關信息，隨著數(shù)字化時代開始興起，對于學生信息的錄入進行了一種轉(zhuǎn)變，開始利用互聯(lián)網(wǎng)和多媒體對學生資料進行整理，并且建立了數(shù)據(jù)檔案庫，這在一定程度上對檔案的管理進行了規(guī)范，通過這種方式可以更加方便的對學生的檔案進行更新，學生檔案的利用率也可以得到提升。到今天，數(shù)字化信息已經(jīng)完全覆蓋，學生受教育的程度不斷擴大，院校招生人數(shù)也是逐年攀升，各大院校的檔案信息呈現(xiàn)了一個突飛式的增長，對于信息的收集和處理難度不斷增加，依照之前的管理模式難以對當前如此龐大的數(shù)據(jù)庫進行整理和分類，這種舊式的模式迫切需要改進，所以說信息數(shù)字化管理模式是一種必然，目前各大院校都將這種管理模式運用到檔案管理中來，即方便整理和查看，也提高了高職管理方面的工作效率。

第二，對于檔案的管理具有明顯的優(yōu)勢。信息化管理相較于紙質(zhì)管理有明顯的優(yōu)勢，不易損壞，可以永久保存，并且查找也不用翻頁查找，可以進行關鍵字檢索快速獲取數(shù)據(jù)，并且展示的結構化形式也可以是多種多樣的，也不用擔心儲存空間不夠，不用擔心在大量的學生檔案中進行查閱，數(shù)字化管理擁有海量的儲存空間，并且占據(jù)的空間可以壓縮，這些優(yōu)勢都是促進高職院校信息化管理模式的體現(xiàn)，最重要的一點是節(jié)省了大量的人力、物力和財力，減少了管理檔案的工作人員，加快了工作效率，同時學生群體對于個人信息的管理可以進行網(wǎng)絡提交，由專門負責的工作人員進行審核，這樣也減少了學校老師的工作量，并且由學生進行提交，也方便檢查，出錯率也減少了，也不會造成學生大量聚集填寫造成系統(tǒng)崩潰的情況，且?guī)啄晗聛硪顚懞驼淼男畔⒘渴欠浅４蟮?，用這種管理模式明顯節(jié)約了時間，提高了準確率。

1.2 檔案信息數(shù)字化下高職檔案管理存在的問題

第一，檔案管理人員對管理模式轉(zhuǎn)變重要性還未充分意識到。部分高職院校對檔案的認識還是停留在對學生檔案的收集、整理和分類等，認為對檔案的管理只是對檔案進行保管和長期地保存、方便查找、不易丟失等，忽略了檔案管理是一項非常嚴謹和有價值的工作，在實際的操作中也并沒有這么簡單，對檔案數(shù)據(jù)的有效管理涉及到數(shù)據(jù)化的管理模式，方便對檔案信息進行實時的跟蹤檢查，確保學生檔案的準確性，當有突然情況出現(xiàn)的時候，要觸發(fā)對數(shù)據(jù)的智能保護，確保信息不被泄露，并且要對這個過程進行實時地監(jiān)視，方便后續(xù)對管理模式中存在的問題進行修復，另外對檔案數(shù)據(jù)的歸納，歸納方法和模式都對學校的建設有非常重要的意義，為學校吸納人才提供參考，從海量的信息當中找到一些規(guī)律。高職院校學生的去處各有不同，比如有畢業(yè)檔案回生源地的，有進入國家單位的，有繼續(xù)從事學術的，到了這個階段，需要對學生的檔案進行歸類，發(fā)向不同的去處，并且這個過程要學生能夠進行實時的定位，便于確保檔案的安全，這就需要對每個人的檔案單獨用一份信息化的數(shù)據(jù)便于管理。而當前的管理模式并不能有效地處理這些信息，檔案中出現(xiàn)的問題也不能大概率地避免，對于一些潛在的問題也不能及時地發(fā)現(xiàn)，意識如果不跟上，對于檔案管理的科學發(fā)展會造成阻礙。

第二，在高職檔案管理的工作中對人才重視程度不夠。檔案管理看似是一份廣泛性的工作，不需要多強的專業(yè)知識和學歷背景，對管理的人員也沒有專業(yè)化的要求，在各大高職院校中，管理檔案的工作人員大部分都不是專業(yè)的人才，也沒有一個完整的管理結構，部分工作人員甚至都是以兼職的形式參與工作，管理人員的不專業(yè)化只是一部分，在實際的業(yè)務過程中，對于檔案管理的流程也沒有體現(xiàn)專業(yè)化程度，工作人員并沒有對檔案管理的流程進行改善，甚至都沒有對檔案的數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)化的歸納，覺得對于檔案實時調(diào)用性要求也不高，相關流程就沒有花心思進行優(yōu)化。在高職院校數(shù)據(jù)庫的不斷更新，學生群體的不斷擴大，對于檔案管理的要求也越來越高，對于檔案的管理和歸納都有更多的要求，比如說要求檔案進行查找的時候，要查到某一年或者幾年學生檔案的明細，并且要按照不同的專業(yè)不同的學院進行排序。人才的缺失勢必會讓這項工作的數(shù)字化模式變得更低，也對檔案數(shù)據(jù)管理和編輯工作帶來了消極影響。

第三，沒有建立完整的檔案管理制度。高職對檔案管理模式的落后，不僅僅是檔案統(tǒng)計工作的封閉性，還有一部分是檔案在歸檔時的制度不夠完善，在對不同專業(yè)的學生檔案進行整理的時候，在基礎的對數(shù)據(jù)統(tǒng)計階段需要將不同部門之間打通，需要獲取多個部門的授權，然后才能獲取各個專業(yè)的檔案信息，這個階段完成之后，才能對相關的檔案信息進行錄入、整理、分類，這項工作看似只是簡單的錄入整理，如果沒有使用數(shù)字化的信息處理工具和方法，就會浪費大量的人力和物力，并且這個過程是復雜且冗長的，還容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)上的錯誤，但是這種錯誤涉及到學生的個人信息，不允許出錯。所以建立完善的檔案管理制度，強化信息化的建設和使用，能夠?qū)n案的管理起到一個積極的作用，對檔案管理的時間和成本都會減少，對于學生檔案信息的后期維護也會節(jié)省大量的時間，不僅可以提高工作效率，也對檔案管理后面的不斷優(yōu)化，模式的不斷改進都有一定的促進作用。

第四，對電子檔案的管理過程保護不夠。信息化時代下，電子檔案越來越多，對于管理的質(zhì)量和安全性能上面都提供了較高的要求，不僅僅是要加強對儲存電子檔案系統(tǒng)的保護，更要不斷提高檔案管理的信息化水準，要讓檔案管理過程越來越流暢，體系越來越完善，并且在信息的處理上面能有更好的發(fā)展，部分高職院校在檔案管理過程中對電子檔案的保護力度不高，市面上會出現(xiàn)學生信息的泄露，經(jīng)常接到一些陌生的電話，對方卻了解到學生的全部個人信息，所以在工作人員對學生檔案信息進行統(tǒng)計的時候，要以安全性至上，線上匯總學生相關信息的時候要注意部分信息可以隱藏，在相關部門發(fā)送學生信息的時候，注意保密性，必要時可以通過移動硬盤進行存儲，通過這種方式可以顯著減少學生信息的公開紕漏，降低曝光度，也可以保護學生的信息，減少學生被騙的可能。

2 檔案信息數(shù)字化下高職檔案管理模式的優(yōu)化途徑

2.1 對檔案管理工作進行大力的宣傳

檔案信息數(shù)字化下，高職要不斷地推陳出新，將思想觀念向新時代的管理方向走，要從全面并且客觀的角度意識到信息化管理模式已經(jīng)成為一種必然，對于目前檔案的管理工作要不斷的反思，不斷地去發(fā)現(xiàn)問題，總結原因，不斷地改善，要最大化地利用數(shù)字化模式進行解決問題。同時要加大宣傳力度，不斷地進行行為上的監(jiān)控，通過校園的網(wǎng)站、部門老師的培訓、校園內(nèi)張貼大字報等多種方式進行宣傳，強調(diào)各部門的工作職責不只是做好自己分內(nèi)的工作，更要總結其余各部門的工作進行反思，讓檔案的管理過程更加得流暢，數(shù)字化的運用更加的深入，宣傳之后要進行實時的監(jiān)督，定期開展檢查模式，比如說，組織相關的人員進行使用，對檔案信息進行抽查，以此來發(fā)現(xiàn)其中的問題，組成各個小組對檔案管理的智能化、查詢功能的完善進行檢驗，然后進行打分，綜合評價檔案管理系統(tǒng)已有的優(yōu)點和存在的不足，也可以結合小組給出的意見進行調(diào)整，在這不斷地磨合當中，對檔案的信息化管理會越來越流暢，并且能夠?qū)Πl(fā)現(xiàn)的問題及時作出回應。

2.2 加強人才培養(yǎng)，重視檔案管理專業(yè)能力的提升

檔案管理的人才應該重視起來，不能只是會收集整理數(shù)據(jù)信息等工作，更要注重對知識能力的要求，檔案管理的數(shù)字化需要這些能力，對部分基礎統(tǒng)計數(shù)據(jù)的工作可以交給兼職人員進行操作，但是對于整個檔案管理的大方向，應該要重視對信息智能處理能力的培養(yǎng)，對于一些數(shù)據(jù)分析軟件，比如mysql、python 等工具可以運用起來，要倡導相關工作人員進行學習，要不斷地進行突破。同時建立完善的考核制度，有獎有罰，對于只是局限于當前工作的人員，不愿意為檔案管理的優(yōu)化做進一步努力的人員，應該實行一定的懲罰制度，并且納入每個月的績效考核當中，對于表現(xiàn)優(yōu)異者，應該給予一定的獎勵，比如說績效獎金、提供學習的機會等。另一方面，學校應該組織工作人員到其他院校進行走訪和學習，觀察其他院校的用人制度和管理方式，多聽、多思考、多優(yōu)化，相信能在不斷地嘗試中讓數(shù)字化更加的明顯。學校也可以邀請優(yōu)秀的檔案專家來進行指導，幫助解決本校檔案管理存在的問題，對內(nèi)部人員的培訓也應該跟上，老員工要進行學習，同時對新員工也要積極進行指導，共同進步。

2.3 對學生檔案的管理實行監(jiān)督機制

數(shù)字檔案的建設和管理過程中，需要各個部門的協(xié)同處理，由部門負責人將各個部門串聯(lián)起來，在實際進行操作的過程中，要強化各個部門和人員之間的合作意識，對于電子檔案的整理和歸納要及時地進行反饋，部門之間的信息傳遞要暢通無阻，要對自己的責任有明確的認識，對于這個過程中檔案的保存，以及對檔案的部分信息進行歸類，要以方便查看為目的，還有如何將檔案信息更加的書面化，便于觀看，也便于查找，這些都是在整理數(shù)據(jù)過程中需要格外注意的地方，如果有誤，涉及到的都是上萬條的數(shù)據(jù)，損失的時間和人力成本都是非常巨大的。所以對這個過程要進行實時的監(jiān)督，定期抽查，部門負責人應該對每個人的職責有明確的劃分，對于考核的關鍵點要一一列出來，并且要嚴格要求下屬按照制度執(zhí)行，數(shù)字化化對管理過程進行監(jiān)督并不困難，比如說在某個節(jié)點設置關鍵信息錯誤的提示，操作到某個不允許操作的地方，系統(tǒng)進行警告處理，所有在這個過程中出現(xiàn)有誤的地方，系統(tǒng)后臺都會有反應，這種方式就能實時的監(jiān)控檔案管理的過程，并且能夠?qū)竺娉霈F(xiàn)問題的地方進行復盤。

2.4 健全檔案數(shù)據(jù)庫，推廣檔案軟件的使用

對學生成績的管理，不要只是對學生成績進行錄入和存檔，應該采用相關的技術軟件對信息進行數(shù)字化處理，要滿足學生日常對于成績查詢的動態(tài)化和實時化的要求，利用軟件對學生成績進行管理，然后對成績進行檢查，對于畢業(yè)信息的管理，相關人員要做好審核工作，對畢業(yè)信息要進行準確的校驗。同時相關技術人員要利用互聯(lián)網(wǎng)技術對檔案系統(tǒng)進行不斷的研發(fā)和升級，對服務器上傳的信息進行分層次管理，檔案的管理者可以通過特定的賬號進行訪問，而學生用戶，需要先注冊個人賬號，填寫在下相關的所有基本信息，由后臺的管理人員審核之后才能進行訪問，并且對于不同的IP 登錄要有相應的風險提示，軟件的內(nèi)容展示，要包括基本信息、所得榮譽和在?；顒印厴I(yè)的去向等板塊，學生在校期間表現(xiàn)良好，成績突出，或者在校期間積極入黨的情況，對于學生系統(tǒng)的檔案也應該進行修改，要不斷對內(nèi)容數(shù)據(jù)庫進行完善，對軟件的開發(fā)團隊要提出更高的要求，系統(tǒng)軟件在流程上、操作上、視覺上等都應該不斷地進行修改，不斷地完善，這個過程要不斷地進行操作，結合多方面的意見進行優(yōu)化，還可以進行多校聯(lián)用系統(tǒng)軟件，針對不同的學生群體進行系統(tǒng)的升級。

3 結語

通過對檔案管理模式的分析，以及對以后檔案管理優(yōu)化途徑的以下建議，相信當前檔案管理過程中存在的一些問題會在不斷優(yōu)化的過程中得到解決，對于檔案管理的信息和系統(tǒng)化流程，也會在不斷適應的過程中變得更加流暢。大力開展高職檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新，便于以后學生填寫個人信息，日常對于個人檔案進行完善更加的有條不紊，檔案管理部門對于自己的職責更加的清晰，在工作中也可以加快溝通和工作的效率，對于學生檔案管理工作的快速開展也可以更加的流程化，數(shù)據(jù)更加的數(shù)字化。不斷地對管理模式進行升級，要求更方便、快捷的對檔案進行管理。