趙云龍 ，曾力旺 ，周?；?，李海亮 ，鄒華芬

（1.中國熱帶農(nóng)業(yè)科學院科技信息研究所，海南?？?571101；2.海南省熱帶作物信息技術(shù)應(yīng)用研究重點實驗室，海口 571101；3.中國熱帶農(nóng)業(yè)科學院南亞熱帶作物研究所，廣東湛江 524091；4.國家土壤質(zhì)量湛江觀測實驗站，廣東湛江 524091；5.海南省熱帶作物營養(yǎng)重點實驗室，廣東湛江 524091）

就當前情況來看，越來越多的事業(yè)單位開始利用大數(shù)據(jù)來對檔案進行有效管理，這種管理方式有助于提高檔案的管理效率，同時也有助于檔案的深度使用。為此，事業(yè)單位會通過引入大數(shù)據(jù)系統(tǒng)、建立數(shù)據(jù)檔案館等方式，來提高整個檔案管理的信息化水平。但是因為各單位應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時間較短，導致其實際應(yīng)用方面還存在一定的不成熟，進而引發(fā)了一些問題，影響了檔案的信息化管理。為此，文章以這一情況為研究前提，對事業(yè)單位檔案信息化管理工作情況進行研究，從而發(fā)現(xiàn)其存在的檔案管理問題，并提出相應(yīng)的改善對策。

1 檔案信息化管理的重要性

大數(shù)據(jù)也被稱為海量信息，因其信息量巨大因此無法在短時間內(nèi)通過人工手段處理成為人們理解的信息，因此需要借助特殊技術(shù)對數(shù)據(jù)加以集合與整理[1]。大數(shù)據(jù)主要包括以下幾個特點：第一大容量，是指數(shù)據(jù)存儲量比較大，利用互聯(lián)網(wǎng)收集數(shù)據(jù)，從而形成大數(shù)據(jù)之海；第二多樣性，無論是數(shù)據(jù)的內(nèi)容還是格式均呈現(xiàn)出多樣性，并以視頻、圖片等多種形式出現(xiàn)；第三速度快，主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)生產(chǎn)快、數(shù)據(jù)處理快兩個方面；第四真實性，數(shù)據(jù)的真實性可有效保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量[2]。由此可知，大數(shù)據(jù)憑借自身的優(yōu)勢逐漸成為當前社會的主要數(shù)據(jù)處理方式。而作為以處理數(shù)據(jù)和信息為主要工作的事業(yè)單位檔案管理，在信息時代利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展工作是必然趨勢。檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，完善的檔案管理是事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的基石[3]。隨著信息化時代的到來，事業(yè)單位的檔案管理工作也發(fā)生著巨大的變化，傳統(tǒng)的手工登記管理方式已經(jīng)逐漸被檔案信息化所替代[4]。

檔案信息化是社會信息化背景下檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，只有實現(xiàn)檔案信息化、檔案利用便捷化、檔案隊伍專業(yè)化，才能更好地服務(wù)于國家、地方經(jīng)濟建設(shè)和廣大社會群體[5]。目前，我國事業(yè)單位已在逐漸加深檔案管理的信息化程度，如常德市城建檔案館在構(gòu)建過程中，以數(shù)字檔案館建設(shè)為抓手，以城建檔案數(shù)據(jù)中心建設(shè)為核心，大力推進城建檔案信息化建設(shè)；山東省建立流動人員人事檔案信息化建設(shè)試點，其試點以省流動人員人事檔案基本信息采集試點任務(wù)為契機，形成了“源頭管理”模式，建立“不錄入、不接收”和“先錄入、后接收”的信息化、系統(tǒng)化交接制度；在稅務(wù)信息化建設(shè)總體規(guī)劃框架下，廣東稅務(wù)升級建設(shè)了云檔案管理平臺，核心理念是把檔案資料的封閉式管理與檔案服務(wù)的云端開放有機結(jié)合等。由此可知，我國各地都在大力推廣檔案信息化管理，并且已經(jīng)逐漸落實到實際運作中。但許多事業(yè)單位的檔案信息化管理還處于初級階段，全國超過80%的事業(yè)單位是通過服務(wù)外包來進行檔案信息化管理工作[6]；事業(yè)單位檔案管理的主要工作主要是數(shù)據(jù)歸檔，數(shù)據(jù)分析工作開展不足等[7]。由此可以看出，我國事業(yè)單位檔案信息化管理存在較大不足，如果未能及時改善，不僅會影響到事業(yè)單位檔案管理的信息化程度，同時也不利于我國事業(yè)單位檔案管理效率的提升。

2 事業(yè)單位檔案信息化管理存在問題

為了深入了解大數(shù)據(jù)下事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題，文章以事業(yè)單位的實際檔案信息化管理現(xiàn)狀為研究基礎(chǔ)，發(fā)現(xiàn)當前存在的管理問題，并對問題的具體表現(xiàn)進行闡述，為工作改進建議奠定基礎(chǔ)。

2.1 檔案信息化管理對大數(shù)據(jù)技術(shù)運用程度較低

目前，我國多數(shù)事業(yè)單位檔案信息化管理主要包括檔案記錄及歸檔等基礎(chǔ)性工作，以海南省檔案局檔案信息化管理為例，其管理過程如圖1所示。從圖1可以看出，整個信息化管理過程主要分為兩大部分，文件的收錄以及文件的調(diào)用，而其主要功能局限于文件的內(nèi)容調(diào)取，而沒有對其進行進一步的分析，同時，因為前期錄入過程均為人工錄入，更加降低了檔案信息化管理效率。此外，針對文件調(diào)用部分，其關(guān)鍵詞的搜索功能也沒有得到深度開發(fā)，其搜索文件名時，要符合60%的關(guān)鍵字才能精準搜索到有關(guān)文件，如果關(guān)鍵詞過少，就會影響搜索效率。而利用所屬部門、日期等進行的大范圍搜索更是加大了文件調(diào)用的難度，降低檔案信息化管理效率。這些問題不僅存在于案例企業(yè)，即海南省檔案局，同時也普遍存在于其他事業(yè)單位的檔案信息化管理過程中，只是各單位的問題程度不同。

圖1 海南省檔案局檔案文件的信息化管理過程

2.2 檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)安全風險較大

檔案安全是檔案工作的底線和高壓線，是檔案工作的重中之重。檔案信息化管理主要通過多種軟件來進行數(shù)據(jù)管理，在此過程中，載體是軟件，流通的是虛擬的數(shù)據(jù)[8]。檔案信息化管理過程中數(shù)據(jù)的流通情況如圖2所示。

圖2 檔案信息化管理過程中數(shù)據(jù)的流通

基于圖2可知，在檔案信息化管理過程中，其主要涉及3 個階段，即數(shù)據(jù)存儲；數(shù)據(jù)傳遞、共享；數(shù)據(jù)風險等，而風險就存在于這3 個階段中。即數(shù)據(jù)存儲階段。檔案數(shù)據(jù)在存儲時容易受到外界攻擊，容易出現(xiàn)存儲數(shù)據(jù)不正確的問題，這將對后續(xù)的檔案管理工作造成較大不便，再加上各大事業(yè)單位的數(shù)據(jù)安全體系質(zhì)量參差不齊，更是加大了數(shù)據(jù)存儲安全的風險；數(shù)據(jù)傳遞及共享階段。檔案信息化管理工作除了對相關(guān)數(shù)據(jù)進行存儲歸檔外，還需要對數(shù)據(jù)進行匯總和傳遞，這就涉及到部門與部門之間以及單位與單位之間的信息傳遞，在這期間很容易因為各部門以及單位之間檔案信息化管理技術(shù)運用程度不同而導致數(shù)據(jù)信息傳遞出現(xiàn)偏差；數(shù)據(jù)更新階段。檔案數(shù)據(jù)是不定期變化的，如果不能進行及時更新，將會影響到信息存儲的準確性以及后續(xù)工作。而在更新的過程中，因為需要更新數(shù)據(jù)的檔案數(shù)量較多，多數(shù)事業(yè)單位則采用人工數(shù)據(jù)，即人工錄入數(shù)據(jù)，并定期手動點擊更新功能鍵來進行檔案信息更新工作。這種方式容易出現(xiàn)管理漏洞，從而為數(shù)據(jù)造假等不良行為提供機會，進而降低信息的準確性。

綜上可知，檔案信息化管理中存在較大的風險，如果不能及時處理將會影響到整個檔案信息化管理進程以及準確性。

2.3 缺少檔案信息化管理專業(yè)人才

人才隊伍是一切事業(yè)發(fā)展的基石，是事業(yè)創(chuàng)新的源泉。但很多從事檔案服務(wù)的事業(yè)單位則需要通過外包的方式完成信息管理工作，即該單位開始建立數(shù)字信息檔案以來，從最初信息化檔案網(wǎng)站的構(gòu)建，到后期的維護，均是通過招標的方式來選擇外包人員進行后續(xù)檔案信息化管理工作。如海南省檔案局發(fā)布的《海南省檔案館檔案整理服務(wù)招標公告》、《海南省檔案局關(guān)于檔案信息化運維項目招標代理機構(gòu)服務(wù)招標公告》［10］等。由此可知，從事檔案服務(wù)的事業(yè)單位存在外包環(huán)節(jié)過多，檔案信息化管理專業(yè)人才匱乏的問題。雖然外包服務(wù)可以提高工作效率，但是也會為檔案信息化管理帶來風險，比如信息泄露、信息化管理不及時、信息化外包溝通不到位等。這些因素均會影響檔案信息化管理體系的完善及檔案信息化管理作用的發(fā)揮。

2.4 缺乏有效的管理制度及工作激勵機制

高效的管理制度及工作激勵機制是檔案工作高效率運轉(zhuǎn)的重要保障。加強檔案管理制度建設(shè)才能有據(jù)可循，使檔案管理更加科學高效，要結(jié)合機關(guān)事業(yè)單位實際，加強檔案標準化建設(shè)，實現(xiàn)硬件和軟件標準一致、統(tǒng)一規(guī)范。目前，我國事業(yè)單位檔案信息化管理存在管理制度內(nèi)容不詳細、職責劃分不清晰、獎懲機制不健全等問題。其中，檔案信息化管理制度方面，主要是因為制度內(nèi)沒有細化到具體工作環(huán)節(jié)，從而導致制度不明確，出現(xiàn)問題找不到原因等情況；職責劃分不明確容易導致檔案管理過程中出現(xiàn)互相推諉、監(jiān)管不到位等問題；獎懲機制不健全則會降低工作人員的積極性，不利于檔案管理人員職業(yè)生涯的發(fā)展，也不利于事業(yè)單位檔案工作的高效開展。

3 事業(yè)單位檔案信息化管理改進建議

從上文的分析中可知，多數(shù)事業(yè)單位雖然已經(jīng)推行檔案的信息化管理，但因為推行時間較短，導致其目前存在一定的問題，如檔案信息化管理對大數(shù)據(jù)技術(shù)運用程度較低；檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)安全風險較大；缺少檔案信息化管理專業(yè)人才；缺乏有效的檔案信息化管理制度及工作激勵機制等。因此，需要提出相應(yīng)的工作改善建議，以此來提高事業(yè)單位檔案信息化管理能力。這對其他事業(yè)單位的檔案信息化管理也有一定的參考價值。

3.1 提升大數(shù)據(jù)技術(shù)利用率，加深信息化程度

大數(shù)據(jù)技術(shù)需要切實與檔案管理工作融合起來，這樣才能提升大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的利用率，加深檔案管理信息化程度。從技術(shù)、設(shè)備方面加深檔案管理信息化程度，同時事業(yè)單位不同部分均需要提高檔案信息化參與水平，突出檔案管理的二次信息加工應(yīng)用價值，強化服務(wù)終端的信息化建設(shè)技術(shù)水平，做好信息資源的錄入便捷化建設(shè)，從管理軟件以及信息設(shè)備等方面持續(xù)創(chuàng)新，強化檔案管理信息化技術(shù)水平[9]。具體來講，就是在收錄文件、調(diào)用文件等基礎(chǔ)功能的基礎(chǔ)上，利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)對文件進行歸納、分析、總結(jié)，并將此結(jié)果利用于后續(xù)的檔案數(shù)據(jù)使用中。比如流動人口普查，就可以利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)對當前的有關(guān)數(shù)據(jù)進行整理，從而形成人口流動趨勢圖，為后續(xù)人口研究提供依據(jù)。而對于關(guān)鍵詞搜索方面，則可以與第三方合作的形式進行技術(shù)引入，從而提升檔案管理的搜索能力，方便文件的調(diào)用，加強檔案信息化管理的便捷化建設(shè)。

3.2 加強檔案安全防控，確保數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全

安全問題是檔案管理工作的重中之重，事業(yè)單位檔案有的涉及到了國家利益與安全，有的還屬于絕密文件，因此，保證檔案管理工作的安全性十分重要，事業(yè)單位的檔案信息化管理需要從軟硬件設(shè)備方面入手來確保檔案數(shù)據(jù)安全。具體操作可以按照檔案數(shù)據(jù)管理流程來進行。

（1）檔案存儲方面。應(yīng)遵循規(guī)范性原則、安全性原則和效益性原則，以制訂相應(yīng)標準、規(guī)范和法規(guī)為前提，加強對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的研究與開發(fā)，最大限度地保護檔案信息不被竊取和盜用。此外，還可以建立云端服務(wù)來進行云端數(shù)據(jù)備份，這不僅可以在數(shù)據(jù)丟失后進行數(shù)據(jù)恢復，同時還節(jié)約了存儲空間，防止數(shù)據(jù)崩盤。

（2）數(shù)據(jù)傳遞共享方面。積極建立單位內(nèi)部信息傳輸渠道與單位外部信息共享渠道，并且統(tǒng)一關(guān)聯(lián)單位的檔案信息標準，提升傳遞和共享效率。而為了保證這些檔案信息傳輸渠道的安全性，則需要構(gòu)建與之匹配的數(shù)據(jù)監(jiān)測系統(tǒng)，對現(xiàn)有數(shù)據(jù)的傳遞、共享狀態(tài)進行長期監(jiān)測。此外，事業(yè)單位應(yīng)建立檔案信息傳遞、共享責任制，即傳遞、共享過程中，詳細記錄信息傳輸方和獲取方的信息，如負責人姓名、職位、部門、IP 地址等，并且開啟信息傳輸獲取的臉部驗證功能，以此來保證負責人信息的準確性。

（3）數(shù)據(jù)更新部分。針對檔案數(shù)據(jù)的更新需要建立數(shù)據(jù)實時更新系統(tǒng)，而這就需要事業(yè)單位的檔案信息管理工作中，加大檔案信息化管理系統(tǒng)權(quán)限，減少人工干預，提升信息自動更新能力。同時，為保證自動更新數(shù)據(jù)的準確性，事業(yè)單位在進行檔案信息化管理系統(tǒng)中，加入實時監(jiān)測功能以及錯誤預警功能，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來減少虛假信息出現(xiàn)的概率，從而保證數(shù)據(jù)更新階段的安全性。

除了以上提到的措施以外，事業(yè)單位檔案信息化管理工作還可以制定信息安全化的保障措施，即在檔案管理內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間建立一定的物理隔離措施，如通過使用路由器IP 地址和防火墻技術(shù)，加強對進出網(wǎng)絡(luò)訪問的管理，并配備專業(yè)的防病毒軟件和數(shù)據(jù)恢復技術(shù)軟件，從而有效提高檔案信息化管理的安全性[11]。

3.3 加強吸納檔案信息化管理專業(yè)人才

事業(yè)單位檔案人才的專業(yè)化程度決定了檔案信息化建設(shè)成效。很多從事檔案服務(wù)的事業(yè)單位存在外包環(huán)節(jié)過多，檔案信息化管理人員匱乏的問題。為此，事業(yè)單位應(yīng)積極吸納高端人才，充實事業(yè)單位檔案工作人才庫。改善事業(yè)單位檔案信息化管理環(huán)節(jié)外包過多的情況。

（1）事業(yè)單位應(yīng)當給予檔案管理崗位同科研崗位相同的重視程度、人才發(fā)展機制以及人文關(guān)懷，激發(fā)檔案工作人員工作積極性，形成良好的檔案工作氛圍。

（2）堅持“引進來”與“走出去”相結(jié)合，事業(yè)單位應(yīng)積極吸納高端復合型人才，尤其注重對既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)同時熟知信息化技術(shù)的人才，并提供一定的人才引進優(yōu)惠政策。同時鼓勵本單位的檔案管理工作人員參加檔案工作培訓及學術(shù)會議，學習國內(nèi)外檔案信息化建設(shè)的先進經(jīng)驗。

（3）建立檔案工作人員動態(tài)考核機制。事業(yè)單位應(yīng)成立領(lǐng)導小組定期對檔案部門進行考核，從職稱、工作量、工作業(yè)績等方面、多維度來評價檔案工作人員，以此激發(fā)人員工作積極性，形成優(yōu)勝劣汰、良性競爭的工作環(huán)境。

3.4 建立完善的管理制度及工作激勵制度

管理制度的完善與否將直接影響事業(yè)單位的檔案信息化管理。事業(yè)單位應(yīng)制定科學完善的檔案信息化管理制度，做到有章可行，有據(jù)可依。及時更新檔案數(shù)據(jù)資料，規(guī)范管理檔案工作流程，加強檔案信息化工作的流程化與制度化，避免檔案工作中出現(xiàn)權(quán)責不到位及監(jiān)管不到位的問題。另外，完善檔案信息化管理工作的工作激勵制度及獎懲制度，將工作責任落實到個人，對工作優(yōu)秀個人進行表揚，對工作不到位的個人進行通報批評，提高檔案工作人員的責任意識，全面提高檔案信息化管理工作水平。

4 結(jié)語

檔案是對客觀世界的真實記錄，是人們了解歷史、認識當下、遠觀未來的重要途徑。因此，做好檔案管理工作對于國家經(jīng)濟社會發(fā)展及事業(yè)單位事業(yè)建設(shè)具有重要意義。檔案管理工作應(yīng)時刻響應(yīng)國家戰(zhàn)略，把握時代趨勢，逐漸從傳統(tǒng)的檔案管理崗工作轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息化管理工作，適時摒棄紙質(zhì)化工作方式，將大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸應(yīng)用到檔案管理工作中來[12]。在檔案信息化建設(shè)歷史進程中，我國各個事業(yè)單位應(yīng)做好表率，做好檔案信息化建設(shè)的先鋒者和帶頭人，切實做好檔案信息化建設(shè)工作。