徐少春

【摘要】在學(xué)校運(yùn)行過(guò)程中，辦公室是整個(gè)學(xué)校的中樞機(jī)構(gòu)，對(duì)學(xué)校的發(fā)展起到了重要的作用，它將各部門(mén)之間以及學(xué)校與教師之間緊密地連接在一起，是整個(gè)學(xué)校的紐帶。要看一個(gè)學(xué)校工作運(yùn)轉(zhuǎn)效率如何，首先要看這個(gè)學(xué)校的辦公室工作開(kāi)展得如何，而辦公室工作是否向著一個(gè)好的方向發(fā)展，辦公室主任的作用十分重要。辦公室主任只有做好日常工作，充分帶動(dòng)教職工的工作積極性，才能使學(xué)校向著更好的方向發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】辦公室主任;角色;問(wèn)題;對(duì)策

一、學(xué)校辦公室主任在工作中面臨的問(wèn)題

在分析辦公室主任在工作中遇到的問(wèn)題時(shí)，專(zhuān)業(yè)人士卡恩提出了有關(guān)角色的沖突模式，因此，可以將辦公室主任的角色代入這個(gè)沖突模式圖中，然后對(duì)辦公室主任在工作中遇到的問(wèn)題進(jìn)行相關(guān)分析（如圖）。

圖中所反映的辦公室主任在日常工作中面對(duì)的問(wèn)題是多種多樣的，影響辦公室主任工作的外在因素包括人際關(guān)系因素、組織因素等，而內(nèi)在因素則是辦公室主任的個(gè)人因素，只有對(duì)這些問(wèn)題及影響因素進(jìn)行不斷的研究，并找到解決這些問(wèn)題的辦法，才能促使辦公室工作良好運(yùn)行。

（一）外在因素

1.組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理。一是我國(guó)各類(lèi)學(xué)校中行政機(jī)構(gòu)的組成在大體上是相近的，整體上是由校長(zhǎng)室、黨政辦、教務(wù)處、人事處、總務(wù)處等構(gòu)成。但是由于不同區(qū)域、不同學(xué)校的情況不同，所以并不是所有的學(xué)校都設(shè)置了校長(zhǎng)室和政教處。二是部分學(xué)校對(duì)于辦公室的設(shè)置沒(méi)有明確的規(guī)范，并且把主要精力放在了教育教學(xué)方面，認(rèn)為辦公室機(jī)構(gòu)并不是發(fā)揮教育教學(xué)職能的主要機(jī)構(gòu)，只是起到工作輔助性的作用，沒(méi)有重視辦公室工作，導(dǎo)致辦公室設(shè)置存在不清晰、不合理的問(wèn)題，辦公室成了各類(lèi)大小雜事集中的場(chǎng)所，這對(duì)辦公室主任的工作也造成了困擾。

2.干部選拔機(jī)制不健全。近年來(lái)，雖然我國(guó)干部隊(duì)伍建設(shè)逐漸科學(xué)化、規(guī)范化以及系統(tǒng)化，但是我國(guó)對(duì)于教育領(lǐng)域的干部隊(duì)伍建設(shè)并沒(méi)有給予很高的關(guān)注度，也沒(méi)有制定一個(gè)比較完善的選拔機(jī)制，導(dǎo)致干部的選拔機(jī)制不健全。即便很多辦公室主任能力強(qiáng)、素質(zhì)高，也很難成為干部選拔的對(duì)象，尤其是二級(jí)單位的辦公室主任，一個(gè)崗位干到退休，因此打消了很多有干勁的優(yōu)秀年輕辦公室主任的激情。

3.缺乏科學(xué)的考核機(jī)制。目前我國(guó)各類(lèi)學(xué)校的管理不斷加強(qiáng)，管理體制也在不斷深化，大多數(shù)公辦的學(xué)校已經(jīng)形成了一套相對(duì)比較完整、健全的管理體系，并且這種管理方式的成效越來(lái)越明顯，但是在對(duì)學(xué)校中層干部進(jìn)行考核的過(guò)程中，產(chǎn)生了明顯的管理機(jī)制缺乏的情況。在日常的工作中，辦公室的瑣碎事務(wù)比較多，很難取得亮點(diǎn)或者突出成效。辦公室工作雖然是學(xué)校各項(xiàng)事務(wù)正常運(yùn)行的保障，但在干部考核時(shí)卻往往忽略這個(gè)部門(mén)，如果只用量化的形式對(duì)辦公室進(jìn)行考核是有失公正的，只有不斷完善辦公室的考核制度，按一定比例考核提拔辦公室主任，使辦公室建設(shè)過(guò)程中的薄弱環(huán)節(jié)有所改善，才能減少辦公室主任的壓力。

（二）內(nèi)在因素

在辦公室主任工作過(guò)程中，除了學(xué)校的外在因素會(huì)給辦公室主任的工作帶來(lái)一些問(wèn)題外，辦公室主任的個(gè)人因素也會(huì)給他們的工作帶來(lái)一定的影響。

1.自身角色定位不明確。在工作中，辦公室主任只有明確個(gè)人定位，才能使辦公室工作具有制度性;只有辦公室主任具有一定的思想認(rèn)識(shí)、道德準(zhǔn)則，才能對(duì)整個(gè)辦公室的工作產(chǎn)生一定的影響。

2.自身缺乏相關(guān)的知識(shí)儲(chǔ)備。辦公室工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，不僅要求辦公室主任有很強(qiáng)的工作能力，還要有很強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，這樣才能將工作做好。因此，辦公室主任要全面提升自己的綜合素質(zhì)，不僅要有較強(qiáng)的心理素質(zhì)、工作協(xié)調(diào)能力，還要具備全面的知識(shí)素養(yǎng)和完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

3.自我調(diào)控能力不足。要想扮演好辦公室主任這個(gè)角色，就要具備較強(qiáng)的自我調(diào)控能力，面對(duì)工作中的壓力和遇到的問(wèn)題時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)調(diào)節(jié)自己的情緒，保證在工作中不帶有負(fù)面的情緒，這樣才能很好地解決工作中存在的問(wèn)題。如果辦公室主任沒(méi)有較強(qiáng)的自我調(diào)控能力，在面對(duì)突發(fā)情況時(shí)，只會(huì)緊張，找不到解決問(wèn)題的方法。不僅如此，辦公室主任的個(gè)人情緒還會(huì)不斷蔓延，影響到整個(gè)辦公室的氣氛和工作環(huán)境。

二、解決學(xué)校辦公室主任所面臨問(wèn)題的對(duì)策

目前，很多學(xué)校處于改革和發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，所以辦公室主任的工作量也在不斷增加，隨之而來(lái)的工作難題也越來(lái)越多。應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)，從而找出解決問(wèn)題的對(duì)策。

（一）優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)

學(xué)校的組織結(jié)構(gòu)都是根據(jù)學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行劃分的，按照學(xué)校在發(fā)展中需要的崗位和人員進(jìn)行有機(jī)組合形成了比較完整的組織結(jié)構(gòu)類(lèi)型，學(xué)校的組織機(jī)構(gòu)是學(xué)校管理的載體，而辦公室主任在整個(gè)組織機(jī)構(gòu)中扮演著重要角色，所以要想規(guī)范辦公室主任的日常工作，減少辦公室主任在工作中遇到的問(wèn)題，就要不斷優(yōu)化學(xué)校的管理系統(tǒng)，對(duì)學(xué)校的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行更加合理的劃分，將各類(lèi)工作不斷專(zhuān)業(yè)化、細(xì)分化，由不同崗位專(zhuān)業(yè)管理，遇到綜合型的問(wèn)題由辦公室統(tǒng)籌管理，這樣不僅能減少工作中的失誤，還可以提高學(xué)校的組織力凝聚力。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)

要加強(qiáng)學(xué)校的制度建設(shè)，保證各項(xiàng)制度落實(shí)具有很強(qiáng)的針對(duì)性和操作性，起到很好的規(guī)范和約束功能。同時(shí)還要在落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度的過(guò)程中完善獎(jiǎng)懲制度和各項(xiàng)激勵(lì)措施，從而提高辦公室主任的工作積極性和主動(dòng)性。

（三）加強(qiáng)自我調(diào)適的能力

辦公室主任應(yīng)當(dāng)有意識(shí)地提高自己的知識(shí)水平、溝通能力，只有不斷提高自己的綜合能力，才能在日常工作中充分發(fā)揮自己的才能，才能有效解決工作中遇到的一些問(wèn)題。辦公室主任應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自我認(rèn)知，了解自己的優(yōu)缺點(diǎn)。在工作中，要保持身心健康，不斷調(diào)整自己的心態(tài)，要學(xué)會(huì)抑制自己的不良情緒，不要過(guò)于高估自己的能力，對(duì)自己的缺點(diǎn)要有正確的認(rèn)識(shí)，并及時(shí)調(diào)整，從而使自我潛能得到更好地發(fā)揮。因此，在平時(shí)的工作中辦公室主任應(yīng)當(dāng)從各個(gè)方面、通過(guò)多個(gè)渠道對(duì)自己進(jìn)行了解，從而形成健全的自我意識(shí)。辦公室主任應(yīng)努力做好平凡煩瑣的工作，在平凡中凸顯出自己的不平凡，堅(jiān)持把簡(jiǎn)單的事情做好，把平凡的事情做好。

三、結(jié)語(yǔ)

在學(xué)校的組織機(jī)構(gòu)中，一般會(huì)劃分一個(gè)比較分明的層次結(jié)構(gòu)，在這個(gè)組織機(jī)構(gòu)中，不僅有明確的分工，還有健全的制度和完善的規(guī)定。辦公室工作屬于學(xué)校的核心工作，只有辦公室工作做得越來(lái)越好，學(xué)校的管理工作才能更具推動(dòng)力，所以辦公室主任的任務(wù)非常艱巨，辦公室主任在工作時(shí)只有不斷規(guī)避身邊不良環(huán)境的影響，并且對(duì)自身的情緒進(jìn)行很好的調(diào)節(jié)和控制，才能使辦公室工作效率得到提升，只有在工作中不斷完善自我，學(xué)會(huì)緩解壓力，才能正確、及時(shí)解決辦公室工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，使辦公室工作向著更全面的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]龍建剛.加強(qiáng)教育宣傳 提升服務(wù)水平?省教育廳召開(kāi)地市縣（區(qū)）教育局辦公室主任會(huì)議暨基礎(chǔ)教育宣傳工作會(huì)議[J].廣東教育（綜合版），2010，05：4-5.

[2]李冰.認(rèn)識(shí)自我 揚(yáng)長(zhǎng)避短 當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手——談高校二級(jí)學(xué)院辦公室主任的工作能力[J].中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2011，20：147.

[3]抓住機(jī)遇 迎接挑戰(zhàn)——2011年全國(guó)十六城市開(kāi)發(fā)公司經(jīng)理年會(huì)成員單位辦公室主任會(huì)議在南京召開(kāi)[J].城市開(kāi)發(fā)，2011，02：28-30.

[4]李國(guó)有.高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求完成農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)項(xiàng)目建設(shè)——河南省農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)辦公室主任座談會(huì)在濟(jì)源召開(kāi)[J].農(nóng)村.農(nóng)業(yè).農(nóng)民（A版），2011，09：65.

[5]農(nóng)村能源戰(zhàn)線(xiàn)的光榮與驕傲——祝賀龍大友 蔡建華 劉建中 劉建東四同志被評(píng)為全國(guó)農(nóng)業(yè)勞動(dòng)模范[J].可再生能源，1990，05：3.

[6]徐明祥.加強(qiáng)辦公室建設(shè)發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用 更好地為高等教育改革和發(fā)展服務(wù)——全省高等學(xué)校辦公室主任會(huì)議在濟(jì)召開(kāi)[J].婦女學(xué)苑，1991，02：58.

[7]曉沙.落實(shí)糧改政策 建立飼料糧流通新體制——飼料行業(yè)貫徹國(guó)務(wù)院糧改決定座談會(huì)在哈爾濱召開(kāi)[J].中國(guó)飼料，1998，20：2-3.

[8]田淑蘭.把握大局 高效高質(zhì) 推動(dòng)辦公室工作躍上新臺(tái)階——在全國(guó)省市婦聯(lián)辦公室主任第二期研討班開(kāi)幕式上的講話(huà)[J].中國(guó)婦運(yùn)，1997，09：4-5.

（作者單位：南京工業(yè)大學(xué)藝術(shù)設(shè)計(jì)學(xué)院）