黎 紅,楊 柳,賀湘峻
(1.國網(wǎng)新疆電力有限公司信息通信公司,新疆 烏魯木齊 830000;2.北京中電普華信息技術(shù)有限公司,北京 100089)
數(shù)字員工是一種新興的勞動力,融合了多項AI仿生技術(shù),機(jī)器人流程自動化(RPA)技術(shù)是其中的一種。RPA是Robotic Process Automation的英文簡稱,由機(jī)器、流程、自動化三部分組成,能夠模擬人類執(zhí)行業(yè)務(wù)流程操作,提供安全可靠、規(guī)范統(tǒng)一的自動化操作,部署周期短、成本低,實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程最大程度自動化,從而將財務(wù)人員從重復(fù)的工作中解放出來,得以專注于更有價值的工作。
圖1 物理部署模式下數(shù)字員工管理方式
圖2 集中控制管理模式下數(shù)字員工管理方式
RPA類似技術(shù)最早是在2000年于中國出現(xiàn)并應(yīng)用,2016年左右國際知名咨詢公司中國區(qū)相繼推出相應(yīng)的RPA解決方案,隨后兩年大批RPA廠商、金融科技廠商進(jìn)軍RPA產(chǎn)業(yè)。2019年RPA市場規(guī)模為10.2億元,預(yù)計未來3年增速將維持在70%以上。融合RPA技術(shù)的數(shù)字員工能夠提高工作和溝通效率、業(yè)務(wù)處理準(zhǔn)確率高、業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)順暢、集合數(shù)據(jù)全覆蓋,它的成功實踐為企業(yè)帶來了福音,越來越多的企業(yè)開始部署數(shù)字員工。
隨著RPA等數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)中愈加深入的應(yīng)用和擴(kuò)展,數(shù)字員工的管理已經(jīng)成為企業(yè)更加關(guān)心的話題。目前基于物理部署的機(jī)器人管理方式受企業(yè)環(huán)境和資源的限制較大,建設(shè)周期長,后期維護(hù)成本高,且無法保證各級單位使用統(tǒng)一的自動化辦公工具。而基于虛擬機(jī)管控方式能夠較好地彌補(bǔ)當(dāng)前物理部署的弊端,將服務(wù)器部署在云端,能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字員工的集中控制管理。本文以世界級能源央企的某省公司(后文簡稱X公司)數(shù)字員工的管理為研究對象,詳細(xì)介紹基于虛擬機(jī)的機(jī)器人的集中控制管理模式。
傳統(tǒng)的數(shù)字員工管理模式基于物理架構(gòu)部署。用戶在其本地電腦上觸發(fā)機(jī)器人流程,通過設(shè)計器觸發(fā)流程,機(jī)器人在本地電腦上運行流程。這種本地運行有以下幾個缺點:一個用戶只能操作一個機(jī)器人,生產(chǎn)力有限,且遷移擴(kuò)展成本較高;本地電腦環(huán)境穩(wěn)定性較低,安全系數(shù)低且后期運維成本較高;程序?qū)徲嫺虏僮鬏^為復(fù)雜,占用實體機(jī)資源,造成人力和資源的浪費。
基于虛擬機(jī)的數(shù)字員工集中控制管理模式依托于云端,用戶可以在本地電腦登錄網(wǎng)頁控制中心,通過控制中心觸發(fā)流程,機(jī)器人在遠(yuǎn)程虛擬桌面運行自動化流程。這種管理模式具備以下優(yōu)點:機(jī)器人流程遷移擴(kuò)展便捷快速、虛擬桌面環(huán)境穩(wěn)定、虛擬桌面大幅提升安全和隱私、流程運維成本較低、程序升級更新操作非常簡單、不占用實體機(jī)資源,不影響人工作業(yè)。
圖3 基于虛擬機(jī)的集中管控模式實現(xiàn)框架
數(shù)字員工集中控制管理是基于機(jī)器人控制中心(ControlCenter)部署在虛擬機(jī)上的。機(jī)器人控制中心提供指定相關(guān)策略來確定某臺機(jī)器人執(zhí)行某個任務(wù),從而實現(xiàn)自動化流程的可控編排能力,可以用于發(fā)送機(jī)器人執(zhí)行流程指令、監(jiān)控流程運行情況等。
部署在虛擬機(jī)上的機(jī)器人控制中心,主要負(fù)責(zé)將工作任務(wù)分配給每一個機(jī)器人,并負(fù)責(zé)對工作過程的監(jiān)督、管理及控制;該部分通過部署應(yīng)用服務(wù)器,提供企業(yè)內(nèi)網(wǎng)的訪問,因此可以跨地區(qū)地訪問和使用。用戶通過瀏覽器登錄控制中心并進(jìn)行機(jī)器人流程的指令下發(fā)和狀態(tài)監(jiān)控,從而實現(xiàn)機(jī)器人集中控制管理。
X公司在25個市及地區(qū)分布有相應(yīng)單位,且以市及地區(qū)為單位都有相應(yīng)的財務(wù)組織需要完成發(fā)票及兩套賬核對工作,這個兩項工作在各屬地的流程是一樣的,適合實現(xiàn)自動化,但由于地理位置及業(yè)務(wù)的差異,這兩部分流程的自動化執(zhí)行無法在統(tǒng)一的時刻集中進(jìn)行,因此需要實現(xiàn)各所屬單位自行執(zhí)行這兩部分業(yè)務(wù)的流程自動化。同時,由于各地市所屬單位之間權(quán)責(zé)獨立且分離,相應(yīng)的流程執(zhí)行結(jié)果需要由對應(yīng)的財務(wù)團(tuán)隊進(jìn)行確認(rèn),例如:A市財務(wù)人員需要按自身財務(wù)工作的時效性要求執(zhí)行發(fā)票及兩套賬核對工作,且流程自動化執(zhí)行后的結(jié)果應(yīng)該第一時間通知A市財務(wù)人員。該工作不應(yīng)該與其他地市的自動化流程產(chǎn)生沖突及干涉。
為了有效的提高發(fā)票及兩套賬對賬工作具的通用性,且降低開發(fā)成本,確保同一個流程所有所屬單位都能執(zhí)行,X公司需要對自動化流程進(jìn)行統(tǒng)一的部署。由于X公司所在省份地域遼闊、部分地區(qū)信息化基礎(chǔ)設(shè)施弱、信息化維護(hù)能力不足等原因,如果針對每個所屬單位都獨立部署發(fā)票及兩套賬對賬工具,將顯著增加整個項目的實施和后續(xù)維護(hù)的成本,比如據(jù)估計僅每個地市的本地化部署就會耗費至少50個工作日。且無法保證所有所屬單位可以按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)提供完全一致的自動化工具的運行環(huán)境,也對未來自動化工具運行維護(hù)工作,以及可能存在的問題的快速解決均帶來較大的阻力。所以該公司需要一套能夠統(tǒng)一集中管理數(shù)字員工的方式,來優(yōu)化當(dāng)前的模式。
基于虛擬機(jī)的數(shù)字員工集中控制管理模式能夠很好地解決當(dāng)前X公司的訴求。這種模式通過在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心部署集中的數(shù)字員工,組建數(shù)字員工資源池,這樣省內(nèi)各市、區(qū)、縣的財務(wù)人員都可以用過瀏覽器訪問數(shù)字員工的控制中心,同時每個市、區(qū)、縣原有財務(wù)流程負(fù)責(zé)人使用賬號登錄數(shù)字員工控制中心,能夠自由觸發(fā)當(dāng)前地區(qū)的流程。數(shù)字員工控制中心會將該指令發(fā)送給空閑的數(shù)字員工,數(shù)字員工執(zhí)行流程進(jìn)行所需的系統(tǒng)操作或數(shù)據(jù)處理,運行完成后返回響應(yīng)的結(jié)果給執(zhí)行用戶。
該方案具備以下優(yōu)勢:
數(shù)字員工運行環(huán)境使用云服務(wù),統(tǒng)一管理。減少了屬地分區(qū)部署及運維的工作,實現(xiàn)了更加高效的統(tǒng)一管理及維護(hù);
可實現(xiàn)自動化流程的部署及更新的自動化,減少所屬單位的運維工作量;
便于后續(xù)的運維服務(wù),可以更快更準(zhǔn)確地查找及解決問題;
以X公司總部所在地區(qū)為核心,實現(xiàn)自動化流程的監(jiān)控及管理;
長期來看,后續(xù)可以提高數(shù)字員工的利用率,節(jié)省數(shù)字員工成本;
減少所屬單位屬地信息化維護(hù)的壓力。
基于虛擬機(jī)的集中控制管理模式是我國企業(yè)管理數(shù)字員工較為創(chuàng)新的方式。若能在企業(yè)內(nèi)部廣泛運用,不僅能消除傳統(tǒng)管理模式帶來的負(fù)面影響,同時還能為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益,在應(yīng)用過程中具有較大的優(yōu)勢。不但能夠使得企業(yè)管理統(tǒng)一化和集中化,而且在計算機(jī)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步發(fā)展的基礎(chǔ)上能很好地提高企業(yè)財務(wù)工作的質(zhì)量和效率。從而本文認(rèn)為基于虛擬機(jī)的集中控制管理模式應(yīng)用在企業(yè)數(shù)字員工管理中,優(yōu)勢顯著,對于企業(yè)信息化建設(shè)和實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型都具有尤其深遠(yuǎn)的意義。
集中控制模式依托于云端,對數(shù)字員工進(jìn)行統(tǒng)一管理。在這種模式下,不僅能在云端對屬地企業(yè)的業(yè)務(wù)運作進(jìn)行實時監(jiān)測,還能夠統(tǒng)一執(zhí)行管理流程。解決了傳統(tǒng)模式下由于企業(yè)職能層級過多導(dǎo)致的信息傳遞失真以及跨部門跨地區(qū)溝通困難的問題。
首先基于虛擬機(jī)的集中控制管理模式解決了企業(yè)分區(qū)屬地信息化建設(shè)程度不同的問題,在建設(shè)過程中由于機(jī)器人運行環(huán)境使用云服務(wù),不受物理環(huán)境的限制,減少實體機(jī)部署數(shù)量,降低了建設(shè)成本。在部署完這種模式過后,后續(xù)運維流程簡單,維護(hù)成本更低。從而在一定程度上降低企業(yè)運作成本。
這種集中控制管理模式在一定程度上減少了所屬單位的運維工作量。對整個流程進(jìn)行實時監(jiān)測和管控,為事后控制提供備案,可以更快更準(zhǔn)確地查找和解決問題。統(tǒng)一的執(zhí)行方式,可以減少不同部門之間的溝通成本,進(jìn)而提高員工工作效率。
現(xiàn)代企業(yè)不斷尋求業(yè)務(wù)板塊的擴(kuò)張,大型企業(yè)集團(tuán)和跨國公司亟需一個標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一模式管理數(shù)字員工。基于虛擬機(jī)的機(jī)器人集中控制管理模式能夠保證企業(yè)不同地區(qū)的業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一執(zhí)行。這在很大程度上能夠提高工作的準(zhǔn)確性和實效性。集中控制管理模式為企業(yè)提供標(biāo)準(zhǔn)化運行模式,提高企業(yè)市場化操作能力,有利于助推企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。
本文以X公司為例,通過虛擬機(jī)的數(shù)字員工集中管控模式,實現(xiàn)自動化流程的監(jiān)控及管理,解決了X公司優(yōu)化數(shù)字員工管理模式的訴求。這種模式解決傳統(tǒng)的物理部署模式受限于環(huán)境,以及各個企業(yè)信息化建設(shè)水平參差不齊等問題。從長期來看,這種基于虛擬機(jī)的數(shù)字員工集中控制管理模式能夠助推企業(yè)戰(zhàn)略實施,在提高企業(yè)管理水平和員工工作效率的同時,也能降低企業(yè)運作成本。在數(shù)字化時代,這種模式對推動企業(yè)發(fā)展具有重要戰(zhàn)略意義。