吉林省洮南市園林管理中心 吉林 洮南 137100

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展為檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)與要求,而科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展也為檔案工作帶來了新的契機(jī)。作為園林管理部門對(duì)于城市的綠化事業(yè)有著巨大影響與作用,為了能夠更好的提升自身工作服務(wù)質(zhì)量,應(yīng)當(dāng)予以檔案管理工作充足的重視,采用現(xiàn)代化的工作手段以及服務(wù)方式體現(xiàn)出檔案管理工作的價(jià)值與意義,為自身的發(fā)展提供更多決策性的指導(dǎo)信息,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自身的長遠(yuǎn)、健康以及可持續(xù)發(fā)展。接下來本文從構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái),樹立一體化檔案服務(wù)理念,完善檔案服務(wù)管理監(jiān)督機(jī)制三個(gè)方面進(jìn)行了詳細(xì)論述。

1 現(xiàn)階段,我國檔案管理工作中存在的問題

所謂“檔案管理”亦稱檔案工作,是檔案部門直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱,也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。

檔案管理工作對(duì)于單位的發(fā)展有著非常重要的影響,對(duì)于園林部門這樣的事業(yè)單位而言,檔案管理工作的價(jià)值與意義并未受到充分的重視,其主要表現(xiàn)集中在以下幾個(gè)方面:首先,部門管理者對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠,缺乏必要的資金、以及技術(shù)投入;其次,園林部門中很多檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升,很多人認(rèn)為檔案管理工作過于枯燥、乏味,并不能體現(xiàn)出自身的工作價(jià)值,進(jìn)而在工作中難以保持全身心的投入;另外,我事業(yè)檔案管理工作形式過于傳統(tǒng)化,很多工作環(huán)節(jié)都依賴于人工,在工作質(zhì)量以及效率等方面存在著很大的不足。以上是導(dǎo)致我事業(yè)方案管理工作難以取得新突破的主要原因。

2 檔案管理工作中現(xiàn)代化管理手段與服務(wù)方式的實(shí)施策略

2.1 構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái) 科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展為檔案工作模式的改革與創(chuàng)新指明了新的發(fā)展方向,傳統(tǒng)的檔案管理模式存在效率低下等弊端,已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展。作為園林部門應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展潮流,構(gòu)建屬于自己的信息化檔案管理平臺(tái),這樣才能不斷滿足部門單位在新時(shí)代下的發(fā)展需求。

首先,工作方式現(xiàn)代化。作為城市園林管理部門需要建立屬于自己的檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),將檔案基礎(chǔ)信息以標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、電子化的方式進(jìn)行識(shí)別、處理、保存,這種信息檢索與輸出方式遠(yuǎn)超于人工,可以極大地提升工作效率并且可以為單位自身其他各項(xiàng)工作的順利開展提供相關(guān)數(shù)據(jù)支撐。其次,工作內(nèi)容全面化。信息化檔案平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息內(nèi)容的清洗與處理,憑借電子化檔案信息保存方式的傳輸速度快以及占用空間少等優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行不斷豐富。另外,信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息化系統(tǒng)平臺(tái)中的數(shù)據(jù)必須是統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的、有規(guī)律的,能夠?qū)崿F(xiàn)通過信息掃描技術(shù)將信息錄入系統(tǒng)中,摒除人工操作的方式,便于信息的檢索與輸出。

2.2 樹立一體化檔案服務(wù)理念 從某種程度上來講,檔案管理屬于園林部門中非常重要的一種資源組織形式,其可以采集、篩選以及檢索等方式從檔案中調(diào)取可以利用的信息與知識(shí),并將其有效應(yīng)用到自身今后的發(fā)展過程中,這對(duì)于提升自身的競爭力有著巨大的促進(jìn)作用。但是,傳統(tǒng)的檔案管理模式中,工作意識(shí)以及工作效率低下,難以發(fā)揮出檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值,為了更好地促進(jìn)事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展,必須樹立起一體化的檔案服務(wù)理念。

首先,身為檔案工作管理人員應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的職業(yè)修養(yǎng),清楚認(rèn)識(shí)到自身工作的意義與價(jià)值所在,不斷提高自身的信息化技術(shù)知識(shí),積極轉(zhuǎn)變自身的工作意識(shí),將自身工作與事業(yè)單位的發(fā)展緊密結(jié)合起來;其次,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)不斷提升自身工作的及時(shí)性,當(dāng)事業(yè)單位需要調(diào)取相關(guān)檔案信息時(shí),可以在最快的速度實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的檢索,并將之用合理化形式呈現(xiàn)出來;另外,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)不斷提升自身工作的主動(dòng)性,做好對(duì)平時(shí)工作的總結(jié)與歸納,憑借自身對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的熟悉程度為事業(yè)單位篩選出更多有價(jià)值的信息,為園林部門的決策工作提供更多方向性指導(dǎo)意見。

2.3 完善檔案服務(wù)管理監(jiān)督機(jī)制 任何工作都不能缺少監(jiān)督,否則就會(huì)流于形式。對(duì)于園林部門檔案管理工作而言,要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理手段與服務(wù)方式,就必須構(gòu)建完善的監(jiān)督機(jī)制。部門管理層可以對(duì)檔案管理部門的工作態(tài)度、工作形式以及服務(wù)方式等提出具體化要求,采取周期化方式對(duì)其工作模式的轉(zhuǎn)變進(jìn)行評(píng)判,工作完成出色或者有所創(chuàng)新則予以適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì),若只是用形象工程應(yīng)付檢查,則需要進(jìn)行相應(yīng)的處罰,以此來不斷推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

3 結(jié)束語

綜上所述,時(shí)代在進(jìn)步,社會(huì)在不斷發(fā)展,檔案管理工作亦不能停滯不前。在實(shí)際工作中,作為檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分提升自身對(duì)工作的認(rèn)識(shí),不斷提高信息化知識(shí)水平,積極采用現(xiàn)代化管理手段以及服務(wù)方式,為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)新的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。以上都是編者的個(gè)人淺見,關(guān)于現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式在檔案管理中的運(yùn)用還需要相關(guān)工作者在今后的實(shí)踐中不斷探索。