劉萍 山東省青島市城陽(yáng)區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心

前言：近些年經(jīng)濟(jì)形態(tài)發(fā)生轉(zhuǎn)變，機(jī)關(guān)單位的發(fā)展壓力驟然增大。機(jī)關(guān)單位要想在復(fù)雜環(huán)境中脫穎而出，需要不斷提升管理水平。檔案管理作為管理體系的關(guān)鍵內(nèi)容，為機(jī)關(guān)單位的發(fā)展提供重要支撐。要想充分發(fā)揮檔案資料的作用，需要提升檔案工作者的能力素質(zhì)?；诖?，本文探討新時(shí)期檔案工作者應(yīng)具備的能力素質(zhì)，希望對(duì)提升人事檔案管理質(zhì)效有一定幫助。

一、具備較高的政治素養(yǎng)

機(jī)關(guān)檔案具有較強(qiáng)的政治性，這就需要檔案工作者與之匹配的素養(yǎng)[1]。機(jī)關(guān)單位屬于公益企業(yè)，其檔案工作并不能直接產(chǎn)生效益。只有當(dāng)檔案資料被利用，才會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的價(jià)值。由此可見(jiàn)，檔案工作應(yīng)圍繞服務(wù)對(duì)象而展開(kāi)，通過(guò)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，取得用戶(hù)滿(mǎn)意。檔案工作者提供五心服務(wù)，即精心、全心、貼心、耐心、熱心。另外，本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真做好本職工作。此外，要掌握相關(guān)法律條款，熟知國(guó)家政策，以此指導(dǎo)日常工作。當(dāng)遇到違反法律政策的事情，要敢于說(shuō)不，始終保持堅(jiān)定立場(chǎng)。

二、具備強(qiáng)健的身體素質(zhì)

機(jī)關(guān)單位的人事檔案數(shù)量較多，這無(wú)疑增加了檔案工作者的工作量。檔案室處于封閉狀態(tài)，環(huán)境條件較差，還存在大量有害菌，會(huì)對(duì)檔案工作者的身體造成傷害。再加上長(zhǎng)時(shí)間的伏案工作，導(dǎo)致職業(yè)病的產(chǎn)生，如頸腰椎病。在短時(shí)間里，檔案工作的環(huán)境不會(huì)有很大改變。為擺脫疾病困擾，檔案工作者要積極參與運(yùn)動(dòng)。倘若疾病較重，可采取醫(yī)學(xué)矯正。同時(shí)，閑暇時(shí)間避免久坐，工作時(shí)間適度活動(dòng)。只有檔案工作者具備強(qiáng)健體魄，才能有序開(kāi)展各項(xiàng)工作。

三、具備良好的心理素質(zhì)

心理素質(zhì)關(guān)系到工作態(tài)度及質(zhì)量，因此檔案工作者要具備良好的心理素質(zhì)[2]。繁重的工作勢(shì)必增加檔案工作者的壓力，給不良情緒滋生創(chuàng)造條件。檔案工作者要找到解壓方式，保持積極向上的態(tài)度。當(dāng)遭遇工作困難時(shí)，消除畏難情緒，一心勇往直前。在樂(lè)觀態(tài)度的作用下，難關(guān)終將會(huì)被攻破。此時(shí)，檔案工作者的內(nèi)心充斥著滿(mǎn)滿(mǎn)的成就感。人事檔案工作具備重復(fù)性特點(diǎn)，容易讓人產(chǎn)生厭煩。這就需要檔案工作者及時(shí)排解情緒，依托鑒定毅力，做好檔案工作。當(dāng)然，檔案工作者要積極尋找工作中的樂(lè)趣點(diǎn)，從而提升工作精神面貌大有益處。

四、具備專(zhuān)業(yè)的知識(shí)素養(yǎng)

專(zhuān)業(yè)知識(shí)是工作有序開(kāi)展的基礎(chǔ)，知識(shí)越充足，工作效果越好。在新時(shí)期下，有四方面知識(shí)需要掌握。其一，文化知識(shí)。檔案工作者要不斷優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷擴(kuò)大眼界。已學(xué)知識(shí)不能忘，新知識(shí)注入不能停，這樣才能對(duì)新時(shí)期檔案工作的挑戰(zhàn)。其二，管理知識(shí)。檔案管理是一門(mén)藝術(shù)，需要檔案工作者具備管理技能。當(dāng)掌握正確的方式方法后，檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)就能有效處理。不僅檔案收集的準(zhǔn)確全面，管理統(tǒng)計(jì)還更加得當(dāng)。其三，計(jì)算機(jī)知識(shí)。檔案管理會(huì)使用計(jì)算機(jī)設(shè)備，為提升設(shè)備應(yīng)用率，需要檔案工作者具備相關(guān)知識(shí)。在日常工作中，檔案工作者要積極應(yīng)用新知識(shí)，以衡量掌握度。對(duì)于知識(shí)薄弱點(diǎn)，檔案工作者要主動(dòng)填補(bǔ)。其四，外語(yǔ)知識(shí)。有些檔案資料中會(huì)涉及外語(yǔ)內(nèi)容，有些管理軟件中會(huì)使用外語(yǔ)，這就要求檔案工作者掌握足夠的外語(yǔ)知識(shí)。

五、具備精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)能力越強(qiáng)，服務(wù)水平越高。檔案工作者要在四方面下功夫：其一，要堅(jiān)持以人為本的理念，盡心盡力提供服務(wù)。無(wú)論是哪像工作，都要與用戶(hù)需求相聯(lián)系。其二，要保持工作嚴(yán)謹(jǐn)，做好細(xì)節(jié)工作。檔案工作者要將自己看作主人，認(rèn)真招待每一位來(lái)客。通過(guò)細(xì)心服務(wù)，獲得客戶(hù)的認(rèn)可。其三，要保持務(wù)實(shí)態(tài)度，以彰顯匠心精神。在檔案管理中不摻雜一點(diǎn)虛假成分，不放過(guò)任意一處細(xì)節(jié)錯(cuò)誤。以謹(jǐn)小慎微的態(tài)度對(duì)待工作，這對(duì)提升檔案管理質(zhì)效大有裨益。其四，要擁有創(chuàng)新意識(shí)，有力推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。檔案工作者始終戰(zhàn)斗在第一線，對(duì)管理狀況最為了解，也容易發(fā)現(xiàn)其中不足，主動(dòng)尋求解決辦法，以此完善檔案管理體系[3]。同時(shí)，在工作中積極思考，主動(dòng)參與到創(chuàng)新活動(dòng)中。當(dāng)然，創(chuàng)新意識(shí)的形成并非一朝一夕之事，需要機(jī)關(guān)單位、檔案工作者共同努力。

六、具備科學(xué)的管理素養(yǎng)

管理素養(yǎng)越高，檔案管理越好。當(dāng)然，也需找對(duì)方式方法，這是提升管理質(zhì)效的關(guān)鍵。主要從三方面入手開(kāi)展工作：其一，采取動(dòng)靜結(jié)合的管理方法。以往檔案資料歸檔后會(huì)一直保持靜止?fàn)顟B(tài)，無(wú)法體現(xiàn)出價(jià)值。因此，要讓檔案資料“動(dòng)”起來(lái)。當(dāng)有人借閱檔案時(shí)，檔案工作者要找齊資料。在整理檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的資料，要主動(dòng)提供給相關(guān)部門(mén)及人員。當(dāng)然，為防止檔案丟失，要定期對(duì)借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)追討在外檔案。其二，采取手操與機(jī)操相結(jié)合的方法。雖然科學(xué)技術(shù)日新月異，但部分工作仍需由人工來(lái)完成。因此，檔案工作者要判斷工作屬性，選擇適合的方法，以提升工作效率。比方說(shuō)管理系統(tǒng)具有檔案分析能力，那么此項(xiàng)工作就由機(jī)操完成。掃描錄入的準(zhǔn)確性不高，就需要手動(dòng)錄入。其三，采取制度與實(shí)際相結(jié)合的方法。隨著時(shí)代的發(fā)展，管理制度體現(xiàn)出一定的滯后性，這時(shí)就需要檔案工作者主動(dòng)獻(xiàn)言獻(xiàn)策，促進(jìn)管理制度的優(yōu)化，以便貼合實(shí)際需要。通過(guò)此舉，推動(dòng)規(guī)范化管理模式的形成。

總結(jié)：在新時(shí)期下，檔案工作者要具備學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷提升能力素質(zhì)，這樣才能滿(mǎn)足崗位要求。當(dāng)各項(xiàng)工作步入正軌，檔案資料的價(jià)值才能充分體現(xiàn)，從而為機(jī)關(guān)單位的發(fā)展提供源源不斷的動(dòng)力。