沙錦生 邳州市委辦公室

行政事務(wù)在現(xiàn)代企事業(yè)單位的行政管理職能發(fā)揮中起著重要作用，伴隨著企事業(yè)單位辦公信息化與日常事務(wù)的精細(xì)化變化，日常行政事務(wù)也需要在處理技術(shù)與處理方式方面進(jìn)行一些轉(zhuǎn)變。尤其是在日常事務(wù)日益繁雜化的情況下，應(yīng)該運(yùn)用一些有效的經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)換與事務(wù)安排技巧，更好的完成信息資源處理、會(huì)議安排、事務(wù)協(xié)調(diào)、接待工作等。下面以新時(shí)期行政事務(wù)人員的職業(yè)綜合素養(yǎng)要求為出發(fā)點(diǎn)對(duì)主題進(jìn)行闡述。

一、行政事務(wù)人員的日常事務(wù)處理原則

（一）行政事務(wù)人員的日常事務(wù)類型。新時(shí)期，行政事務(wù)人員的日常工作類型包括信息處理、協(xié)調(diào)內(nèi)部關(guān)系、文檔處理、日常接待等。隨著信息化辦公方式的全面實(shí)施，信息處理數(shù)量越來(lái)越多，處理方式越來(lái)越趨于標(biāo)準(zhǔn)化；而在內(nèi)部關(guān)系協(xié)調(diào)方面，也增加了信息平臺(tái)交互；尤其是文檔的處理方面，對(duì)于來(lái)文的處理，可以通過(guò)更為快速的信息通道實(shí)現(xiàn)文件的簽收、登記、呈批步驟，同時(shí)，在文件材料的處理方面與電子文檔的掃描錄入、保存、備份、更新、傳輸?shù)纫呀?jīng)變得十分便利；尤其是日常接待工作中，各類社交軟件與移動(dòng)客戶端內(nèi)部應(yīng)用程序的使用，極大的提升了接待時(shí)間方面的精準(zhǔn)安排等。

（二）行政事務(wù)人員的日常事務(wù)處理原則。行政事務(wù)人員的日常事務(wù)處理應(yīng)該遵循基本的客觀與主觀原則。從客觀原則方面看，需要以職業(yè)綜合素養(yǎng)為基礎(chǔ)，按照崗位與對(duì)應(yīng)的職能，充分認(rèn)識(shí)到自身的業(yè)務(wù)內(nèi)容與對(duì)應(yīng)的責(zé)任。從主觀方面看，作為日常事務(wù)處理的實(shí)際行政事務(wù)實(shí)踐人員，既代表著企事業(yè)單位形象，也在實(shí)際的日常事務(wù)處理方式中，體現(xiàn)了相關(guān)的管理制度與運(yùn)行機(jī)制，尤其是對(duì)于共同底線的認(rèn)知，要求行政事務(wù)人員能夠在行為方面做到自律，規(guī)避利益牽扯，運(yùn)用專業(yè)的知識(shí)與業(yè)務(wù)技能達(dá)到對(duì)日常事務(wù)的合理處理。

二、行政事務(wù)人員的日常事務(wù)處理技巧

下面結(jié)合日常工作經(jīng)驗(yàn)，分別從信息處理、溝通協(xié)調(diào)、事務(wù)安排、經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)換四個(gè)方面對(duì)行政事務(wù)人員的日常事務(wù)處理技巧進(jìn)行討論。

（一）信息處理技巧。首先，需要訓(xùn)練自身的計(jì)算機(jī)基本操作技能，通過(guò)操作速度提升信息處理效率；同時(shí)，應(yīng)該對(duì)信息化辦公中存在的一些常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分析，包括死機(jī)、垃圾清理、防火墻設(shè)置、常用軟件下載、日常殺毒等，當(dāng)發(fā)生常見(jiàn)性的故障時(shí)，就可以及時(shí)的加以處理，確保信息安全。其次，應(yīng)該按照系統(tǒng)內(nèi)的應(yīng)用軟件，對(duì)日常事務(wù)中的信息處理進(jìn)行分類能力訓(xùn)練，如按照顏色標(biāo)注出信息的輕、重、緩、急；再如，經(jīng)常性的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)渠道收集相關(guān)信息，增強(qiáng)信息傳遞能力等。第三，對(duì)于移動(dòng)客戶端的內(nèi)部應(yīng)用程序，應(yīng)該進(jìn)行熟練應(yīng)用，提升PC端與移動(dòng)客戶端的信息接收、傳輸、下載、格式轉(zhuǎn)換等速度，進(jìn)而增強(qiáng)信息處理效率。

（二）關(guān)系協(xié)調(diào)技巧。內(nèi)部關(guān)系協(xié)調(diào)方面，既需要熟悉各個(gè)部門的主管的業(yè)務(wù)，對(duì)其行政職能進(jìn)行清晰理解，也需要對(duì)各方利益進(jìn)行仔細(xì)權(quán)衡。一方面，應(yīng)該在常態(tài)化的現(xiàn)實(shí)場(chǎng)景中，運(yùn)用專業(yè)知識(shí)，從機(jī)構(gòu)功能方面，增強(qiáng)關(guān)系協(xié)調(diào)能力；另一方面，應(yīng)該訓(xùn)練自身的社交能力，借助禮儀、姿勢(shì)、表情、語(yǔ)言等方面的自我訓(xùn)練與向前輩或同事請(qǐng)教，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部關(guān)系的協(xié)調(diào)溝通，進(jìn)而促進(jìn)其協(xié)同效應(yīng)。尤其是應(yīng)該在信息平臺(tái)與應(yīng)用程序中，設(shè)置相關(guān)的信號(hào)提示，確保及時(shí)查收各個(gè)部門的來(lái)件信息，即時(shí)進(jìn)行信息傳遞與信息反饋等。

（三）事務(wù)安排技巧。在常態(tài)化的會(huì)議安排、指示傳達(dá)、電話接聽(tīng)、日常接待等方面，要梳理出日常事務(wù)清單，這樣有利于對(duì)日常事務(wù)有一個(gè)清晰、全面的理解。進(jìn)一步講，應(yīng)該針對(duì)上述事務(wù)進(jìn)行事務(wù)類型劃分，并針對(duì)不同的日常事務(wù)制定一些較有針對(duì)性的事務(wù)安排方案，比如，在指示傳達(dá)方面，要注重聽(tīng)覺(jué)訓(xùn)練，確保注意力集中，能夠?qū)χ甘緝?nèi)容、指示意圖、指示要求達(dá)到的目標(biāo)進(jìn)行明確定位。對(duì)于一些急需處理的事務(wù)，與單獨(dú)處理存在能力限定的事務(wù)，則應(yīng)該根據(jù)常規(guī)的應(yīng)急方案、處理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行合理安排；尤其是針對(duì)緊急任務(wù)，需要按照預(yù)定計(jì)劃，對(duì)日常事務(wù)做好既定安排，然后，迅速對(duì)任務(wù)進(jìn)行落實(shí)等。

（四）經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)換技巧。行政事務(wù)人員的日常事務(wù)紛繁復(fù)雜，需要行政事務(wù)人員具有較強(qiáng)的經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)換技能，能夠針對(duì)不同的事務(wù)處理事件進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分析，吸收其中的處理技巧、接受其中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。并在重復(fù)性相對(duì)較高的日常事務(wù)中，將此類經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)換為處理技巧。從具體的方法層面看，應(yīng)該運(yùn)用舉一反三的方法，對(duì)同類型的行政事務(wù)進(jìn)行一些歸納分析；對(duì)于不同類型的行政事務(wù)進(jìn)行一些差異化比較，進(jìn)而為自己建立“在挫折中接受教訓(xùn)，從經(jīng)驗(yàn)中提煉處理技巧”的積極學(xué)習(xí)理念。同時(shí)，行政事務(wù)人員應(yīng)該養(yǎng)成記日記的良好習(xí)慣，這樣既有助于行政事務(wù)人員對(duì)日常事務(wù)處理的深入理解，也可以循序漸進(jìn)的在日記記錄中分析經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，并將其轉(zhuǎn)換為實(shí)際的事務(wù)處理技巧。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，新時(shí)期行政事務(wù)人員的日常事務(wù)處理，在內(nèi)容與處理方式方面發(fā)生了一些變化，因此，一方面，需要行政事務(wù)人員從職業(yè)綜合素養(yǎng)的角度，增強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)能力；另一方面，應(yīng)該借助新的變化與發(fā)展機(jī)會(huì)，吸收傳統(tǒng)時(shí)期的日常事務(wù)處理經(jīng)驗(yàn)，將其與現(xiàn)代信息化辦公形式結(jié)合起來(lái)，構(gòu)建與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的日常事務(wù)處理相一致的處理方案。尤其是在新的行政事務(wù)發(fā)展時(shí)期，要注重日常事務(wù)處理的技巧性，提升對(duì)日常事務(wù)的處理效率。