劉峰峰 青島市城陽區(qū)檔案館

在檔案館，作為拓寬資料資源的關(guān)鍵所在，征集工作能夠?yàn)闄n案館實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展注入新鮮血液。所以，在各級(jí)檔案館中，檔案資料征集環(huán)節(jié)至關(guān)重要。在征集檔案的過程中，必須通過一定的渠道，相應(yīng)的征集工作質(zhì)量就成為了衡量檔案館日常業(yè)務(wù)的重要方面。然而，當(dāng)前檔案館在進(jìn)行征集時(shí)，卻普遍感到有一定的難度。為了及時(shí)走出這樣的困境，順利實(shí)施征集工作，就要不斷優(yōu)化、改進(jìn)征集工作。

一、新時(shí)期檔案征集工作的重要性

（一）豐富檔案館藏內(nèi)容和類別

伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速增長以及現(xiàn)代文明的不斷進(jìn)步，檔案利用率也日益提升。在檔案館，日趨擴(kuò)大的檔案需求卻愈來愈不適應(yīng)自身的收藏，并且兩者之間的矛盾還在繼續(xù)凸顯。在傳統(tǒng)征集檔案的工作模式，往往備受傳統(tǒng)思想的限制，一直都在限制檔案提取利用的具體范圍。但現(xiàn)代征集工作已經(jīng)突破了時(shí)空上的局限，借助互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)，便可豐富征集方法，并且很便捷地促進(jìn)檔案館豐富自身館藏。特別是通過提高征集關(guān)鍵性檔案及珍貴資料效率方面，極大地促進(jìn)了館藏的發(fā)展與館藏的地方優(yōu)化。

（二）法律提供給檔案館征集工作職能

在檔案館方面的法律往往會(huì)保護(hù)并且認(rèn)可征集工作。在國內(nèi)《檔案法》中，就明確規(guī)定黨中央、各級(jí)政府有責(zé)任集中管理控制檔案。通過有關(guān)法律，全面支持了接收、征集、整理、存儲(chǔ)、利用檔案等范圍，其中明文規(guī)定了征集工作屬于檔案館重要的核心內(nèi)容。

（三）促進(jìn)人類拯救、保護(hù)文化遺產(chǎn)

中華歷史源遠(yuǎn)流長，在漫漫的歷史文明歷程中，逐步流傳開來光輝燦爛的華夏文化。但在歷史演進(jìn)的過程中，卻丟失了大量的價(jià)值不菲的檔案資料。同時(shí)，在自然災(zāi)害、硝煙炮火等的綜合影響下，也嚴(yán)重傷害了檔案的正常流傳。當(dāng)前存儲(chǔ)的很多歷史資料都?xì)埲辈煌暾以诿耖g也散落了更多的檔案，甚至在不同地區(qū)分散著。為了在新時(shí)期擔(dān)負(fù)起歷史賦予檔案館的責(zé)任、真正保護(hù)好珍貴的文化遺產(chǎn)，就應(yīng)做好征集檔案的工作。

二、檔案征集工作問題

（一）缺乏必要的認(rèn)知

作為檔案管理人員常常并未注意到征集的意義，普遍存在重收納、輕征集問題。而上級(jí)檔案機(jī)構(gòu)在考核下一級(jí)時(shí)，一般會(huì)直接忽略征集考核，又或征集評(píng)分的分?jǐn)?shù)很少，以至于征集工作顯得并不重要。例如，某檔案館，年年都會(huì)向社會(huì)或者各單位，發(fā)送征集文件或轉(zhuǎn)發(fā)征集通知等。但是，廣大群眾及相應(yīng)的單位領(lǐng)導(dǎo)卻并不認(rèn)可、理解、配合，以至于這些發(fā)文難以真正落實(shí)，最終效果也不甚理想。

（二）征集機(jī)制、體制有待完善

目前，檔案館必須廣泛征集歷史檔案、各種資料等，并且在專門的機(jī)構(gòu)，設(shè)立或安排專門人員來負(fù)責(zé)征集工作。但是由于檔案通則中的規(guī)定不夠全面，以至于在當(dāng)前的很多檔案館，卻普遍并未專門設(shè)立征集機(jī)構(gòu)，有時(shí)甚至缺乏專門的人員來完成征集工作，一般都是經(jīng)由檔案資源科來附帶做這項(xiàng)工作，更加沒有完善的體制及機(jī)制。但科室任務(wù)往往很重，在嚴(yán)重缺少工作人員的情況下，只會(huì)增大征集工作實(shí)施的難度。部分檔案館即便建立了征集機(jī)制，但是也很少真正起到作用。

（三）經(jīng)費(fèi)不夠問題

在很多檔案館，專門作為征集用的經(jīng)費(fèi)往往相當(dāng)有限。就珍貴、關(guān)鍵性檔案的捐贈(zèng)人，也只能提供一些精神獎(jiǎng)勵(lì)。但很多征集對(duì)象往往會(huì)在物質(zhì)利益的誘惑下，產(chǎn)生“奇貨可居”的思想。所以，不當(dāng)?shù)膬r(jià)格、經(jīng)費(fèi)不夠等問題，便會(huì)束縛征集工作實(shí)施。此外，很多征集對(duì)象也普遍并不了解雙方應(yīng)該擔(dān)負(fù)起的權(quán)責(zé)、義務(wù)、法規(guī)、儲(chǔ)存條件、征集方向、實(shí)際館藏等，以至于不會(huì)響應(yīng)國家的征集召喚。

（四）征集人員水平偏低

在很多檔案館，即便有配備一定的征集人員，但整體素質(zhì)也偏低，并且嚴(yán)重參差不齊。其中還不乏不負(fù)責(zé)任、缺乏使命感或者畏難之類的員工，以至于難以完成征集任務(wù)。此外，這些征集人員還普遍眼界狹窄、底數(shù)不清、信息不靈、途徑不暢等問題。這樣有些檔案人員在征集檔案時(shí)，往往主動(dòng)意識(shí)欠缺，甚至沿用老套的征集程序，以至于需要改善、提高的地方不少。

（五）機(jī)構(gòu)征集力度欠缺

在征集機(jī)構(gòu)中普遍存在撤并、精簡人員現(xiàn)象，在很多檔案館的專門征集機(jī)構(gòu)中，常常只安排一到兩名征集人員，導(dǎo)致難以順利完成征集工作。在部分地方即便有頒布正式文件，組織征集領(lǐng)導(dǎo)小組及網(wǎng)絡(luò)上的專兼職成員。但是，整體收效卻并不明顯，難以充分利用網(wǎng)絡(luò)成員來進(jìn)行征集。

（六）征集方法單一問題

目前，檔案資料的門類繁多，內(nèi)容豐富，形式多樣，征集范圍也非常廣泛，但是，檔案征集的方法都比較單一，通常都是上門征集。在征集檔案時(shí)，“木桶效應(yīng)”非常明顯。大多數(shù)人員都很少嘗試現(xiàn)代征集方法，而且相應(yīng)的檔案管理也跟不上形勢(shì)，難以規(guī)范、齊整地處理檔案。

三、新時(shí)期改進(jìn)檔案征集工作的對(duì)策

（一）拓展宣傳渠道，強(qiáng)化檔案認(rèn)知

基于檔案法，通過豐富的宣傳手段，令征集意義更加清晰化。發(fā)動(dòng)民眾自愿捐出或者向上交付給檔案館的有關(guān)資料。另外，作為檔案館也有義務(wù)代管或購買政府管轄范圍以外的高價(jià)值檔案。通過豐富的宣傳活動(dòng)，使檔案跟社會(huì)通力合作，真正融合征集與社會(huì)生活，以延續(xù)歷史文化、豐富精神世界、維護(hù)公益物質(zhì)等。為了做好發(fā)現(xiàn)需求、分析、解決問題方面的工作，就要緊密關(guān)注社會(huì)需求，及時(shí)找出結(jié)合檔案功能與當(dāng)今社會(huì)的點(diǎn)。此外，還應(yīng)在人民群眾之間，積極地宣傳檔案館內(nèi)部的專業(yè)化的規(guī)范保管條件，動(dòng)員民眾全力配合征集，并且贏得民眾的大力支持，令其自愿投入到檔案征集活動(dòng)中。同時(shí)，還應(yīng)強(qiáng)化征集人員的檔案認(rèn)識(shí)，為檔案征集營造一種有利環(huán)境，令民眾愿意饋贈(zèng)自己手頭上的資料，從而加快檔征集工作向前開展的腳步。此外，還應(yīng)通過征集工作來豐富文化建設(shè)，并強(qiáng)化宣傳效果，充分借助互聯(lián)網(wǎng)、電視、書刊報(bào)紙等，來加強(qiáng)展覽、編研檔案的工作，令民眾充分感受到征集的必要性，來增強(qiáng)社會(huì)各界的檔案意識(shí)，并且扭成一股文化合力。各級(jí)檔案館應(yīng)還不斷擴(kuò)大征集接收的區(qū)間，更廣泛地收集檔案資料，并且廣泛涵蓋黨政機(jī)關(guān)及社會(huì)中的企事業(yè)單位，構(gòu)造出經(jīng)營載體，比方說，題詞、書畫、照片、榮譽(yù)牌匾等。同時(shí)，動(dòng)員領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)各界名人積極捐贈(zèng)私人檔案，以進(jìn)一步豐富社會(huì)記憶?？傊鳈n案部門都應(yīng)高度重視征集工作，并且將其納入考核范疇，以發(fā)揮出征集工作應(yīng)有的作用。

（二）健全機(jī)制體制，完善征集網(wǎng)絡(luò)

①大力建設(shè)征集法律法規(guī)，以嚴(yán)格規(guī)范征集檔案機(jī)構(gòu)的規(guī)章制度，為順利完成征集任務(wù)打好基礎(chǔ)。②在檔案館工作中并入征集工作，并專門成立征集機(jī)構(gòu)，安排專人負(fù)責(zé)，以推動(dòng)征集工作的發(fā)展。③建立起征集網(wǎng)絡(luò)，并融入廣泛的社會(huì)力量，尤其是知名人物，如偉大的藝術(shù)家、愛好收藏的名人、著名教授等，定期組織會(huì)議活動(dòng)，明確征集主題，下達(dá)征集任務(wù)。同時(shí)，基于精神、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，來嘉獎(jiǎng)奉獻(xiàn)在征集事業(yè)中的工作人員，以調(diào)動(dòng)員工的積極性，以征集網(wǎng)特有的集體效用為基礎(chǔ)，來形成一股合力。

（三）爭取經(jīng)費(fèi)支持，加大資金投入

作為文化事業(yè)類機(jī)構(gòu)之一，檔案部門并不是一項(xiàng)產(chǎn)業(yè)，也就是缺乏固定的經(jīng)費(fèi)獲取途徑。如若征集需要資金支持，就需要依賴政府。在各級(jí)財(cái)政資金中，必須添加征集費(fèi)用，特別應(yīng)規(guī)定一定額度的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，以順利做好征集工作。伴隨市場經(jīng)濟(jì)的飛快增長，征集離開市場手段后，也就不能順利開展。自然，思想工作還是征集檔案最常用的渠道，在耐心的勸說下，可以動(dòng)員檔案擁有者，積極捐獻(xiàn)自己的檔案資料。從檔案館角度來看，這些分散在全社會(huì)及有些個(gè)人手中的一些檔案往往極為重要，故此收購刻不容緩。這便要求投入更多的經(jīng)費(fèi)，來推動(dòng)征集事業(yè)，以充分豐富館藏資源。

（四）加強(qiáng)業(yè)務(wù)修養(yǎng)，提升人員素質(zhì)

征集人員是執(zhí)行征集工作者，因此檔案館注意聘請(qǐng)環(huán)節(jié)，邀請(qǐng)思想層次好、業(yè)務(wù)水平高、作風(fēng)過硬的人員來擔(dān)負(fù)征集崗位，并做好宣傳工作。作為征集人員也要注意增強(qiáng)素質(zhì)，真正熟知檔案收集的政策方針、法律法規(guī)，并加以靈活運(yùn)用。同時(shí)，征集人員還應(yīng)擁有足夠強(qiáng)的協(xié)調(diào)公關(guān)能力，懂得征集心理學(xué)，擁有必要的責(zé)任感及征集事業(yè)心，默默地奉獻(xiàn)在征集崗位上，以踏實(shí)的作風(fēng)，做好日常的工作，并以征集工作為己任。此外，還應(yīng)要求征集人員提高業(yè)務(wù)、文化知識(shí)水平，熟練掌握專業(yè)知識(shí)技能以及語言學(xué)、歷史學(xué)、文學(xué)、現(xiàn)代科技等方面的知識(shí)，以準(zhǔn)確地識(shí)別檔案，增強(qiáng)鑒賞能力，做到明辨真?zhèn)?。特別是應(yīng)熟知一定的些鑒賞常識(shí)，如文物、書畫、古籍等的鑒賞知識(shí)。而在征集工作中，還應(yīng)敬業(yè)愛崗，無私付出不計(jì)收獲，帶領(lǐng)征集事業(yè)走出困境、走向成功。同時(shí)，征集人員還應(yīng)注意培養(yǎng)自己的社交能力，強(qiáng)化公關(guān)意識(shí)，以誠待人、感人，在征集中足夠耐心，萬不可操之過急，勇于克服困難。

（五）擴(kuò)展征集渠道，構(gòu)建征集體系

①檔案部門要確保征集機(jī)構(gòu)的順暢運(yùn)行，穩(wěn)固專職征集團(tuán)隊(duì)，并基于此從各征集系統(tǒng)及其人員出發(fā)，創(chuàng)建一個(gè)征集社團(tuán)，并常常組織交流及座談活動(dòng)，并且共享相關(guān)信息。②作為檔案機(jī)構(gòu)的員工應(yīng)注意常訪談重要的大人物及既有老同志，借助現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備，來鎖定征集目標(biāo)，如在網(wǎng)上下發(fā)征集信息，從多方線索來征集等。③聯(lián)合文物、圖書、歷史研究等機(jī)構(gòu)，來廣泛收集體現(xiàn)地方情況的各種歷史及圖片影像資料。④深入鑒定征集渠道中涉及檔案的實(shí)際價(jià)值，并以此為基礎(chǔ)來正確挑選將要征集的一些檔案，及時(shí)優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，賦予檔案館更強(qiáng)大的服務(wù)于社會(huì)的綜合實(shí)力。

（六）優(yōu)化征集方法，加強(qiáng)館際協(xié)作

在征集關(guān)鍵性檔案資料時(shí)，應(yīng)本著“應(yīng)征盡征”的基本原則，以豐富的征集方法，來順利完成征集任務(wù)。①從思想上做好持有檔案的人的工作，并且說服當(dāng)事人到檔案館捐贈(zèng)檔案資料。②就遺落在個(gè)人手上的一些檔案，要在實(shí)際進(jìn)行征集時(shí)，足夠耐心、細(xì)心并保持熱情，并且給予一定的優(yōu)惠政策，盡量鼓動(dòng)民間藏家主動(dòng)售賣手上的資料。③就那些非常正規(guī)、關(guān)鍵的孤本，如若無法征集到最初的原件，就應(yīng)基于現(xiàn)代新型的征集方式，來達(dá)到征集進(jìn)館的最終目的，比如，翻拍照片、復(fù)制原件、錄制拍攝等。此外，還可以進(jìn)行數(shù)字化加工，令檔案持有者還是保留原件，但應(yīng)與檔案館一起共享其中的數(shù)字化成果等。④在實(shí)施征集的過程中，還可以充分結(jié)合檔案實(shí)況及所有者內(nèi)心的真正意愿，綜合運(yùn)用諸多方式來順利征集，如綜合受理捐贈(zèng)、并購、寄存、代管、征購、移交等。如若某人有贈(zèng)與資料到檔案館，檔案館就要依法保護(hù)好饋贈(zèng)者的正常權(quán)益，除了頒發(fā)給他代表榮譽(yù)的證書外，還應(yīng)根據(jù)具體的檔案價(jià)值、總的量等，從物質(zhì)上適當(dāng)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。而捐贈(zèng)者也可以保留優(yōu)先使用自己捐贈(zèng)檔案的權(quán)利，且就檔案中含有的不宜開放、公開給社會(huì)的部分，還可以要求限制利用。⑤還可考慮試著共享不同館際檔案，以充分交流、自由復(fù)制其中的檔案資料?？v觀這幾種方法易知，捐贈(zèng)仍是主體，希望大家可以視檔案捐贈(zèng)為一種崇高的社會(huì)公益事業(yè)，并且大力支持當(dāng)前的征集工作。

結(jié)語：總之，新時(shí)期征集檔案的工作是關(guān)乎館藏豐富、維護(hù)我黨及國家歷史面貌的一項(xiàng)重要工作。針對(duì)當(dāng)前的檔案征集現(xiàn)狀，唯有積極采取有效的對(duì)策，及時(shí)轉(zhuǎn)變征集思路，不斷研究并改進(jìn)征集方法，大力拓寬征集渠道，方才可事半功倍。這便需要檔案征集人員，不忘初心承擔(dān)起歷史使命，切實(shí)做好檔案征集工作，以促進(jìn)檔案征集事業(yè)的健康發(fā)展。