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        學(xué)校電子檔案管理的實(shí)踐

        2021-01-21 22:44:02李新燕
        紅豆教育 2021年26期
        關(guān)鍵詞:檔案安全管理

        李新燕

        【摘要】在時(shí)代不斷發(fā)展的背景之下,我國(guó)高中學(xué)校的教學(xué)工作逐漸朝著多元化的方向發(fā)展,高中階段是學(xué)生進(jìn)行文化知識(shí)提升學(xué)習(xí)的關(guān)鍵時(shí)期,為學(xué)生今后步入高等學(xué)校的學(xué)習(xí)奠定基礎(chǔ),信息時(shí)代的到來也為高中的檔案管理工作提供了新的出路,借助電子檔案開展工作,能優(yōu)化當(dāng)前高中學(xué)校的日常辦公效率。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比較,電子檔案在一定程度上能減輕工作人員的工作量,提升工作效率。

        【關(guān)鍵詞】團(tuán)隊(duì);規(guī)章;安全;檔案;管理

        前言:

        隨著我國(guó)高中學(xué)校各項(xiàng)工作不斷發(fā)展,檔案管理工作面臨著比較大的壓力,為了較好的優(yōu)化學(xué)校檔案管理工作,關(guān)注電子檔案的發(fā)展和有效管理必不可少。在當(dāng)前檔案管理工作的基礎(chǔ)上,工作人員需要明確開展電子檔案管理的意義,進(jìn)而有針對(duì)性的開展電子檔案的管理和保護(hù),促使電子檔案在學(xué)校各項(xiàng)工作中發(fā)揮比較大的作用。因此,學(xué)校應(yīng)該積極探究電子檔案管理工作的開展,為高中各項(xiàng)工作的開展提供保障,減輕工作人員的檔案管理負(fù)擔(dān)。

        一、優(yōu)化檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

        管理人員是電子檔案管理的重要組成部分,電子檔案管理工作人員的素質(zhì)和專業(yè)知識(shí),直接決定了檔案管理的效率。在高中學(xué)校首先需要強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè),提高檔案工作人員的基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)技能,為學(xué)校各項(xiàng)工作的開展創(chuàng)造有利條件。高中學(xué)校在選擇工作人員時(shí),應(yīng)該綜合選擇學(xué)習(xí)能力強(qiáng),道德品質(zhì)端正的工作人員,這樣在今后的工作中才能認(rèn)真負(fù)責(zé),避免檔案管理工作出現(xiàn)錯(cuò)誤。同時(shí)高中學(xué)校必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍的管理,也可以從社會(huì)中招賢納士,將電子檔案管理的隊(duì)伍不斷擴(kuò)大優(yōu)化,從而實(shí)現(xiàn)高中學(xué)校電子檔案的高效率發(fā)展。必要的情況下,高中學(xué)校應(yīng)該積極組織工作人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí),讓檔案工作人員主動(dòng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的操作技術(shù),并且培養(yǎng)其道德素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng),避免學(xué)校的各種人事檔案資料外漏,為社會(huì)造成不良的影響。各個(gè)學(xué)校的檔案管理模式各不相同,學(xué)??梢越M織工作人員互相交流學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)其他學(xué)校高效率的檔案管理方式,而不再是閉門造車低效率的進(jìn)行檔案管理工作。工作人員在交流學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行電子檔案的創(chuàng)新管理,為學(xué)校的各項(xiàng)工作開展提供保障,促使學(xué)校朝著更好的方向發(fā)展。

        二、完善檔案管理規(guī)章制度

        當(dāng)前高中學(xué)校檔案管理工作的開展,離不開制度層面的建設(shè),完善的規(guī)章制度可以對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行工作內(nèi)容的指導(dǎo)和約束,確保各項(xiàng)檔案工作有序開展。在制定規(guī)章制度時(shí),不僅需要完善電子檔案資料的建設(shè)制度,還需要對(duì)后續(xù)工作的開展進(jìn)行調(diào)節(jié)和保障,關(guān)注電子檔案資料的收集和獲取,確保檔案資料的完整性和可靠性。這也是需要在檔案收集時(shí)做到各項(xiàng)工作的嚴(yán)格把關(guān),層層審核,針對(duì)檔案中存在明顯漏洞或錯(cuò)誤的現(xiàn)象進(jìn)行調(diào)整,避免影響到后續(xù)檔案的使用和開發(fā)。當(dāng)電子檔案收錄完成之后,需要對(duì)后續(xù)的電子檔案進(jìn)行查閱,這也需要學(xué)校進(jìn)行專門規(guī)章制度的制定,并不是任何人都可以隨意使用電子檔案,而是需要嚴(yán)格的使用流程,確保電子檔案使用的合理規(guī)范,避免工作人員在使用檔案時(shí)出現(xiàn)嚴(yán)重混亂的問題。工作人員在檔案整理歸檔結(jié)束之后,需要定期對(duì)檔案進(jìn)行更新,對(duì)于有秘密等級(jí)的檔案,要有專人負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案的管理,在完善規(guī)章制度的管理下學(xué)校的檔案管理工作才能有條不紊的開展。

        三、加強(qiáng)檔案內(nèi)容安全管理

        電子檔案管理中最重要的就是對(duì)檔案進(jìn)行安全性的管理,在確保安全管理的狀態(tài)下進(jìn)行使用。因此,作為檔案管理工作人員,首先應(yīng)該加強(qiáng)檔案內(nèi)容的安全管理。在進(jìn)行檔案建立時(shí),應(yīng)該對(duì)電腦的安全狀態(tài)進(jìn)行識(shí)別,在反復(fù)檢測(cè)確保安全的前提下進(jìn)行檔案的創(chuàng)建。在檔案管理和使用時(shí),也要隨時(shí)檢測(cè)電腦的病毒侵襲情況,確保使用電腦的安全性,預(yù)防出現(xiàn)檔案被盜取的情況。在對(duì)電腦軟件進(jìn)行升級(jí)時(shí),一定要注意電子檔案處在安全的環(huán)境下,做好軟件的監(jiān)督和檔案的備份工作,避免由于電腦停止運(yùn)行和斷電而造成資料的遺失。安全性是確保檔案工作開展的前提工作,檔案管理人員需要時(shí)刻保持高度警惕,定期對(duì)電腦病毒進(jìn)行查殺。必要的情況下學(xué)校也需要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn),掌握檔案安全管理的要領(lǐng),進(jìn)行檔案的更新和使用時(shí)要按照學(xué)校的要求,確保檔案更新的及時(shí)和完整。因此,高中學(xué)校不僅要關(guān)注學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量,還需要關(guān)注檔案管理的有序開展,在確保安全的前提下進(jìn)行各項(xiàng)工作的開展。

        結(jié)語:

        電子檔案管理能有效提升高中各項(xiàng)工作的效率,對(duì)學(xué)校的發(fā)展起著重要的作用。但是當(dāng)前電子檔案在高中學(xué)校的使用中依然存在問題,需要工作人員端正自己的態(tài)度,積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)開展檔案管理工作,讓學(xué)校里的教職工正確人事電子檔案管理工作,并且積極配合工作人員開展檔案管理,使學(xué)校的檔案管理得到有序開展,加強(qiáng)檔案安全管理,最終使高中學(xué)校的人事檔案和學(xué)生的成長(zhǎng)檔案能夠做到歸類管理,實(shí)現(xiàn)檔案的高效率和高質(zhì)量管理目標(biāo)。

        參考文獻(xiàn):

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