劉玉 國家管網(wǎng)西部管道公司

目前，工程建設管理作為國家關注的新型管理模式，得到了管理人員的認同。但是工程建設管理制度發(fā)展的時間較短，在制度上存在一定缺陷，整體建設中存在一定的風險，需要管理人員制定有效的管理方案，做好風險分析，做好風險控制，積極探索工程建設管理項目管理工作中可能出現(xiàn)的風險與相應的解決方案。

一、重點工程項目檔案管理中存在的問題

在重點工程項目檔案管理中，普遍存在著：檔案人員管理職責不明確，對應收集材料的范圍不清晰，人員專業(yè)知識缺乏；重點大型工程項目具有線長、點多、分散的特點，同時建設單位等對檔案管理工作缺乏重視，未設置專門的檔案管理人員進行文件資料的收集工作，導致建設項目文件不齊全；文件簽章手續(xù)不齊備，缺乏真實性，復印件較多，以及圖紙修改不符合要求等；文件材料分類不準確，使項目檔案的完整性、準確性難以保障。在部分項目文件歸檔時，未做到紙質(zhì)與電子文件一一對應、同步歸檔，存在歸檔質(zhì)量不高的現(xiàn)象，為后期檔案查詢利用帶來不便；現(xiàn)場施工對聲像材料的形成、收集缺乏重視，導致工程質(zhì)量、進度、安全等問題無法在聲像材料中予以真實反映。

二、重點工程檔案與工程建設同步管理措施

（一）借助質(zhì)量管理體系控制施工進度

借助科學的質(zhì)量管理體系來控制工程的施工進度：第一，任何一個施工方都必須在分析不同類型工程特點的基礎上，來建立合適的質(zhì)量管理體系。例如：可以在水處理公司內(nèi)部建立與水處理設備、水質(zhì)和其他不同方面相關的質(zhì)量管理體系，從根本上提升水處理的質(zhì)量。第二，針對水處理的每一個環(huán)節(jié)來建立合適的質(zhì)量管理體系，并注意將不同部門和人員都納入質(zhì)量管理體系內(nèi)部，最終才能夠更好地提升管理的有效性。第三，全方位地讓水處理設備質(zhì)量管理體系發(fā)揮實際的作用，重點可以從施工材料、施工機械、設備保養(yǎng)、設備維修和其他不同的方面來控制其質(zhì)量。例如：可以在建設的過程中，通過使用包括〈危險化學品建設項目安全監(jiān)督管理辦法〉這樣的規(guī)定來更好地強化安全工程建設。這一項規(guī)定中有包括危險化學品使用、危險化學品工藝和其他相關的規(guī)定，最終讓工程建設的過程變得更順利。

（二）構(gòu)建網(wǎng)絡化系統(tǒng)，以資料控業(yè)務

第一，工程檔案資料是伴隨項目整個運行過程的原始記錄，是把控工程質(zhì)量、工程施工和支出進度的重要依據(jù)。通過檔案管理數(shù)字化平臺和網(wǎng)絡系統(tǒng)，將工程資料和項目管理緊密結(jié)合，“構(gòu)建一種工程檔案管理和工程項目管理同步運行、相互支持、相互促進的新型智能化管理模式，以實現(xiàn)文件流控制業(yè)務流、業(yè)務流促進文件流的目標”。第二，可建立智能化數(shù)據(jù)庫，分為歷史數(shù)據(jù)和在建項目數(shù)據(jù)兩部分，歷史數(shù)據(jù)通常由已經(jīng)竣工驗收的工程項目提供，直接將紙質(zhì)檔案數(shù)字化進行保存、利于查找即可；智能數(shù)據(jù)庫建立主要目標針對在建項目的管理上。將在建工程項目參建單位獨立系統(tǒng)連接起來，按建設階段和管理范圍設置身份驗證和使用權(quán)限，通過系統(tǒng)主腦對施工現(xiàn)場、設備材料、招標采購、咨詢服務、工程監(jiān)理、財務審批等方面進行控制，實現(xiàn)工程質(zhì)量和進度的發(fā)展動態(tài)管理和項目的全過程監(jiān)督。但在主腦的權(quán)限控制方面一定要注意網(wǎng)絡安全問題，要不斷更新完善信息技術和系統(tǒng)管理。

（三）建立健全檔案管理部門及管理體系

為了保證檔案管理與工程建設同步，首先應從項目計劃任務書下達階段開始，對項目檔案的建立任務加強重視，并制定相應的管理要求；其次，在施工過程中，監(jiān)督檢查施工進度和質(zhì)量時，應對項目階段性產(chǎn)生的資料加強收集、整理和審核；最后，在項目竣工驗收時，應確保檔案驗收工作同步進行。工程項目立項審批環(huán)節(jié)完成后，在進入施工建設階段時，需要結(jié)合施工實際，適時建立重點工程指揮部，并同步建立檔案管理部門。首先，通過指揮部門的設立，對各部門之間的工作進行有效協(xié)調(diào)，通過有效溝通，確保工程進度得以保障。其次，加強檔案管理部門的設立，以及專職管理人員的設置，能夠?qū)λ行纬傻墓こ虉D紙、文件等進行收集和保管。另外，還需要對所參建單位進行文件歸檔業(yè)務指導，使其對施工過程所形成的檔案資料加強收集和管理，進一步提高文件歸檔質(zhì)量。各參建單位也應設置相應的專業(yè)檔案人員，明確其在施工過程中，所承擔的本單位所形成工程檔案的及時收集、歸檔等職責。最后，在工程項目竣工驗收時，項目文件作為竣工驗收的一部分，要進行同步驗收，驗收合格后方能移交。

（四）合理選擇建設模式

在整體建設前夕，工程建設管理單位選擇合理的開發(fā)建設模式，可以有效保障企業(yè)自身利益。通過開發(fā)建設模式的選擇，能夠有效控制工程建設管理企業(yè)的風險。由于工程建設管理項目建設中，建設單位會對整體建設工程提出較高的意見，需要工程建設管理企業(yè)充分考慮建設單位的需求，及時做出相應的改正。整體施工量龐大，合理選擇建設模式，能夠降低管理過程中出現(xiàn)的風險，及時制定相應的管理方式。一般情況下，為降低可能出現(xiàn)的風險，通過招投標擇優(yōu)選擇施工企業(yè)進行施工，安排相應的監(jiān)管機構(gòu)與設計單位，提高整體項目質(zhì)量。這種平行分包的方式，能夠控制整體項目施工風險，減少施工時間。

三、結(jié)語

在重點工程項目建設中，工程建設與檔案管理實現(xiàn)同步，能夠在項目后期的管理、維護和運營中發(fā)揮重要作用。項目檔案驗收質(zhì)量和水平直接影響著項目的竣工驗收工作，其能夠全面反映和體現(xiàn)整個項目活動的全過程及建設質(zhì)量，因此通過實現(xiàn)工程檔案管理與項目管理同步至關重要，能夠使檔案資料的準確性、完整性、系統(tǒng)性得以保證。