儲(chǔ)桂霞 鄭州地鐵集團(tuán)有限公司

現(xiàn)代公司的經(jīng)濟(jì)往來(lái)基本是以合同形式進(jìn)行的，合同管理已經(jīng)成為公司最日常、業(yè)務(wù)比重最大的工作，合同管理的水平直接反映了公司治理水平和風(fēng)險(xiǎn)管控能力。因此，在合同管理過(guò)程中有效識(shí)別法律風(fēng)險(xiǎn)，并制定針對(duì)性的防控措施，對(duì)于公司控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)健康、穩(wěn)定的可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要。

一、合同管理中存在的主要問(wèn)題

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和依法治企的不斷深入，公司越來(lái)越重視合同管理。但是，由于合同管理本身的專業(yè)性和復(fù)雜性，管理者本身的能力和認(rèn)識(shí)水平，以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的影響，合同管理過(guò)程中不可避免地存在許多問(wèn)題，進(jìn)而引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)。目前合同管理實(shí)踐中主要存在以下問(wèn)題：一是對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)管理的重要性缺乏正確認(rèn)識(shí)。有些管理人員認(rèn)為，公司作為以營(yíng)利為目的的法人組織，存在的意義就是追求利潤(rùn)、創(chuàng)造價(jià)值，從而片面追求合同效率，忽視合同管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)防控，對(duì)保證合同依法合規(guī)簽訂、正確履行等風(fēng)險(xiǎn)管控工作不夠重視。二是重合同簽訂審核，輕履行監(jiān)督管理。不少公司對(duì)合同的簽訂比較重視，對(duì)于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，還要求組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與談判和審核。但是實(shí)際履行階段缺少相應(yīng)的監(jiān)督管理，出現(xiàn)合同簽訂和履行脫節(jié)。

二、合同訂立階段的法律風(fēng)險(xiǎn)和防控措施

合同訂立階段的主要法律風(fēng)險(xiǎn)是：（1）合同不符合公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)；（2）選擇相對(duì)方的方式不符合法律規(guī)定，比如必須進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目未招標(biāo)，導(dǎo)致合同無(wú)效；（3）相對(duì)方不具備履約能力，比如不具備主體資格或者資質(zhì)條件，導(dǎo)致合同無(wú)效；（4）合同文本存在瑕疵，合同內(nèi)容和條款不完整、表述不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致無(wú)法履行或者公司利益受損；（5）合同審核缺少規(guī)范合理的流程；（6）合同簽署人沒(méi)有權(quán)限簽訂合同。

針對(duì)上述法律風(fēng)險(xiǎn)，主要采取以下防控措施：（1）加強(qiáng)立項(xiàng)管理，把立項(xiàng)作為合同程序啟動(dòng)的前置條件。通過(guò)立項(xiàng)管理，對(duì)合同項(xiàng)目的可行性、必要性和經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行審查，避免合同超越經(jīng)營(yíng)范圍、不符合公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、與其他合同范圍重復(fù)等問(wèn)題，從源頭防控法律風(fēng)險(xiǎn)。（2）嚴(yán)格執(zhí)行《招標(biāo)投標(biāo)法》《必須招標(biāo)的工程項(xiàng)目規(guī)定》等法律法規(guī)，不得將依法必須進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目化整為零或者以其他任何方式規(guī)避招標(biāo)。（3）合同簽訂前對(duì)合同相對(duì)方的基本情況進(jìn)行調(diào)查，充分了解其主體資格、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)狀況、信用狀況等有關(guān)情況，確保其具備良好履約能力。（4）合同結(jié)構(gòu)要完整，合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等條款的表述要明確具體、合法嚴(yán)謹(jǐn)。合同條款要考慮風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，事先在合同中約定。訴訟或仲裁機(jī)構(gòu)的選擇要確定唯一，選擇仲裁解決糾紛的，應(yīng)在合同中明確仲裁的意思表示和準(zhǔn)確唯一的仲裁機(jī)關(guān)。（5）建立合同審批流程。合同審批流程應(yīng)符合基本邏輯順序，部門未審核通過(guò)的，不得提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。合同審批流程應(yīng)立足公司實(shí)際情況設(shè)置，既要有效防控風(fēng)險(xiǎn)，又要兼顧管理效率，可以針對(duì)不同類型和金額的合同，設(shè)置不同的流程，給予不同的審批權(quán)限。（6）重要的合同由公司法定代表人或其委托代理人當(dāng)面簽字、蓋章，委托代理人簽字的，還必須提供法定代表人的授權(quán)委托書。如果做不到當(dāng)面簽字的，也可以采用錄像方式留存記錄。這樣做可以避免冒名頂替，防止發(fā)生合同糾紛后，對(duì)方否認(rèn)合同上的簽字和蓋章。

三、合同履行階段的法律風(fēng)險(xiǎn)和防控措施

合同履行是實(shí)現(xiàn)交易目的的重要環(huán)節(jié)，再完美的合同沒(méi)有履行也是一紙空文。合同履行階段具有管理分散、時(shí)間長(zhǎng)、變化多的特點(diǎn)，是最容易出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)。合同履行環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是當(dāng)事人未按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，從而產(chǎn)生合同變更、解除甚至訴訟糾紛。防控措施主要有：

（1）加強(qiáng)合同交底。很多時(shí)候，合同履行階段涉及的部門和人員沒(méi)有參與合同簽訂，這就要求合同簽訂后，合同簽訂的主辦部門要對(duì)合同履行階段涉及的所有部門和人員進(jìn)行合同交底，包括合同簽訂的背景，合同的關(guān)鍵條款以及履行中需要特別注意的事項(xiàng)。通過(guò)合同交底，可以避免合同簽訂和履行脫節(jié)。

（2）加強(qiáng)支付管理。合同履行的核心是資金支付，合同支付是合同履行的重要環(huán)節(jié)，可以發(fā)現(xiàn)合同履行的大部分異常情況。主辦部門在收到相對(duì)方的支付申請(qǐng)時(shí)，對(duì)其付款申請(qǐng)進(jìn)行全面審核。包括付款申請(qǐng)是否符合合同約定，是否與實(shí)際履行情況一致；申請(qǐng)支付金額是否正確，單據(jù)是否齊全，杜絕超合同支付或提前支付的情況。

（3）加強(qiáng)資料管理。合同履行過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的資料，凡是涉及雙方權(quán)利義務(wù)發(fā)生改變的事項(xiàng)，都應(yīng)采用書面形式。主辦部門應(yīng)及時(shí)審閱合同履行中的書面簽證、來(lái)往函件，妥善保管合同履行中的檢驗(yàn)記錄、產(chǎn)品合格證書、產(chǎn)品使用說(shuō)明、書面簽證、來(lái)往信函、文書電報(bào)等各類相關(guān)資料。一旦發(fā)生糾紛，這些資料將成為最直接、最重要的書面證據(jù)。

（4）加強(qiáng)變更管理。合同履行是個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，受多種因素影響，實(shí)際情況與合同約定不一致的情況時(shí)有發(fā)生。合同履行應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行合同約定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自變更。發(fā)起合同變更時(shí)應(yīng)提交必要的支撐資料，資料必須合法有效、內(nèi)容完整、記錄真實(shí)、說(shuō)明詳盡、依據(jù)充分。合同履行中發(fā)生合同約定的變更情形，應(yīng)及時(shí)辦理變更審批。合同履行中出現(xiàn)不可預(yù)見的困難或其他外部政策因素影響而導(dǎo)致原合同約定內(nèi)容無(wú)法繼續(xù)實(shí)施，需要變更的，須簽訂補(bǔ)充協(xié)議。

（5）加強(qiáng)救濟(jì)管理。對(duì)合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題，主辦部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方聯(lián)系解決，做好驗(yàn)證、記錄或紀(jì)要。發(fā)現(xiàn)合同相對(duì)人有可能違約或已經(jīng)違約的，主辦部門應(yīng)及時(shí)向公司匯報(bào)，與相關(guān)部門會(huì)商后采取相應(yīng)的救濟(jì)措施。

四、結(jié)束語(yǔ)

因此，公司應(yīng)加強(qiáng)合同管理，簽訂合同前識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，簽訂合同時(shí)回避風(fēng)險(xiǎn)，履行合同時(shí)監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)，合同糾紛解決時(shí)控制風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)建立事前防范風(fēng)險(xiǎn)、事中履約控制、事后風(fēng)險(xiǎn)處置的一體化風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，保證合同風(fēng)險(xiǎn)的可控，保證合同適當(dāng)?shù)穆男?，從而?shí)現(xiàn)合同權(quán)利，維護(hù)公司合法權(quán)益。