吳霞 四川省涼山彞族自治州喜德縣自然資源局
任何機(jī)關(guān)單位要想做好自身的工作,都應(yīng)該從基層做起,基層單位與廣大人民群眾連接更加緊密,更加清楚群眾的需求,是高層單位的基礎(chǔ),當(dāng)前基層單位檔案管理工作還存在一定問題,數(shù)字化的程度與水平不夠高,嚴(yán)重影響檔案管理效率,為此基層單位需要結(jié)合當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作中面臨的各種問題不斷對自身的工作進(jìn)行優(yōu)化,提高自身的檔案管理水平,為上級單位與其他部位的工作提供一定支持。
雖然社會在不斷的發(fā)展,技術(shù)也在不斷的進(jìn)步,但是要想完全實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化,需要重新對曾經(jīng)的檔案進(jìn)行梳理與歸納,同時還需要一個更加符合現(xiàn)代化發(fā)展趨勢的完善的數(shù)字化檔案管理制度與模式,總之自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)中存在很多問題。
要想實現(xiàn)檔案資源管理的數(shù)字化,不僅要在今后的檔案管理中通過數(shù)字化的方式來對檔案進(jìn)行管理,還需要對以前的檔案資源進(jìn)行整理,而各種各樣的檔案類型加起來,所需要的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)量是十分巨大的,再者,數(shù)字化檔案的主要對象為業(yè)務(wù)檔案,而業(yè)務(wù)檔案占到了所有檔案類型中的百分之九十,這進(jìn)一步增加了檔案數(shù)字化的難度[1]。
自然資源局中檔案大多是以圖紙類型的為主,這類檔案實現(xiàn)數(shù)字化對設(shè)備的要求比較高,當(dāng)前很多基層單位的數(shù)字化加工設(shè)備只有幾臺,而且質(zhì)量與先進(jìn)性都無法得到保證。對于圖紙檔案來說,要想實現(xiàn)數(shù)字化錄入,需要比較高配的掃描儀,而很多基層單位內(nèi)的設(shè)備根本達(dá)不到這樣的標(biāo)準(zhǔn),另外在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中,也缺少先進(jìn)的數(shù)字化加工系統(tǒng)軟件,這在很大程度上影響了檔案數(shù)字化質(zhì)量與效率。
當(dāng)前很多基層單位內(nèi)負(fù)責(zé)檔案管理的仍然以缺少數(shù)字化專業(yè)知識的普通檔案管理人員為主,缺少專業(yè)的數(shù)字化管理人才,雖然為了實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化,單位內(nèi)部會為檔案管理人員提供一定的技術(shù)指導(dǎo),但是在短時間內(nèi)管理人員是不可能完全掌握數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等技術(shù)的應(yīng)用,專業(yè)人才的短缺也在很大程度上限制了檔案管理工作的數(shù)字化。
實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化可以在很大程度上提高檔案管理效率,另外在大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用下,實現(xiàn)檔案的數(shù)字化之后,還可以在很大程度上提高檔案的利用率,從而更好的為上層決策者提供更加有效的信息,由此可見推動基層單位檔案數(shù)字化勢在必行。
需要實現(xiàn)數(shù)字化的自然資源檔案實在是太多了,所以我們在實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的過程中必須有主有次、有先有后,有序的安排數(shù)字化進(jìn)度,只有這樣,才能讓檔案數(shù)字化有條不紊的進(jìn)行。在對檔案數(shù)字化的進(jìn)度進(jìn)行安排規(guī)劃的時候,可以結(jié)合應(yīng)用需求進(jìn)行,對于亟須運用的檔案資源,可以將其安排在數(shù)字化建設(shè)的工作前期,從而更好的為自然資源部門提供幫助[2]。
很多基層單位的數(shù)字化設(shè)備太過陳舊,很多機(jī)器配置比較差,而數(shù)字化建設(shè)本身就是建立在先進(jìn)設(shè)備與技術(shù)的基礎(chǔ)上,因此基層單位一定要對設(shè)備進(jìn)行更新,上級部門應(yīng)該為基層部門的設(shè)備更新提供一定資金。
完全依靠基層單位的基層檔案管理人員來實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化不現(xiàn)實,畢竟原有的檔案管理人員缺乏足夠的技術(shù)水平,而重新招錄一批新的技術(shù)型的檔案管理人員也不現(xiàn)實,為此基層單位應(yīng)該尋求外界合作,靈活選擇數(shù)字化合作模式?;鶎訂挝豢梢詫n案數(shù)字化加工進(jìn)行外包處理,即將技術(shù)方面的工作外包給專門的數(shù)字化企業(yè)。首先,數(shù)字化外包需要一定的資金作為基礎(chǔ),因此基層單位可以向上級領(lǐng)導(dǎo)爭取經(jīng)費支持,資金申請下來之后,可以通過走訪的方式對數(shù)字化處理的企業(yè)進(jìn)行選擇,在委托的過程中注意做好檔案信息的保密工作,從而在提高檔案數(shù)字化建設(shè)效率的同時保證檔案信息的安全。
要想實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化,還是要建立一個高素質(zhì)的人員隊伍,畢竟數(shù)字化公司只擁有技術(shù)與設(shè)備,但是對檔案管理的工作內(nèi)容卻并不了解,因此需要促進(jìn)檔案管理工作人員與外包企業(yè)之間的合作,在正式工作之前,需要讓雙方之間加強(qiáng)溝通,確定好雙方負(fù)責(zé)的范疇,從而更好的提高檔案管理數(shù)字化的效率。在促進(jìn)企業(yè)與單位檔案管理工作人員合作的同時,還是要注意加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)[3]。
綜上所述,基層單位檔案眾多,且檔案具有極高的運用價值,實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化可以更好的保證檔案管理與運用效率,而基層單位又是部門基礎(chǔ),由此可見實現(xiàn)基層檔案管理工作的數(shù)字化十分有必要。為了更好的實現(xiàn)檔案管理的信息化,基層單位一定要不斷完善自身的數(shù)字化檔案管理體系,注意設(shè)備的更新?lián)Q代,同時加強(qiáng)人員素質(zhì)提升,另外,還可以積極尋求外界的幫助,借助專業(yè)企業(yè)來更好的實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。