吳霞 四川省涼山彞族自治州喜德縣自然資源局

任何機(jī)關(guān)單位要想做好自身的工作，都應(yīng)該從基層做起，基層單位與廣大人民群眾連接更加緊密，更加清楚群眾的需求，是高層單位的基礎(chǔ)，當(dāng)前基層單位檔案管理工作還存在一定問題，數(shù)字化的程度與水平不夠高，嚴(yán)重影響檔案管理效率，為此基層單位需要結(jié)合當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作中面臨的各種問題不斷對自身的工作進(jìn)行優(yōu)化，提高自身的檔案管理水平，為上級單位與其他部位的工作提供一定支持。

一、當(dāng)前基層單位檔案數(shù)字化建設(shè)中面臨的問題

雖然社會在不斷的發(fā)展，技術(shù)也在不斷的進(jìn)步，但是要想完全實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，需要重新對曾經(jīng)的檔案進(jìn)行梳理與歸納，同時還需要一個更加符合現(xiàn)代化發(fā)展趨勢的完善的數(shù)字化檔案管理制度與模式，總之自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)中存在很多問題。

（一）基層單位檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)量巨大

要想實現(xiàn)檔案資源管理的數(shù)字化，不僅要在今后的檔案管理中通過數(shù)字化的方式來對檔案進(jìn)行管理，還需要對以前的檔案資源進(jìn)行整理，而各種各樣的檔案類型加起來，所需要的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)量是十分巨大的，再者，數(shù)字化檔案的主要對象為業(yè)務(wù)檔案，而業(yè)務(wù)檔案占到了所有檔案類型中的百分之九十，這進(jìn)一步增加了檔案數(shù)字化的難度[1]。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施不足

自然資源局中檔案大多是以圖紙類型的為主，這類檔案實現(xiàn)數(shù)字化對設(shè)備的要求比較高，當(dāng)前很多基層單位的數(shù)字化加工設(shè)備只有幾臺，而且質(zhì)量與先進(jìn)性都無法得到保證。對于圖紙檔案來說，要想實現(xiàn)數(shù)字化錄入，需要比較高配的掃描儀，而很多基層單位內(nèi)的設(shè)備根本達(dá)不到這樣的標(biāo)準(zhǔn)，另外在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中，也缺少先進(jìn)的數(shù)字化加工系統(tǒng)軟件，這在很大程度上影響了檔案數(shù)字化質(zhì)量與效率。

（三）缺少專業(yè)的數(shù)字化專業(yè)人才

當(dāng)前很多基層單位內(nèi)負(fù)責(zé)檔案管理的仍然以缺少數(shù)字化專業(yè)知識的普通檔案管理人員為主，缺少專業(yè)的數(shù)字化管理人才，雖然為了實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，單位內(nèi)部會為檔案管理人員提供一定的技術(shù)指導(dǎo)，但是在短時間內(nèi)管理人員是不可能完全掌握數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等技術(shù)的應(yīng)用，專業(yè)人才的短缺也在很大程度上限制了檔案管理工作的數(shù)字化。

二、基層單位檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)字化的必要性

實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化可以在很大程度上提高檔案管理效率，另外在大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用下，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化之后，還可以在很大程度上提高檔案的利用率，從而更好的為上層決策者提供更加有效的信息，由此可見推動基層單位檔案數(shù)字化勢在必行。

三、基層單位檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)策略

（一）有序安排數(shù)字化進(jìn)度

需要實現(xiàn)數(shù)字化的自然資源檔案實在是太多了，所以我們在實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的過程中必須有主有次、有先有后，有序的安排數(shù)字化進(jìn)度，只有這樣，才能讓檔案數(shù)字化有條不紊的進(jìn)行。在對檔案數(shù)字化的進(jìn)度進(jìn)行安排規(guī)劃的時候，可以結(jié)合應(yīng)用需求進(jìn)行，對于亟須運用的檔案資源，可以將其安排在數(shù)字化建設(shè)的工作前期，從而更好的為自然資源部門提供幫助[2]。

（二）促進(jìn)先進(jìn)數(shù)字化設(shè)備的邁進(jìn)

很多基層單位的數(shù)字化設(shè)備太過陳舊，很多機(jī)器配置比較差，而數(shù)字化建設(shè)本身就是建立在先進(jìn)設(shè)備與技術(shù)的基礎(chǔ)上，因此基層單位一定要對設(shè)備進(jìn)行更新，上級部門應(yīng)該為基層部門的設(shè)備更新提供一定資金。

（三）靈活選擇數(shù)字化合作模式

完全依靠基層單位的基層檔案管理人員來實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化不現(xiàn)實，畢竟原有的檔案管理人員缺乏足夠的技術(shù)水平，而重新招錄一批新的技術(shù)型的檔案管理人員也不現(xiàn)實，為此基層單位應(yīng)該尋求外界合作，靈活選擇數(shù)字化合作模式?；鶎訂挝豢梢詫n案數(shù)字化加工進(jìn)行外包處理，即將技術(shù)方面的工作外包給專門的數(shù)字化企業(yè)。首先，數(shù)字化外包需要一定的資金作為基礎(chǔ)，因此基層單位可以向上級領(lǐng)導(dǎo)爭取經(jīng)費支持，資金申請下來之后，可以通過走訪的方式對數(shù)字化處理的企業(yè)進(jìn)行選擇，在委托的過程中注意做好檔案信息的保密工作，從而在提高檔案數(shù)字化建設(shè)效率的同時保證檔案信息的安全。

（四）完善數(shù)字化加工團(tuán)隊的建設(shè)

要想實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，還是要建立一個高素質(zhì)的人員隊伍，畢竟數(shù)字化公司只擁有技術(shù)與設(shè)備，但是對檔案管理的工作內(nèi)容卻并不了解，因此需要促進(jìn)檔案管理工作人員與外包企業(yè)之間的合作，在正式工作之前，需要讓雙方之間加強(qiáng)溝通，確定好雙方負(fù)責(zé)的范疇，從而更好的提高檔案管理數(shù)字化的效率。在促進(jìn)企業(yè)與單位檔案管理工作人員合作的同時，還是要注意加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)[3]。

四、結(jié)束語

綜上所述，基層單位檔案眾多，且檔案具有極高的運用價值，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化可以更好的保證檔案管理與運用效率，而基層單位又是部門基礎(chǔ)，由此可見實現(xiàn)基層檔案管理工作的數(shù)字化十分有必要。為了更好的實現(xiàn)檔案管理的信息化，基層單位一定要不斷完善自身的數(shù)字化檔案管理體系，注意設(shè)備的更新?lián)Q代，同時加強(qiáng)人員素質(zhì)提升，另外，還可以積極尋求外界的幫助，借助專業(yè)企業(yè)來更好的實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。