李恩敏 重慶市北碚區(qū)朝陽小學校

人力資源檔案是表現(xiàn)相關(guān)人員學習、工作情況的重要依據(jù)，通過人事檔案可以直接的了解到學校人員的具體情況，因此人事檔案是學校人力資源部門的重要組成部分，人事檔案的管理也是人力資源部門的重要工作。學校在人事檔案管理方面如果能夠有效的開發(fā)和利用好學校的人力資源，可以為學校的建設(shè)提供重要的人才基礎(chǔ)。如果人事檔案管理沒有與學校的發(fā)展相適應，不能滿足學校各方面的要求，那么不僅不利于學校的發(fā)展還會對學校的建設(shè)產(chǎn)生負面影響，不利于學校總體的發(fā)展與進步。由此可以看到人事檔案管理在學校的資源管理中有著重要作用，學校必須提高對人事檔案管理的重視程度，充分意識到人力資源管理的重要作用，促進學?？沙掷m(xù)發(fā)展，為學校的發(fā)展打牢人才根基。

一、人才檔案管理過程中遇到的問題和解決辦法

（一）人事檔案管理信息化程度薄弱

信息技術(shù)的飛速發(fā)展使得人事檔案管理有了更多的可能，但是由于信息管理模式的落后性，使得人事檔案管理并沒有及時的與信息技術(shù)相結(jié)合，人事檔案管理模式還是以傳統(tǒng)模式為主，而紙質(zhì)的人事檔案管理模式則有諸多的弊端，例如信息重復、更新不及時，甚至丟失遺忘的可能性。不僅影響工作的質(zhì)量，還使人事檔案的應用效率大幅下降。所以人事檔案管理部門可以以互聯(lián)網(wǎng)為平臺，將人事檔案信息數(shù)據(jù)化，不僅有利于檔案的保存和檢索，還可以為使用人員提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[1]。

（二）人事檔案管理制度不完善

完善的人事檔案管理制度，可以為學校的管理提供更好的服務(wù)，但是近些年來，在實際工作中，很多學校對人事檔案管理的重視程度不高，并沒有完善的管理制度，所以人事檔案在應用過程中會出現(xiàn)諸多的問題，例如檔案的丟失，作假等。所以想要保證人事檔案的正常使用和保存，學校必須要建立完整的人事檔案管理制度，在傳統(tǒng)管理制度上進行優(yōu)化[2]。

二、人事檔案管理的重要作用

人事檔案作為學校相關(guān)工作人員信息資料的重要載體，在學校人力資源管理中發(fā)揮著巨大的作用，它的作用主要體現(xiàn)在以下兩個方面

（一）人事檔案是學校了解工作人員的重要標準之一

人事檔案忠實的記錄著一個人的發(fā)展履歷和個人能力，通過檔案可以清晰的查到一個人在某段時間做了什么重要的事情，以及相關(guān)政治思想和工作能力，他的核心思想就是對這個人的描述，以人為主體。這樣可以讓學校根據(jù)工作崗位需要迅速的查找到自己需要的人才，從而保證知人善用，避免人才的流失，同時也能夠為學校的崗位選擇出更恰當?shù)娜瞬牛^而讓他們在合適的崗位發(fā)揮出優(yōu)秀的才能。人事檔案作為學校選拔合適人才的重要標準，因此學校必須要重視對于人事檔案的利用程度，加深對干部的了解挖掘潛力發(fā)揮才能，根據(jù)檔案中記錄的點滴細節(jié)獎懲情況，政審材料，黨團信息等，讓不同的人才可以在合適的崗位上發(fā)揮自己的才華，做出貢獻[3]。

（二）人事檔案為學校制度制定提供了參考依據(jù)

學校的制度制定是需要根據(jù)學校的相關(guān)發(fā)展實際和人才能力，而人事檔案恰恰是這些信息的最忠實記錄者。如果學校在教學過程中盲目的制定相關(guān)制度，而沒有遵從實際，那么勢必會導致制度與現(xiàn)實的脫節(jié)，從而不僅制度不能發(fā)揮相應的作用，還會導致制度為學校的發(fā)展起到反作用。制度需要服務(wù)于學校的發(fā)展現(xiàn)狀，因此學校必須充分的了解人事檔案，在人力資源管理的過程中加深對學校的了解，從而制定符合社會發(fā)展實際的規(guī)章制度來服務(wù)于學校。因此學校在人事資源管理過程中必須重視人事檔案的作用，通過研究分析人事檔案，加深對學校工作人員的了解從而能夠制定出符合學校實際，能夠?qū)ぷ魅藛T起到切實約束作用的規(guī)章制度，確保規(guī)章制度落在實際。

三、以科學的策略發(fā)展學校人事檔案管理制度

通過前文敘述，可以很清晰的了解到人事檔案在學校人力資源管理過程當中發(fā)揮著不可或缺的作用，了解學校人員具體情況最直接的方法就是參考學校人員的人事檔案，與人事有關(guān)的規(guī)章制度的變化以及制定也依據(jù)于此。從這兩個方面可以清晰地意識到，學校人事檔案管理發(fā)揮的重要作用，有關(guān)于完善學校人事檔案管理制度有以下具體做法：

（一）對于學校人事檔案管理信息化水平的提高

在當前社會環(huán)境下，迅速發(fā)展至高水準且保持持續(xù)不斷發(fā)展的最明顯的影響因素就是信息技術(shù)，對于學校人事管理這一與數(shù)據(jù)采集與儲存相關(guān)的工作，自然要加入信息化技術(shù)。運用信息化技術(shù)做好學校人事檔案管理，運用互聯(lián)網(wǎng)多媒體技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的靠人力統(tǒng)計，且儲存為紙質(zhì)形式的檔案信息。這樣的方式無論對于信息的采集，儲存或是借鑒都能帶來非常之多的便利。節(jié)省人力物力對于人事工作過程中工作效率的提高，工作資源的利用效率提高均有巨大幫助。鑒于以上原因，在今后的學校人事檔案管理過程中，對于互聯(lián)網(wǎng)多媒體的應用程度一定要高度重視。在具體實例當中可以體現(xiàn)為以錄入硬盤的形式儲存學校人員的檔案信息，便于操作管理的同時還節(jié)省了紙質(zhì)資源節(jié)約了空間資源。除此之外，對于學校人事資源管理范疇內(nèi)的所有人員信息的檢索、查閱、增添、刪減等操作，都變得更加有效。可以通過信息化手段，將不同類型的工作人員分門別類儲存到不同的文件當中，可以在打開硬盤的第一時間就檢索到自己想要檢索的內(nèi)容。針對同類甚至某一特定人員的信息，可以按照時間順序顯示不同批次的測評結(jié)果等等資料，進行時間線上的針對比較，也有利于判斷某一工作人員更適合于就任何種崗位，避免人員才能與崗位設(shè)置之間的矛盾。這些人力檔案管理信息化的手段，無論對于學校還是工作人員，都有很大的益處，對于學校來說人力管理制度信息化可以讓校內(nèi)的各項工作運行更加順暢[4]。

（二）多元化人事檔案的建設(shè)

人事檔案可以作為學校對相關(guān)人員進行評價時的主要參考依據(jù)，也是人才能力的集中展現(xiàn)的所在，依據(jù)于這樣的現(xiàn)實情況，對人事檔案管理的要求就提出了多元化要求，單一的人事檔案資料已經(jīng)不足以滿足現(xiàn)階段各項使用人事檔案進行的活動的需求。傳統(tǒng)意義上對于工作人員的檔案的管理包括履歷表、學歷、學位、自傳材料、團黨信息、科研以及獲獎情況等多方面的信息進行采集儲存。而這樣的人事檔案已經(jīng)不足以滿足現(xiàn)階段企業(yè)對于就業(yè)人才的多元化要求。采取傳統(tǒng)標準進行制定的人事檔案，已經(jīng)成為企業(yè)選擇時所提出的基礎(chǔ)要求，所以學校是否可以最大程度上的保證相關(guān)崗位工作開展順利，關(guān)鍵就在于人事檔案的建設(shè)能否做到多元化。在具體的工作實踐當中，可以體現(xiàn)為，人事檔案中除了學歷、學位、團黨信息、履歷等基礎(chǔ)相關(guān)情況外的科研著作、論文成果、教學評級、實踐教學經(jīng)驗等等信息。經(jīng)過這樣的多元化人事檔案篩選得來的優(yōu)秀教師與其他部門工作人員，是兼顧于多個方面共同發(fā)展，具有較高綜合素質(zhì)的群體。對于教師教學能力，以及行政能力等等方面，均有比傳統(tǒng)形式人事檔案更加全面、具體的優(yōu)點。但這些又不僅僅限于教學能力和學習能力，其中包括道德品質(zhì)，職業(yè)素養(yǎng)，責任感，使命感等等內(nèi)容。這種人事檔案的建立，也可以對于教師及行政工作的評估工作產(chǎn)生正面的反饋，因為人事檔案的變更，會促進工作人員在發(fā)展自身能力時，視野更加寬闊，發(fā)展更加全面。

四、結(jié)語

對于工作人員的綜合能力最直觀的體現(xiàn)就是學校所建立的人事檔案，可以影響到學校人力資源的統(tǒng)籌調(diào)配，是人力資源管理過程中不可或缺的重要組成部分。無論是全面了解學校干部具體情況，還是制定規(guī)章制度，都要查閱人事檔案。由此可見，人事檔案的重要性。人事檔案管理工作是否成熟，決定了學校的人力資源利用是否合理。學校應當高度重視人事檔案管理工作，積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理工作的工作理念，最大化程度利用信息化技術(shù)，對于人事檔案所包含的內(nèi)容盡可能的多元化全面化，為學校日常工作效率的提高做出努力，對人事檔案可以更全面的反映教師的綜合素質(zhì)做出努力，讓教師的個人檔案能夠滿足企事業(yè)的招聘的要求，為學校的發(fā)展做出貢獻[5]。