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        淺談基于項目管理理念的高校教學(xué)管理信息化建設(shè)
        ——以XX高校為例

        2021-01-16 16:32:51蔡雅端
        黑河學(xué)院學(xué)報 2021年11期
        關(guān)鍵詞:教學(xué)管理項目管理信息化

        蔡雅端

        (閩南師范大學(xué),福建 漳州 363000)

        目前,伴隨信息化時代的來臨,我國高等教育的不斷改革創(chuàng)新,高校教學(xué)管理工作出現(xiàn)明顯改觀,陸續(xù)成為各大院校的工作重心。站在高校角度分析,為了能更好地順應(yīng)教學(xué)形勢發(fā)展,可從原有的智能型管理模式向項目型管理模式靠攏,從而在商業(yè)和建筑業(yè)領(lǐng)域中占有一席之地,推動高校建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。目前,最要緊的是借助現(xiàn)代化管理理念及手段,逐步協(xié)調(diào)和解決潛在問題,其中包括改革低效教學(xué)管理法,優(yōu)化組織體系。

        一、項目管理理念與教學(xué)管理信息化

        1.項目管理定義

        從定義角度分析,項目管理具有較為寬泛的意義,無固定內(nèi)涵,國外項目管理協(xié)會認為:項目管理在項目體系中滲透有關(guān)項目的知識點與技能應(yīng)用,確保項目能夠按時、高效地完成任務(wù)。項目管理注重知識合理使用,屬于動態(tài)過程,從最初到結(jié)束均在項目體系下。項目管理最明顯的問題是知識與技術(shù)的融合,倘若融合出現(xiàn)問題便會延時交工,同時還會產(chǎn)生超財務(wù)預(yù)算的情況。相關(guān)學(xué)者在分析大量資料后,統(tǒng)一認定項目管理可從廣義、狹義角度分析。宏觀層面,對項目展開系統(tǒng)管理,需從管理方法和技能方面入手;微觀層面,基于知識與技術(shù)應(yīng)用方面構(gòu)建項目管理,借助管理基礎(chǔ)智能加快項目運行速度,突出動態(tài)性特點。另外,管理活動融入到項目的更環(huán)節(jié)當(dāng)中,隨著項目的變化而改變,有效保證項目的收工時間[1]。

        2.教學(xué)管理信息系統(tǒng)分析

        管理信息系統(tǒng)由管理人員、計算機等組成,從而更好地處理信息。該系統(tǒng)最明顯的功效是采集信息,合理加工信息,維護應(yīng)用信心,其根本目的是利用企業(yè)現(xiàn)有人力、財力、物力及計算機網(wǎng)絡(luò)資源,最終演變成一個巨大的企業(yè)信息管理網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫。用在教學(xué)管理上,為了解教學(xué)管理數(shù)據(jù),認清教學(xué)局勢,明確為學(xué)校決策者指明方向,需建立教學(xué)管理信息系統(tǒng)。好的教學(xué)管理信息系統(tǒng)需要內(nèi)網(wǎng)作為支撐,從而保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運行,內(nèi)網(wǎng)與管理系統(tǒng)和軟硬件環(huán)境息息相關(guān),該系統(tǒng)包含決策支持系統(tǒng),借助人機交互模式進一步分析數(shù)據(jù)、知識與模型,為教學(xué)決策者提供一個正確的方向;其中涉及固定模型,不具備穩(wěn)定性;無規(guī)律模型,兩者均為決策者提供科學(xué)依據(jù)??刂葡到y(tǒng)整體框架從原始計算機集中控制系統(tǒng)、分散控制系統(tǒng)、現(xiàn)場總線控制系統(tǒng),到如今的辦公室自動化系統(tǒng),通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)貫穿整個過程,使學(xué)生與教師相貼合,實現(xiàn)信息資源共享。與此同時,打破傳統(tǒng)模式束縛,快速采集各種學(xué)生需求的信息并完成相應(yīng)處理。

        3.項目管理與教學(xué)管理信息化之間的關(guān)系

        項目管理泛指項目整個過程,主要涉及傳統(tǒng)計劃和最終結(jié)果,從而開展管理流程。結(jié)合當(dāng)前的社會環(huán)境分析,市場的淘汰率大幅上升,不論是哪個環(huán)節(jié)沒有處理,都會對企業(yè)的未來發(fā)展造成重大損失[2]。項目管理原理與信息化融合的點睛之筆在于:合理規(guī)范運行,細化項目總體,研究已有資源,取其精華去其糟粕,注重信息資源的整合。在進行資源融合時,需要注意創(chuàng)新,結(jié)合具體的實際情況制訂出相應(yīng)的方案,對各個環(huán)節(jié)進行細化,創(chuàng)造出全新的發(fā)展路徑,促使運行效率和產(chǎn)品質(zhì)量的共同提升[3]。項目管理者需要對全部工作加以管控,保證項目可以按時完成,從宏觀角度分析,教學(xué)工作和管理均可看成一個項目,把項目管理決策在教學(xué)工作各環(huán)節(jié)中全面滲透,使教學(xué)管理水平從傳統(tǒng)趨勢向現(xiàn)代趨勢的轉(zhuǎn)變,體現(xiàn)教學(xué)管理標準化、規(guī)范化標識。定期優(yōu)化管理信息化系統(tǒng)是確保學(xué)校長遠發(fā)展的條件要素,教學(xué)發(fā)展與信息化、全球化環(huán)境息息相關(guān),基于此,高校唯有牢牢把握管理信息化機遇,才能應(yīng)對日益發(fā)展的教學(xué)新理念。且教學(xué)項目管理體系需融合信息流、課程流、價值流,來迎合當(dāng)下日漸猛烈的教學(xué)發(fā)展競爭趨勢。

        二、XX高校信息化管理建設(shè)所面臨的問題

        1.信息系統(tǒng)缺乏穩(wěn)定性

        限制XX高校信息化建設(shè)的原因之一是信息系統(tǒng)缺乏穩(wěn)定性。自從國家推出了有關(guān)政策,高校招生人數(shù)呈上升趨勢,由于院校在規(guī)劃和組建教務(wù)管理信息系統(tǒng)時對校園擴建、學(xué)生數(shù)量增加與數(shù)據(jù)增量幾呼沒有過多考慮,以至于校園網(wǎng)絡(luò)在平時運作期間漏洞百出。根本原因是校園局域網(wǎng)絡(luò)在擴建期間對校園規(guī)模、人數(shù)、數(shù)據(jù)總和分析不夠全面,應(yīng)用不適合的研發(fā)系統(tǒng)。該系統(tǒng)漏洞并非短期可以解決,是逐漸修復(fù)的,使得XX高校網(wǎng)絡(luò)與教務(wù)管理信息系統(tǒng)出現(xiàn)不穩(wěn)定性,數(shù)據(jù)較為混亂。

        2.組織結(jié)構(gòu)無法貼合信息化管理

        影響XX高校信息化建設(shè)的另一因素是組織結(jié)構(gòu)無法貼合信息化管理。XX高校內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)相對繁瑣,管理層數(shù)量多,組織結(jié)構(gòu)主要以層層疊加科層管理為主。部門之間輸送信息的方式大多通過會議,需對文件和信息進行處理,這樣使得內(nèi)部業(yè)務(wù)管理秩序繁瑣、手續(xù)多、效率低。高校內(nèi)部組織機構(gòu)缺乏統(tǒng)一,分工仔細可能會間接分開橫向教學(xué)管理辦事流程,導(dǎo)致高校無法第一時間輸送信息、人力資源不共享、問題不能得到合理解決。高校組織機構(gòu)的復(fù)雜性促使教務(wù)管理系統(tǒng)在組建過程中無法進一步確認部門任務(wù),部門之間出現(xiàn)交叉、空白區(qū)域。

        3.信息橫向協(xié)調(diào)出現(xiàn)難度

        XX高校教學(xué)管理信息化建設(shè)受阻的常見因素是信息橫向協(xié)調(diào)出現(xiàn)難度,院校教育管理信息系統(tǒng)建設(shè)主要依據(jù)部門職責(zé)進行劃分,各部門只接管內(nèi)部工作,重視本部門工作完成進度,忽略XX高校整體管理效率。教務(wù)部門負責(zé)人在部門協(xié)調(diào)方面需投入大量時間和精力,教師應(yīng)在負責(zé)人的指揮協(xié)調(diào)下順利完成工作。XX高校管理信息化建設(shè)投入資金較多,問題處理效率不高,因而常常出現(xiàn)工作延期問題。

        4.信息管理效率低

        信息管理效率低在XX高校教學(xué)管理信息化建設(shè)中極為常見,由于高校部門數(shù)量多,且各部門主要職責(zé)不一,部門之間要第一時間將信息傳遞出去,如果哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,便會延誤部門工作進度。例如,學(xué)生在上報學(xué)籍變動信息時,相關(guān)部門需要在接到消息后第一時間在教務(wù)管理系統(tǒng)中更改學(xué)生信息,隨即進入班級學(xué)生信息庫。倘若相關(guān)部門接收學(xué)籍變動信息后未能第一時間調(diào)整學(xué)生班級信息,則會使老師看不到學(xué)生信息,不能對其實施課業(yè)考核與成績報送。XX高校中部門的劃分過于復(fù)雜,各部門的聯(lián)系也不夠密切,降低了信息傳輸?shù)臏蚀_性[4]。

        三、XX高校建設(shè)信息化教學(xué)管理的策略

        1.推行合理的組織制度,確保項目按時交付

        一方面,推行合理的組織制度保障,進一步彰顯組織保護功能與管理效用;另一方面,也要在人才分配與研發(fā)層面占據(jù)一定的位置?;诮M織制度保障環(huán)境下,高度重視上級領(lǐng)導(dǎo)的指揮,除此之外,項目決策也要有更專業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)進行帶領(lǐng),確保項目能夠按期完成。XX高校教學(xué)管理體系,得到校領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注,便可在人員技術(shù)、物力技術(shù)和財力資源上獲得成效,為項目順利實施提供保障。教務(wù)領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)組織項目,同時還要協(xié)調(diào)好項目進度、人員分配、溝通交流。因此,項目的機構(gòu)方面足夠嚴謹可以有效保證項目的正常進行,各單位都積極參與進去,小組成員互幫互助,有助于項目的開發(fā)管理[5]。

        2.通過信息管理系統(tǒng),構(gòu)建客觀的評價體系

        雖然信息化管理在各大高校中普遍應(yīng)用,但傳統(tǒng)的管理方式仍給當(dāng)前的教育理念帶來一定的影響,需要采用客觀的角度對信息化管理平臺的重要作用進行分析探討[6]。該平臺的建立雖從根本上加強管理效率,但對教學(xué)信息管理系統(tǒng)存在長遠計劃,這種先進、動態(tài)的信息工程,是標準的信息化管理體系,為高校學(xué)生、教師提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。應(yīng)對繁瑣的教學(xué)因素,信息化管理平臺能力相對欠缺。相關(guān)人員需重視此問題,以服務(wù)為基準構(gòu)建平臺,網(wǎng)絡(luò)用戶代表學(xué)生、老師、管理者,廣泛采集網(wǎng)民看法,優(yōu)化項目流程,出現(xiàn)問題及時處理,充分彰顯評價機制的作用及影響。

        3.設(shè)立信息交流平臺,有效提升高校教學(xué)管理人員的管理工作水平

        現(xiàn)如今,多媒體數(shù)字技術(shù)已在各項工作領(lǐng)域中開始使用,尤其是在教育事業(yè)中,使用更為頻繁。高校的教學(xué)管理工作就是通過多媒體技術(shù)開展。如高校教學(xué)管理人員可通過計算機來對學(xué)生實行遠程規(guī)劃管理。當(dāng)學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中碰到困難時,高校教學(xué)管理人員可及時了解并根據(jù)這些問題展開討論研究,豐富管理經(jīng)驗。此外,還可設(shè)立網(wǎng)上信息交流平臺,將平時的教學(xué)管理工作在平臺上進行分享,鼓勵學(xué)校的內(nèi)部人員提出相關(guān)的建議,將所提出的建議進行整體分析,有效推動高校教學(xué)管理工作的有序開展,為高校的未來發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)[7]。

        4.通過信息交流平臺,增強人才的培養(yǎng)

        為了貼合教育部的改革政策,創(chuàng)立了“理論+實踐”的人才培養(yǎng)模式和相應(yīng)的管理體系,以企業(yè)中所需要的人才職位為中心,對人才的培養(yǎng)計劃及時調(diào)整、完善。學(xué)校在培養(yǎng)和管理人才過程中,不能繼續(xù)使用傳統(tǒng)的教育理念,應(yīng)當(dāng)將新時代的教育理念帶入到管理中去。因此,將教師自身豐富的教育管理知識和技巧作為基礎(chǔ),以此來對學(xué)生進行管理教育,促進培養(yǎng)人才的綜合能力。另外,需要加強高校管理人員之間的團隊協(xié)作精神,創(chuàng)建一支優(yōu)秀的教師管理隊伍,進而更好地滿足當(dāng)前學(xué)生的學(xué)習(xí)需求[8]。高校作為學(xué)生通向社會的橋梁,需要建設(shè)一支良好的教師隊伍。因此,一支優(yōu)秀的教師隊伍,可以對學(xué)生管理產(chǎn)生十分重要作用的同時,還為社會提供了全方面的人才資源,從而豐富了學(xué)生的理論、實踐知識,使其更加適應(yīng)當(dāng)前社會的職業(yè)需求。

        5.借助信息化平臺管理,確立切實有效的管理意識

        意識是實踐工作有效展開的先導(dǎo),首先,管理工作者理應(yīng)率先為自身確立正確的管理意識;其次,借助于信息化的管理平臺,提升實踐教學(xué)及相關(guān)管理工作的質(zhì)量水準,以此來為學(xué)生提供高水平的教學(xué)指導(dǎo)和管理督導(dǎo),進而充分發(fā)揮教學(xué)管理的實際效用,推動高校教學(xué)管理的順利進行[9];最后,摒棄以往的管理方式,有效改善高校管理人員對當(dāng)前教育管理的疏漏及較為弱勢的管理作用。高校管理者應(yīng)積極與現(xiàn)代管理理念相接觸,充分接收其中的時代觀念與信息手段,努力沖破傳統(tǒng)隔閡,消除阻礙教學(xué)管理效率的不利因素,積極融入科技因子,增加管理改革力度,優(yōu)化管理實施方式,利用信息化的平臺手段進一步推動高校教學(xué)管理工作的有效開展,并推動其切實實現(xiàn)管理效用。此外,要創(chuàng)建良好的高校教管氛圍來對其教學(xué)管理形成促進作用,在極大程度上可通過信息化平臺形成廣大的意見收集器,匿名化的方式也有助于高校師生切實地融入管理建設(shè)的實施[10]。

        四、結(jié)語

        綜上所述,構(gòu)建管理信息系統(tǒng)對XX高校信息化發(fā)展而言是非常必要的,其可以促使各個子系統(tǒng)更加緊密貼合。通過項目管理法規(guī)劃XX高校教學(xué)管理信息系統(tǒng)建設(shè)流程,根本目的是完成信息整合,為推動高校教學(xué)管理工作實施奠定基礎(chǔ)。以項目管理者為例,綜合考慮管理信息系統(tǒng),創(chuàng)新項目管理理念。著手于項目投資決策,實時追蹤項目全過程,通過推行合理的組織制度,健全資源保障制度,構(gòu)建客觀的評價體系,優(yōu)化線上教學(xué)資源,提升高校教學(xué)管理人員的管理工作水平,來增強人才的培養(yǎng),切實加強教學(xué)管理質(zhì)量,全面促進人才培養(yǎng)的先進性與科學(xué)性。

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