薛飛 國網(wǎng)河南省電力公司新野縣供電公司

近些年，科學技術(shù)的進步讓電子技術(shù)隨之快速發(fā)展起來，電子技術(shù)的應(yīng)用涵蓋了眾多領(lǐng)域，與人民生活工作息息相關(guān)，檔案信息電子化提高了檔案管理的工作效率。供電公司的發(fā)展離不開檔案管理工作，檔案管理在供電公司發(fā)展中的地位越來越重要。在信息化背景下，供電公司優(yōu)化了檔案管理模式，優(yōu)化過程中一些檔案管理問題也逐漸的顯露出來。

一、信息化背景下供電公司檔案管理面臨的問題

供電公司的直接經(jīng)濟效益來源不是檔案管理，因此，部分供電公司管理高層會忽視檔案管理的重要性。高層領(lǐng)導著重關(guān)注電力生產(chǎn)和電力輸出來提升市場競爭力，注重監(jiān)管工作，使得檔案管理邊緣化，從而導致檔案管理員工作態(tài)度不嚴謹、檔案管理意識模糊、檔案管理專業(yè)水平低、不能保證紙質(zhì)檔案的保存?zhèn)浞莺唾Y料整理工作，信息泄露丟失現(xiàn)象普遍。信息化時代，實現(xiàn)了資源共享，同時，也帶來各式各樣的電子病毒和黑客入侵，電子病毒和黑客的入侵，使檔案信息泄漏，或造成不可逆的損壞，嚴重阻礙了供電公司的正常運作。信息檔案種類繁多涉及領(lǐng)域廣泛，對于某些內(nèi)部信息需紙質(zhì)記錄存儲的資料，由于時間過長，檔案管理者忘記記錄時間，為檔案管理工作加大難度。檔案管理制度不完善，不重視信息檔案安全性，檔案管理人員綜合素質(zhì)低下、責任意識模糊，檔案信息分類不明確，存取檔案效率低下。執(zhí)行力度和檔案管理力度不足，違規(guī)操作無人監(jiān)管，無法保證檔案管理信息安全[1]。

二、信息化背景下供電公司檔案管理的有效對策

為了解決供電公司檔案管理出現(xiàn)的問題，保證信息化背景下供電公司檔案管理可以高效運作，下文將闡述六點有效對策，具體如下：

（一）加強對檔案管理的認識，注重宣傳工作

供電公司應(yīng)重視檔案管理工作，在信息化時代沖擊下，檔案管理工作尤為重要。供電公司的企業(yè)檔案是公司成立發(fā)展的重要資料集合，詳細地記錄供電公司的企業(yè)發(fā)展歷程，是供電公司發(fā)展的基礎(chǔ)工作之一。根據(jù)公司檔案記錄的資料，制定供電公司未來的發(fā)展方向和發(fā)展方針。對公司的全面精準地記錄，有利于日后檢查，規(guī)避運行風險、可衡量供電公司管理的水平和提升行業(yè)競爭力。供電公司高層領(lǐng)導要以身作則，帶頭認識檔案管理的重要性，加強宣傳檔案管理的工作作用，增強對檔案管理工作的認識。嚴格要求自己與員工配合檔案管理者的檔案管理工作，推進供電公司企業(yè)檔案管理工作進度[2]。

（二）開展專業(yè)培訓，提高專業(yè)水平

供電公司重視檔案管理工作要完善檔案管理制度，建立完善的檔案管理體系；升級檔案管理設(shè)備，制定檔案管理標準，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化處理或者進行數(shù)字化檔案備份；實行檔案動態(tài)化管理，確保及時調(diào)取檔案，第一時間提取有效信息；提高檔案管理者的檔案管理水平，相關(guān)人員在記錄和備份檔案信息的過程中，要仔細核對檔案內(nèi)容，檢查圖紙和報表是否有錯誤和遺漏之處，并及時和對接人員做好對接工作，保證錄入和備份的信息的安全性、完整性。

（三）優(yōu)化防護網(wǎng)，提高安全性

正視信息化建設(shè)帶來的安全隱患問題，保護供電公司內(nèi)部檔案和客戶隱私是企業(yè)運營的重要環(huán)節(jié)。及時更換升級安全防護設(shè)備和安全密碼；優(yōu)化虛擬防護網(wǎng)，做好安全系統(tǒng)的維護工作，預(yù)防電子病毒和黑客的不法侵入，防止盜取或損壞檔案信息；設(shè)置實名身份驗證，重要信息讀取需要多位高層領(lǐng)導的審批驗證方可讀取，維護監(jiān)控系統(tǒng)，檔案安全出現(xiàn)問題可向相關(guān)負責人了解情況，解決安全漏洞問題，提高檔案信息的安全性。

（四）整合資源，創(chuàng)新服務(wù)

供電公司應(yīng)調(diào)整檔案管理工作模式，組織相關(guān)工作人員進行相關(guān)的法律培訓，設(shè)置檔案權(quán)限，保證內(nèi)部工作人員不泄漏檔案信息。及時更新檔案信息，以便后續(xù)工作的推進。提升檔案管理的開發(fā)利用水平，整合檔案資源信息。征得企業(yè)或個人同意后，通過合法途徑，將公共資源有償性地提供第三方，拓寬檔案管理的服務(wù)范圍。增加資金渠道，完善檔案管理系統(tǒng)，提升供電公司自身的檔案管理水平，同時，滿足社會發(fā)展的需求。

（五）進行檔案分類管理

由于供電公司企業(yè)內(nèi)部資料和客戶信息數(shù)量較大，服務(wù)對象類別繁雜，檔案管理在分類歸檔的過程中要明確檔案信息。例如，針對地區(qū)可設(shè)立地域?qū)ｎ}檔案；根據(jù)客戶或企業(yè)項目需要的不同資料進行編號分類歸檔，放置在客戶或企業(yè)的個體檔案；也可將一方的相關(guān)材料設(shè)置一個檔案，與之合作的另一方提供的材料設(shè)置成另一個檔案，最后在歸放兩個檔案時，可根據(jù)雙方合作關(guān)系歸類到一個專題檔案中，盡可能的發(fā)揮分類專題檔案的作用，提高檔案管理的工作效率。

（六）組建專業(yè)團隊

供電公司檔案管理要規(guī)范化管理工作，注重提高管理工作人員專業(yè)性和綜合素質(zhì)，進行老員工專業(yè)培訓，吸納專業(yè)人才，擴大并打造一支檔案管理的專業(yè)團隊。設(shè)置相關(guān)監(jiān)管部門，提升檔案管理執(zhí)行力度和管理力度。如違規(guī)操作，監(jiān)管部門可酌情對其進行處罰，保證檔案管理信息安全。各司其職，才能保證檔案管理的高效運作。

三、結(jié)論

綜上所述，檔案管理工作一直是供電公司的核心工作，在信息化建設(shè)中起著不可取締的重要作用。盡管供電公司的檔案管理在信息化的沖擊下，面臨困難頗多。為了供電公司在行業(yè)競爭中提高競爭力，檔案管理在實踐中應(yīng)需不斷地調(diào)整工作模式，升級檔案管理設(shè)備，加強相關(guān)人員的安全意識和專業(yè)素質(zhì)，為供電公司將來的發(fā)展，打下良好的基礎(chǔ)。