劉樂 山東省北鎮(zhèn)中學(xué)

在新時(shí)期信息化迅速發(fā)展的要求下，文書檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)。學(xué)校的文書檔案記錄著學(xué)校的發(fā)展歷史數(shù)據(jù)和信息，文書檔案見證著學(xué)校的發(fā)展與進(jìn)步，同時(shí)也為學(xué)校的發(fā)展提供了重要的意見，見證著學(xué)校的發(fā)展與進(jìn)步。因此文書檔案管理工作對(duì)于學(xué)校的發(fā)展有著重要意義，校方也更加重視文書檔案管理工作的開展。本文將對(duì)新時(shí)期下的文書管理工作的重要性進(jìn)行分析并提出一些建議。

一、文書檔案管理工作的重要性

文書檔案工作對(duì)于學(xué)校的發(fā)展有著重要的參考意義，文書檔案工作具有較強(qiáng)的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、細(xì)致性，文書檔案工作的工作內(nèi)容包括文件的收發(fā)、登記、管理、保管等。文書檔案真實(shí)的記錄了學(xué)校的各項(xiàng)工作，時(shí)間證明了文書檔案的利用率逐漸升高，說明了完整詳細(xì)的文書檔案工作是促進(jìn)學(xué)校建設(shè)和發(fā)展必不可少的條件之一。

二、文書檔案管理工作中存在的不足

文書檔案管理工作宣傳力度小，容易遭受相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人的忽略，有些學(xué)校在管理方面缺乏規(guī)范性，對(duì)于檔案的分類、標(biāo)題、目錄等專業(yè)方面的知識(shí)了解片面，管理方法不科學(xué)，沒有建立完善的管理制度。在新時(shí)期信息化迅速發(fā)展的背景下，不能做到與時(shí)俱進(jìn)，目光狹隘，無法跟上時(shí)代的步伐。同時(shí)文書檔案管理工作的工作量大，且繁雜，有些學(xué)校的文書檔案管理方式比較傳統(tǒng)落后，依舊采用手工檢索的方式，從而降低了文書檔案的準(zhǔn)確性、時(shí)效性，影響了文書檔案管理工作的效率。同時(shí)部分文書檔案管理員專業(yè)素質(zhì)較低、無法熟練運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)、工作經(jīng)驗(yàn)不足，從而影響了文書檔案的真實(shí)性和有效性，不利于文書檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展[1]。

三、新時(shí)期文書檔案管理工作的調(diào)整措施

（一）使文書檔案管理信息化

文書檔案管理信息化可以避免因字跡潦草而造成的記錄模糊不清楚問題，有利于信息收集的完整性、準(zhǔn)確性，極大的提高了文書檔案工作的效率，同時(shí)還在一定程度上節(jié)省了人力資源的消耗。同時(shí)，文書檔案管理信息化提高了文書檔案的利用率，有利于實(shí)現(xiàn)資源的共享。增強(qiáng)了使用文書檔案的便利性。學(xué)校可以通過設(shè)立一個(gè)專門的電子化檔案管理平臺(tái)，并且實(shí)時(shí)更新平臺(tái)的硬件，保障信息網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，然后將平臺(tái)內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)與網(wǎng)絡(luò)同步，確保平臺(tái)內(nèi)信息的準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性。將大量的文書檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)的分類、分析，增強(qiáng)了文書檔案的可實(shí)用性，提高了文檔管理的利用率和工作效率，為學(xué)校的教職員工提供了便利，有利于實(shí)現(xiàn)文檔管理工作的價(jià)值[2]。

（二）創(chuàng)新文書檔案管理工作方式，完善檔案管理工作制度

在新時(shí)期信息化迅速發(fā)展的時(shí)代的引領(lǐng)下，文書檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新、不斷完善，以實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)實(shí)中的價(jià)值。反對(duì)“重藏輕用”的文書檔案管理思想，不僅是把文書檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集、整理等，還要注重將擴(kuò)大文書檔案的適用范圍，將文書檔案的價(jià)值擴(kuò)大化。加強(qiáng)文書檔案與社會(huì)發(fā)展的聯(lián)系。學(xué)?？梢酝ㄟ^自我營(yíng)銷的方法加大宣傳文書檔案工作的相關(guān)內(nèi)容，以引起學(xué)校各方面的重視，重視發(fā)展文書檔案工作。同時(shí)積極主動(dòng)參與學(xué)校內(nèi)的一些活動(dòng)，以展示文書檔案活動(dòng)的重要作用。在不斷創(chuàng)新文書檔案管理工作的同時(shí)還要建立比較完善的管理機(jī)制，設(shè)定基本的制度框架，根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況設(shè)計(jì)一些專門的文書檔案管理工作制度，有利于增強(qiáng)文書檔案管理工作的規(guī)范性，詳細(xì)規(guī)劃文書管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，并做好各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接，明確相關(guān)文書管理工作的內(nèi)容和責(zé)任，從而提高管理人員的責(zé)任意識(shí)。在提高文書檔案管理工作的水平的同時(shí)還要重視文書管理工作的執(zhí)行力度，加強(qiáng)對(duì)文書管理人員的規(guī)范，不斷完善文書檔案管理工作的管理制度。

（三）篩選有價(jià)值的文書檔案

文書檔案工作詳細(xì)的記錄了學(xué)校的發(fā)展，為學(xué)校以后的發(fā)展提供了關(guān)鍵性的指導(dǎo)。因此為了提高文書檔案的利用率和價(jià)值，應(yīng)該對(duì)所記錄的文書檔案進(jìn)行詳細(xì)的篩選和分類，避免文檔的重復(fù)，然后做好文書檔案工作的提名工作，進(jìn)行合理的分類，使整理的文書檔案脈絡(luò)清晰，準(zhǔn)確性高，有助于后來的應(yīng)用人員快速找到[3]。

（四）提高文檔管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平

文書檔案管理工作任務(wù)繁重，需要文書檔案管理人員擁有較強(qiáng)的專業(yè)管理素質(zhì)和工作能力。具有較高的靈活性，可以根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況，不同的服務(wù)需求，進(jìn)行專門化、科學(xué)化的服務(wù)，從而提高文檔管理的利用率。在新時(shí)期信息化迅速發(fā)展的條件下，進(jìn)一步選擇提高了文書檔案管理人員的要求，需要應(yīng)試的管理人員能夠比較熟練的掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)時(shí)網(wǎng)絡(luò)同步相關(guān)文書檔案。同時(shí)還需要注重文書檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，文書檔案記錄了許多有關(guān)學(xué)校的數(shù)據(jù)和歷史信息，工作任務(wù)量巨大，需要專門的文檔管理工作具有較強(qiáng)的心理素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)，同時(shí)學(xué)校可以建立比較專業(yè)的文書檔案管理隊(duì)伍在專業(yè)的隊(duì)伍里制定完善的管理制度，引進(jìn)先進(jìn)的文書檔案管理意識(shí)，并且通過較為嚴(yán)格的選拔方式選取專業(yè)的文書檔案管理人員，為了避免文書管理人員對(duì)工作產(chǎn)生懈怠情緒，相關(guān)部門可以進(jìn)行不定期的培訓(xùn)考核以高文書檔案管理隊(duì)伍的責(zé)任意識(shí)和專業(yè)性。從而有利于相關(guān)人員及時(shí)完成相關(guān)信息的收錄、整理，提高文書管理的時(shí)效性、準(zhǔn)確性。

四、結(jié)語

在新時(shí)期信息化迅速發(fā)展的背景下，文書檔案管理工作對(duì)于學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展有著至關(guān)重要的影響，校方應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的管理，確保文書管理工作與時(shí)俱進(jìn)，與時(shí)代接軌，體現(xiàn)時(shí)代的特性。