劉志云

事業(yè)單位的辦公運(yùn)行離不開辦公室的支持，它是單位形象的對外展示，發(fā)揮著綜合協(xié)調(diào)的作用。目前，我國事業(yè)單位辦公室行政管理中存在著一定的問題，不利于辦公人員工作效率的提升以及行政管理工作的健康發(fā)展。本文對當(dāng)前事業(yè)單位行政管理工作中存在的問題進(jìn)行了列舉并提出了一些政策建議，希望能為辦公室行政管理工作的健康發(fā)展提供幫助。

在事業(yè)單位工作管理當(dāng)中，辦公室是一個全面綜合的辦事平臺，它的主要職能包含進(jìn)行業(yè)務(wù)接待，對文件進(jìn)行處理等，是行政管理能力強(qiáng)弱的體現(xiàn)，代表著對外的整體形象。在實際管理當(dāng)中，存在著相關(guān)制度不完善、人才短缺、團(tuán)隊合作能力欠佳等問題，需要進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。

一、新時期事業(yè)單位辦公室行政管理工作的必要性

（一）促進(jìn)事業(yè)單位改革與優(yōu)化

據(jù)有關(guān)資料記錄，我國事業(yè)單位有近130萬家，職工至少有3000萬人，規(guī)模非常大。事業(yè)單位運(yùn)行所需的資金大部分或者完全由國家財政支持，是國家財政支出的重要組成部分。但是，很多事業(yè)單位自身的運(yùn)作機(jī)制存在問題，比如定位不明確、政治事務(wù)不分、機(jī)制不靈活，甚至存在權(quán)力共享等。面對事業(yè)單位自身存在的問題和現(xiàn)狀，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該深刻認(rèn)識到其中的問題，然后進(jìn)行改革與優(yōu)化，比如：明確年度目標(biāo)，制定好年度規(guī)劃，加強(qiáng)單位文化建設(shè)，完善獎懲機(jī)制，提升員工工作的積極性。

（二）推進(jìn)事業(yè)單位的科學(xué)管理

在我國，事業(yè)單位充當(dāng)著社會服務(wù)的角色，它是國家機(jī)關(guān)為實現(xiàn)社會福利而創(chuàng)辦，或者是由其他組織機(jī)構(gòu)等為從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動而創(chuàng)辦，由于事業(yè)單位管理缺乏科學(xué)性以及合理性，目前我國部分事業(yè)單位存在著人員過剩、人才缺乏、職能劃分不明等問題，基于這些問題，實現(xiàn)事業(yè)單位辦公室管理的科學(xué)性勢在必行。事業(yè)單位辦公室管理過程中，不應(yīng)該直接照搬傳統(tǒng)的辦公室行政管理模式，應(yīng)該推行科學(xué)管理，提升辦公室管理質(zhì)量和效率。

（三）有利于事業(yè)單位健康發(fā)展

貪污腐敗問題是一個社會問題，在事業(yè)單位當(dāng)中也不免有思想不正而做違法亂紀(jì)事情的人，所以，應(yīng)該加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室管理工作，減少此類事件發(fā)生。事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對工作人員的思想教育，并且要嚴(yán)格按照法律、法規(guī)和章程來管理單位內(nèi)大大小小的事物。相關(guān)監(jiān)督部門，要認(rèn)真履行監(jiān)督職責(zé)，如若發(fā)現(xiàn)違法亂紀(jì)或者思想不正的行為，要根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，不斷促進(jìn)事業(yè)單位辦公室管理健康發(fā)展。

二、辦公室行政管理工作中存在的問題

（一）缺乏嚴(yán)格的行政管理制度

近些年我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，并且經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生了變化，為適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，我國政府機(jī)構(gòu)也隨之進(jìn)行了調(diào)整，并且調(diào)整規(guī)模較大，這使得辦公室管理工作內(nèi)容變得更加復(fù)雜，出現(xiàn)了很多弊端和漏洞。事業(yè)單位辦公室管理改革沒有跟上社會經(jīng)濟(jì)體制以及政府改革的步伐，很多社區(qū)的服務(wù)人員工作效率較低，因此，辦公室行政管理模式的不兼容導(dǎo)致了單位內(nèi)部管理的漏洞，行政管理制度的缺失不利于事業(yè)單位的健康發(fā)展。

（二）人才短缺影響管理職能的發(fā)揮

事業(yè)單位辦公室是一個綜合事物型的平臺，它涉及到的職能比較多，相對來說較復(fù)雜，不僅需要協(xié)調(diào)和多部門之間的工作聯(lián)系，還要肩負(fù)起文件管理、保密管理、會議記錄、監(jiān)督、目標(biāo)管理考核等工作職能。這對于員工的工作能力要求很高，既要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力還要有較高的綜合素質(zhì)，但是目前部分事業(yè)單位對于這樣的人才比較缺乏。很多辦公室管理人員對工作缺乏熱情和主動性，很多事項的推進(jìn)都比較被動，只是配合執(zhí)行，員工缺乏積極進(jìn)取和奮斗意識，需要多部門協(xié)作的事項很容易被擱置，處理完成耗時較久，這也造成了事業(yè)單位管理工作整體效率的低下。

（三）辦公室作風(fēng)建設(shè)存在的問題

辦公室作風(fēng)問題一直是一項難題，它長期存在且形式多樣，主要有：事業(yè)單位辦公室工作人員之間拉幫結(jié)派，對于工作比較懈怠，很多事項都不認(rèn)真完成，只是敷衍了事，流于表面，還有的對于單位組織的學(xué)習(xí)培訓(xùn)等不認(rèn)真參與，出現(xiàn)不學(xué)或者假學(xué)的情況。

事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對辦公作風(fēng)建設(shè)問題的管理，完善相關(guān)制度并要切實落實，不要因為辦公作風(fēng)問題拖累事業(yè)單位的科學(xué)健康發(fā)展。

（四）團(tuán)隊協(xié)作意識不強(qiáng)

前文提到，事業(yè)單位辦公室是一個綜合事物平臺，它對于團(tuán)隊協(xié)作能力要求較高，很多工作事項都是需要各環(huán)節(jié)工作人員共同推進(jìn)來實現(xiàn)，需要辦公室工作人員具有較強(qiáng)的團(tuán)結(jié)意識和責(zé)任感。但是，當(dāng)前，很多事業(yè)單位的部分工作人員缺乏大局意識和團(tuán)結(jié)友愛精神，自我意識較重，不利于團(tuán)隊協(xié)作管理的推進(jìn)。

三、辦公室行政管理工作的幾點(diǎn)思考

（一）改變管理方式，提高服務(wù)意識

事業(yè)單位本身就是為幫助實現(xiàn)國家福利政策而創(chuàng)建，處理問題時，要著眼大局，不要拘泥于小部門或者個人的利益，同時也要意識到一個小團(tuán)隊的利益并犧牲整個團(tuán)隊的整體利益。因此，單位的決定和領(lǐng)導(dǎo)集體的決定必須認(rèn)真履行，在工作對接中，保持良好的態(tài)度和耐心，在接待客戶以及跨部門協(xié)作溝通中都要積極熱情。所有工作的出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)必須放在整體形勢和全局的高度上，這樣我們才能正確處理關(guān)系的方方面面。單位辦公室的行政管理應(yīng)以單位的利益為基礎(chǔ)，為社會服務(wù)，避免以管理為管理的理念。必須摒棄形式主義，追求實效;要嚴(yán)格控制財政支出，防止鋪張浪費(fèi)，注意勤儉節(jié)約;有必要根據(jù)單位的實際需要，選擇合理靈活的方式。最高原則必須是單位的利益，消除不適當(dāng)?shù)墓芾砟Ｊ健Ｆ浯?，要加?qiáng)與實際情況的結(jié)合。事業(yè)單位行政人員的職業(yè)道德修養(yǎng)是提高本單位行政能力，培養(yǎng)其責(zé)任感和忠誠度，以身作則的基礎(chǔ)。它在執(zhí)行本單位的規(guī)章制度方面起主導(dǎo)作用，并成為一名能夠了解該服務(wù)的辦公室管理員。

（二）建立健全辦公室行政管理制度

辦公室作風(fēng)問題的存在，主要與辦公室管理制度不完善具有主要的關(guān)系，所以需要建立健全辦公室管理制度。對于一些事項進(jìn)行明確的規(guī)定和說明。對于違法亂紀(jì)的行為要進(jìn)行嚴(yán)格的處罰和懲治，對于表現(xiàn)較好的的工作人員要進(jìn)行表彰，適當(dāng)給予現(xiàn)金獎勵等。制度建立之后要切實落實，完善監(jiān)督舉報機(jī)制，加強(qiáng)工作人員之間的互相監(jiān)督，保障新的辦公室管理制度能夠順利推行。要提示工作人員的整體素質(zhì)，從思想上杜絕不良作風(fēng)的出現(xiàn)，切實保障辦公室管理科學(xué)健康發(fā)展。

（三）不斷提高事業(yè)單位團(tuán)隊的協(xié)作精神

事業(yè)單位辦公室的工作是復(fù)雜的，每個人的工作任務(wù)與責(zé)任不僅相同。寫作工作可以由部分職員獨(dú)立完成，有些工作只能由大家共同完成。因此，對于我們應(yīng)該注重如何提高辦公室團(tuán)隊團(tuán)結(jié)合作精神。只有良好的合作關(guān)系才能帶來最大的利益。其次，辦公室里有很多的工作，比如交流和收發(fā)。因此，在辦公室工作中需要處理大量的日常繁瑣任務(wù)，這也給很多辦公室人員帶來了挑戰(zhàn)。同時，還需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和掌握辦公室的工作，不僅要了解辦公室的基本業(yè)務(wù)知識，而且還掌握單位的工作的進(jìn)展和當(dāng)前關(guān)鍵任務(wù)，真正處理所有事務(wù)和為人民服務(wù)。

（四）對管理方法創(chuàng)新，提高工作效率

辦公室管理是否科學(xué)直接關(guān)系到管理系統(tǒng)是否能夠協(xié)調(diào)運(yùn)行，辦公室工作內(nèi)容混雜、聯(lián)系廣泛、工作量大，在新時期科學(xué)發(fā)展下，電子計算機(jī)也被廣泛地應(yīng)用到了辦公室工作中。辦公室自動化為辦公信息采集、記錄、文件傳輸和處理等都帶來了便利，不僅工作效率顯著提高，同時也讓辦公室從傳統(tǒng)經(jīng)驗管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代科學(xué)管理。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)大量支持辦公自動化流程，提高對辦公室自動化的重視力度，工作人員也應(yīng)該積極學(xué)習(xí)和掌握辦公自動化技術(shù)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高工作效率，如門戶網(wǎng)站、QQ工作群、微信工作群等。

（五）建立相互學(xué)習(xí)與協(xié)作意識

事業(yè)單位綜合辦公室工作需要大家寫作共同完成，因此工作人員要具備很強(qiáng)的團(tuán)隊寫作一是，只有互相團(tuán)結(jié)才能讓工作任務(wù)保質(zhì)保量的完成。工作人員必須樹立大局意識，工作中做到相互學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短，團(tuán)結(jié)一致，共同進(jìn)步，密切合作，在工作之余還可以積極參加單位集體活動以營造出辦公室乃至整個單位的良好工作氛圍，打造出積極進(jìn)取與團(tuán)結(jié)奮進(jìn)的隊伍，這樣才有利于促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

（六）對辦公室崗位進(jìn)行精細(xì)化分工

事業(yè)單位綜合辦公室的行政管理工作比較復(fù)雜，領(lǐng)導(dǎo)臨時交代事項比較多，因此在實際的辦公當(dāng)中，辦公室部分崗位均為隨機(jī)設(shè)置，因而存在著崗位分工模糊、工作分配不到位、職權(quán)重疊、崗位銜接空白等問題，容易造成相互推諉責(zé)任、遇事不處理或者多人反復(fù)處理同一事務(wù)的情況，不僅浪費(fèi)人力還造成資源浪費(fèi)，大大降低了工作效率。針對上述情況，辦公室各項任務(wù)與各個崗位必須詳細(xì)梳理，按照行政管理工作實際對崗位進(jìn)行合理設(shè)置與細(xì)化分工，明確崗位職責(zé)，保證崗位職責(zé)不出現(xiàn)重疊現(xiàn)象，不同崗位工作銜接順暢，提高行政工作的時效性、針對性，全面提高行政管理工作的精細(xì)化水平。

四、結(jié)語

由此可見，行政管理對于事業(yè)單位而言是管理的核心內(nèi)容，事業(yè)單位管理部門要求行政管理工作實施必須闊時到位，從而才能讓既往管理中的混亂形象得到解決，達(dá)到提高管理效率、節(jié)約管理成本的目的，從而保證單位的穩(wěn)定發(fā)展。事業(yè)單位辦公室在面對新形勢與新任務(wù)下，對工作也有了更高的要求，面臨著新的挑戰(zhàn)，辦公室作為事業(yè)單位的中樞部門，必須梳理正確的工作理念，與時俱進(jìn)，對管理方式方法不斷創(chuàng)新，對辦公行政管理體系不斷完善，進(jìn)而保證辦公行政職能充分發(fā)揮，促進(jìn)單位的穩(wěn)步發(fā)展。

（作者單位：鹽城工學(xué)院）