蒙暑姿

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，國家教育信息化改革的不斷深化推進，高校紛紛加強自身的信息化校園建設(shè)。辦公室作為高校溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的重要樞紐部門，也在逐步優(yōu)化傳統(tǒng)的管理模式，實施“文檔一體化管理”改革。文件與檔案工作都是辦公室的基礎(chǔ)性工作，在內(nèi)容管理上具有一定的一致性、相關(guān)性等關(guān)聯(lián)特點，因此將二者有機結(jié)合，探索科學(xué)、規(guī)范、高效的文檔一體化管理改革措施，能夠更好地發(fā)揮兩者的優(yōu)勢，提高辦公效率，加快辦公現(xiàn)代化的進程，為高校各部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，進而推進高校信息化建設(shè)。

檔案由文件轉(zhuǎn)化而來，文件是檔案的前提，檔案是文件的延伸和發(fā)展，因此高校辦公室文檔一體化管理即管理人員利用信息技術(shù)，有效整合辦公室文件和檔案管理，形成一個有機整體，最大化發(fā)揮二者存史、留憑、資政、育人等教育價值，更好地提高辦公效率，加快辦公現(xiàn)代化的進程，為高校各部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，進而推進高校信息化建設(shè)。由于當前但是在辦公實踐中，由于文檔一體化管理意識薄弱、模式單一、標準負責(zé)、技術(shù)繁雜等原因影響，導(dǎo)致文檔一體化管理總體水平還是相對滯后，因此盡快總結(jié)滯后現(xiàn)狀，并針對其原因，進行優(yōu)化，是高校辦公室做好文件與檔案一體化管理工作亟需解決的問題。

一、高校文件和檔案管理現(xiàn)狀及成因分析

經(jīng)辦公調(diào)查，高校文件和檔案管理中主要存在“歸檔信息不同步、存檔格式不統(tǒng)一、資源數(shù)據(jù)不共享、文檔管理水平低”四大關(guān)鍵現(xiàn)狀，在結(jié)合現(xiàn)狀后對該現(xiàn)狀進行分析后，其成因主要存在文檔管理“模式傳統(tǒng)、標準復(fù)雜、技術(shù)繁雜、人員意識薄弱”等因素。具體內(nèi)容如下：

（一）文檔人員意識薄弱，導(dǎo)致文檔管理水平低。

雖然在學(xué)校教育信息化的推動下，雖然高校辦公室人員也加強了信息化辦公水平，但是受傳統(tǒng)教學(xué)文件和檔案分離管理的傳統(tǒng)觀念影響，辦公人員文檔一體化管理意識薄弱，導(dǎo)致上級不重視，下級無所謂，沒有組建文檔一體化組織機構(gòu)，一體化技術(shù)運用不充分，無法充分發(fā)揮文檔一體化“一次輸入、多次輸出”的優(yōu)勢，整體提升管理水平。

（二）文檔管理模式傳統(tǒng)，導(dǎo)致歸檔信息不同步。

在日常教學(xué)辦公中，發(fā)現(xiàn)很多學(xué)?；顒拥膭討B(tài)事件都無法及時歸檔。例如辦公室各部門分別將自己負責(zé)重大活動新聞事件都及時發(fā)布到了學(xué)校的微博、網(wǎng)絡(luò)論壇、學(xué)院校園網(wǎng)站以及微信公眾平臺上，但是卻都未被及時歸檔。這主要是受傳統(tǒng)管理模式影響，即各個辦公部門各司其職，在工作溝通上效率低，導(dǎo)致文件和檔案在分類、整理、堅定、編目等上管理進程停滯不前。

（三）文檔管理標準復(fù)雜，導(dǎo)致存檔格式不統(tǒng)一。

由于文件和檔案管理的開發(fā)系統(tǒng)千差萬別、辦公人員管理風(fēng)格迥異、管理存儲制度沒有統(tǒng)一，造成文件和檔案的管理格式、模板與標準同樣存在極大差別，無法被各部門進行有效采用，導(dǎo)致浪費大量時間和經(jīng)歷。文件和檔案本屬于同一事物在不同階段的處理狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的管理格式標準，勢必會在制度上、方法上、標準上影響文檔一體化的管理進度。

（四）文檔管理技術(shù)繁雜，導(dǎo)致資源數(shù)據(jù)不共享。

當前由于學(xué)校信息化發(fā)展，各部門都具備一定的辦公系統(tǒng)，如招生系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、辦公辦文系統(tǒng)等，各類系統(tǒng)各自在自身職能上發(fā)揮了優(yōu)勢作用，節(jié)約了辦公時間，輔助了教學(xué)質(zhì)量，但是由于這些系統(tǒng)之間的開發(fā)商、設(shè)計技術(shù)、使用標準等的本質(zhì)不同，導(dǎo)致它們之間并無任何聯(lián)系，造成各自數(shù)據(jù)不匹配，資源相互隔離，文檔無法共享，依然無法更好地提升文檔一體化管理效率。

二、高校辦公室做好文件與檔案一體化管理工作建議

（一）轉(zhuǎn)變文件與檔案的管理思想

高校辦公人員文檔一體化的管理思想決定了他們對管理工作認識和態(tài)度。文件管理與檔案管理是一個不可割裂的、根據(jù)科學(xué)技術(shù)的進步而不斷發(fā)展的動態(tài)工程，因此實施文檔一體化管理，必須樹立發(fā)展思維，通過全方位、全過程、全方面的思想培養(yǎng)和加強，與時俱進地轉(zhuǎn)變辦公人員傳統(tǒng)的管理觀念，走出誤區(qū)，提高認識，武裝理論。首先通過理論學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)變思想觀念。加大文檔一體化管理的宣傳培訓(xùn)，在理論學(xué)習(xí)中，促使辦公人員全面認知“文檔一體化”管理的價值和意義，切實轉(zhuǎn)變管理理念、思維方式、工作方法、技術(shù)運用等;其次通過實操鍛煉轉(zhuǎn)變思想觀念。選定合適的文檔一體化系統(tǒng)后，在該平臺中進行實操練習(xí)，鍛煉辦公人員的理論學(xué)習(xí)、動手能力、創(chuàng)新能力等，使大家逐步深化認識，達到共識。最終加強辦公人員對“文檔一體化”管理理念具備一種全面、客觀、科學(xué)的認識，強化文檔一體化意識，重視規(guī)范化建設(shè)，打破當前的文件工作和檔案工作分散、獨立的管理弊端，真正最大化地發(fā)揮二者存史、留憑、資政、育人等教育價值，形成一個高效、優(yōu)化、全面與科學(xué)的有機整體，更好地提高辦公效率。

（二）完善文檔一體化管理組織機構(gòu)

強有力的組織機構(gòu)，能夠發(fā)揮系統(tǒng)化的專業(yè)力量，最大化地達到組織目的。隨著高校教育外界溝通節(jié)奏的加快，學(xué)生、教師、學(xué)校、招聘單位等各個雀替對文件查閱、檔案檢索的需求不斷提高，高校辦公室亟需做好文件與檔案管理一體化管理工作，因此建立一個完善的文檔一體化管理組織機構(gòu)，承擔辦公室所有的文檔一體化管理工作和職責(zé)，能夠有力地滿足這種高速發(fā)展要求。首先，這種組織結(jié)構(gòu)的建設(shè)，至少從管理觀念和思維上，能夠引起高校辦公人員的重視;其次一切文檔一體化管理工作的實施，都可以立足該組織機構(gòu)，有計劃、統(tǒng)一化、規(guī)范化、系統(tǒng)化地開展開來;再者建設(shè)文檔一體化管理組織機構(gòu)，還能充分發(fā)揮組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢作用，完成文檔一體化管理的頂層設(shè)計，建立專業(yè)、規(guī)范的管理體系，制定系統(tǒng)、變準的管理制度，設(shè)計統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的操作流程，開展系統(tǒng)化、專業(yè)化、規(guī)范化的知識、技術(shù)、素質(zhì)等學(xué)習(xí)培訓(xùn)。最終利用思維導(dǎo)圖建設(shè)完善的組織機構(gòu)架構(gòu)圖，進行明確的管理分工、分組和協(xié)調(diào)合作，確保文件和檔案從生成到運轉(zhuǎn)、歸檔等全過程都能保證數(shù)據(jù)、信息流的安全、暢通。

（三）搭建文檔一體化管理校園平臺

“互聯(lián)網(wǎng)+教育”、數(shù)字化校園建設(shè)的不斷發(fā)展，以及“教育信息化2.0”新理念的提出，對高校教育信息化的發(fā)展提出了更高的標準和要求，因此高校辦公室文檔一體化管理必須加強自動化辦公軟件和硬件的全面更新和升級。辦公室是聯(lián)通學(xué)校上下各個部門和組織的樞紐部門，想要確保整體文件和檔案溝通的順暢與方便，應(yīng)應(yīng)根據(jù)學(xué)校整體情況，精心選擇最大化適合整體文檔一體化管理的硬件和軟件，并建立規(guī)范的管理體系，搭建成高效的文檔一體化管理校園平臺，為高校文檔一體化管理提供有力的重要工具。在當前的平臺建設(shè)中，由于經(jīng)濟利益影響，常出現(xiàn)搭建粗糙、應(yīng)用流于形式、軟件質(zhì)量不高、功能較為局限、靈活性不強、安全性較低等弊端，因此高校在搭建文檔一體化管理校園平臺時，應(yīng)避開這些弊端，結(jié)合部門實際，選擇使用“功能性全、兼容性強、應(yīng)用性好、智能程度高、個性化便捷”的文檔一體化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件和檔案的生成一體化、管理一體化、利用一體化、規(guī)范一體化，以滿足各部門在不同階段之間的文檔收集、傳閱、溝通、審核、修改、利用等等。

（四）加強文檔一體化管理人員培養(yǎng)

文檔管理人員是高校開展文檔一體化管理的實施主體，其管理素質(zhì)和水平在實施過程中具有決定性作用。正所謂“打鐵必須自身硬”，因此加強高校辦公室人員的一體化管理培養(yǎng)，是做好文檔一體化管理工作的有效路徑。首先應(yīng)健全長效機制，完善一體化管理培養(yǎng)制度。凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，培養(yǎng)高素質(zhì)的一體化管理辦公人員，絕非一朝一夕之功，而應(yīng)將其作為長期戰(zhàn)略計劃，納入辦公室發(fā)展規(guī)劃中，健全合理、科學(xué)、有效并可持續(xù)發(fā)展的培養(yǎng)機制，如建立健全容錯糾錯機制、建立健全激勵機制、建立健全監(jiān)督機制等，提高辦公人員對文檔進行合理、科學(xué)的管理。二是實現(xiàn)精準化培訓(xùn)，加強人員學(xué)習(xí)內(nèi)容培養(yǎng)。學(xué)習(xí)是成長的根本動力，而作為承載學(xué)習(xí)內(nèi)容的培訓(xùn)形式和方法，在具體實踐中卻嚴重存在著針對性不夠、實效性不足、操作性不強的問題，導(dǎo)致培訓(xùn)缺乏新意、效果不良，因此應(yīng)堅持德才兼?zhèn)湓瓌t，抓好“干什么學(xué)什么、缺什么補什么”的重點，對一體化管理思維不足、實操技能不高、創(chuàng)新意識不強的辦公人員分別進行精準化培訓(xùn)。三是堅持嚴格化標準，優(yōu)化人員監(jiān)督考核。考核監(jiān)督作為檢驗辦公人員文檔一體化管理能力的有效方式，應(yīng)加強“部門考核監(jiān)督、自我考核監(jiān)督”方法，爭取建立一套因人制宜的科學(xué)監(jiān)督機制，真正地做好文檔一體化辦公室人員培養(yǎng)的監(jiān)管工作。

（五）加強文檔一體化管理安全意識

除了上述幾種做法外，還應(yīng)做好高校辦公室文件和檔案一體化管理的安全工作。文件和檔案是記錄高校成長與發(fā)展物質(zhì)記錄，更是高校珍貴的精神財富，確保文件和檔案能夠安全、永久的保存，是保護這些財富的必然手段。再加上當前信息全球化的迅猛發(fā)展，黑客攻擊、病毒攻擊等時刻威脅著高校檔案的安全，具備安全信息意識已是當今辦公室人員的重要工作戰(zhàn)略。作為檔案工作者，首先應(yīng)學(xué)會對文檔進行分析，必須學(xué)習(xí)一體化安全管理加密技術(shù)，對歸檔的全過程進行一體化安全處理;其次還應(yīng)對無效的文檔進行一體化安全銷毀，掌握紙質(zhì)和電子文檔的分類銷毀方法，確保存有涉密、重要信息的已銷毀文件和檔案無法恢復(fù);再者還要掌握應(yīng)對文檔管理險情的應(yīng)急救援能力，制定應(yīng)急預(yù)案，達到快速有效救援，減少損失，切實最大限度地防止自然或人為等因素對檔案資料可能造成的損害。

三、結(jié)語

文件和檔案的管理在高校辦公室工作中，看似都是些簡單小事，實在事關(guān)高校文化的傳承、精神的接力，直接影響學(xué)校的長久發(fā)展，因此實施文檔一體化管理，最大化發(fā)揮二者存史、留憑、資政、育人等教育價值，更好地提高辦公效率，責(zé)任重大，使命艱巨，作為高校辦公室人員，必須用心做好，有始有終，力爭為各部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，進而推進高校信息化建設(shè)。

（作者單位：廣西科技師范學(xué)院）