◎孟翔鵬 王茜 段云云

如今信息化技術(shù)發(fā)展迅猛，基于信息化系統(tǒng)的電子文件資料管理逐步替代了傳統(tǒng)紙質(zhì)資料的管理方式，電子化資料保管、傳閱快速便捷，安全性好，可長期保存不丟失。隨著各類信息化管理輔助工具的應(yīng)運(yùn)而生，電子文件資料管理模式逐步普及和發(fā)展，管理流程高效率和便捷性是其顯著的特點(diǎn)。作為存放大量文件資料的場所，資料室過去采用的手工明細(xì)、臺(tái)帳記錄，實(shí)物保存紙質(zhì)檔案的管理模式，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法適應(yīng)當(dāng)今科技飛速發(fā)展和資料管理的需求，為此，基于信息化管理系統(tǒng)的資料電子化管理改進(jìn)已經(jīng)刻不容緩。

一、傳統(tǒng)資料管理方式的不足

首先，傳統(tǒng)資料檔案的管理過程復(fù)雜，需要較多的人力資源進(jìn)行資料錄入、擺放、清點(diǎn)、查找等工作，特別是資料的替換、相應(yīng)臺(tái)帳的更新及新資料的傳閱工作，過程非常繁瑣，效率低下。不同人員負(fù)責(zé)不同機(jī)型、不同類型的資料管理，如民機(jī)圖紙、軍機(jī)資料、膠板等，每天主要工作是將檔案館新發(fā)資料進(jìn)行替換更新，新資料替換后，舊資料需要打包并放置到專門位置待處理，資料替換后還需手動(dòng)登記更新臺(tái)帳，完成以上工作后就是資料的傳閱工作，由各級傳閱人員簽字確認(rèn)后交給下一個(gè)傳閱人，最后回到資料室進(jìn)行歸檔，有時(shí)傳閱人臨時(shí)不在，則紙質(zhì)資料一直在傳閱人處流轉(zhuǎn)，可能造成資料丟失。

其次，傳統(tǒng)資料檔案依靠紙質(zhì)媒介進(jìn)行信息存儲(chǔ)和交換，很難長期完好保存，且使用不便。傳統(tǒng)資料材質(zhì)一般為普通紙張，紙質(zhì)資料易磨損，極易造成資料內(nèi)容磨損或丟失，造成工作延誤引起重大質(zhì)量損失；另外，紙質(zhì)資料只能供給一個(gè)人查看使用，若多人需要查看，首先是只能排隊(duì)等候，其次是采用備份的方式，同一份資料復(fù)制一套供其他使用者使用，但復(fù)制的資料的更新和維護(hù)如果沒有和原資料同步則會(huì)出現(xiàn)問題，嚴(yán)重情況下會(huì)導(dǎo)致產(chǎn)品設(shè)計(jì)更改錯(cuò)誤。

因此，改變目前傳統(tǒng)的資料管理方式勢在必行。

二、改進(jìn)總體思路

1.可以充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)資料信息的高度集成、共享，實(shí)現(xiàn)資料信息化與本單位信息化管理的同步規(guī)劃、實(shí)施。

2.充分發(fā)揮EXCEL 服務(wù)器平臺(tái)的優(yōu)勢，開發(fā)資料管理表單，界面簡潔統(tǒng)一，日常管理流程轉(zhuǎn)化為功能按鍵，提升管理效率。

3.由于電子檔案文件存儲(chǔ)的特殊性，使其具有了對保存場地的環(huán)境要求不高的特點(diǎn)，結(jié)合生產(chǎn)技術(shù)改進(jìn)，降低實(shí)物資料的產(chǎn)生數(shù)量，改為電子資料，從而可以大大地降低管理成本。

三、改進(jìn)技術(shù)方案和流程

1.資料接收上帳工作。

資料員在從檔案館取回資料后上賬，為提高工作效率，避免不必要的重復(fù)性工作，在服務(wù)器內(nèi)建立與原有記錄表格相同的信息化表單。

資料新增：在對應(yīng)包的明細(xì)中新增行記錄。打開登記表單，選擇機(jī)型后，添加文件號(hào)、資料名稱、版次、頁碼信息等，保存后完成文件資料的錄入。

資料換版：系統(tǒng)中舊版本記錄保留，添加報(bào)廢標(biāo)志。

2.資料借閱歸還流程與記錄。

借閱：設(shè)計(jì)員模糊輸入機(jī)型號(hào)段，通過查閱得到資料包編號(hào)，再打開表單，填寫胸卡號(hào)、資料包，最后保存即可。

歸還：打開表單后，填寫借閱人胸卡號(hào)和所借資料包編號(hào)，保存即可。

這里需要注意的是，首先資料包應(yīng)整包借閱，不可單獨(dú)借閱某份資料；其次，資料包借閱期限為14 個(gè)自然日，到期辦理歸還重新借閱。

3.資料傳閱流程與記錄。

按照3.2 中要求完成資料錄入后，如果選擇傳閱人后再填寫其他信息并保存，則系統(tǒng)自動(dòng)生成新的傳閱表單。新生成的技術(shù)資料傳閱帳，通過選擇傳閱單位，由預(yù)設(shè)的單位或部門負(fù)責(zé)人完成資料傳閱，系統(tǒng)自動(dòng)生成電子簽名。

圖1 文件資料登記賬

4.資料數(shù)據(jù)庫的建立與維護(hù)。

新建立的數(shù)據(jù)庫細(xì)化到每一份資料，包括但不限于編號(hào)，名稱，版本，接收日期，包編碼。數(shù)據(jù)庫包含每包的借閱記錄，或者用表單調(diào)取借閱記錄。初始數(shù)據(jù)庫的建立借鑒資料員的EXCEL帳，盡量減少創(chuàng)建時(shí)間，避免影響后續(xù)工作。

5.其他流程改造。

資料室除紙質(zhì)資料外，膠版（一種用來檢驗(yàn)樣板產(chǎn)品的聚酯薄膜）占用了近一半的存儲(chǔ)空間，現(xiàn)在通過技術(shù)流程改造，變更樣板檢驗(yàn)方式，膠版只作為電子數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔，或者在需要的時(shí)候作為臨時(shí)輔助手段配合樣板檢驗(yàn)，不必長期儲(chǔ)存，極大的節(jié)省了存放空間，同時(shí)通過優(yōu)化交接管理流程，提升了資料員與工人明膠板對接效率。

四、實(shí)施效果

1.基于EXCEL 服務(wù)器的電子資料管理工作效率顯著提升。

基于EXCEL 服務(wù)器表單開發(fā)的資料管理系統(tǒng)，能夠有效避免傳統(tǒng)資料管理中的錄入、存儲(chǔ)、傳閱等繁瑣的工作流程，通過表單的一鍵填報(bào)，能夠快速錄入資料并實(shí)現(xiàn)在線傳閱，電子資料能夠有效保障資料的完整性，修改便捷，傳閱及時(shí)快速，避免了實(shí)物資料管理的弊端，人與資料的交互交接過程更加簡單高效，效率增幅可達(dá)70%以上。

2.基于EXCEL 服務(wù)器的電子資料管理成本下降。

通過系統(tǒng)平臺(tái)管理，資料管理人員需求量大幅下降，原本需要3 人完成的工作1 人完全可以勝任，重復(fù)性工作大幅減少；因?qū)嵨镔Y料數(shù)量減少，其損耗也相應(yīng)下降。例如因工作流程改進(jìn)，膠板生成量減少，降低了庫存壓力，工人借用膠板的流程也能夠通過系統(tǒng)完成

五、結(jié)論

綜上所述，基于EXCEL 服務(wù)器的資料數(shù)字化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，解決了傳統(tǒng)資料管理中的痛點(diǎn)，極大提升了管理效率，降低管理成本，通過資料本體和流程的線上轉(zhuǎn)化，今后通過數(shù)據(jù)可視化分析系統(tǒng)的連接和調(diào)取，能夠更加方便的監(jiān)控資料管理動(dòng)向，為資料管理的進(jìn)一步發(fā)展和改善提供了便利。本方法目前已在工作中正式應(yīng)用，效果顯著，相信在不久的將來，通過技術(shù)革新，不斷涌現(xiàn)出更新更好的管理模式，使航空產(chǎn)業(yè)不斷進(jìn)步發(fā)展。