劉琦

摘要：當(dāng)前我國人事檔案管理工作正處于創(chuàng)新、改革和完善的關(guān)鍵階段。近些年，我國各類組織越來越意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，也認(rèn)識(shí)到了信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的價(jià)值。新公共服務(wù)理論提出，事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)該服務(wù)于公共利益。即關(guān)注公眾的權(quán)益，整合信息資源，為公眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。這一理論的提出，揭露了事業(yè)單位人事檔案管理與服務(wù)模式在當(dāng)前運(yùn)行過程中存在的管理理念滯后、管理現(xiàn)代化水平不高、服務(wù)體系不完善問題，也為事業(yè)單位人事檔案管理革新提供了良好的借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理創(chuàng)新;服務(wù)模式

引言

人事檔案管理在合理開發(fā)人才資源、推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位良性運(yùn)轉(zhuǎn)等方面發(fā)揮著重要作用。隨著我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革的深入推進(jìn)，人事檔案管理工作的重要作用日益突顯，對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提出了很多新要求，事業(yè)單位檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新和優(yōu)化管理理念，才能更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作仍存在一些問題，比如對(duì)檔案管理重視程度不足、專業(yè)人才匱乏，制度不健全等影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位其他工作的有序開展。影響了事業(yè)單位良性運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，需要進(jìn)一步提出切實(shí)可行的對(duì)策，不斷優(yōu)化和提升檔案管理工作，才能確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開展。

1人事檔案管理工作存在的問題和不足

1.1人事管理信息化程度低下

如今，我國大多數(shù)的事業(yè)單位并未重視人事管理的現(xiàn)代化發(fā)展，仍然采用著傳統(tǒng)的人事管理方法，雖然大部分的事業(yè)單位都增加了電腦來輔助人事管理人員工作，但是在工作過程中，大部分的數(shù)據(jù)、信息處理仍主要依靠人力，且由于絕大部分都是重復(fù)性的計(jì)算、統(tǒng)計(jì)工作，數(shù)據(jù)量一旦過大就容易導(dǎo)致工作差錯(cuò)的增多、導(dǎo)致工作效率下降。同時(shí)，因?yàn)榻?jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位工作效率就有了更高的要求，一些事業(yè)單位為了提高工作效率，就不斷增加事業(yè)單位部門的人數(shù)，將部門間的分工、聯(lián)系更加細(xì)化、緊密，這就導(dǎo)致了人事管理工作變得更加困難，傳統(tǒng)的人事管理工作方法嚴(yán)重阻礙了工作效率的提升。人事管理高效率是時(shí)代所需，但是大部分事業(yè)單位不重視或者是忽視了人事管理信息化的重要性，無法在短時(shí)間內(nèi)了解全面的或者個(gè)人的人事檔案信息。

1.2忽視了人事檔案管理工作的重要性

人事檔案管理工作具有一定復(fù)雜性和瑣碎性，而且表現(xiàn)的業(yè)績水平并不突出。因此，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位忽視了人事檔案管理的重要性，認(rèn)為人事檔案管理在平時(shí)的工作中意義不大，并且簡單地把檔案管理停留在資料的收集、整理和保管上，對(duì)人事檔案管理工作要求僅僅停留在不丟失、不泄密和應(yīng)付檢查上，不需要相關(guān)的專業(yè)理論知識(shí)，直接造成檔案管理工作的形式化、被動(dòng)應(yīng)付以至于管理混亂，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的建設(shè)。

2事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革

2.1將信息化應(yīng)用于人事檔案管理中

首先是建立數(shù)據(jù)庫，搭建數(shù)據(jù)庫基本框架。電子版的人事檔案其實(shí)就是一個(gè)數(shù)據(jù)庫，在這個(gè)數(shù)據(jù)庫中可以快速查找所需的信息，提高工作效率。數(shù)據(jù)庫的建立，首先要根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的規(guī)模，確定數(shù)據(jù)庫的基本架構(gòu)和所需功能。要使數(shù)據(jù)庫能在日后有效實(shí)行，前期的準(zhǔn)備工作是十分重要的，這就需要收集一部分干部的數(shù)據(jù)，將這些人員的基本信息作為建立電子檔案的基礎(chǔ)，用這些數(shù)據(jù)建立模型，并以此模型作為檢驗(yàn)對(duì)象，測(cè)試這個(gè)人事檔案數(shù)據(jù)庫在實(shí)施中可能存在的問題。將這些問題歸納總結(jié)，最后完善基本數(shù)據(jù)庫?；镜娜耸聶n案數(shù)據(jù)庫建成后，并不代表著可以一勞永逸，后續(xù)還需要不斷地維護(hù)改善。其次是遵循安全原則，保證檔案數(shù)據(jù)庫的安全性。人事檔案數(shù)據(jù)庫與其他檔案數(shù)據(jù)庫最大的不同之處是人事檔案的安全性極其重要，現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位為了更好地了解干部，在干部剛?cè)肼毜臄?shù)據(jù)采集過程中，收集了一個(gè)干部個(gè)人與家庭等大量數(shù)據(jù)。在這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，個(gè)人信息往往是網(wǎng)絡(luò)詐騙的首要目標(biāo)，個(gè)人信息的丟失會(huì)造成無法逆轉(zhuǎn)的傷害。因此，保證人事檔案的安全性是非常必要的。常見的人事檔案信息安全主要是存儲(chǔ)的安全與使用的安全。對(duì)于存儲(chǔ)的安全，在建立數(shù)據(jù)庫之前，一定要建立備份和恢復(fù)機(jī)制，在數(shù)據(jù)丟失之后，能及時(shí)補(bǔ)全;對(duì)于使用安全，最好的方法是將機(jī)關(guān)事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)分為內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)，只有在內(nèi)網(wǎng)的條件下才能調(diào)用人事檔案數(shù)據(jù)庫，如果要想通過外網(wǎng)查看，就必須要申請(qǐng)VPN賬號(hào)，這樣就確保了使用過程中的安全可靠。一旦出了問題，根據(jù)VPN的申報(bào)及發(fā)放記錄，能夠馬上找到問題的負(fù)責(zé)人，做到最大程度的彌補(bǔ)。

2.2高思想認(rèn)識(shí)，重視人事檔案管理工作

單位領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提升對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。一是要與單位的中心工作同部署同安排，定期對(duì)其進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，筑牢檔案管理人員的責(zé)任心。二是配備專職人員負(fù)責(zé)人事檔案管理工作。人事檔案工作涉及的內(nèi)容繁雜、任務(wù)量大，需要耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力。因此，優(yōu)化人事檔案管理關(guān)鍵要配備專職的檔案管理人員，確保檔案的日常管理、更新維護(hù)、信息錄入等各項(xiàng)工作都實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和專業(yè)化。三是要加大資金投入和設(shè)備支持，完善檔案管理的硬件以及軟件設(shè)施。

2.3提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的利用率

檔案管理人員要利用人事檔案為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供人力資源服務(wù)的契機(jī)，充分挖掘人事檔案的潛在價(jià)值，提升檔案信息資源開發(fā)利用水平和服務(wù)能力。提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案利用率的關(guān)鍵是豐富檔案內(nèi)容，從人出發(fā)，突出個(gè)性信息，注重收集政治面貌、專業(yè)特長、知識(shí)結(jié)構(gòu)、成果業(yè)績等材料和數(shù)據(jù)，不斷更新檔案信息內(nèi)容，進(jìn)一步提高人事檔案利用率，促進(jìn)人事檔案信息資源的共享和再利用。

結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理信息化建設(shè)，是順應(yīng)新時(shí)代下“互聯(lián)網(wǎng)+”的客觀要求。面對(duì)社會(huì)需求、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、企業(yè)管理等多方面的變化要求，各部門應(yīng)該從人事檔案管理信息化建設(shè)理念、目標(biāo)、機(jī)制、方法、能力等多層面、多角度出發(fā)，落實(shí)人事檔案管理政策和制度，從硬件和軟件這兩個(gè)維度，提高人事檔案管理信息化建設(shè)水平。

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