賈開(kāi)燕

摘要：計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展讓人們的生活變得越來(lái)越便捷，尤其是在數(shù)字化的檔案管理方面正在被廣泛地使用。盡管計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用帶來(lái)了極大地便捷，但還是會(huì)存在各種各樣的問(wèn)題，這是當(dāng)前以及今后很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)都需要重點(diǎn)關(guān)注的。

關(guān)鍵詞：檔案;價(jià)值;數(shù)字化檔案管理;安全利用;影響因素;措施

一、檔案工作的主要價(jià)值

做好檔案工作的意義表現(xiàn)為：（一）檔案是歷史的記錄。對(duì)于各個(gè)時(shí)期的歷史發(fā)展要想有一個(gè)正確的了解檔案就是一個(gè)很好地方式，檔案記錄具有歷史性以及客觀(guān)性能夠很好地滿(mǎn)足不同人群的需求。（二）檔案是一種生產(chǎn)以及生活的參照。檔案的作用本身就是起著記載人民在生產(chǎn)生活中積累的寶貴的經(jīng)驗(yàn)以及成果等，可作為未來(lái)社會(huì)發(fā)展的重要參照物。（三）檔案是作為科學(xué)研究的重要條件?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展不是憑空想象而是在前人的研究之上不斷地創(chuàng)新。作為各種數(shù)據(jù)的原始記錄，檔案能夠讓整個(gè)研究過(guò)程變得簡(jiǎn)潔。

二、數(shù)字檔案管理中檔案安全利用的主要影響因素

（一）人為因素

在檔案的管理過(guò)程中非常容易受到人為的攻擊從而導(dǎo)致整個(gè)檔案的完整性以及真實(shí)性受到破壞，人為破壞的主要的方式主要分為兩種，一種是無(wú)意的，這種主要是檔案管理者由于自身的無(wú)意識(shí)的操作所造成的數(shù)字化檔案的信息泄漏或者是無(wú)法讀取;另一種就是對(duì)于數(shù)字檔案管理的惡意攻擊，這種攻擊是帶有非常強(qiáng)的目的性，企圖通過(guò)這種惡意獲取的方式來(lái)達(dá)到自己的某種目的。

（二）技術(shù)因素

（1）就數(shù)字化檔案管理的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議而言，目前使用的TCP/IP技術(shù)進(jìn)行的軟件開(kāi)發(fā)雖然讓整個(gè)的信息交流以及共享變得非常的方便，但是整個(gè)TCP/IP技術(shù)的開(kāi)發(fā)擁有者是在國(guó)外，由此會(huì)造成信息安全方面的一些問(wèn)題。（2）就操作系統(tǒng)方面，數(shù)字化檔案管理的多用戶(hù)操作是為了讓整個(gè)信息操作變得更加的方便快捷，能夠?qū)崿F(xiàn)同一時(shí)間內(nèi)多用戶(hù)的管理、計(jì)費(fèi)或者資源方面的傳遞，對(duì)于實(shí)際的操作過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生的各種各樣的安全問(wèn)題沒(méi)有充分考慮。（3）就檔案管理的軟件設(shè)計(jì)方面來(lái)講，軟件設(shè)計(jì)的理論不斷地更新以及完善讓整個(gè)軟件行業(yè)的更新?lián)Q代的速度變得非常的快，在這一環(huán)境下針對(duì)軟件開(kāi)發(fā)的各種漏洞就需要及時(shí)地進(jìn)行補(bǔ)救。（4）就整個(gè)信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃來(lái)講還是存在著對(duì)于信息安全的認(rèn)識(shí)缺乏的現(xiàn)象，目前為止缺少相應(yīng)的信息安全管理的技術(shù)框架。

（三）管理因素

在信息安全方面七分靠管理三分靠技術(shù)，在數(shù)字化檔案的管理過(guò)程中如果管理者缺乏嚴(yán)格的管理制度，缺乏必要的管理技術(shù)，從業(yè)者自身的專(zhuān)業(yè)程度不夠高或者是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于數(shù)字化檔案管理的重視程度不夠都是會(huì)造成數(shù)字化檔案管理過(guò)程中各種各樣的問(wèn)題出現(xiàn)，根據(jù)相關(guān)的報(bào)道顯示，目前從事數(shù)字化檔案管理的人員以及領(lǐng)導(dǎo)中還是有不少人對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息安全的重要性缺乏相關(guān)的重視程度。

三、數(shù)字檔案管理中加強(qiáng)檔案安全利用的措施

（一）嚴(yán)格檔案從業(yè)人員管理的措施

（1）優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)組成

對(duì)于數(shù)字化的信息管理隊(duì)伍來(lái)講不能夠是一味地采用年輕人，或者是大量使用有經(jīng)驗(yàn)的老員工，要將整個(gè)管理的結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，按照年齡實(shí)行優(yōu)化，既要防止管理隊(duì)伍的過(guò)度老化更要防止過(guò)于年輕化以及失去了穩(wěn)定性。在吸納專(zhuān)業(yè)的年輕人才的同時(shí)更要加強(qiáng)對(duì)于中老年干部的培訓(xùn)。

（2）第三方訪(fǎng)問(wèn)

加強(qiáng)對(duì)于第三方人員訪(fǎng)問(wèn)的管理程度，讓訪(fǎng)問(wèn)者嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)定，如果發(fā)現(xiàn)有違反者務(wù)必嚴(yán)懲。

（3）提高檔案管理人員整體素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理人員的法制管理，加強(qiáng)對(duì)于管理者的專(zhuān)業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)的同時(shí)還要加強(qiáng)他們的法制以及保密觀(guān)念，在日常的工作中可以將網(wǎng)絡(luò)安全的宣傳納入到培訓(xùn)當(dāng)中，只有網(wǎng)絡(luò)信息安全的意識(shí)變得普及化、規(guī)章化才能夠讓信息安全得到應(yīng)有的保障。

（二）保障網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全的措施

加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的安全主要表現(xiàn)為：（1）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理的物理隔離，做好檔案管理訪(fǎng)問(wèn)的內(nèi)外網(wǎng)，對(duì)于接入外網(wǎng)的計(jì)算機(jī)一定要做好相應(yīng)的物理隔離措施，在接入內(nèi)外網(wǎng)的時(shí)候必須要根據(jù)相關(guān)的規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。（2）加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化加密以及認(rèn)證技術(shù)。加強(qiáng)檔案信息的保密技術(shù)，是一種有效地應(yīng)對(duì)信息泄露的方式;加強(qiáng)身份驗(yàn)證就是能夠在一定程度上防止未授權(quán)用戶(hù)的訪(fǎng)問(wèn)以及下載，避免不必要的信息調(diào)用以及違規(guī)操作。（3）加強(qiáng)信息安全的防火墻技術(shù)以及檢測(cè)技術(shù)，尤其是在檔案管理的計(jì)算機(jī)機(jī)房上一定要安裝好防火墻技術(shù)，通過(guò)這種方式能夠有效地避免檔案信息的泄漏或者是擅自入侵訪(fǎng)問(wèn)等，而入侵檢測(cè)技術(shù)能夠在陌生訪(fǎng)問(wèn)者嘗試入侵之前就可以有效地進(jìn)行攔截。（4）加強(qiáng)病毒的防范，做好病毒的防范、檢測(cè)以及防止，當(dāng)前國(guó)內(nèi)常用的殺毒軟件比如瑞星、江民等能夠?qū)τ诓《镜姆婪镀鸬胶芎玫刈饔?。?）加強(qiáng)系統(tǒng)的審計(jì)功能，對(duì)于計(jì)算機(jī)的用戶(hù)使用情況做好記錄。（6）做好檔案信息的備份工作，防止不可逆轉(zhuǎn)的因素造成的檔案信息的消失，要做好信息的備份以及恢復(fù)機(jī)制。

（三）健全完善相關(guān)檔案管理的規(guī)章制度

加強(qiáng)檔案管理的制度化主要表現(xiàn)在：（1）規(guī)范化數(shù)字檔案管理的制度管理，只有制定好合理的制度以及措施，才能夠讓信息更加安全。在這一方面可以加強(qiáng)檔案管理者的工作制度的考核以及機(jī)密分類(lèi)，對(duì)于出入機(jī)房的人員要做好記錄，嚴(yán)格限制進(jìn)出者，避免不必要的人員進(jìn)入到工作重地，此外檔案管理工作者還要記住的一點(diǎn)就是一定要權(quán)責(zé)清晰，不要做越權(quán)的事情。（2）加強(qiáng)制度管理的載體化，做好管理以及保護(hù)。目前使用的數(shù)字化檔案的儲(chǔ)存大多使用的是儲(chǔ)存載體，而這些儲(chǔ)存載體的儲(chǔ)存能力是會(huì)隨著時(shí)間而逐步降低的。因此要加強(qiáng)檔案信息儲(chǔ)存載體的存儲(chǔ)能力可以從這些存儲(chǔ)載體的制作材料方面入手，加強(qiáng)存儲(chǔ)載體的優(yōu)化，避免劣質(zhì)的材料做成的信息載體，從而造成信息的存儲(chǔ)、以及使用的危害，只有不斷將系統(tǒng)以及市場(chǎng)進(jìn)行規(guī)范，才能夠有效地保證數(shù)字化檔案管理的長(zhǎng)久運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]高艷.數(shù)字化干部人事檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)與對(duì)策探討[J].企業(yè)改革與管理，2021（4）：74-75.

[2]李福春.基于信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理[J].磚瓦世界，2021（18）：278-279.

[3]林妙影."數(shù)字中國(guó)"背景下的檔案工作數(shù)字化管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（24）：13-14.

[4]崔娜，薛娜，張慧峰，等.數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用探析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（25）：7-9.