王麗

摘要：21世紀(jì)，科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異，采購(gòu)管理作為社會(huì)生產(chǎn)、消費(fèi)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在分配資源和經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理而言，辦公用品的采購(gòu)、分配、管理起著關(guān)鍵性作用。本文將詳細(xì)闡述企業(yè)辦公用品采購(gòu)、發(fā)放中存在的問(wèn)題以及具體的管理措施，相關(guān)觀點(diǎn)僅供參考。

關(guān)鍵詞：辦公用品;采購(gòu)與發(fā)放;管理措施

前言：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展水平的提升，企業(yè)管理流程朝著科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，逐漸成為企業(yè)發(fā)展中重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，實(shí)現(xiàn)辦公用品科學(xué)管理，有利于推動(dòng)管理質(zhì)量的提升。為此，企業(yè)要深入分析和研究辦公用品采購(gòu)與發(fā)放流程以及管理制度。

1.企業(yè)辦公用品采購(gòu)與發(fā)放流程及管理中存在的不足

1.1辦公用品管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)性

部分企業(yè)辦公用品管理意識(shí)薄弱，還沒(méi)有建立完善、有效的辦公用品管理制度，也沒(méi)有制定完善的管理者問(wèn)責(zé)制度，在這種情況下即使產(chǎn)生了十分嚴(yán)重的后果也不會(huì)受到應(yīng)有的懲罰[1]。還有部分企業(yè)沒(méi)有建立維護(hù)辦公用品體系，甚至設(shè)備丟失不會(huì)追究相關(guān)人員的責(zé)任，這會(huì)導(dǎo)致企業(yè)辦公用品丟失問(wèn)題嚴(yán)重。

1.2辦公用品管理制度缺乏完善性

在企業(yè)辦公用品管理中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理理念滯后，管理體系不完善等問(wèn)題，這會(huì)阻礙管理措施的有效實(shí)施。在辦公用品管理中，折舊期較短，無(wú)法有效管理折舊后的辦公用品。同時(shí)由于缺乏科學(xué)有效的辦公用品管理措施，企業(yè)無(wú)法妥善處理重復(fù)使用的辦公用品，這導(dǎo)致企業(yè)辦公用品損失更加嚴(yán)重。

1.3對(duì)辦公用品缺乏有效的統(tǒng)計(jì)和管理

由于部分企業(yè)長(zhǎng)期沒(méi)有有效統(tǒng)計(jì)和管理辦公用品，因此辦公用品的數(shù)量和實(shí)際損壞情況沒(méi)有準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，部分管理人員甚至不知道某些辦公用品的用途是什么。部分企業(yè)在購(gòu)買(mǎi)辦公用品前的批準(zhǔn)比較隨意，會(huì)購(gòu)買(mǎi)大量額外的辦公用品，這會(huì)導(dǎo)致資金浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重，積壓大量的物品，進(jìn)而大大增加企業(yè)辦公用品成本支出。

2.企業(yè)辦公用品的采購(gòu)與發(fā)放流程及管理策略

2.1強(qiáng)化辦公用品管理人才的培養(yǎng)

在辦公用品采購(gòu)方面，我國(guó)企業(yè)還有很大的進(jìn)步空間。擁有本科學(xué)歷的采購(gòu)管理人員數(shù)量較少，專(zhuān)業(yè)采購(gòu)人員匱乏，并且我國(guó)在采購(gòu)人員培養(yǎng)方面沒(méi)有形成完整的培養(yǎng)方案，與發(fā)達(dá)國(guó)家相比較為落后。雖然設(shè)置了采購(gòu)管理專(zhuān)業(yè)，但是仍然以吸收國(guó)外經(jīng)驗(yàn)為主，但是由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、政治、文化等與國(guó)外不同，因此會(huì)導(dǎo)致辦公用品采購(gòu)與發(fā)放管理專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)進(jìn)度緩慢。為了有效管理企業(yè)的辦公用品，避免產(chǎn)生不必要的損失[2]。首先，企業(yè)辦公用品管理人員必須經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和教育，通過(guò)實(shí)施廣泛的宣傳措施，強(qiáng)化辦公用品管理意識(shí)。特別是要增強(qiáng)相關(guān)負(fù)責(zé)人的管理意識(shí)，使他們形成正確的辦公用品管理思想，為辦公用品的有效采購(gòu)和發(fā)放提供必要保障。除此之外，在培訓(xùn)管理人員中，要求他們掌握管理步驟和具體的管理過(guò)程，并積極制定完善的管理制度，提升辦公用品采購(gòu)和發(fā)放流程的規(guī)范性，防止出現(xiàn)資產(chǎn)損失和漏洞。

2.2制定完善的辦公用品管理制度

管理制度是管理質(zhì)量提升的必要保障，不同企業(yè)要根據(jù)其實(shí)際的工作特點(diǎn)，建立有針對(duì)性的辦公用品管理制度。根據(jù)辦公用品管理現(xiàn)狀，成立專(zhuān)門(mén)的辦公用品管理機(jī)構(gòu)。如果企業(yè)的固定資產(chǎn)數(shù)量少，那么可以將生產(chǎn)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)合并，共同管理辦公用品，并及時(shí)注冊(cè)超過(guò)使用期限的設(shè)備。同時(shí)要統(tǒng)一更換超過(guò)使用期限的設(shè)備，防止零散的設(shè)備更換，帶來(lái)嚴(yán)重的損失[3]。除此之外，要建立完善的辦公用品采購(gòu)系統(tǒng)。在具體的辦公用品采購(gòu)中，特別是需要使用更多辦公用品的企業(yè)，可以通過(guò)招標(biāo)的方式確定自己的供應(yīng)商。在競(jìng)標(biāo)前要全面審查供應(yīng)商的資格、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨水平等。也要建立完善的問(wèn)責(zé)制度，將責(zé)任落實(shí)到每個(gè)部門(mén)和工作人員身上。在固定資產(chǎn)管理中，要嚴(yán)格規(guī)范業(yè)務(wù)流程，詳細(xì)注冊(cè)和檢查資產(chǎn)分配、變更。在驗(yàn)收固定資產(chǎn)時(shí)，要強(qiáng)化實(shí)物驗(yàn)收，保證驗(yàn)收單位資質(zhì)合格。

2.3優(yōu)化辦公用品的采購(gòu)和發(fā)放流程

企業(yè)在分發(fā)辦公用品中，要制定科學(xué)的管理措施，保證分發(fā)流程的合理性。積極構(gòu)建先進(jìn)的辦公用品采購(gòu)和分發(fā)系統(tǒng)，企業(yè)辦公用品采購(gòu)和分配系統(tǒng)主要由審批管理、系統(tǒng)管理、申請(qǐng)管理組成，其中申請(qǐng)人、系統(tǒng)經(jīng)理、批準(zhǔn)人等與辦公用品的采購(gòu)和分發(fā)息息相關(guān)，涉及的過(guò)程包括統(tǒng)計(jì)過(guò)程、申請(qǐng)過(guò)程等。比如在辦公用品申請(qǐng)管理中，申請(qǐng)人要在系統(tǒng)中準(zhǔn)確、詳細(xì)的填寫(xiě)申請(qǐng)表格，表格中包括辦公用品使用的數(shù)量、使用的原因和基本類(lèi)型等，當(dāng)確認(rèn)表格后會(huì)在系統(tǒng)中形成相應(yīng)的申請(qǐng)表[4]。批準(zhǔn)人需要根據(jù)相關(guān)規(guī)定批準(zhǔn)申請(qǐng)，隨后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)保存，最終形成簽發(fā)表格。如果申請(qǐng)與相關(guān)要求不符，那么系統(tǒng)會(huì)將申請(qǐng)表退回給申請(qǐng)人，并且附有審批意見(jiàn)和建議，為申請(qǐng)人更改申請(qǐng)表提供指引。當(dāng)修改完成后，申請(qǐng)人可以再次申請(qǐng)。辦公用品管理人員在收貨過(guò)程中，要嚴(yán)格按照辦公用品的數(shù)量、品牌等進(jìn)行分發(fā)，保證分發(fā)的正確性。

管理人員要完整保存批準(zhǔn)信息和審批信息，對(duì)于不合規(guī)的操作，管理人員有權(quán)要求再次審核，從而為辦公用品的合理分配提供必要保障。在生成電子系統(tǒng)的收據(jù)文件中，要詳細(xì)顯示其中包含的信息，為檢查提供便利[5]。管理人員要在分發(fā)辦公用品中增強(qiáng)自身的責(zé)任感，從而防止出現(xiàn)分配和使用不一致的現(xiàn)象。除此之外，要詳細(xì)注冊(cè)和檢查資產(chǎn)的分配、變更，在檢查固定資產(chǎn)中，必須檢查實(shí)物。

結(jié)語(yǔ)：

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的提升，辦公用品管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性日益提升。為此，在辦公用品管理上，要加強(qiáng)制度建設(shè)，優(yōu)化采購(gòu)發(fā)放流程，結(jié)合企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，制定科學(xué)的管理方案，從而更加有效維護(hù)資產(chǎn)價(jià)值，提升辦公用品管理水平。

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