候彥霞

摘 要：在科技檔案歸檔管理中引入PDM系統(tǒng)，使歸檔后的科研成果經(jīng)過再利用，能更好地實現(xiàn)科技檔案的經(jīng)濟和社會效益。但PDM使用實踐中無論技術(shù)層面還是制度和管理態(tài)度層面均存在一系列問題，需要通過進一步推進電子化改革、加強檔案管理制度建設(shè)和監(jiān)督、強化歸檔意識等措施加以改進。

關(guān)鍵詞：PDM;科技檔案;歸檔管理科

科技檔案是科學(xué)技術(shù)活動的真實歷史記錄，它記載了科研人員的科技思想、科研成果，為科研生產(chǎn)活動提供一手資料，是一種潛在的生產(chǎn)力。歸檔是將文件轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，科技檔案歸檔將科技文件轉(zhuǎn)換為科技檔案，使科技信息資源更好地服務(wù)于科研和經(jīng)濟發(fā)展。鑒于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式存在許多弊端，隨著高新技術(shù)的發(fā)展，越來越多的科技檔案管理引入了PDM（ProductDataManagement）系統(tǒng)管理模式，但實踐中依然存在不少問題。如何根據(jù)科技檔案的特征，發(fā)揮PDM系統(tǒng)的優(yōu)勢，使科技檔案的歸檔管理更加制度化、標準化，確保檔案的完整有效性，充分體現(xiàn)檔案的利用價值，已成為科技單位發(fā)展過程中亟待解決的課題。

一、PDM產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的特征

PDM產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理，是一項依托于軟件技術(shù)，實現(xiàn)對產(chǎn)品的數(shù)據(jù)、過程和信息資源管理的系統(tǒng)，是隨著網(wǎng)絡(luò)計算機的應(yīng)用和電子文件應(yīng)用而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)平臺。PDM環(huán)境下的科研與生產(chǎn)檔案管理是信息化浪潮推進下的一種新型檔案管理模式。在PDM系統(tǒng)中進行審查歸檔，檔案管理員在PDM系統(tǒng)就能實現(xiàn)文件、圖紙的規(guī)范性、齊套性以及簽署的完整性和規(guī)范性等一系列的歸檔審查工作，基本實現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理。對于科研院所來說，PDM系統(tǒng)既是電子檔案生成的搖籃，同時也是檔案室歸檔檔案的電子平臺?；赑DM系統(tǒng)的電子文件歸檔，其文件的整個生命周期都在PDM上完成。

相較于傳統(tǒng)檔案歸檔管理，PDM系統(tǒng)下的電子檔案歸檔管理具有以下特征：一是編輯起來快捷方便。由于產(chǎn)品更新?lián)Q代快，科技檔案需要不停修改，而電子檔案修改便捷，只需要在網(wǎng)上操作即可完成，不需要重新設(shè)計制作，操作便捷高效。二是更加易于傳輸。雖然電子檔案的管理流程和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔流程是一樣的，都要經(jīng)過產(chǎn)生—審簽—歸檔—利用四個環(huán)節(jié)，但電子簽署流程傳輸更為快捷，設(shè)計人員將設(shè)計文件提交到PDM系統(tǒng)，發(fā)起簽審流程后審閱人員在PDM中即可進行簽署。一級簽署完成后，PDM系統(tǒng)將自動安排下一簽署人員進行審批，直至審批結(jié)束通過網(wǎng)絡(luò)集成端口到檔案管理部門進行電子歸檔狀態(tài)。三是檔案在存儲利用的時候更加方便。由于電子檔案存儲空間小，并不需要占用物理空間，而且其具備查找方便，能最大限度地查找利用。四是完整性。在PDM系統(tǒng)下，檔案管理員在文件形成開始階段就開始介入，實現(xiàn)了對檔案管理的前端控制，從頭開始控制，一整套流程下來，可以確保檔案的齊全完整。

PDM系統(tǒng)的實施，推動了檔案管理從紙質(zhì)管理向電子化管理的新型管理模式轉(zhuǎn)變，規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理中煩瑣問題，同時也構(gòu)建了統(tǒng)一的數(shù)字資源庫，確保有權(quán)限的用戶可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，代表了目前科技檔案管理發(fā)展的趨勢，同時也方便快捷了科研檔案管理工作，這種便利性，即是新時代的產(chǎn)物，又同時對檔案管理員的專業(yè)技術(shù)水平提出了更高要求。

二、PDM系統(tǒng)下科技檔案歸檔管理中的問題

1.技術(shù)層面的問題

（1）PDM系統(tǒng)實施前原有紙質(zhì)檔案的歸檔問題

電子化改進之前，歸檔的紙質(zhì)科技檔案通常是硫酸紙底圖。硫酸圖紙材質(zhì)的特殊性決定其易磨損，由于課題組開展科研的需要，會經(jīng)常性借查閱到所歸檔的硫酸紙底圖，會對硫酸紙底圖造成一定磨損，不易長久保存，從而嚴重影響科技檔案的復(fù)用性。同時硫酸紙底圖放久了會老化變黃，造成字跡、線條不清晰等，無法反復(fù)使用。在使用PDM系統(tǒng)之后，有必要對原有的硫酸圖紙進行電子化處理，但目前很多單位并沒有采取有效措施將這些原有圖紙納入PDM系統(tǒng)之中。

（2）關(guān)聯(lián)性問題

在PDM系統(tǒng)中，文檔對象存儲在產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹上的零部件下，因而需要將零部件和PDM產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹進行關(guān)聯(lián)，否則會導(dǎo)致圖紙檔案無法及時更新。然而有些研發(fā)人員在文檔更新升級后，并沒有在PDM系統(tǒng)進行選擇關(guān)聯(lián)，使得所歸的電子檔案是舊版本，無法保證所歸檔科技檔案的準確性。

（3）基線執(zhí)行不嚴格問題

科技檔案在電子歸檔時，需要技術(shù)人員劃定基線來固化科技檔案的技術(shù)狀態(tài)，確保所歸檔的檔案不再隨意更改。而在實際操作中，往往并沒有向檔案管理部門提供基線或者即使提供基線，也并沒有核實此基線中的文檔版本是否是最終版本。一方面導(dǎo)致檔案管理部門無法固化檔案狀態(tài)，無法控制產(chǎn)品數(shù)據(jù)版本，不能保障所歸檔的數(shù)據(jù)及圖紙文件的準確性;另一方面無法導(dǎo)入到MES（制造企業(yè)生產(chǎn)過程執(zhí)行管理系統(tǒng)）系統(tǒng)中，不便于科研、生產(chǎn)、維修的日后生產(chǎn)追溯，更無法繼續(xù)發(fā)揮電子檔案的開發(fā)利用功能，嚴重阻礙了檔案歸檔管理。

2.制度層面的問題

在歸檔管理實踐中，各檔案管理部門通常會在國家檔案局頒布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》基礎(chǔ)上，針對PDM系統(tǒng)檔案管理的特征，結(jié)合本部門實際制定相應(yīng)的檔案管理辦法，從而對與質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有質(zhì)量文件、科技文件的歸檔、檔案管理等進行有效規(guī)范。但在實踐中存在對細節(jié)方面規(guī)范還不完善或者存在對檔案管理制度執(zhí)行不嚴格情況。

首先，在PDM環(huán)境下，在電子簽審流程中，有時一份文件發(fā)起兩個簽審流程，產(chǎn)生兩個版本文件。而因其專業(yè)性，檔案管理人員并不能辨識哪個版本。保證電子文件的唯一性是保證電子檔案歸檔真實性的前提。缺乏有力的電子文件歸檔制度。

其次，紙質(zhì)和電子檔案雙軌并行條件下，沒有強有力的制度監(jiān)督約束檔案的歸檔管理。相關(guān)人員不能嚴格執(zhí)行國家檔案局下發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》中“四同步”的規(guī)定，存在漏歸、少歸?？蒲杏媱澆块T下達科研任務(wù)，有時沒有讓檔案部門參加。檔案部門對項目進展不了解，對所需要歸檔的文件無法及時檢查并要求課題組進行整改，無法搜集齊全所有環(huán)節(jié)的原始資料。雖然有一些重大課題的項目讓檔案管理員參加了會議，但是也僅僅是在項目驗收階段，前期產(chǎn)生的很多資料文件就會漏歸檔、少歸檔，單位缺乏檔案管理制度約束，這些都制約了檔案有效歸檔管理。

最后，針對科研生產(chǎn)檔案，缺乏圖紙歸檔回收監(jiān)管機制。從檔案室下載流轉(zhuǎn)到生產(chǎn)部門的檔案，存在回收不及時、圖紙混亂的現(xiàn)象。這樣會使得同一個型號的產(chǎn)品，會出現(xiàn)多份科研生產(chǎn)圖紙。而且圖紙的回收如若不及時的話，會造成生產(chǎn)車間出現(xiàn)多份圖號一樣、但版本不一樣的圖紙。這樣容易造成生產(chǎn)加工圖紙的混亂，無法對生產(chǎn)圖紙版本進行把控，檔案歸檔不全，不易于檔案的歸檔。

3.態(tài)度層面的問題

一方面，歸檔責(zé)任人對科研檔案歸檔的重要性認識不足，歸檔意識淡薄。在實際的科研工作中，有的人片面認為把現(xiàn)行資料移交給檔案室就是歸檔，導(dǎo)致搜集的科研檔案不全、搜集的資料不完整。科研檔案的歸檔是從立項到定型、確認過程中形成的和科研及產(chǎn)品所有有關(guān)的文件資料，要求的是成套性。很多課題組認為科研項目階段性的完成驗收就完成了任務(wù)。其實鑒定一項任務(wù)完成與否，還要看檔案歸檔工作是否完成。由于對歸檔缺乏充分的重視，想歸檔就歸、不想歸檔就放在手里，不按照歸檔流程進行歸檔。這些都會導(dǎo)致日后檔案無法查考、借閱，無法實現(xiàn)檔案的開發(fā)利用，更無法完整、翔實的記錄科研活動。

另一方面，歸檔責(zé)任人對科研檔案歸檔規(guī)范不明確。有些準備歸檔的工作人員只歸檔復(fù)印件或者是電子版本的文件，原件自己放起來了，對歸檔的時間不明確導(dǎo)致不能及時全部歸檔。科研部門負責(zé)收集、積累從立項到定型和確認過程中形成所有相關(guān)的檔案資料。有些人員只是就某個階段或僅限于紙質(zhì)資料搜集歸檔到檔案室，對于各階段以及各種載體形成的文件，課題組要指定專人收集原件。科技檔案應(yīng)該在設(shè)計定型或者正樣確認后正式歸檔，同時還存在拖歸、延歸的現(xiàn)象。

三、PDM環(huán)境下完善科技檔案歸檔管理的建議

1.推進電子化改革解決技術(shù)層面問題

一方面，加大投入推進電子化改革進程解決PDM實施前老舊檔案的管理。隨著檔案信息化工作的不斷深入，電子化文件歸檔已經(jīng)迫在眉睫，存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)是大勢所趨。針對之前遺留下硫酸紙底圖，進行底圖掃描，將歸檔的A3、A4幅面的硫酸紙底圖逐一掃描到電腦中，實現(xiàn)紙質(zhì)圖紙的電子化處理。各研發(fā)部門負責(zé)組織在PDM系統(tǒng)上開展研發(fā)工作，并負責(zé)檔案的完整性、有效性和歸檔的及時性;檔案部門負責(zé)PDM系統(tǒng)電子檔案的發(fā)放、更改控制、開發(fā)利用和管理。課題組對所歸檔的課題化基線，檔案管理部門進行固化技術(shù)狀態(tài)。一系列操作保障歸檔檔案的齊套性和完整性。底圖掃描工作大大提高了檔案管理工作效率，既方便了科研生產(chǎn)又有利于檔案歸檔管理。隨著高科技的不斷進步，在檔案信息化快速發(fā)展的新時期，隨著數(shù)字化、電子化的步步推進，無紙化生產(chǎn)趨勢也勢在必行。加大推進無紙化進程，采用無紙化管理，用先進的電子技術(shù)代替手工所帶來的一系列的煩瑣，相信很多問題都會迎刃而解。

另一方面，開展廣泛和專業(yè)的PDM系統(tǒng)知識培訓(xùn)。科研生產(chǎn)單位應(yīng)該加強對科研生產(chǎn)環(huán)節(jié)中涉及人員PDM系統(tǒng)專業(yè)知識的培訓(xùn)，建立PDM系統(tǒng)知識考核機制。加強PDM操作中的規(guī)范，通過舉辦獎懲類競技活動達到對知識的掌握度。各研發(fā)設(shè)計人員在PDM系統(tǒng)中開展研發(fā)工作時要嚴格按照操作規(guī)范來設(shè)計，提高對其重要性的認識，全面掌握PDM系統(tǒng)知識，以嚴謹?shù)膽B(tài)度和積極進取的精神對待工作，檔案管理員應(yīng)該努力學(xué)習(xí)PDM相關(guān)知識，充分發(fā)揮利用好新型檔案管理模式帶給檔案部門便利。同時也要積極探索管理中的問題，使檔案管理變得更加便捷規(guī)范。

2.加強檔案管理制度建設(shè)和監(jiān)督

為加強科研院所檔案工作的科學(xué)管理，有效保存和利用檔案，更好地服務(wù)于科研生產(chǎn)、基本建設(shè)、經(jīng)營管理等各項活動，要完善科學(xué)有效的檔案歸檔管理制度，建立健全檔案歸檔管理的相關(guān)制度，落實好檔案歸檔管理的硬性要求。作為檔案管理部門應(yīng)負責(zé)建立健全科技檔案歸檔管理的各項規(guī)章制度。單位要強化檔案歸檔制度實施與監(jiān)督，不僅歸檔人員要自身提高監(jiān)督意識，檔案管理人員也要加強對歸檔管理的監(jiān)督。要“軟硬”兼施，把握好制度的硬尺，真正把科研檔案管理在制度尺度的紅線下，真正做到標準化管理。

第一，積極制定本公司的《科研與產(chǎn)品檔案歸檔管理辦法》。針對電子檔案，制定PDM電子歸檔流程規(guī)范，切實從各個環(huán)節(jié)監(jiān)管到位。加強電子流程的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

第二，針對科技生產(chǎn)圖紙回收不及時，可以實行貼條碼制度回收管理。建立圖紙數(shù)據(jù)庫，確保從檔案管理部門發(fā)出的圖紙所貼的條碼在電子系統(tǒng)中可以查到。降低圖紙的重復(fù)出圖率，有效把控圖紙的版本。因為科研圖紙文件涉及知識產(chǎn)權(quán)和保密要求，所以圖紙文件必須閉環(huán)管理。加大對科研與生產(chǎn)科研圖紙回收的監(jiān)督力度，建立一系列的獎懲制度。生產(chǎn)完成后，生產(chǎn)計劃負責(zé)回收舊的圖紙，對生產(chǎn)周期長的產(chǎn)品可以按照生產(chǎn)階段分工序回收，交還檔案室。科研試制的產(chǎn)品，生產(chǎn)部門生產(chǎn)完成后即將圖紙交還科研計劃部門，科研計劃部門再與檔案室完成交接。

第三，列入單位管理制度和量化考核體系。收集從立項開始全過程檔案，檔案室自己很難收集齊全過程資料，必須要有相關(guān)人員配合。把檔案材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入工作計劃和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，確保檔案歸檔管理工作順利開展。通過年度工作目標的建立和落實、年度檔案檢查、檔案工作目標管理考核和專項驗收、檔案工作評估等形式，進行相關(guān)人員的量化考核。切實將檔案的收集歸檔工作落實到實處。

3.強化歸檔

一方面，積極開展檔案歸檔管理宣傳。檔案部門要積極宣傳歸檔的重要性，增強有關(guān)人員歸檔意識。做到隨時隨地宣傳普及檔案歸檔知識及制度。可以宣傳檔案在生活和工作中所起到的作用，使有關(guān)人員了解檔案作用的廣泛性與長遠性，這樣能引起大家對檔案管理重要性的認識，才能在工作中認真收集檔案并且充分發(fā)揮檔案作用。可以宣傳并普及《檔案法》和其他法規(guī)性文件的有關(guān)規(guī)定，使單位工作人員認識到歸檔與否是涉及法律和法規(guī)層面的問題。提升了問題的高度，才能認真執(zhí)行《檔案法》中的相關(guān)要求。還可以宣傳普及歸檔制度中的內(nèi)容，使各部門工作人員了解歸檔的范圍、時間和要求，使他們更好地執(zhí)行歸檔制度。還可以通過有關(guān)會議進行宣傳，如召開辦公會議，以本單位利用檔案正反兩方面事例進行宣傳;檔案管理人員可以在提供檔案利用時宣傳，這時向有關(guān)人員宣傳，可使得檔案知識更容易被接受;還可以舉辦一些檔案管理相關(guān)的展覽、陳列，具體、生動地展示檔案的作用、檔案室的管理水平、各項規(guī)章制度等，使有關(guān)人員感到歸檔材料交到檔案室是放心的，并且自愿交到檔案室，才能在工作中利用起來更加的方便。

另一方面，科研工作者和檔案管理員要提升自身專業(yè)能力及技能?？蒲泄ぷ髡咭袑嵲鰪姎w檔意識，增強對檔案歸檔的重要性認識，并且認真落實單位檔案管理和歸檔制度。真正認識到歸檔的重要性，注重文件在每一個階段的收集工作，將每一個階段的文件、資料等都要切實保存好，切實做到保證文件的完整性。檔案管理員要通過平時對檔案管理實踐工作的總結(jié)，全面提高專業(yè)技能和理論水平。加強自身學(xué)習(xí)和專業(yè)修養(yǎng)，提高工作中對檔案管理事業(yè)的熱愛和責(zé)任心，最終促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

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（作者單位：山東工商學(xué)院）