孫玲

【摘要】】抓好科技檔案建設(shè)，一要樹(shù)立全民檔案意識(shí)，形成整體化合力。二要注重知識(shí)更新培訓(xùn)，培養(yǎng)綜合型人才。三要統(tǒng)一檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】科技檔案；現(xiàn)狀問(wèn)題；方法對(duì)策

檔案工作是事業(yè)單位各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，也是檢驗(yàn)單位內(nèi)部管理水平的一個(gè)重要標(biāo)尺。隨著《檔案法》《檔案管理辦法》等一系列檔案法律法規(guī)的出臺(tái)，人們對(duì)檔案工作的重視程度也越來(lái)越高。然而由于專(zhuān)業(yè)力量配置相對(duì)較弱等原因，交通單位普遍存在科技檔案質(zhì)量不高的問(wèn)題。就整體檔案工作而言，交通科技檔案在管理上還有較大的上升空間。

一、科技檔案類(lèi)別多，對(duì)檔案人員提出了更高要求

在當(dāng)前的交通科技檔案管理工作中，科技檔案全部按照《交通部科學(xué)技術(shù)檔案分類(lèi)編號(hào)辦法》進(jìn)行整理。交通科技檔案分為設(shè)計(jì)、公路、水運(yùn)、港口、航道、航務(wù)、救助、船檢、港監(jiān)、工業(yè)、科研、文教、衛(wèi)生十三大類(lèi)目，而每個(gè)類(lèi)目中均有近10余種分類(lèi)。就拿地方水上交通事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，當(dāng)前市級(jí)機(jī)構(gòu)主要有航道和地方海事兩家。航道的科技檔案主要包括航道工程檔案、航政管理檔案等；而地方海事則有船員檔案、船舶登記檔案、船舶檢驗(yàn)檔案等等。科技檔案類(lèi)別非常豐富。這些科技檔案因其專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，加之均是反映整項(xiàng)許可、建設(shè)等業(yè)務(wù)工作的全過(guò)程，最終形成檔案的時(shí)間較難統(tǒng)一，有的檔案甚至要?dú)v時(shí)多年才能正式歸檔。因此上述檔案均由開(kāi)展此項(xiàng)業(yè)務(wù)的部門(mén)兼職檔案人員進(jìn)行收集，待整項(xiàng)工作結(jié)束后才能整理并辦理移交手續(xù)。由于上述科技檔案信息量大，且涉及諸多較專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)流程和知識(shí)，單單靠隸屬辦公室的檔案管理人員全面掌握，非常困難。

二、科技檔案涉及面廣，增加了檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)難度

由于交通科技檔案類(lèi)別豐富，涉及到各項(xiàng)較為專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)工作，且各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作均是各自獨(dú)立開(kāi)展的。因此，在歸檔的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)上較難統(tǒng)一。例如航道工程檔案，從工程建設(shè)之初的綜合性管理文件到工程的設(shè)計(jì)、工程預(yù)算、工程施工、工程開(kāi)工、竣工等環(huán)節(jié)，還有航政管理檔案中涉及到航道臨、跨、過(guò)河設(shè)施建設(shè)的審批、航道技術(shù)等級(jí)評(píng)定等內(nèi)容，這些都需要完整、詳細(xì)地反映在科技檔案之中。這些檔案的形成，不論是在內(nèi)容上，還是在過(guò)程上，更是在形式上，均各有特色。如簡(jiǎn)單地將它們進(jìn)行統(tǒng)一，不論是歸檔內(nèi)容上，還是載體的統(tǒng)一上，亦或是標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范上，難度不言而喻。

三、科技檔案?jìng)€(gè)性強(qiáng)，影響了檔案工作指導(dǎo)交流實(shí)際效果

科技檔案主要是涉及業(yè)務(wù)工作，均由各單位根據(jù)各自業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范要求，結(jié)合自身的認(rèn)識(shí)理解自主開(kāi)展整理歸檔。由于各單位的業(yè)務(wù)不同，從市級(jí)層面上來(lái)講，在互相溝通及學(xué)習(xí)交流上多少存在障礙。據(jù)筆者多年來(lái)的工作經(jīng)驗(yàn)，在科技檔案的歸檔內(nèi)容和要求上，大部分是由條條上的主管部門(mén)在檢查各自業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行粗略地檢查。而塊塊上的主管部門(mén)，由于無(wú)此類(lèi)科技檔案，因此在對(duì)較為專(zhuān)業(yè)科技檔案的指導(dǎo)力度和深度上遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到基層檔案人員的企盼，其僅能對(duì)檔案的編號(hào)、檔案的存放載體、庫(kù)房建設(shè)等提一些共性的要求。鑒于科技檔案各類(lèi)別的獨(dú)特性，開(kāi)展集中深入地指導(dǎo)存在一定難度。

四、提高思想認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)科技檔案建設(shè)

科技檔案建設(shè)對(duì)于交通事業(yè)的科學(xué)發(fā)展具有重要意義。為此我們各級(jí)干部要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識(shí)，不斷改革創(chuàng)新，不斷加強(qiáng)交通科技檔案建設(shè)。

（一）樹(shù)立全民檔案意識(shí)，形成整體化合力。檔案工作是一項(xiàng)需要全員參予的工程。因此，要樹(shù)立全民檔案意識(shí)，才能形成整體化合力。一是要強(qiáng)化全民檔案意識(shí)。樹(shù)立“檔案收集、人人有責(zé)”的思想認(rèn)識(shí)，做好檔案的情報(bào)員。檔案資料既是記錄工作業(yè)績(jī)的歷史書(shū)，也是回顧檢討工作的賬目本。所有人員均要本著對(duì)單位、工作和個(gè)人負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好日常工作的痕跡管理，及時(shí)收集整理和移交工作中的文字、圖片、影像等相關(guān)內(nèi)容，確保檔案整理應(yīng)入盡入。二要規(guī)范檔案日常管理。檔案管理員要嚴(yán)格執(zhí)行業(yè)務(wù)操作規(guī)定，強(qiáng)化定期整理和日常巡庫(kù)機(jī)制，建立定期催收資料制度，按要求裝訂入庫(kù)，按規(guī)范加強(qiáng)檢查，確保檔案管理安全高效。三要充分利用檔案管理成果。檔案管理人員要勤于從檔案中發(fā)掘“財(cái)富”，善于利用既有經(jīng)驗(yàn)和成果，推動(dòng)各項(xiàng)工作高效推進(jìn)。同時(shí)檔案管理人員也要按照規(guī)定做好借閱和利用效果登記工作，確保檔案利用安全有序。

（二）注重知識(shí)更新培訓(xùn)，培養(yǎng)綜合型人才。當(dāng)前，各門(mén)類(lèi)知識(shí)的更新可謂是日新月異。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案知識(shí)的再更新、再提升的培訓(xùn)任務(wù)將越來(lái)越重要。為此，交通主管部門(mén)應(yīng)該結(jié)合各門(mén)類(lèi)檔案的管理工作現(xiàn)狀，進(jìn)一步加強(qiáng)專(zhuān)職和兼職檔案人員的培訓(xùn)，讓綜合檔案管理人員更多地了解交通科技檔案的業(yè)務(wù)知識(shí)，同時(shí)也讓科技檔案兼職人員更多地了解綜合檔案的業(yè)務(wù)知識(shí)，從而更好地結(jié)合實(shí)際提高自身的工作，共同為檔案的規(guī)范化建設(shè)工作集思廣益、出謀劃策。在此基礎(chǔ)上，不僅是檔案工作，在其它各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作當(dāng)中，也能切實(shí)發(fā)揮推波助瀾的作用，能真正促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（三）統(tǒng)一檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。目前，交通部針對(duì)各門(mén)類(lèi)的科技檔案也建立并下發(fā)了各自的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，但在日常具體操作中仍不夠直觀、具體。檔案管理人員僅能憑著各自的理解，摸索開(kāi)展，心中無(wú)底氣。為此，建議將科技檔案納入項(xiàng)目化管理，進(jìn)一步明確規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和要求，細(xì)化操作內(nèi)容。上級(jí)主管單位可以將各門(mén)類(lèi)的科技檔案，根據(jù)業(yè)務(wù)工作要求的不同，設(shè)計(jì)成既符合檔案要求又兼具各自特色的模版，將科技檔案無(wú)論是封面格式的設(shè)計(jì)，還是目錄內(nèi)容的要求，抑或是整個(gè)案卷編號(hào)的標(biāo)注等等，全部進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范和要求，力求做到各市之間同一類(lèi)別的科技檔案均好象從一個(gè)流水線上下來(lái)，整齊劃一、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，從而進(jìn)一步提升科技檔案的品質(zhì)。