文｜王丹竹

（作者單位：中國石油撫順石化公司辦公室）

辦公室管理工作開展是企業(yè)日常經(jīng)營管理的一部分，也是保證企業(yè)穩(wěn)定工作的前提條件，這就要求企業(yè)能夠根據(jù)自身情況制定科學管理措施。

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，越來越多的人逐漸對企業(yè)辦公室人員的工作水平進行了高度關(guān)注。企業(yè)辦公室人員的工作水平進行有效的提升，不僅可以確保企業(yè)管理工作的順利開展，還可以提高實際的辦公室工作效率和質(zhì)量，進而為企業(yè)帶來更大的經(jīng)濟收益。但是，目前我國許多企業(yè)辦公室人員的工作水平依然有所欠缺。所以，對提高我國企業(yè)辦公室人員工作水平的策略進行深入的探究，是十分必要的。

一、新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理的必要性

新常態(tài)發(fā)展背景下，企業(yè)辦公室管理的必要性。第一，在社會的快速發(fā)展中，各個企業(yè)之間的競爭逐漸激烈，企業(yè)如果想要在激烈的市場競爭中，實現(xiàn)自身更好發(fā)展，那么需要企業(yè)將自身優(yōu)勢與價值發(fā)揮出來。實際上企業(yè)之間的競爭就是人才的競爭以及技術(shù)的競爭。在此背景下，通過落實辦公室管理工作，促使每一位工作人員正確認識自身工作，在未來工作中，端正工作態(tài)度，提升工作質(zhì)量與工作效率。第二，通過辦公室管理，在一定程度上，確保企業(yè)能夠在社會市場中樹立良好形象。辦公室管理水平，在一定程度上反映了企業(yè)實際發(fā)展水平。企業(yè)要想更好發(fā)展，需要各項工作的順利進行。在辦公室工作開展中，通過管理及時發(fā)現(xiàn)辦公室工作中存在的問題與不足之處，給出相應調(diào)整措施與解決措施，促使辦公室內(nèi)各項工作能夠順利實施。企業(yè)能夠良好運作，在社會市場中樹立良好形象，那么企業(yè)的產(chǎn)品將會得到社會市場更多重視與關(guān)注，創(chuàng)造更多經(jīng)濟效益與社會效益。

二、企業(yè)辦公室管理存在的問題

（一）辦公制度不夠完善

任何企業(yè)單位當中的各個部門都必須要有相應的規(guī)章制度，才能夠保證各個部門的工作得以順利高效地開展，從而更好地為企業(yè)做出服務。而管理制度的合理性以及完整性，則是保證辦公室管理工作順利開展的一個重要條件。從現(xiàn)狀來看，部分企業(yè)在實際運行的過程中缺乏一個完整的辦公制度，這使得辦公室管理工作的實際質(zhì)量以及效率都不高。甚至部分企業(yè)單位并沒有結(jié)合辦公室管理工作的性質(zhì)，來制定一個有別于其他部門的規(guī)章制度，所施行的制度也和其他部門大同小異，缺乏良好的針對性，同時實用性以及操作性都不夠強，這對企業(yè)辦公室管理工作的高效開展產(chǎn)生了極為不利的影響。

（二）管理人員能力有待提升

在企業(yè)辦公室管理工作中，管理人員在其中發(fā)揮著不可替代的作用，如果管理人員能夠?qū)ψ陨砉ぷ饔猩钊肓私?，同時具備較強管理能力與綜合素質(zhì)，那么管理工作也將會有序進行。但實際上，有很大一部分管理人員，意識不到企業(yè)辦公室管理工作的重要作用。忽視管理工作，對于當前廣泛使用的大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計算技術(shù)等，沒有進行合理應用，影響管理水平的進一步提升。

（三）機構(gòu)設(shè)置不統(tǒng)一以及功能定位不規(guī)范

任何一個組織的辦公室機構(gòu)都是本組織履行職能的重要載體，辦公室的組織結(jié)構(gòu)和崗位設(shè)置，都是為了能夠影響本組織的工作成效。目前，部分企業(yè)辦公室職能機構(gòu)設(shè)置不夠統(tǒng)一，功能定位也不規(guī)范。大部分組織和單位的辦公室沒有獨立設(shè)置，都是包括黨委辦公室或工會職能，有的甚至于加入人力資源管理職能中，嚴重影響了辦公室職能的定位方向，造成工作人員身兼數(shù)職，一個人要承擔多種責任問題，職能管理的目標定位非常不明確，導致相關(guān)人員工作很難抓到重點。有的單位的辦公室雖然有很好聽的名稱，例如綜合管理以及管理辦公室，但是實際職能只是負責后勤服務和接待職能，不能適應新形勢變化下組織或單位對辦公室的要求，辦公室職能管理出現(xiàn)職能缺位和錯位的現(xiàn)象。

三、企業(yè)辦公室管理精細化的思路和對策

（一）注重提升管理者對精細化的重視程度

對于管理者來講，其對企業(yè)正常運行能夠產(chǎn)生至關(guān)重要的作用，其屬于企業(yè)發(fā)展方向的制定者以及引領(lǐng)者，唯有企業(yè)管理者擁有良好的管理精細化意識，才可以保證企業(yè)辦公室管理工作實現(xiàn)精細化管理，才能夠切實有效地制定出相應的制度以及規(guī)定，同時對各項制度以及規(guī)定的確切實施做好監(jiān)管工作。因此，注重不斷提升企業(yè)管理者對企業(yè)辦公室管理精細化的重視程度，屬于實現(xiàn)企業(yè)辦公室精細化管理的一個前提條件。

（二）提升管理人員素養(yǎng)。

第一，企業(yè)可以適當為管理隊伍注入新鮮血液，結(jié)合管理崗位實際情況，引進更多管理人才。在人才招聘中，要根據(jù)實際情況，對招聘時間、招聘崗位、崗位工作內(nèi)容以及薪資待遇等作出明確規(guī)定。這樣才能確保招聘到的人才，符合企業(yè)崗位工作，在進入企業(yè)后，可以在最短時間內(nèi)適應崗位工作，不需要企業(yè)方面花費更多時間精力對其進行培養(yǎng)。

第二，定期做好管理人員教育培訓工作，在實際教育培訓期間，要將工作重點放在管理能力的培養(yǎng)與提升上。確保管理人員在教育培訓過程中，掌握更多管理技巧與管理知識，對于自身管理工作能夠有全面認識與了解，意識到該項工作重要性，這樣才能在未來工作開展中，發(fā)揮自身專業(yè)能力。對于教育培訓的內(nèi)容，要進行及時考核，通過考核可以掌握管理人員學習情況以及學習態(tài)度，并將考核納入日?？己水斨?，與薪資掛鉤，確保管理人員能夠重視教育培訓工作。

第三，為確保管理人員能夠始終保持飽滿的工作熱情，對在辦公室管理工作中表現(xiàn)較好的工作人員，企業(yè)方面可以適當給予其獎勵。獎勵可以采用不同方式，比如，物質(zhì)或者提供升職機會等，將管理人員工作積極性調(diào)動起來，使得提升辦公室管理水平。創(chuàng)建高素質(zhì)管理隊伍，為企業(yè)辦公室管理工作開展打下良好基礎(chǔ)。

（三）圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，做好三大主要任務

大多數(shù)辦公室的工作內(nèi)容都具有繁瑣具體的共性。一方面要負責處理企業(yè)的文件、組織安排企業(yè)的一些事務和會議以及負責傳遞企業(yè)的一些重要信息，另一方面還要負責接待外來訪客以及處理企業(yè)領(lǐng)導吩咐的一些事情等等?，F(xiàn)在還有部分中央企業(yè)辦公室，在承擔了辦公室共性職能后，還要負責管理董事會日常工作、黨的建設(shè)、車輛管理等等很多其他的職責。這樣辦公室承擔的工作任務既要辦文、辦會，還要辦事。第一，辦文。辦公室工作人員一方面要負責企業(yè)公文的起草、收發(fā)、流轉(zhuǎn)、歸檔，起草企業(yè)年度工作計劃和工作總結(jié)，另一方面還要負責企業(yè)領(lǐng)導重要講話的起草和修改，同時還要負責企業(yè)文檔的管理、相關(guān)資料的整理、政策研究以及信息調(diào)研等等。第二，辦會。辦公室工作人員不僅要負責企業(yè)各種會議的組織和籌備工作、準備會議所需的一切資料、發(fā)布會議的通知以及布置會議現(xiàn)場，同時還要負責會議的接待工作、負責整理會議記錄以及為整個會場提供服務等等。第三，辦事。辦公室工作人員必須要加強企業(yè)各項規(guī)章制度的建設(shè)，以及單位中一些日常所涉及到的相關(guān)事物的處理，對于企業(yè)的重大決定要進行一定程度的監(jiān)督查辦，有的企業(yè)還要同時負責企業(yè)的對外宣傳、檔案的管理工作、計算機網(wǎng)絡的維護，來訪接客等等。

（四）在信息技術(shù)支持下更新管理方式，使管理方式跟上時代步伐

隨著信息化時代的到來，先進的信息技術(shù)已經(jīng)在人們生產(chǎn)生活的各個領(lǐng)域得到了廣泛的運用。信息技術(shù)在企業(yè)辦公室管理工作中的應用，不但為管理工作帶來了新的生機活力，也極大提升了工作的效率，使管理工作跟上了時代發(fā)展的腳步。例如，辦公室可以建立內(nèi)部的微信、QQ 群，不但可以滿足辦公室員工的工作交流，還可以通過群將最新的指示和工作要求傳達給各個部門。同時，在新時期，不少企業(yè)都十分注重企業(yè)文化的塑造和員工的工作體驗，辦公室還要承擔起活躍各部門氣氛、聯(lián)絡彼此間感情的責任。辦公室的管理工作并不代表要停留在嚴肅、刻板的模式中，輕松活躍的環(huán)境更利于促進員工的工作效率，也讓企業(yè)內(nèi)部變得更加團結(jié)。因此，辦公室可以通過抖音、短視頻的方式將工作中有意思的內(nèi)容記錄下來，許多精神的傳達也可以通過趣味短視頻的形式完成，使員工更容易接受信息內(nèi)容，也讓辦公室管理工作更具有時代性特征。

國有企業(yè)作為社會主義市場經(jīng)濟的主要構(gòu)成，在新時期，其正處于轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵階段，辦公室作為國有企業(yè)形象的窗口，也需要改革創(chuàng)新，對此還需要加強辦公室工作精細化管理，以提高企業(yè)日常辦公水平，營造良好的內(nèi)部環(huán)境。